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Questionario di valutazione dei corsi di formazione

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Academic year: 2022

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Questionario di valutazione dei corsi di formazione

Documento aggiornato al 15 Luglio 2019 Applicativi coinvolti: RISORSE UMANE PROJECT

 PREMESSA ... 2

COSTRUZIONE DEL QUESTIONARIO ... 3

› RISPOSTE ... 3

› SCALA VALORI ... 3

› CLUSTER ... 3

› DOMANDE ... 4

› QUESTIONARIO ... 5

ASSOCIAZIONE DEL QUESTIONARIO AL CATALOGO E/O ALL'EDIZIONE ... 7

› ATTIVITA' A CATALOGO... 7

› EDIZIONE... 7

FLUSSO: PARTECIPANTE – DOCENTE - DRU... 8

› LATO PARTECIPANTE ... 8

› LATO DOCENTE ... 9

FLUSSO : PARTECIPANTE - DRU ... 9

FLUSSO: PARTECIPANTE – RESPONSABILE - DRU ... 10

› LATO PARTECIPANTE ... 10

› LATO RESPONSABILE ... 11

FLUSSO: RESPONSABILE – DRU ... 11

DRU ... 11

FLUSSO: DOCENTE - DRU ... 13

› LATO DOCENTE ... 13

› DRU ... 13

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PREMESSA

Per poter usufruire del questionario di valutazione del corso di formazione è necessario aver installato oltre al modulo base di Gestione Risorse Umane anche il modulo aggiuntivo FORMAZIONE (cod. prodotto: RUJFOR), o, solo in caso di RUJOLD quello delle valutazioni WFVAL.

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COSTRUZIONE DEL QUESTIONARIO

La costruzione del questionario viene eseguita attraverso il menu “Corsi di formazione” (Tabelle – Formazione).

› RISPOSTE

La tabella “Risposte” consente di definire i diversi valori che compongono la scala con la quale verrà eseguita la valutazione di una o più domande a risposta chiusa che compongono il questionario.

› SCALA VALORI

La tabella “Scala valori” invece, consente di raggruppare i singoli valori definiti nella tabella precedente.

La scala viene utilizzata nelle domande del questionario a risposta chiusa dove l'utente che esegue la valutazione viene invitato a scegliere uno dei valori disponibili da un elenco predefinito.

› CLUSTER

La tabella “Cluster” è utile per definire le diverse sezioni, o aree, che compongono il questionario.

All'interno dello stesso cluster possono essere definite una o più domande.

Cluster: indicare relativo titolo. Questo campo deve necessariamente essere valorizzato, perché è indispensabile per il passo successivo ovvero quello di associazione delle domande allo stesso.

Note: nel caso in cui sia necessario per una certa sezione inserire ulteriori specifiche, le stesse devono essere indicate in questo campo.

Visualizza: per ogni cluster viene data la possibilità di scegliere se visualizzarlo o meno all'interno del questionario. Nel caso in cui sia necessario visualizzarlo è possibile scegliere di visualizzare solo la descrizione (Campo “Cluster”) o solo nel note (campo “Note”) oppure entrambe. E’ anche possibile scegliere di non visualizzare il cluster ma di visualizzare solo le domande che lo compongono (Non visualizzare cluster) nel questionario.

Ripeti: questo campo consente di stabilire che le domande agganciate a questo cluster devono essere ripetute all'interno del questionario, tante volte quante sono le date del corso, oppure tante volte quanti sono i docenti del corso.

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Visualizza solo al responsabile: Questo campo deve essere considerato solo quando il flusso dei questionari di valutazione comprende anche il responsabile (Partecipante – Responsabile – DRU). In questo caso durante la creazione di diversi cluster è possibile stabilire quali devono essere visualizzati e disponibili solamente ai responsabili. Nel caso in cui si decida di utilizzare un flusso diverso, allora questo campo risulta ininfluente.

Non visualizzare al docente: Questo campo deve essere considerato solo quando il flusso dei questionari di valutazione comprende anche il docente (Partecipante - Docente – DRU).

In questo caso durante la creazione dei diversi cluster è possibile stabilire quali devono essere visualizzati e disponibili per i docenti e quali invece no. Nel caso in cui si decida di utilizzare un flusso diverso, allora questo campo è ininfluente.

Scopo: non viene visualizzato nel questionario, è un campo note a disposizione dell'utente che configura il questionario stesso.

› DOMANDE

La tabella “Domande” è il punto di associazione tra cluster e domande.

La domanda è l'elemento base che compone il questionario di valutazione del corso di formazione.

