Ufficio Attività Strumentali
Autorizzazione a predisporre atti alternativi alla proroga tecnica del contratto di FM3 per assicurare l’affidamento sei servizi essenziali al funzionamento delle strutture dell’Istituto nella regione
Relazione
Il 31/12/2019 scadrà il contratto di facility management stipulato con Ordine di Acquisto nr. 2154661 del 3/6/2015 con Manitalidea SpA, in adesione alla convenzione Consip FM3.
Con determina n. 727 del 19/12/2019 veniva approvato il programma dello scrivente ufficio di proporre formalmente a Manitalidea una cd “proroga tecnica” dei servizi del sopracitato contratto di durata massima annuale fino al completamento dell’aggiudicazione di un contratto centralizzato a cura della DCA e salvo risoluzione anticipata per intervenuta adesione a Convenzione Consip SpA a carattere obbligatorio o comunque maggiormente conveniente.
Oggetto della prevista proroga, in particolare, sarebbero stati i servizi risultanti dalla riduzione dell’ambito di operatività del contratto attuata preliminarmente con “atto aggiuntivo” n. 9. A tale atto e ai contenuti della relazione istruttoria, nonché ai precedenti atti ivi richiamati, si fa qui pieno rinvio, con particolare riferimento alla descrizione del contesto di riferimento (aggiudicazione centralizzata a cura della competente Direzione Centrale in corso), alle motivazioni della scelta e alla rapida dinamica evolutiva della situazione del consorzio Manitalidea SpA, dinamica che ha condizionato non solo le ipotesi esaminate, ma anche i tempi decisionali.
In sintesi, per coprire il periodo di attesa dell’aggiudicazione centralizzata in corso a cura della DC Acquisti, si è optato per puntare alla proroga con Manitalidea perché, pur nella consapevolezza delle difficoltà di Manitalidea, allo stato dei fatti rappresentava la soluzione giuridicamente più idonea e gestionalmente più economica ed efficace per dare copertura ai servizi (peraltro in coerenza con le scelte di altre DDRR), considerando in particolare che:
a) il rischio che Manitalidea potesse non riuscire a sostenerne l’esecuzione per la crisi finanziaria attraversata era stato fortemente ridimensionato, come probabilità e impatto, dalle seguenti azioni preliminarmente messe in atto dalla DR Piemonte:
1. la scelta, inizialmente imposta a Manitalidea e poi da questa condivisa (e anzi estesa ad ulteriori servizi accessori) di ridurre l’ambito dei servizi attivi tramite atto aggiuntivo da sottoscrivere poco prima della scadenza del contratto, al fine di eliminare quelli, in subappalto, su cui Manitalidea presentava maggiori debolezze per motivi legati alla crisi di liquidità;
2. la circostanza aggiuntiva che la DR Piemonte aveva già iniziato, nel mese di novembre, a pagare direttamente le retribuzioni nette dei dipendenti delle consorziate, compensando poi il credito ai sensi della vigente normativa sui contratti pubblici, consentendo così l’interruzione delle lotte sindacali.
b) Le ultime verifiche circa la disponibilità a sottoscrivere la proroga sembravano positivamente superate, avendo la medesima più volte, nel corso dei ripetuti confronti e incontri intercorsi da settembre 2019:
1. confermato l’interesse e la disponibilità a sottoscriverla (anche nella versione con mix di servizi ridotto, consapevole di non poter più sostenere, almeno al presente, l’intero ambito di operazioni),
2. dichiarato espressamente di essere in grado, tra l’altro, di prestare la necessaria cauzione definitiva pari al 10% del valore della proroga medesima.
A tale scelta si dichiaravano disponibili anche le consorziate esecutrici coinvolte nell’esecuzione dei servizi di pulizie e ausiliariato (essenzialmente portierato e smistamento documenti) non svolti
direttamente da Manitalidea, a condizione che la DR Piemonte potesse continuare, ove necessario, a pagare direttamente le retribuzioni.
c) La Manitalidea era stata nel frattempo acquisita da un gruppo investitore terzo (I.G.I. INVESTIMENTI GROUP), intenzionato a compierne un risanamento finanziario e operativo garantendo continuità alle commesse avviate.
