L’efficienza dell’organizzazione e dei processi per le ICT è sempre più un fattore critico di successo nello sviluppo delle aziende. Un adeguato sistema per l’ICT Asset Ma-nagement consente di ottenere le informazioni in tempo reale migliorando le capacità decisionali ed operative. WebGepetec è il sistema proposto per la gestione centra-lizzata, integrata e multidimensionale dei dati ICT.
L’ICT ASSET MANAGEMENT PER BENI E SERVIZI:
WEBGEPETEC, IL SISTEMA PROPOSTO DAL CASPUR
Stefano Damiani
damiani@dia.uniroma3.it sdamiani@caspur.it Università di Roma Tre Dipartimento di Informatica e Automazione Linda Guazzotti linda.guazzotti@isp-informatica.it guazzott@caspur.it I.S.P. (Ingegneria, Software e Progetti)
Le infrastrutture ICT e i processi di gestione. La connettività e la cooperazione, le banche dati, le pro-cedure informatizzate, i servizi centralizzati e distribuiti ed i siti web si realizzano grazie alle infrastrutture tecnologiche ICT costituite da apparati di rete, LAN distribuita, server, postazioni di lavoro e periferiche. La quasi totalità dei dipendenti pubblici o privati dispone ormai almeno di un personal computer. È stimato che più dell’85% delle postazioni di lavoro sono connesse in rete, divenuta sempre più complessa in termini ar-chitetturali. Quanto ai sistemi tecnologici, cresce la capacità elaborativa dei server centrali e, soprattutto, la capacità dei sistemi di memorizzazione. Aumentano gli investimenti in tecnologia ICT che nel tempo si di-stribuiscono con una grande varietà di beni e servizi. Si conferma il modello organizzativo che vede l’utilizzo di personale informatico prevalentemente impegnato in funzioni di governo del sistema (coordinamento, pianificazione, gestione di progetti e contratti) e su attività di gestione e conduzione dei sistemi in esercizio (gestione sistemi, gestione reti, acquisizione dati, assistenza utenti).
La problematica di base
Governare le informazioni della grande quantità di beni e servizi distribuiti: le infrastrutture tecno-logiche, composte dalla molteplicità e numerosità di risorse strumentali, sono di fatto un Ambiente Complesso ad alta densità distributiva diversificata. Nella fase di esercizio, i diversi livelli organizzativi hanno la necessità di conoscere, in tempo reale, le informazioni sia in forma aggregata che puntuale. L’esistenza di prodotti soft-ware di discovery o di gestione dei trouble ticket risolve in parte il problema gestionale. Infatti le sedi (la lo-gistica), i beni e servizi (la classificazione e l’identificazione), i contratti e le forniture (con fornitori, quantità, regole), le assegnazioni (utente finale e responsabili di settore), il cablaggio (con le reti, i collegamenti), le postazioni di lavoro (pc, periferiche) e le relative documentazioni, sono tutti elementi informativi che devono essere archiviati, messi in relazione ed incrociati per poter fornire proiezioni multidimensionali. In questo con-testo i gestori delle risorse fanno sempre più fatica a recuperare, aggregare e fornire le informazioni richieste a supporto delle decisioni sia direzionali che operative secondo le viste necessarie. La difficoltà tecnico-ope-rativa è complicata dalla quantità delle risorse strumentali e dalla grande varietà di beni e servizi che, nel tempo, si distribuiscono all’interno delle sedi. È necessario dotare le strutture organizzative dedicate alle ICT di strumenti che migliorino la qualità della gestione.
Il Sistema WebGepetec (Gestione delle periferiche tecnologiche): WebGepetec è un sistema web-based che consente la gestione analitica, centralizzata e puntuale di tutte le informazioni presenti nei diversi
processi di gestione dell’asset tecnologico e dei beni inventariabili. Il sistema ha funzionalità che consentono di tenere contemporaneamente sotto controllo i dati di tutti i processi gestionali. Le informazioni sono riferite a: sedi, beni e servizi, contratti, forniture, assegnazione e cablaggi. Si realizza, così, un network information flow, indicando con questo la possibilità di ottenere con un link, una consultazione multi dimensionale e multi connessione attraverso l’uso dei consueti metodi di navigazione di un applicativo web. Il sistema infor-mativo WebGepetec, grazie ad una gestione documentale (document center) per area, contiene dati riguar-danti: la logistica classificata e mappata, il posizionamento del bene su planimetrie, le informazioni di dettaglio del bene (caratteristiche tecniche, produttore, fornitore, documentazione tecnica, configurazione, numero se-riale, codice inventario), le informazioni di dettaglio sui contratti, le forniture (se disponibili o assegnate).
È possibile, inoltre, conoscere: date di scadenza di servizi, dei contratti e delle forniture; date di obsole-scenza degli apparati e relative ubicazioni. Sono disponibili report contenenti le aggregazioni ed il dettaglio dei dati.
Caratterizzato da interfacce grafiche intuitive, il sistema è di facile utilizzo. Dal punto di vista operativo, è possibile, da qualsiasi area, raggiungere facilmente le informazioni concatenate tra loro e rappresentate da tabelle, mappe, icone, immagini e documenti ed infine, si possono facilmente ricercare specifici dati.
Il servizio
Il CASPUR offre la propria esperienza a supporto delle diverse fasi: dalla valutazione preliminare delle classi di beni e servizi, alla fase di razionalizzazione ed aggregazione delle informazioni; dal primo start up del sistema all’ottimizzazione dei processi. Il sistema può essere integrato con funzionalità a richiesta e quindi personalizzato in relazione ad esigenze specifiche. Il personale esperto del CASPUR offre la sua assistenza e può, ove richiesto, prendere in carico parte delle attività del processo.
I vantaggi operativi: il sistema o il servizio WebGepetec consentono di avere le informazioni centralizzate e di-sponibili in un formato standard. L’intera organizzazione beneficia delle classificazioni e delle aggregazione dei dati.
La direzione: il responsabile dei sistemi informativi e della rete può conoscere in tempo reale i dati di sintesi in una logica di ottimizzazione degli acquisti, delle risorse e delle strategie.
L’operatività: il gestore dei beni, con le informazioni centralizzate, opera efficientemente le attività di assistenza ed intervento.
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BIBLIOGRAFIA ESSENZIALE
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Fig. 1Il dominio spaziale delle