Per inserire una domanda è necessario selezionare il cluster interessato, indicare la domanda nel campo

“Domanda”, o se la stessa prevede un testo molto lungo, invece del campo “Domanda”, valorizzare in alternativa il campo “Note”.

La tipologia della domanda identifica il tipo di questionario in inserimento: se “Gradimento corso” oppure

“Test valutativo”.

La sostanziale differenza tra i due è che, se il questionario è di gradimento corso, tutte le tipologie di domande e di risposte risultano abilitate, mentre se si tratta di test valutativo, le domande libere non possono essere gestite, poiché il campo viene disabilitato.

A seguito di ciò, indicare la tipologia di risposta prevista, se libera (in questo caso il sistema crea un box in cui il partecipante può inserire la propria risposta) o se associata ad una scala di valori definita in precedenza.

E' inoltre possibile creare una domanda libera (valorizzando il campo “Domanda libera”) e prevedere per la stessa una risposta o associata ad una scala di valori definita in precedenza o libera (in quest'ultimo caso valorizzare il campo “Risposta libera”). La domanda libera crea un box all'interno del questionario a disposizione del partecipante che sta eseguendo la valutazione del corso in cui lo stesso può indicare eventuali precisazioni o note aggiuntive.

Come già accennato, nel caso di test valutativo, la domanda libera non può essere gestita.

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Nel caso in cui sia necessario definire delle domande come obbligatorie, valorizzare il campo “Domanda obbligatoria”.

In questo modo, nel momento in si cui procede con la compilazione del questionario, non si può effettuare l’invio fino a quando tutte le domande definite “obbligatorie” non sono compilate.

La sezione Docente deve essere valorizzata solo nel caso in cui per la domanda in gestione è stato stabilito che deve essere prevista una risposta anche da parte del docente (Valorizzare il campo “Risposta docente”). In questo caso oltre a definire la domanda e stabilire la tipologia di risposta che deve essere fornita dal partecipante è necessario definire anche la tipologia di risposta che deve essere fornita dal docente.

Valorizzando solo la sezione “Docente” e non “Risposte”, ovvero prevedendo solo la risposta da parte del docente e non da parte del partecipante, la domanda viene visualizzata sia dal partecipante che dal docente, ma solo a quest’ultimo viene data la possibilità di rispondere.

Nel caso in cui il cluster associato alla domanda in inserimento sia configurato con “Non visualizzazione da parte del docente” la sezione relativa al docente nella tabella di configurazione della domanda appare disabilitata.

› QUESTIONARIO

La tabella “Questionario” consente di assemblare le diverse parti create in precedenza ottenendo così il questionario.

Nel campo “Questionario” è necessario indicare il titolo del questionario stesso.

Nelle date è possibile definire l'arco temporale di validità del questionario.

Attraverso il campo “Link al manuale” viene data la possibilità di associare un documento che aiuti l'utente nella compilazione.

Attraverso la griglia sottostante si crea il layout del questionario. Nel campo “Area domande” attraverso apposito zoom sono resi disponibili i diversi cluster creati.

Nella griglia appena sotto, nel campo “Domanda” vengono filtrate le domande create in precedenza in funzione del cluster scelto.

I due campi “Sequenza“ consentono di stabilire l'ordine di visualizzazione delle informazioni all'interno del questionario.

Nella seconda sezione, “Parametri”, i campi “Scheda” e “Stampa” appaiono precompilati con i modelli standard, ma comunque editabili.

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Nel caso in cui, tale inizializzazione non venisse effettuata, risulta necessario procedere come segue:

Accedere al punto di menu “Pagine personalizzate” (Tabelle – Pagine personalizzate);

Selezionare dall'elenco il record “FORMEVAL - Valutazione delle attività formative” ed entrare in modalità di modifica dei dati;

Inserire nel campo “Nome pagina/procedura” il valore “hvfo_pcalevalact” e nel campo “Descrizione”

Questionario di valutazione del corso di formazione, infine, valorizzare il campo “Predefinito”;

Salvare le modifiche apportate, per la configurazione della scheda;

Selezionare dall’elenco il record “FORMEVALPR – Stampa valutazione attività formative” ed entrare in modalità di modifica dei dati;

Inserire nel campo “Nome pagina/procedura” il valore “hvfo_rcalevalact” , nel campo “Descrizione” il valore “Stampa valutazione corso” , infine valorizzare il campo “Predefinito”;

Salvare le modifiche apportate sulla configurazione della scheda.

