Integrazione Risorse Umane - Inrecruiting
Documento aggiornato al 16 Novembre 2020 Applicativi coinvolti: RISORSE UMANE PROJECT
PREMESSA ... 3
CONSIDERAZIONI INIZIALI ... 4
CONFIGURAZIONE INTEGRAZIONE INRECRUITING ... 5
RICHIESTE DI PERSONALE E CAMPAGNE DI SELEZIONE ... 6
› RICHIESTE DI PERSONALE ... 6
› CAMPAGNE DI SELEZIONE ... 7
› DATI ESPORTATI IN INRECRUITING ... 8
CANDIDATI ... 9
› IMPORTAZIONE DEI CANDIDATI IN RISORSE UMANE ... 9
› APPROFONDIMENTO FORZATURA IMPORT ... 10
› INFORMAZIONI NECESSARIE ALL’IMPORTAZIONE ... 10
› GESTIONE DEI CONFLITTI IN FASE DI ASSUNZIONE ... 12
› PUNTO DI MENU ‘GESTIONE ANOMALIE CANDIDATI’ ... 13
› ALLINEAMENTO ASSUNZIONE O RIFIUTO DEL CANDIDATO ... 13
ESPORTAZIONE UTENZE E SINGLE SIGN ON ... 14
FAQ ... 16
› COME VENGONO ALLINEATI I DATABASE TRA I DUE APPLICATIVI? ... 16
› QUALI CAMPI DEL PROFILO CANDIDATO VENGONO IMPORTATI DA INRECRUITING AD INFINITY? ... 16
› E’ POSSIBILE IMPORTARE CAMPI DIVERSI RISPETTO A QUELLI PREVISTI, OPPURE RINOMINARE QUELLI GIA’ PRESENTI? ... 16
› GLI STATUS DELLA CANDIDATURA NON VENGONO AGGIORNATI SU INRECRUITING QUANDO VENGONO MODIFICATI SU INFINITY, COME MAI?... 16
› HO CONFIGURATO INRECRUITING E VORREI RIMUOVERE IL COLLEGAMENTO TRA HR E CVONLINE, COME PROCEDERE? ... 17
› L’EXPORT DELLE CAMPAGNE NON FUNZIONA, OTTENGO L’ICONA ROSSA. COSA POSSO CONTROLLARE? ... 17
› L’IMPORT DEI CANDIDATI NON SEMBRA FUNZIONARE, COSA POSSO CONTROLLARE? ... 17
› IL LOG DELL’IMPORT CANDIDATI SEMBRA RIPORTARE UN ERRORE DOVUTO ALLA MANCATA COMPILAZIONE DI ALCUNI CAMPI. CI SONO CAMPI OBBLIGATORI NEL PROFILO CHE IL CANDIDATO DEVE COMPILARE? ... 17
› L’EXPORT UTENTI NON FUNZIONA, COSA POSSO VERIFICARE? ... 18
› IN CONFIGURAZIONE DEVO AGGIUNGERE LO SLASH FINALE NELL’URL DI COLLEGAMENTO? ... 18
› L’EXPORT DELLE CAMPAGNE NON FUNZIONA, OTTENGO L’ICONA GRIGIA. COSA POSSO CONROLLARE? 18
› CLICCANDO SULL’ICONA VERDE DELL’EXPORT CAMPAGNE SI APRE UNA PAGINA DI ERRORE. COSA SUCCEDE? ... 18
PREMESSA
Il documento ha lo scopo di spiegare l’integrazione tra le piattaforme Risorse Umane Project ed Inrecruiting.
Graficamente, il passaggio di dati risulta essere il seguente:
CONSIDERAZIONI INIZIALI
L’intera gestione del processo di selezione può essere effettuata dal menu veloce “Selezione”, attraverso i punti di menu “Candidati” e “Richieste di personale”.
Per procedere in tal senso, però, occorre prima di tutto procedere con la configurazione dell’integrazione tra le due piattaforme, quindi risulta indispensabile aprire il menu applicativo e navigare nello stesso fino a raggiungere il punto di menu “Configurazione integrazione Inrecruiting” (Sistema – Setup).
