ISTRUZIONI PER LO SVOLGIMENTO DEGLI ESAMI SCRITTI ONLINE (MS Teams & Exam.net)
(a cura di M. Savino)
Versione 1.3 (29.01.2021)
PREMESSA
Per gli studenti con particolari necessità legate all’attuale situazione di emergenza pandemica (ad esempio: soggetti “fragili”, oppure conviventi di soggetti “fragili”, studenti in quarantena o conviventi di persone in quarantena, studenti residenti fuori Regione, ecc.), è previsto, per ogni appello, una sessione aggiuntiva speciale in modalità online attraverso l’uso congiunto della piattaforma Microsoft Teams (per le fasi preliminari di identificazione dei candidati, comunicazioni prima dell’inizio della prova e di videosorveglianza durante l’espletamento della prova), e di quella Exam.net per lo svolgimento in sicurezza della prova scritta su videoterminale.
NB: in ottemperanza a quanto stabilito nella recente delibera dagli organi di governo di Ateneo, la richiesta di sostenere la prova in remoto deve essere indicata su Essetre al momento della prenotazione. Modalità diverse da questa non potranno essere prese in considerazione dalla commissione d’esame.
OPERAZIONI PRELIMINARI
1. Per l’utilizzo della piattaforma Exam.net
Per usare la piattaforma Exam.net non è necessaria alcuna operazione preliminare, se non quella di collegarsi al seguente link di login (accesso “Studente”):
https://exam.net/
2. Strumentazione e disposizione ambientale
I candidati devono dotarsi di un computer o analogo dispositivo provvisto di webcam e microfono, e collegato alla rete internet. Si consiglia fortemente l’utilizzo di un dispositivo con migliori possibilità di visualizzazione dello schermo e di videoscrittura quali PC, laptop o tablet. Il dispositivo deve essere collegato alla rete elettrica per tutta la durata dell’esame.
Se la webcam in dotazione è staccabile dal PC, deve essere posizionata ad una distanza tale (circa 1,5-2,0 metri) da inquadrare il candidato e la scrivania. In caso contrario, si può utilizzare la fotocamera dello smartphone come webcam, effettuando il collegamento alla sessione MS Teams (anche) da quest’ultimo dispositivo. Ovviamente, in questo caso anche lo smartphone deve essere collegato alla rete elettrica per tutta la durata della prova.
ATTENZIONE: Se si utilizza la webcam staccabile dal PC e quindi un unico dispositivo per lo svolgimento della prova, occorre collegarsi alla piattaforma MS Teams esclusivamente via web. Il collegamento a MS Teams tramite app desktop comporta, per le impostazioni di sicurezza dell’esame predisposte dal docente, il blocco di tutte le applicazioni compresa appunto MS Teams e quindi la perdita del collegamento audio-video con il docente e la sessione d’esame.
Per lo stesso motivo, se il dispositivo usato per l’esame ha il salvaschermo, è necessario disattivarlo prima di iniziare, in modo da evitare che le impostazioni di sicurezza suddette blocchino lo svolgimento della prova sul computer.
È necessario che l’esame venga svolto in un ambiente idoneo, sufficientemente luminoso e non rumoroso, in modo che la Commissione esaminatrice possa vedere bene il viso del candidato e che la comunicazione possa svolgersi in modo comprensibile.
Nella stanza non devono essere presenti altre persone oltre al candidato, e la scrivania deve essere sgombra da fogli, appunti, libri o altro, inclusi altri dispositivi diversi da quello usato per l’esame.
È consentito l’utilizzo di penna e foglietto per trascrivere il codice esame (exam key, inviato dal docente) per l’accesso alla prova tramite Exam.net
PROCEDURA DI ESPLETAMENTO DELLA PROVA SCRITTA
Poco prima dell’orario d’inizio previsto per la prova scritta, gli studenti prenotati devono avviare il collegamento a MS Teams. Se si usa la combinazione pc+webcam staccabile, il collegamento alla videoconferenza deve essere effettuato via web. Se invece si usa la combinazione pc+secondo dispositivo come webcam, sono possibili due opzioni:
1) Accedere a MS Teams su entrambi i dispositivi, ricordandosi che l’accesso dal pc deve avvenire esclusivamente via web.
2) Accedere a MS Teams solo dal secondo dispositivo (quello che funge da webcam), ricordandosi di mantenere attivi fotocamera e microfono per tutta la durata dell’esame.
Dopo il collegamento con la commissione esaminatrice e la fase preliminare di accertamento dell’identità di ogni candidato (secondo le linee guida reperibili nella sezione “Didattica online” del portale di Uniba), gli studenti:
- ricevono dal docente, tramite chat, il codice esame (exam key)
- senza chiudere la videoconferenza, si collegano alla piattaforma Exam.net (https://exam.net/)
dove viene visualizzata una finestra di login. Gli studenti dovranno selezionare quella
“Studente” e inserire il codice esame (Fig.1)
Fig.1
- Successivamente, occorre inserire i dati richiesti in una nuova finestra (nome, cognome, e- mail, matricola), e poi cliccare su “Recupera l’esame” (Fig.2)
Fig.2
- Una volta che il docente ha aperto l’esame (in modo che tutti i candidati di una sessione possano cominciare contemporaneamente), ogni studente visualizzerà il testo della prova (in alto) e il foglio di lavoro su cui scrivere le risposte (in basso), come è mostrato nell’esempio in Fig.3
Fig.3
Notare che, se necessario, è possibile comunicare (messaggi brevi) con il docente tramite chat (in alto a sinistra). In caso di problemi, è comunque consigliabile attivare il microfono su MS Teams e chiamare il docente.
- Una volta terminato l’esame, lo stesso viene inviato al docente tramite il tasto in alto a sinistra “Invia esame” (Fig.6)
ATTENZIONE: gli studenti che consegnano la prova (l’invio comporta anche l’uscita dalla piattaforma Exam.net) sono tenuti a rimanere collegati in videoconferenza, con microfono e telecamera attivi, fino alla fine della sessione.
IMPORTANTE:
- Gli studenti devono mantenere webcam e microfono ACCESI per tutta la durata dell’esame - Se uno studente è sorpreso a copiare la sua prova è annullata
- Se uno studente lascia la sua postazione prima della fine della prova il suo esame è annullato - Interruzioni di varia durata della connessione internet sono gestiti dalla piattaforma e non
impediscono allo studente di continuare a scrivere, per cui esse non costituiscono motivo di annullamento della prova. Se uno studente perde la connessione per un periodo più lungo o definitivamente (per l’intera durata della sessione), lo studente dovrà presentarsi all’appello successivo.