I due campi successivi servono per definire se si intende visualizzare nel questionario le date di svolgimento del corso e la sede in cui lo stesso si è svolto.

L’ultimo campo disponibile, se selezionato, permette alla DRU di compilare i questionari sostituendosi solo ed esclusivamente al partecipante, indipendentemente dal flusso utilizzato.

In genere questo avviene quando agli utenti viene fornito un questionario cartaceo e poi una persona dell’ufficio del personale riporta i dati raccolti su cartaceo nel sistema.

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ASSOCIAZIONE DEL QUESTIONARIO AL CATALOGO E/O ALL'EDIZIONE

Questa operazione serve per agganciare il questionario appena creato al catalogo o all'edizione.

› ATTIVITA' A CATALOGO

Nella sezione “Valutazioni” (Formazione – Catalogo) è possibile associare al catalogo il questionario creato in precedenza. Per ogni questionario si può stabilire un arco temporale di validità.

Nei dati di dettaglio viene richiesto di definire la tipologia di flusso che si intende adottare, ovvero se gli attori coinvolti sono solo i partecipanti e la DRU o se invece nel flusso deve essere previsto anche il docente o il responsabile.

Il campo “Anonimo” nel caso in cui nel flusso è stato scelto “Partecipante – Docente – DRU”, “Partecipante – Responsabile – DRU” o “Responsabile - DRU”, non può essere valorizzato diversamente da “Non anonimo” il che significa che nel questionario viene indicato sempre il nominativo del partecipante che l'ha compilato.

Nel caso in cui invece il flusso viene valorizzato con “Partecipante – DRU”, allora è possibile scegliere se il questionario è anonimo (Anonimo) o nominativo (Non anonimo), oppure scegliere l'opzione “Libero” e permettere direttamente ai singoli partecipanti di scegliere tra la compilazione anonima o nominativa.

Il campo “Giorni da attendere prima della valutazione” serve per indicare il numero di giorni (partendo dal giorno in cui termina l'attività formativa) che si vogliono attendere prima di rendere disponibile la scheda ai partecipanti e al docente o responsabile.

Ad esempio se il corso termina il 02/09/2015 e si indica in questo campo “2” allora la scheda viene resa disponibile a partire dal 04/09/2015.

Il campo “Giorni da attendere prima di inviare la mail di sollecito” serve per indicare il numero di giorni (partendo dal giorno in cui termina l'attività formativa) che si vogliono attendere prima di inviare l’email di sollecito per la compilazione del questionario.

› EDIZIONE

I dati richiesti sono gli stessi spiegati nel punto precedente (Attività a Catalogo), questa associazione differisce dalla prima perché lavora direttamente sull'edizione, pertanto può essere utilizzata anche per le attività che non sono associate ad alcun catalogo.

Nel caso in cui l'edizione provenga da un catalogo formativo, il questionario viene riportato solo se selezionato nel momento di allineamento dati.

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Tale funzione risulta disponibile accedendo in modalità “Interroga” nel catalogo e selezionando in

“Allineamento dati edizioni” (Definizione – Utilità) la voce relativa ai questionari di valutazione del corso.

Dalla versione 07.01.00 di Risorse Umane, è possibile associare i questionari anche all’interno dei corsi di Safety Solution.

Per procedere in questo senso, è necessario cliccare sull’icona a fianco dell’edizione e selezionare la voce

“Valutazioni”

FLUSSO: PARTECIPANTE – DOCENTE - DRU

› LATO PARTECIPANTE

Attraverso questo flusso si stabilisce che il primo attore è il partecipante al corso, che viene chiamato ad eseguire la valutazione dell'attività alla quale ha partecipato.

Collegandosi all'applicativo con l'utenza del partecipante, il questionario viene nel punto di menu :

“Valutazione Corsi” (Formazione – Valutazione corsi).

Chiaramente questo menu deve essere dato in gestione al profilo di collaboratore (Sistema – Sicurezza - Configurazione menu).

Il flusso “Partecipante – Docente - DRU” permette la sola compilazione nominativa, quindi tutti i questionari definiti con tale flusso non avranno visibile l'icona per la compilazione anonima.

Nel menu disponibile al partecipante “Valutazione corsi”, sono disponibili tre quadrotti:

il quadrotto azzurro “In compilazione” racchiude tutti i questionari ancora da compilare oppure salvati in bozza;

il quadrotto verde “Completati” racchiude tutti questionari già compilati e inviati;

il quadrotto giallo “Tutti” visualizza tutti i questionari, sia inviati che ancora da completare.