Solo successivamente alla configurazione, il passaggio di dati in entrata ed in uscita, sarà consentito.
CONFIGURAZIONE INTEGRAZIONE INRECRUITING
(Sistema – Setup – Configurazione integrazione Inrecruiting)
All’interno di questa maschera può essere potenzialmente presente una configurazione per ogni azienda rapporto di lavoro.
In questo caso, di fondamentale importanza risulta essere il campo “Azienda IR” che rappresenta il codice dell’azienda configurata, in Inrecruiting ed il campo “Divisione” che permette di legare la configurazione in inserimento ad una specifica divisione di Inrecruiting.
Per ogni configurazione, è inoltre possibile definire se la connessione è attiva e visualizzare la data di ultima importazione candidati.
Il primo attributo, risulta indispensabile al fine del passaggio dati, solo le configurazioni attive permetteranno infatti il transito delle informazioni tra le due piattaforme. Configurazioni registrate ma non attive, non saranno considerate.
La data di ultima importazione candidati, invece, risulta essere la data in cui è stata effettuata, per quella determinata configurazione, l’ultima importazione dei candidati da Inrecruiting (spiegata nei successivi paragrafi).
Le credenziali di collegamento, devono invece essere inserite nei campi:
- URL - Client ID - Client Secret
Si specifica che l’abilitazione dei campi azienda viene influenzato dalla configurazione delle regole di codifica del sistema, nelle quali vengono impostate le caratteristiche dell’impianto (se studio, azienda privata, gruppo di aziende, ecc…).
È presente anche una griglia in fondo alla videata in cui sarà possibile inserire gli utenti a cui dovranno comparire gli alert nell’activity list per la gestione delle candidature che dovranno essere aggiornate e le eventuali omonimie.
Solo terminata la configurazione, è possibile procedere con la gestione del vero e proprio flusso di selezione.
RICHIESTE DI PERSONALE E CAMPAGNE DI SELEZIONE
Come accennato, la selezione del personale può essere interamente controllata dal menu veloce “Selezione”.
In questo determinato passaggio, il punto da prendere in esame risulta essere “Richiesta di personale”.
Prima di addentrarci in questa gestione, occorre specificare che, mentre in Inrecruiting è presente il concetto unico di Annuncio, per Risorse Umane, questo concetto viene scompattato in:
- Richieste di personale - Campagne di selezione
Possiamo dire, a livello generale, che la richiesta di personale risulta essere l’esigenza che nasce all’interno dell’azienda, e che quindi viene fatta emergere dal manager; mentre la campagna di selezione viene interamente gestita dall’ufficio del personale e funge da “contenitore” di una o più richieste (ovviamente raggruppate secondo logica).
› RICHIESTE DI PERSONALE
Le richieste di personale vengono effettuate dal manager e prima di approdare all’ufficio del personale, attraversano un iter approvativo, configurabile all’interno della tabella “Status richiesta di personale” (Tabelle – Selezione – Richieste di selezione), oppure pilotato dalla configurazione del BPM, nel quale tale processo viene integrato.
Solo quando la richiesta è “Approvata”, questa può essere inglobata in una campagna di selezione ed esportata verso Inrecruiting.
È importante inoltre sottolineare che nel momento in cui Risorse è collegato a Inrecruiting, va rinominato lo status richiesta ‘Pubblicata’ in ‘Esportata’, sarà infatti compito di Inrecruiting procedere alla pubblicazione vera e propria.
All’interno di una richiesta possono essere inserite moltissime informazioni, il form disponibile all’utente è completamente configurabile e personalizzabile.
Di fondamentale importanza risultano essere i seguenti dati:
- Descrizione - Data richiesta - Tipo richiesta
- Numero di persone richieste - Richiedente
Mentre utili ma non essenziali tutte le altre informazioni:
- Dati organizzativi - Dati contrattuali
- Area geografica di interesse - Competenze richieste - Priorità e annuncio Es:
Richiesta del manager Bianchi Roberto, di due Addetti ai test per il reparto Risorse Umane.