Alla formalizzazione della determina di aggiudicazione e stipula della proroga si è potuti giungere solo in data 19/12 u.s. a causa del laborioso sviluppo (condividendone gli elementi essenziali la DC Acquisti, nella persona del Direttore Centrale e del suo Staff) delle sopracitate attività valutative, preparatorie e di verifica. Il percorso, tuttavia, era stato gradualmente delineato e preparato già nei mesi precedenti, e più recentemente formalizzato attraverso specifici atti, tra i quali:
- nota del 18/10/19 di convocazione di incontro congiunto Manitalidea, consorziate e sindacati, - relativa relazione interna del 30/10/2019,
- relazione interna del 10/12/2019 di impulso alle trattative formali,
- atto aggiuntivo di revisione del perimetro operativo del contratto (precondizione sostanziale come accennato, per la proroga), trasmesso dalla DR Piemonte nella medesima data del 19/12 sulla base delle specifiche di dettaglio confermate dal fornitore solo in data 18/12.
In attuazione della determina, sempre in data 19/12/2019 veniva trasmessa a Manitalidea SpA lettera- contratto prot. n. 7350, con la quale si formalizzava proposta di proroga a condizioni economico-contrattuali pari a quelle del contratto FM3 (come ridimensionato dal contestuale atto aggiuntivo).
Nella proposta ci si riservava comunque la facoltà insindacabile di revocare l’affidamento, ove necessario, in esito al completamento dei prescritti controlli sui requisiti ex art 80 codice dei contratti, ovvero << … in presenza di altri eventuali sopravvenuti gravi motivi impeditivi>>. Tale ultima riserva era suggerita, tra l’altro, dalla circostanza che risultava fissata per successivo giorno 20/12/2019 un’udienza innanzi il Tribunale di Torino sez. fallimentare per valutare un’istanza di fallimento ai danni di Manitalidea. Si dà atto innanzitutto che tale udienza fallimentare non si è poi risolta né positivamente né negativamente (di fatto ha disposto un rinvio al 9 gennaio).
Inoltre si dà atto che, dopo l’invio della proposta, le assicurazioni verbali preliminarmente ricevute da Manitalidea circa la praticabilità dell’operazione (per la quale si era anzi dovuto discutere con il fornitore sul fatto che il perimetro avrebbe dovuto, per sicurezza, essere ridimensionato contro la loro iniziale aspettativa) sono state gradualmente sostituite, nel dialogo serrato in seguito intercorso con i referenti commerciali, da imbarazzate incertezze, rinvii e infine ammissioni circa:
- il fatto che:
o il consorziato Mr Job, a seguito di nuove importanti decisioni strategiche e societarie nel frattempo intervenute (intenzione di cedere lo specifico ramo di azienda e attivazione della liquidazione volontaria per il resto della società, svincolandosi tra l’altro dal consorzio
“Manital scpa”) non fosse più disponibile a partecipare ad una proroga,
o d’altro canto, nessun’altra azienda - consorziata o terza, si dichiarasse in effetti disponibile a partecipare al posto di Mr Job alla proroga per il tramite di Manitalidea (pur potendo contare sulla disponibilità della DR Piemonte a proseguire nei pagamenti diretti),
- la circostanza che, a fronte di tale situazione, i nuovi vertici aziendali di Manitalidea, a dispetto della prospettata disponibilità e interesse alla proroga, al momento non fossero disponibili a occuparsi prioritariamente della questione per trovare soluzioni e poter confermare così la propria adesione alla proposta (o comunque esaminarla in concreto).
Per completezza si deve anche segnalare che, seppure Manitalidea disponga tuttora di un DURC regolare, l’andamento dei pagamenti dei premi Inail ha subito tra novembre e dicembre dei ritardi che, se non
recuperati in breve termine, porterebbero inevitabilmente a perdere tale status di regolarità contributiva (limitando qui l’analisi a quanto specificamente inerente i premi dovuti all’Istituto) in corso di esecuzione.
Ferma restando la validità delle considerazioni istruttorie giuridiche ed economico-gestionali a fondamento della determina precedente sulla proroga, le recentissime evoluzioni sopra descritte hanno portato a ritenere gradualmente sempre meno praticabile, in concreto, la stessa sottoscrizione della proroga.
Sul punto è stata quindi sollecitata una risposta, prima verbalmente e successivamente per iscritto con nota prot. n. 7434 del 24/12 con la quale è stato fissato, a pena di decadenza, il termine espresso del 27/12 h 12:00, termine necessariamente molto breve date le circostanze realizzatesi (in precedenza non era stato specificato alcun termine ritenendo, come dichiarato, che fosse piuttosto interesse diretto del fornitore aderire alla proposta senza indugio).
