CONVENZIONE PER LA GESTIONE IN FORMA ASSOCIATA DEI SISTEMI INFORMATICI ED INFORMATIVI TRA I COMUNI DI POGGIBONSI E SAN GIMIGNANO
L’anno 2021 (duemilaventi) il giorno………..del mese di……….. nell’Uffico ………. del palazzo Co- munale di ………viene sottoscritta la presente Convenzione ai sensi art. 30 del D.lgs. n.
267/2000 tra i sotto elencati Comuni:
POGGIBONSI in persona del Sindaco pro-tempore Sig. - - - _, domiciliato per la sua carica presso la residenza comunale – Piazza ---il quale interviene nel presente atto in forza della Deliberazione Consiliare n°……del---codice fiscale ;
SAN GIMIGNANO in persona del Sindaco pro-tempore Sig. domiciliato per la sua carica presso la residenza comunale - via---il quale interviene nel presente atto in forza della Deliberazione Consiliare n°…..del---, codice fiscale ; PREMESSO
Che i citati Enti hanno manifestato la volontà di gestire in forma associata la funzione di cui in og - getto, ai sensi dell’art. 30 del Decreto Legislativo n. 267/2000 e del capo II della Legge Regionale Toscana n° 68/2011, approvando a tal fine lo schema di Convenzione le Deliberazioni Consiliari so- pra citate, tutte esecutive: ;
Tutto ciò premesso, che forma parte integrante della presente convenzione, tra gli enti intervenuti, come sopra rappresentati, si conviene e si stipula quanto segue:
Art. 1 – Oggetto
1. La presente convenzione, stipulata ai sensi dell’art. 30 del Decreto Legislativo n. 267/2000 e del capo II della Legge regionale Toscana n. 68/2011, ha per oggetto la gestione in forma associata del sistema informatico;
2. Gli Enti convenzionati, con l’approvazione del presente atto, delegano al Sistema Informatico Associato (SIA) tutte le funzioni previste per la gestione dei sistemi informatici dei comuni che lo compongono;
3. Gli stessi enti convenzionati delegano, inoltre, alla struttura associata l’attività consulenziale per la predisposizione degli atti di programmazione inerenti le attività intraprese;
Art. 2 – Finalità
1. La gestione associata dei sistemi informatici costituisce lo strumento mediante il quale gli Enti convenzionati assicurano l’unicità di conduzione volta alla semplificazione e all'innovazione digitale.
2. In questo scenario il SIA assicura l'esercizio di tutte le funzioni e le attività in materia di Servizi Informativi e Telematici dei Comuni, di concerto con i Responsabili della Transizione al Digitale dei Comuni che lo costituiscono, elencate come segue a titolo esemplificativo e non esaustivo:
1. coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi, di telecomunicazione e fonia, in modo da assicurare anche la coerenza con gli standard tecnici e organizzativi comuni;
2. indirizzo e coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni che esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell'amministrazione;
3. indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture;
4. progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, ivi inclusa la predisposizione e l'attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi;
5. promozione delle iniziative attinenti l'attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie;
6. pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell’agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale.
Art. 3 – Ambito territoriale
1. L’ambito territoriale della gestione associata è individuato nell’Area della Val d’Elsa nella prospettiva di una politica di area sempre più integrata tra i comuni del territorio;
2. Previa pronuncia unanime della Conferenza dei sindaci di cui al successivo art. 9 è prevista l’adesione alla presente convenzione anche successivamente alla data di prima sottoscrizione da parte di altri Enti ricadenti nel territorio della Val d’Elsa;
Art. 4 – Principi
1. L’organizzazione del SIA deve tendere in ogni caso a garantire economicità, efficienza, efficacia e rispondenza al pubblico interesse dell’azione amministrativa, secondo principi di professionalità e responsabilità e attraverso la semplificazione e razionalizzazione delle procedure e l’attivazione di adeguati strumenti tecnologici;
2. L’organizzazione in forma associata deve essere sempre improntata ai seguenti principi:
● Costante adeguamento alle tecnologie informatiche e digitali tesa alla semplificazione dei procedimenti ed ai collegamenti con l’utenza;
● Ricerca costante di proficui rapporti di collaborazione con altre pubbliche amministrazioni.