Richiesta del manager Burami Mirco, di due Addetti ai test per il reparto Paghe.
› CAMPAGNE DI SELEZIONE
Nel momento in cui l’ufficio del personale riceve le richieste di personale dai manager e procede ad approvarle definitivamente, ha la possibilità di creare una o più campagne di selezione.
Sempre rimanendo nella vista “Richieste di personale”, infatti, può selezionare (sempre secondo logica), le richieste interessate e creare per le stesse una campagna di selezione.
Nell’esempio sopra esposto, per le due richieste potrebbe essere creata un’unica campagna in quanto i ruoli, anche se per settori diversi, sono gli stessi.
Per procedere in tal senso, selezionare i flag ad inizio riga di ogni richiesta e successivamente i tre puntini in alto a destra, nel quale scegliere “Crea campagna di selezione da richiesta”.
A questo punto occorre definire, il titolo della campagna e la tipologia, nella quale si indica che la ricerca deve essere fatta esternamente all’azienda.
Al conferma, avviene il salvataggio e automaticamente l’esportazione della campagna in Inrecruiting.
Il risultato dell’esportazione viene evidenziato nella vista “Campagne di selezione”, nella quale di fianco ad ogni richiesta viene visualizzata l’icona .
Quest’ultima potrebbe presentarsi anche:
- Rossa, nel caso in cui l’esportazione non sia andata a buon fine In questo caso, nel tooltip viene presentato l’errore
- Grigia, nel caso in cui l’esportazione non sia avvenuta.
Questo può succedere quando Inrecruiting viene installato in un secondo momento. Selezionando l’icona, una volta creata la relativa configurazione di integrazione, l’esportazione viene forzata e così l’icona passa da grigia a verde, esportando l’annuncio in Inrecruiting.
› DATI ESPORTATI IN INRECRUITING
Di tutte le informazioni che costituiscono la richiesta di personale, e la campagna di selezione, vengono effettivamente esportate in Inrecruiting:
- La descrizione della richiesta associata alla campagna → che corrisponde al titolo dell’annuncio in Inrecruiting
Si specifica che nel caso in cui la campagna sia composta da più richieste, verrà creato un annuncio per ogni richiesta presente.
- La data di inizio e fine della campagna → che corrisponde alla data di pubblicazione e di scadenza dell’annuncio in Inrecruiting.
- Le note della richiesta → che corrispondono alla descrizione della posizione ricercata in InRecuiting.
- La filiale associata alla richiesta → che corrisponde alla sede dell’annuncio in Inrecruiting.
- Il numero di posizioni aperte.
Si specifica inoltre che nell’esportazione viene generato un EXTERNAL ID per identificare in modo univoco l’annuncio. Tale codice risulta composto dalle tre chiavi: IDCOMPANY_IDCOMPSEL_IDDEMAND (rispettivamente CodiceAzienda_CodiceCampagna_CodiceRichiesta).
E’ importante inoltre sottolineare che la campagna può essere anche esportata in multilingua in base alla lingua dell’utente che crea ed esporta la campagna.
CANDIDATI
L’associazione dei candidati agli annunci, viene interamente gestito da Inrecruiting.
Il candidato, infatti, può esprimere volontariamente la sua preferenza per un annuncio pubblicato, oppure può essere associato ad un annuncio (pubblicato o meno) direttamente dall’utente ufficio del personale.
Al fine dell’importazione in Risorse Umane, il candidato deve obbligatoriamente essere identificato come “In assunzione”.
Lo status viene inserito all’interno del campo “Status annuncio” (Inrecruiting) e deve corrispondere come già detto al valore “In assunzione”. Questo poiché l’importazione deve avvenire solo per i candidati identificati come idonei all’assunzione. Tutto il processo per arrivare a questo (colloqui, feedback, ecc..) deve essere interamente gestito in Inrecruiting.