Nel frattempo state avviate ulteriori valutazioni sulle possibili alternative disponibili all’interno della DR e attraverso successive teleconferenze, con i vertici della DC Acquisti (come accennato, già coinvolta in tutti i passi chiave delle precedenti attività istruttorie). Le valutazioni assumevano naturalmente come premessa di fondo la rapida dinamica dei fatti e la necessità assoluta di garantire comunque la continuità dell’operatività delle sedi (in primis in ossequio al dettame dell’art 97 cost.), condizioni che limitavano di molto le possibilità residue. Esplorata innanzitutto, con esito negativo, la possibilità che la DCA disponesse una temporanea estensione spaziale (nella specifica fattispecie del cd “quinto d’obbligo”) di uno o più dei contratti affidati di recente dalla medesima per altre DDRR con procedura cd. “SDAPA”, si è passati a ricercare ed esaminare, pur nelle more del termine concesso a Manitalidea per aderire alla proroga, le soluzioni alternative a tale ipotesi.
Come per altri servizi di minore rilevanza economica per i quali negli atti precedenti era già stato stabilito, per ragioni di evidente praticità quando non per assoluta necessità, di ricorrere ad affidamento alle ditte esecutrici nell’ambito del contratto FM3, si è valutata la possibilità di richiedere alle consorziate esecutrici Amef Multiservizi e Mr Job la disponibilità a stipulare direttamente un contratto con la scrivente a condizioni operative identiche ed economiche non superiori a quelle proprie del contratto Consip Spa FM3, superando così il motivo essenziale di indisponibilità rispetto all’ipotesi di aderire a una proroga intermediata ancora da Manitalidea. L’urgenza gradualmente creatasi, per cause molteplici e complesse e comunque esogene alla volontà e alla responsabilità della DR, rende infatti ormai non più ipotizzabile ricorso a una procedura di tipo competitivo, seppure negoziata, negli esatti termini previsti dall’art 63 codice dei contratti. Si ravvisano sicuramente le condizioni di eccezionalità, temporaneità e assoluta urgenza ivi previstiti (in particolare al comma 2 lettera c) (<<c) nella misura strettamente necessaria quando, per ragioni di estrema urgenza derivante da eventi imprevedibili dall'amministrazione aggiudicatrice, i termini per le procedure aperte o per le procedure ristrette o per le procedure competitive con negoziazione non possono essere rispettati. Le circostanze invocate a giustificazione del ricorso alla procedura di cui al presente articolo non devono essere in alcun caso imputabili alle amministrazioni aggiudicatrici.>>), ma ad un livello di urgenza tale che anche il prescritto confronto competitivo tra almeno cinque ditte di cui al successivo comma 6 del medesimo articolo non risulta più possibile. In concreto, solo le ditte attualmente esecutrici possono essere in grado di esaminare, nel brevissimo termine residuo venutosi a creare dalle circostanze fattuali, l’opportunità di assumere il servizio (limitandosi a confermare le condizioni economiche già godute e senza doverne prenderne poi in consegna l’esecuzione), oltre a tutte le necessarie fasi che un procedimento strettamente ex art 63 richiederebbe. Il principio costituzionale di continuità amministrativa si ritiene che qui debba necessariamente prevalere.
Va peraltro osservato che, quantomeno in termini sostanziali, l’affidamento, oltre a puntare ad essere il più breve possibile (la DC Acquisti assicura il massimo impegno nel velocizzare l’affidamento del lotto di competenza del Piemonte, prevedendo di poterlo aggiudicare definitivamente entro metà marzo p.v., e di stipulare quindi entro metà aprile), viene in effetti in concreto a configurarsi come una proroga tecnica sui generis, dove due consorziati esecutori prendono il posto, ciascuno per la parte che sta eseguendo a
condizioni operative identiche ed economiche non maggiori rispetto all’attuale contratto, dell’affidatario esistente.
Per le ragioni sopra esposte è stata condivisa con la Direzione Centrale Acquisti l’ipotesi di chiedere alle citate ditte AMEF e Mr Job se disponibili ad assumere la prosecuzione del servizio alle medesime condizioni operative ed economiche. Per poter più facilmente attivare una interlocuzione diretta con i vertici decisionali il contatto con Mr Job, soggetto di dimensioni significativamente maggiori di Amef, è stato attivato dal Direttore Centrale Dott. Danieli, che ha poi scambiato in data 24/12/2019 una mail con il Presidente Dott.