Art. 5 – Funzioni
La gestione associata del servizio è finalizzata al conseguimento degli obiettivi di economicità, efficacia ed efficienza dell'azione amministrativa, anche attraverso la valorizzazione e
l'incentivazione della professionalità degli operatori e assicura l’esercizio delle seguenti funzioni:
● Analisi, progettazione e sviluppo dei sistemi informatici (hardware, software, sistemi operativi e networking);
● Formulazione, proposta e gestione dei budget dei Sistemi Informativi anche mediante rinegoziazione dei singoli contratti in forma unitaria al fine di ottenere economie di scala garantendo comunque i servizi in essere;
● Definizione e pianificazione di tutti gli aspetti relativi all’utilizzo dell’Information &
Communication Technology nell’Amministrazione comunale;
● Formulazione, in rapporto agli obiettivi dei Comuni e con riferimento ai piani di sviluppo organizzativo, dei programmi di espansione e realizzazione dei Sistemi Informativi;
● Sviluppo e coordinamento di nuovi progetti per il miglioramento del grado di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa tramite l’appropriato utilizzo delle tecnologie dell’informazione, in linea con le direttive nazionali in tema di e-government;
● Consulenza, supporto e servizio di help desk interno alle unità organizzative delle Amministrazioni comunali su aspetti che attengono all’Information & Communication Technology;
● Mantenimento in efficienza dei sistemi informativi comunali e relative infrastrutture sia hardware che software anche attraverso piani di aggiornamento periodici;
● Gestione delle forniture di beni, servizi e materiale di consumo che rientrino nell’ambito dell’Information & Communication Technology;
● Gestione dell’iter di acquisizione e del successivo mantenimento di attrezzature ed apparecchiature informatiche, di rete telematica, di software di base ed applicativo (raccolta delle richieste da altre unità organizzative, predisposizione delle gare d’appalto, formalizzazione dei rapporti contrattuali, gestione contratti di assistenza e manutenzione hardware e software etc);
● Supporto alle decisioni su acquisti di prodotti informatici;
● Gestione delle operazioni a garanzia della continuità di servizio e disponibilità dei sistemi informativi comunali e della trasmissione dei dati in rete;
● Gestione ed implementazione della sicurezza informatica;
● Gestione delle politiche per l’accesso a basi dati, programmi e risorse nel rispetto delle normative sulla privacy;
● Progetti e politiche di sviluppo dei siti istituzionali degli Enti consorziati;
● Promozione circa l’utilizzo degli strumenti informatici, della rete e dei servizi on line;
● Gestione della telefonia fissa, mobile e linee trasmissione dati;
● Predisposizione ed attuazione dei piani di formazione relative all’Information &
Communication Technology del personale interno.
Art. 6 – Responsabile SIA
1. Il responsabile del SIA è il Responsabile dei Sistemi Informatici del Comune capofila.
2. Su proposta della conferenza dei sindaci la responsabilità della struttura associata e dei relativi procedimenti può essere attribuita, con provvedimento motivato, a dipendenti degli enti convenzionati dotati delle necessarie professionalità e comunque in forza ai Servizi Informatici degli enti convenzionati;
3. il personale dipendente assegnato al servizio sarà incentivato anche mediante appositi percorsi formativi e riqualificanti;
4. l’assegnazione dell’incarico di Responsabile del SIA è temporanea e sottoposta a verifica annuale da parte della Conferenza dei Sindaci;
5. Il provvedimento di nomina deve anche indicare l’incaricato per la sostituzione del Responsabile del SIA in caso di sua assenza per malattia e/o temporaneo impedimento;
Art. 7 – Organizzazione e struttura del SIA
1. La dotazione organica è costituita da tutto il personale dei Servizi informatici dei comuni che compongono il SIA e potrà subire variazioni, sia in termini qualitativi che quantitativi, in relazione alle esigenze della struttura, previa indicazione della Conferenza dei Sindaci
Art. 8 – Forme di collaborazione e di consultazione
1. Le strutture degli enti convenzionati, per quanto di competenza, sono tenute a fornire ogni utile apporto collaborativo per l’ottimale funzionamento del servizio associato SIA
Art. 9 – Conferenza dei Sindaci
1. Per l’esame delle problematiche concernenti la funzione di indirizzo programmatico e di controllo della gestione associata del SIA, è istituita la Conferenza dei Sindaci degli enti convenzionati;
2. I sindaci possono partecipare alla Conferenza anche attraverso un proprio delegato e la stessa potrà tenersi anche in modalità telematiche;
3. La conferenza, inoltre, procede alla definizione di accordi di programma o convenzioni con gli enti e dispone in merito alla adesione di altri Enti locali alla presente convenzione;