Una volta “In assunzione” il candidato viene importato sia che questo risulti legato ad una campagna esportata da Risorse Umane, sia che lo stesso sia associato ad un annuncio proprio di Inrecruiting.
È inoltre importante evidenziare, che nel momento in cui Risorse è collegato a Inrecruiting, vanno effettuate delle modifiche sulla sicurezza delle viste dell’archivio cv, non essendo quest ultimo popolato.
› IMPORTAZIONE DEI CANDIDATI IN RISORSE UMANE L’importazione può avvenire in due differenti modalità:
- Schedulazione del processo - hvir_bimpcandi /Importa candidati da Inrecruiting - Forzatura all’interno delle viste candidati
Nel primo caso, all’esecuzione del processo, il sistema verifica lo status del candidato e procede all’importazione tracciando il tutto all’interno di un log, disponibile nella gestione stampe (Utilità).
(Consigliamo di schedulare il processo in esame una volta al giorno). È possibile importare anche più di 50 candidati alla volta.
Nel secondo caso, invece, l’ufficio del personale, non effettua un’importazione massiva, ma mirata su un determinato annuncio (o campagna di selezione, com’è denominata in Risorse).
Le informazioni indicate in Inrecruiting, che in qualsiasi caso il candidato porta con sé, sono le seguenti:
Anagrafici → le informazioni vengono riportate all’interno delle sezioni anagrafiche: Anagrafici, Indirizzi e Dati amministrativi.
Esperienze professionali → le informazioni vengono riportate nelle esperienze curriculari Studi → le informazioni vengono riportate nei titoli di studio inserite in curriculum
Altre certificazioni → le informazioni vengono riportate nelle certificazioni inserite in curriculum Lingue → le informazioni vengono riportate nelle conoscenze linguistiche inserite in curriculum
Conoscenze informatiche → le informazioni vengono riportate nelle conoscenze informatiche in curriculum Altre attività/organizzazioni → le informazioni vengono riportate nelle Altre informazioni della candidatura Hobby e interessi → le informazioni vengono riportate nelle Altre informazioni della candidatura
Altre informazioni → le informazioni vengono riportate nei mezzi e disponibilità della candidatura Preferenze lavorative → le informazioni vengono riportate nelle info aggiuntive della candidatura Allegati → Cv, Foto e documenti vengono anch’essi riportati all’interno dell’anagrafica candidato.
› APPROFONDIMENTO FORZATURA IMPORT
L’importazione forzata può essere effettuata dalle viste in cui i candidati vengono raggruppati per richiesta e dalla vista dei candidati in assunzione.
Nel primo caso, viene messa a disposizione per ogni annuncio esportato l’icona , mentre nel secondo caso la forzatura avviene massivamente per tutti gli annunci, tramite selezione dei tre puntini e l’opzione
“Importazione candidati da Inrecruiting”.
In entrambi i casi, la forzatura, da la possibilità di scegliere se importare i candidati identificati “In assunzione”
nella giornata odierna, oppure a partire da una determinata data.
› INFORMAZIONI NECESSARIE ALL’IMPORTAZIONE
Nel momento in cui il candidato viene importato, il suo profilo potrebbe essere composto da molteplici informazioni.
Se compilate, le sezioni devono presentare i seguenti dati obbligatori:
- Dati anagrafici Data di nascita Stato di origine Comune di nascita - Esperienze professionali
Data inizio
- Studi Data inizio - Altre certificazioni
Data inizio Data scadenza Istituto certificatore - Lingue
Lingua/Altra lingua Esempio 1:
Rossi Mario ha compilato solo i suoi dati anagrafici: l’importazione avviene correttamente
Al fine di ridurre al minimo gli errori che potrebbero causare il mancato import dei candidati, alcuni campi se non compilati dall'utente Inrecruiting, vengono automaticamente popolati dal sistema in fase di importazione.