Il partecipante, ha inoltre a disposizione un'ulteriore funzione di ricerca per descrizione corso, nel caso in cui i questionari in carico, siano molti.

La compilazione del questionario si effettua selezionando l'icona in corrispondenza del corso.

Cliccando invece su si presenta la maschera riepilogativa dell'edizione.

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Il questionario può essere compilato e salvato in bozza prima di essere spedito (pulsante “Salva”), in questo modo il partecipante quando rientra nuovamente ha la possibilità di terminare la compilazione e modificare nuovamente le risposte già date.

Una volta inviato il questionario (pulsante “Invia”) lo stesso può essere comunque visualizzato nell’apposita sezione “Completato”, ma non può più essere modificato, in quanto in carico al docente.

› LATO DOCENTE

Il docente quando accede all'applicativo trova il questionario da compilare dal menu “Docenti – Valutazione schede” (Formazione - Valutazione corsi).

Chiaramente questo menu deve essere abilitato al profilo Docente (Sistema – Sicurezza - “Configurazione menu”).

Cliccando sull'icona il docente può procedere alla compilazione del questionario.

Una volta effettuato l’invio da parte del docente, la scheda passa in gestione alla DRU.

Come il partecipante, anche il docente ha a disposizione tre diversi quadrotti in cui visualizzare i diversi stati dei questionari.

Inoltre, nel caso in cui i questionari in carico siano molti, il docente dispone di una ricerca per cognome e nome del partecipante.

Cliccando sulla foto del partecipante, il docente può visualizzare la mini-sintesi relativa al soggetto.

FLUSSO : PARTECIPANTE - DRU

Il flusso in gestione è del tutto similare a quello appena descritto, con l'eccezione che non viene preso in considerazione il docente.

Il questionario una volta inviato dal partecipante viene fornito direttamente alla DRU. Un ulteriore differenza rispetto al flusso precedentemente descritto è data dal fatto che se si sceglie la compilazione anonima allora il sistema non consente al partecipante di salvare in bozza i dati inseriti, ma una volta compilati gli stessi devono essere inviati.

Per effettuare la compilazione anonima, è necessario selezionare l'icona

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FLUSSO: PARTECIPANTE – RESPONSABILE - DRU

› LATO PARTECIPANTE

Attraverso questo flusso si stabilisce che il primo attore è il partecipante al corso, che viene chiamato ad eseguire la valutazione dell'attività alla quale ha partecipato.

Collegandosi all'applicativo con l'utenza del partecipante, il questionario viene presentato nel punto di menu:

“Valutazione Corsi” (Formazione – Valutazione corsi).

Chiaramente questo menu deve essere dato in gestione al profilo di collaboratore (Sistema – Sicurezza -

“Configurazione menu”).

Il flusso “Partecipante – Docente - DRU” permette la sola compilazione nominativa, quindi tutti i questionari definiti con tale flusso non avranno visibile l'icona per la compilazione anonima.

Nel menu disponibile al partecipante “Valutazione corsi”, sono disponibili tre quadrotti:

il quadrotto azzurro “In compilazione” racchiude tutti i questionari ancora da compilare oppure salvati in bozza;

il quadrotto verde “Completati” racchiude tutti questionari già compilati e inviati;

il quadrotto giallo “Tutti” visualizza tutti i questionari, sia inviati che ancora da completare.

Il partecipante, ha inoltre a disposizione una ulteriore funzione di ricerca per descrizione corso, nel caso in cui i questionari in carico, siano molti.

La compilazione del questionario si effettua selezionando l'icona in corrispondenza del corso.

Cliccando invece su si presenta la maschera riepilogativa dell'edizione.

Il questionario può essere compilato e salvato in bozza prima di essere spedito (pulsante “Salva”), in questo modo il partecipante quando rientra nuovamente ha la possibilità di terminare la compilazione e modificare nuovamente le risposte già date.

Una volta inviato il questionario (pulsante “Invia”) lo stesso può essere comunque visualizzato nell’apposita sezione “Completato”, ma non può più essere modificato, in quanto in carico al responsabile.

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› LATO RESPONSABILE

Il responsabile quando accede all'applicativo raggiunge il questionario che deve valutare attraverso il menu

“Responsabili – Valutazione schede” (Formazione - Valutazione corsi).

Chiaramente questo menu deve essere abilitato al profilo Responsabile (Sistema – Sicurezza -“Configurazione menu”).

Cliccando sull'icona il responsabile può procedere alla compilazione del questionario.