Garretto, con la quale il medesimo rispondeva alla richiesta confermando l’intenzione di procedere come indicato. Nel frattempo, lo scrivente Direttore dell’Ufficio Attività Strumentali ha contattato (verbalmente, in via esplorativa e senza impegno) la legale rappresentante della Ditta Amef, che ha analogamente ha risposto affermativamente.
Quanto agli altri servizi che erano stati mantenuti nel perimetro del contratto per sottoporli a proroga, che oggi svolge Manitalidea direttamente - seppure con difficoltà, si sta procedendo a valutare uno o più affidamenti ai sensi dell’art. 36 del codice (cd “procedure semplificate”), ove possibile in particolare ai sensi dell’art 36 c. 2 lett a) (“affidamento diretto”), comprimendo la durata e/o riducendo al minimo essenziale i servizi da assicurare nelle more del completamento della procedura di affidamento centralizzato del contratto e in ogni caso puntando sicuramente a non superare i costi dell’attuale contratto. A tal fine, come per le ditte AMEF e Mr Job, sono stati anche avviati i controlli sui requisiti generali ex art. 80 del codice dei contratti nei confronti della ditta Nicma, per ragioni storiche buona conoscitrice dei molteplici e spesso problematici impianti elettrici e termo-idraulici delle strutture regionali dell’Istituto.
In termini di durata di questi affidamenti temporanei, va considerato che le aspettative di completamento dell’affidamento centralizzato da parte della DCA si prospettano più lunghe per i servizi di manutenzione rispetto a quelle per i servizi di pulizia e ausiliariato (per i quali come accennato la DCA ha già previsto la massima priorità per il lotto riguardante il Piemonte e quindi tempi idealmente molto brevi), salve comunque ipotesi di allungamento dei tempi dell’una, dell’altra o di entrambe per eventi o fattori imprevisti, quali ad esempio ricorsi con sospensiva. Per quanto precede si reputa prudente puntare a durate massime non inferiori rispettivamente a 9 mesi per le pulizie e ausiliariato (vd. sopra) e 12 mesi per le manutenzioni, salva naturalmente la facoltà di risoluzione anticipata in caso di affidamento centralizzato a cura della DCA o della Consip e di recesso per gravi motivi senza vincoli e oneri, come era già stato previsto per la proroga proposta a Manitalidea SpA.
Alla luce di quanto sopra esposto, e preso atto che, ormai, la proposta di proroga con Manitalidea si deve ormai a tutti gli effetti considerare decaduta essendo nel frattempo spirato il termine fissato senza riposta, si chiede l’autorizzazione a procedere:
- alla negoziazione di contratti con le ditte Amef Multiservizi e Mr Job per i servizi sotto indicati a condizioni economiche non superiori a quelle qui sotto riportate (riferite a durata di 9 mesi):
o DISINFESTAZIONE € 53.120,98
o PRESTAZIONI ORARIE PULIZIA € 4.843,03
o RECEPTION € 429.554,56
o SERVIZI DI CONSULENZA GESTIONALE € 11.164,48
o SERVIZI DI PULIZIA € 413.845,80
utilizzando come riferimento tecnico giuridico la documentazione inerente il contratto FM3 e in particolare le previsioni specifiche del PDI, rev. 17 allegato all’Atto Aggiuntivo nr. 9.
- Alla raccolta di preventivi per l’affidamento ex art 36 comma 2 lettera a) e/O lettera b) per una durata annuale dei servizi manutentivi per i seguenti impianti, a condizioni economiche non maggiori rispetto a quelle qui sotto indicate riguardanti il contratto in scadenza (riferite a durata annuale):
o IMPIANTO DI RAFFRESCAMENTO € 89.356,25 o IMPIANTO DI RISCALDAMENTO € 93.865,23
o IMPIANTO ELETTRICO € 89.649,16
o IMPIANTO IDRICO-SANITARIO € 31.037,49 o PRESIDIO IMP. IDRICO-SANITARIO € 1.255,60
Torino, 27 dicembre 2019
Il Direttore Ufficio Attività Strumentali Dott. Paolo ALDERA
Visto, si approva Il Direttore regionale Dott. Giovanni Asaro