Le informazioni interessate sono le seguenti:
• Data inizio esperienze professionali
• Data inizio studi
• Data inizio altre certificazioni
• Data scadenza altre certificazioni
La valorizzazione automatica di questi campi provvede ad inserire il valore 01/01/1900 per le date di inizio e 31/12/2999 per la data di fine.
Si specifica che la modifica riguarda solo ed esclusivamente l'applicativo di Risorse umane, il dato in Inrecruiting rimane invariato (quindi non popolato)
Esempio 2:
Verdi Carlo ha compilato i suoi dati anagrafici e ha inserito l’università frequentata senza la relativa data di inizio: l’importazione del candidato avviene comunque con successo in quanto il campo della data inizio studi viene compilata di default dal sistema, inserendo 01/01/1900.
› GESTIONE DEI CONFLITTI IN FASE DI ASSUNZIONE
Può succedere che diventi necessario gestire eventuali conflitti in fase di importazione di candidati in assunzione. Il programma controlla l’ID del candidato confrontandolo con gli ID presenti nei soggetti. Se trova la corrispondenza significa che il dipendente è probabilmente già presente nell’archivio di Risorse umane. A questo punto è necessario che vengano effettuati dei controlli approfonditi per evitare quindi errori di importazione.
Le casistiche da gestire che si possono presentare sono le seguenti:
- Se l’ID del soggetto è già presente in Risorse Umane: in questo caso, il primo controllo viene effettuato sul codice fiscale. Se questo non è presente, allora è necessario confrontare i dati anagrafici (Nome, cognome, luogo di nascita e stato di origine).
Nel caso in cui l’ID non coincidesse con i dati di Inrecruiting, il nominativo del dipendente comparirà nella nuova box richiamabile attraverso un alert, attraverso la quale sarà possibile gestire la candidatura del soggetto e sanare quindi l’anomalia.
Se invece c’è corrispondenza quindi il soggetto è già presente, la procedura deve controllare che non abbia già inserito anche il rapporto di lavoro. Si possono presentare tre casistiche: soggetto senza rapporto di lavoro, soggetto con rapporto di lavoro cessato e soggetto con rapporto di lavoro attivo.
Nel primo caso vengono importati tutti i dati e l’anagrafica viene aggiornata; nel secondo e terzo caso, invece, l’importazione deve essere gestita manualmente.
- Se l’ID del soggetto non è già presente in Risorse Umane: Se durante l’importazione l’ID del soggetto che si intende importare non esiste in Risorse umane, è comunque necessario eseguire i controlli, prima di tutto per codice fiscale se è compilato da In Recruiting, altrimenti per i dati anagrafici come nel primo caso.
Se i dati non coincidono, allora l’importazione avviene con successo in quanto il soggetto è completamente nuovo, altrimenti si controllerà sempre il rapporto di lavoro.
Anche qui, si possono presentare tre casistiche: soggetto senza rapporto di lavoro, soggetto con rapporto di lavoro cessato e soggetto con rapporto di lavoro attivo. In tutti e tre i casi, l’importazione verrà effettuata manualmente attraverso la box in cui compariranno i soggetti con l’anomalia da sanare.
L’action list sarà disponibile ai soggetti che fanno parte dell’ufficio Selezione (400020), L’alert dovrà comparire solo se sono stati impostati gli utenti che lo devono ricevere, all’interno di Sistema -> Setup -> Configurazione integrazione In Recruiting nella griglia Utenti per alert in Action list.
L’avviso sarà intitolato: Selezione – Gestione anomalie candidati e se viene cliccato l’alert si aprirà una box con l’elenco dei candidati che hanno l’importazione da sanare.
La box che viene aperta dopo aver cliccato sull’alert, si presenta con una doppia griglia. Servirà per avere un confronto tra i dati che arrivano dall’importazione di In Recruiting con quelli già presenti in Risorse umane.
In fondo a questa griglia deve esserci il menù delle funzionalità aggiuntive che si presenta con tre puntini verticali. Scorrendoci sopra usciranno le seguenti funzionalità: Aggiorna candidatura in HR, Mantieni candidatura in HR e Aggiungi candidatura in HR.