Una volta effettuato l’invio da parte del responsabile, la scheda passa in gestione alla DRU.

Come il partecipante, anche il responsabile ha a disposizione tre diversi quadrotti in cui visualizzare i diversi stati dei questionari.

Inoltre, nel caso in cui i questionari in carico siano molti, il responsabile dispone di una ricerca per cognome e nome del partecipante.

I partecipanti vengono letti dai raggruppamenti relativi al modulo della formazione (Formazione – Raggruppamenti)

Cliccando sulla foto del partecipante, il responsabile può visualizzare la mini-sintesi relativa al soggetto.

FLUSSO: RESPONSABILE – DRU

Il flusso in gestione è del tutto similare a quello appena descritto, con l'eccezione che non viene preso in considerazione il partecipante.

Il questionario una volta inviato dal responsabile viene fornito direttamente alla DRU.

DRU

La DRU ha la possibilità di visualizzare lo stato di tutti i questionari mediante apposita funzione denominata: “Visualizzazione Schede corsi” (Formazione – Valutazione corsi).

Attraverso questo menu è possibile monitorare l'andamento dei questionari di valutazione delle attività formative.

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La DRU ha la possibilità di filtrare le informazioni per una certa edizione, per piano di formazione o per questionario, fino a raggiungere il massimo dettaglio filtrando per nominativo del partecipante.

I risultati ottenuti a seguito della ricerca sono suddivisi per soggetto ed evidenziano il titolo dell'attività, il nome del questionario e la persona a cui questo è in carico.

Cliccando sulla foto del partecipante,la DRU può visualizzare la mini-sintesi del soggetto.

Nella colonna “compila/visualizza” la DRU può compilare il questionario ( ) al posto del partecipante (solo se all’interno dello stesso è stato valorizzato il campo “Permetti alla DRU di compilare le schede per i partecipanti”) o visualizzarlo ( ) se questo è in carico al responsabile o docente.

L'ultima colonna della maschera presenta le utilità disponibili alla DRU che variano a seconda del flusso scelto per il questionario in esame.

Nel dettaglio, la DRU può:

Modificare l'edizione

Effettuare la compilazione anonima ( ) per conto del partecipante (solo nel flusso partecipante - dru)

Sbloccare il questionario rimandandolo al partecipante.

Attenzione! Questa funzione non è disponibile nel caso di compilazione anonima in quanto il sistema non può risalire al soggetto al quale sbloccare il questionario.

Inviare una mail allo scopo sollecitare la compilazione del questionario.

Visualizzare le risposte del responsabile nel flusso partecipante – responsabile - dru

Oltre alla mail singola ad ogni partecipante (inviata dalle utilità), è possibile inviare un'unica mail a tutti i partecipanti che devono ancora compilare il questionario.

Per procedere in tal senso, è necessario selezionare nel relativo campo un'edizione e successivamente cliccare sul pulsante “Invio e-mail”.

Come tutti gli altri attori, anche la DRU visualizza i tre quadrotti colorati che indicano lo stato del questionario.

Oltre a questi, la DRU può utilizzare il quadrotto grigio del periodo per filtrare i questionari da visualizzare attraverso i campi data.

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Nella spalla destra della maschera inoltre, la DRU può visualizzare il dettaglio di ogni questionario selezionato con l'indicazione del flusso.

Nel caso di questionari in compilazione, in questa sezione viene indicato il periodo trascorso da quando il questionario è stato reso disponibile.

FLUSSO: DOCENTE - DRU

In questo flusso viene preso in considerazione il Docente inserito nella definizione del corso.

Una volta che quest’ultimo ha compilato il questionario, la scheda arriva in gestione alla DRU.

› LATO DOCENTE

Il docente quando accede all'applicativo trova il questionario da compilare dal menu “Docenti – Valutazione schede” (Formazione - Valutazione corsi).

Chiaramente questo menu deve essere abilitato al profilo Docente (Sistema – Sicurezza - “Configurazione menu”).

Cliccando sull'icona il docente può procedere alla compilazione del questionario.

Una volta effettuato l’invio da parte del docente, la scheda passa in gestione alla DRU.

Come il partecipante, anche il docente ha a disposizione tre diversi quadrotti in cui visualizzare i diversi stati dei questionari.

Inoltre, nel caso in cui i questionari in carico siano molti, il docente dispone di una ricerca per cognome e nome del partecipante.

Cliccando sulla foto del partecipante, il docente può visualizzare la mini-sintesi relativa al soggetto.

› DRU

La DRU può svolgere tutte le funzioni già descritte sopra.

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