4. La conferenza si riunisce almeno una volta all’anno e, comunque, quando ne faccia richiesta uno dei suoi componenti;
Art. 10 – Funzionamento del servizio
1. La sede del SIA è presso il comune capofila del comune di POGGIBONSI.
2. A prescindere dalla sede amministrativa del SIA, dovranno essere stabilite forme e modalità decentrate di attivazione e di funzionamento del servizio per ogni comune convenzionato
Art. 11 – Formazione e aggiornamento
1. Gli Enti associati perseguono quale obiettivo primario la valorizzazione delle risorse umane e la crescita professionale dei dipendenti per assicurare il buon andamento, l’efficienza e l’efficacia dell’attività amministrativa;
2. a tal fine il SIA, secondo le indicazioni fornite dalla Conferenza dei Sindaci e compatibilmente con le risorse disponibili, programma e cura, in modo uniforme, la formazione, l’addestramento professionale ed il costante aggiornamento di tutti i dipendenti degli enti convenzionati interessati dalle materie oggetto della presente convenzione.
Art. 12 – Rapporti finanziari
1. Per il funzionamento del SIA i rapporti finanziari tra gli enti saranno regolati entro il 31/12 di ogni anno sotto forma di compensazione di ore-lavoro prestate reciprocamente. Le ore lavoro che non vengono compensate entro il 31/12 potranno essere saldate con riconoscimento dell’equivalente in risorse finanziarie per ciascuna ora lavorata, il cui
valore unitario sarà determinato dal costo orario del personale dipendente con una maggiorazione per ogni ora di € 30,00
2. I costi fissi per le strutture saranno ripartite in base al numero degli abitanti di ciascun comune al 31 dicembre dell’anno precedente.
Ciascun comune provvederà a regolare i propri rapporti verso gi altri enti entro il 31 dicembre di ciascun esercizio .
3. Il comune capofila si impegna ad attivare tutte le possibili forme di finanziamento e di incentivazione derivanti dal contenuto della presente convenzione.
Art. 13 – Ulteriori disposizioni
1. Sarà possibile procedere in qualsiasi momento alla implementazione della presente convenzione garantendo la possibilità ad altri enti di farne parte ai sensi dell’art. 30 del TUEL.
2. La conferenza dei sindaci valuta di volta in volta ogni singolo case e le modalità di ripartizione di eventuali nuove funzioni;
Art. 14 – Durata
1. La convenzione ha validità di anni 5 (cinque) dalla data di stipula della presente convenzione. Allo scadere di ogni anno di attività può essere convocato, da parte dei Sindaci aderenti alla convenzione, un incontro allargato ad altri uffici di ciascun Ente, al fine di concordare indirizzi generali del SIA e valutare le soluzioni per le eventuali problematiche riscontrate e migliorie organizzative e funzionali dello stesso.
2. Dal 60° giorno antecedente la naturale scadenza, previa volontà espressa da parte di entrambi gli enti convenzionati, da manifestarsi tramite nota sottoscritta dal legale rappresentante di ciascun ente ed inviata tramite casella PEC istituzionale, la convenzione potrà essere prorogata per un uguale periodo di tempo previa approvazione di apposito atto deliberativo
3. Qualora la convenzione segua la sua naturale scadenza, gli enti potranno manifestare la volontà al rinnovo della medesima, attraverso apposito atto deliberativo che detterà le nuove condizioni della convenzione
Art. 15 – Recesso
1. E’ possibile recedere anticipatamente dalla presente Convenzione con adozione di specifico atto consiliare, anche da parte di uno solo degli enti, qualora vengano meno i motivi che ne hanno determinato la costituzione e ne giustifichino la sussistenza.
2. L’atto sopra specificato dovrà essere formalmente comunicato all’altra parte entro e non oltre il 31 ottobre e dispiegherà i suoi effetti dal 1° gennaio dell’anno successivo.
3. Gli Enti restano comunque obbligati per gli impegni assunti relativamente all’anno in cui viene comunicato il recesso