Se un dato si differisce dallo stesso presente nella griglia di sinistra, queste differenze verranno evidenziate.
› PUNTO DI MENU ‘GESTIONE ANOMALIE CANDIDATI’
Per fare in modo che l’Ufficio personale – Modulo selezione, possa controllare le anomalie non solo dall’activity list, è presente nel menù Selezione, il nuovo punto di menù denominato Gestione anomalie candidati, posizionato subito dopo Candidati. Cliccando sul punto di menù dovrà aprirsi una videata con gli stessi dati e le stesse funzionalità della omonima box richiamabile dall’Action list.
› ALLINEAMENTO ASSUNZIONE O RIFIUTO DEL CANDIDATO
La gestione condivisa dei candidati, non si conclude con l’importazione, bensì quando il candidato viene identificato come Assunto, oppure quando rifiuta la proposta di assunzione.
L’informazione che evidenzia l’assunzione o il rifiuto della proposta, risulta essere anche in questo caso lo STATUS.
Per ovvie ragioni, non ci è possibile prendere in esame sempre e solo uno status (richiesta o candidatura), in quanto il candidato potrebbe o meno essere associato ad una richiesta di personale.
A tal fine, la verifica dello status viene effettuata sia sullo status richiesta che sullo status candidatura, questo implica che, l’allineamento dello status verso Inrecruiting, può avvenire in diverse situazioni:
- Nel momento in cui viene variato manualmente lo status candidatura con il valore “Assunto” o
“Proposta rifiutata” (status standard)
- Nel momento in cui viene variato manualmente lo status richiesta con il valore “Assunto” o “Proposta rifiutata” (status standard)
- Nel momento in cui al candidato viene sottoposta una proposta di assunzione che lo stesso accetta, perciò attraverso l’attivazione di quest’ultima si crea il rapporto di lavoro. Seguendo questo iter, lo status del candidato e il relativo status della campagna, vengono automaticamente convertiti in
“Assunto”.
Il processo è automatico e non richiede alcun intervento da parte dell’utente.
Per quanto riguarda la proposta di assunzione, il processo guidato inizia e si conclude nelle viste dei candidati, nei tre puntini in cui vengono rese disponibili le funzionalità aggiuntive.
ESPORTAZIONE UTENZE E SINGLE SIGN ON
Anche le utenze registrate in HR devono essere esportate, per permettere alle figure che gestiscono la selezione, di visionare e valutare i candidati presenti in Inrecruiting, al fine di evidenziare quali tra questi dovranno poi passare in Risorse Umane poiché idonei all’assunzione.
Tale esportazione deve garantire che l’utente non abbia l’impressione che Risorse ad Inrecruiting siano piattaforme distinte, ma che siano sistemi perfettamente integrati tra loro.
Per questo non dovrà essere riconfigurato alcun profilo e non dovrà essere effettuata alcuna nuova login per accedere in Inrecruiting. Dovrà invece essere disponibile un collegamento, che permetta all’utente esportato di muoversi tra le due piattaforme.
L’esportazione vera e propria avviene tramite il processo schedulato hvir_bexportuser – Esportazione utenti in Inrecruiting (Sistema – Schedulatore) e prende in considerazione tutti gli utenti che:
- Sono identificati come referenti o ufficio selezione (gruppo utente 400020 e 400021) - Hanno una mail associata
- Sono validi alla data attuale.
Grazie alla configurazione del single sign on, queste utenze, successivamente all’export, potranno passare da un applicativo all’altro in modo molto semplice.
I due punti nei quali sarà possibile effettuare tale procedimento saranno:
- Gadget Link Prodotti del portale (Workspace - … - impostazioni – Link prodotti);
- Direttamente dalla vista “Campagne di selezione”.
Tramite selezione dell’icona di esportazione verde, infatti, il sistema direziona l’utente direttamente in Inrecruiting, con focus sull’annuncio in esame (per essere completato e pubblicato)
Prerequisito fondamentale per l’attivazione del single sing on risulta essere:
1) La configurazione del secure string sia in Infinity (Pannello di controllo – Configurazione – Configurazione – Opzioni login – Sso – Campo: MD5 Encode) che in Inrecruiting (Impostazioni – Sistemi esterni).
Non ci sono regole precise sulle modalità con cui creare questa sringa, chiaramente deve essere la medesima nelle due piattaforme e più lunga e complessa è, più sicura risulta essere.
2) Configurazione connessione tramite token (Workspace - … - Impostazioni – Gadget applicativi – Link prodotti).
Qui occorre creare un nuovo record in cui popolare i seguenti campi:
o Link prodotto o Descrizione
o Visualizza nel gadget = S
o Aggiungere parametri di SSO = con token sicurezza
FAQ
› COME VENGONO ALLINEATI I DATABASE TRA I DUE APPLICATIVI?
L’allineamento viene effettuato progressivamente durante l’utilizzo dell’integrazione. Ogni volta che un candidato viene importato il sistema esegue un controllo sui valori tabellati di Infinity sfruttando la DESCRIZIONE del campo che si vuole importare e quindi inserire a tabella. Se tale descrizione non è presente, il sistema va ad aggiungere il campo alla tabella corrispondente
N.B. questo sistema attualmente non funziona per le seguenti tabelle della base dati comune:
- aahrz_state(stati)
- aahrz_province(province) - aahrz_city (città)
- aahrz_region (regione) - cotg_currency (valuta)
In questi casi, sempre in questa fase, il sistema NON inserisce il valore ma scrive espressamente nei log di importazione il valore che si sarebbe dovuto importare.
Queste casistiche, su queste specifiche tabelle, non sono comuni e di solito riguardano differenze sintattiche del valore più che semantiche, di conseguenza è possibile eventualmente correggere manualmente inserendo il valore corretto lato Infinity
› QUALI CAMPI DEL PROFILO CANDIDATO VENGONO IMPORTATI DA INRECRUITING AD INFINITY?
Il sistema di importazione è pensato per gestire un determinato numero di campi del profilo di un candidato.
Al fine di essere correttamente riconosciuti dal sistema di importazione e quindi salvati correttamente nel profilo candidato su Infintiy, tali campi devono essere presenti nel profilo IR con un determinato NOME ed inseriti in una determinata SEZIONE del profilo (o categoria), anch’essa nominata in modo specifico.
Dettaglio corrispondenza campi in ALLEGATO.
› E’ POSSIBILE IMPORTARE CAMPI DIVERSI RISPETTO A QUELLI PREVISTI, OPPURE RINOMINARE QUELLI GIA’
PRESENTI?
No. Se ad esempio si volesse rinominare su Inrecruiting il campo “Genere” in “Sesso” il sistema non sarebbe in grado di riconoscere il campo.
› GLI STATUS DELLA CANDIDATURA NON VENGONO AGGIORNATI SU INRECRUITING QUANDO VENGONO MODIFICATI SU INFINITY, COME MAI?
Non tutti gli status sono gestiti. Ai fini della gestione del candidato su Infinity (quindi post-selezione) gli status utili sono:
NOME STATUS CODICE IR
In Assunzione 5558
Assunto 5556
Proposta rifiutata 5557
Nel caso sia uno di questi tre status che NON viene aggiornato potrebbe essere utile verificare che su Inrecruiting il CODICE dello status corrisponda con quello lato Infinity.
› HO CONFIGURATO INRECRUITING E VORREI RIMUOVERE IL COLLEGAMENTO TRA HR E CVONLINE, COME PROCEDERE?
Occorre accedere al Pannello di Controllo di Risorse Umane, accedere alla Base Dati e rimuovere tutti i collegamenti con le tabelle di CV (prefisso hvse). Occorre poi rimuovere la configurazione di collegamento a Cv dal Database Server
› L’EXPORT DELLE CAMPAGNE NON FUNZIONA, OTTENGO L’ICONA ROSSA. COSA POSSO CONTROLLARE?
Genericamente l’icona rossa significa che ci sono problemi di collegamento con il server di Inrecruiting.
Controllare la configurazione dell’integrazione a setup, in particolare verificare che il client ID e il Client Secret siano corretti.
Subito dopo questo controllo verificare che i campi Azienda di riferimento Inrecruiting e Divisione di riferimento Inrecruiting, qualora richiesti, siano impostati correttamente, ovvero che abbiano una reale corrispondenza con aziende e divisioni su Inrecruiting.
› L’IMPORT DEI CANDIDATI NON SEMBRA FUNZIONARE, COSA POSSO CONTROLLARE?
Le cause possono essere molteplici per cui il processo genera un file di log per “Procedura di importazione candidati in assunzione da Inrecruiting” che può essere consultato accedendo al punto di menu Gestione stampe.
› IL LOG DELL’IMPORT CANDIDATI SEMBRA RIPORTARE UN ERRORE DOVUTO ALLA MANCATA COMPILAZIONE DI ALCUNI CAMPI. CI SONO CAMPI OBBLIGATORI NEL PROFILO CHE IL CANDIDATO DEVE COMPILARE?
Sì. Per poter gestire le anagrafiche su Infinity alcuni campi presenti in determinate sezioni sono obbligatori.
Ovviamente se la sezione non conta nessun record (es titolo di studio) il sistema non cercherà di importare campi da quella sezione in particolare, per cui l’obbligatorietà vale solo in presenza di una sezione compilata.
Di seguito i campi obbligatori suddivisi per sezione:
NOME CAMPO NOME SEZIONE Note
Data di nascita Dati anagrafici
Stato di origine Dati anagrafici
Comune di nascita Dati anagrafici
Obbligatorio solo nel caso in cui il calcolo del codice identificativo in Risorse Umane risulti impostato come “Codice fiscale”
(Regole di codifica) Data inizio Esperienze professionali
Data inizio Studi
Data inizio Altre certificazioni/ diplomi Nome certificazione Altre certificazioni/ diplomi Istituto certificatore Altre certificazioni/ diplomi
› L’EXPORT UTENTI NON FUNZIONA, COSA POSSO VERIFICARE?
Come per l’import candidati, anche qui le cause possono essere molteplici per cui il processo genera un file di log per “Esportazione utenze per procedura di SSO Infinity-InRecruiting” che può essere anch’esso consultato accedendo al punto di menu Gestione stampe.
› IN CONFIGURAZIONE DEVO AGGIUNGERE LO SLASH FINALE NELL’URL DI COLLEGAMENTO?
Non ha importanza, il sistema gestisce automaticamente questo aspetto.
› L’EXPORT DELLE CAMPAGNE NON FUNZIONA, OTTENGO L’ICONA GRIGIA. COSA POSSO CONROLLARE?
Nella maggior parte dei casi può significare che il sistema non rileva una configurazione idonea all’esportazione, in particolare controllare quindi che la configurazione di collegamento sia attiva e l’IDCOMPANY della campagna che si tenta di esportare sia lo stesso della configurazione
› CLICCANDO SULL’ICONA VERDE DELL’EXPORT CAMPAGNE SI APRE UNA PAGINA DI ERRORE. COSA SUCCEDE?
Il click sull’icona verde dovrebbe aprire in finestra pop-up la campagna di selezione in modalità edit su In- Recruiting. Per poterlo fare occorre prima che il sistema verifichi l’identità dell’utente mediante Single Sign On, per cui occorre verificare la configurazione impostata nel gadget Link prodotti, in particolare che:
- La stringa di connessione per il SSO sia configurata correttamente nella forma:
[URL del collegamento a IR]/sso-zucchetti.php?company=[nome_company]
- Controllare che la secure string sia uguale tra i 2 sistemi
- Assicurarsi che l’utente con cui si è loggati sia già stato esportato su In Recruiting, diversamente il sistema non può verificarne l’identità
