Appendice A
Codice di condotta1
Così come definito dalla International benchmarking ClearingHouse2, il benchmarking è un processo di definizione ed apprendimento realizzato a partire dall’analisi delle migliori performance di aziende e/o altre organizzazioni indipendentemente dal settore di appartenenza o dalla provenienza geografica.
Gli aderenti si impregnano ad uniformare il loro comportamento nei confronti delle altre aziende ai seguenti principi:
1. Principio di legalità
Nel caso in cui esista un dubbio sulla legalità di un confronto su una determinata attività consultate un esperto legale all'interno della vostra organizzazione.
Evitare ogni azione/decisione che possa condurre o implicare una restrizione del libero commercio, schemi di allocazione riguardanti i mercati e/o i clienti, fissazione di quote o prezzi, manovra delle condizioni di offerta ed accordi nelle contrattazioni, corruzione, ecc.
Non discutere voci di costo con i propri concorrenti se i costi sono elemento essenziale nella definizione del prezzo.
Evitare di acquisire segreti commerciali attraverso qualsiasi mezzo ritenuto non corretto, incluso la violazione o l'incentivo alla violazione di qualsiasi obbligo a mantenere la segretezza.
Non utilizzare segreti commerciali ottenuti con mezzi non corretti o che siano stati rivelati da terzi in violazione ad obblighi di segretezza.
Non diffondere, sia come partecipante sia come consulente, risultati di un progetto di benchmarking a terzi non partecipanti senza prima avere chiesto espressa autorizzazione o criptato i dati.
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Si ringrazia la Dott.ssa Tiziana Corsi della Business International S.r.l. per l’autorizzazione alla riproduzione del Codice di Condotta
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La fonte più recente di informazioni e di assistenza per il benchmarking è rappresentata dalle Clearinghouse questi centri di servizi di benchmarking hanno iniziato a comparire solo nel 1992. La maggior parte delle Clearinghouse è collegata ad organizzazioni non a scopo lucro altre si occupano solo di dati od argomenti specifici. Si veda Robert Camp in Business process benchmarking. Itaca, Milano, 1996.
2. Principio di scambio
Disponibilità a fornire al/i partner del progetto di benchmarking lo stesso tipo e livello di informazioni loro richieste.
Comunicare interamente e con tempestività le informazioni concordate cercando di non disattendere le aspettative; evitando equivoci e creando le condizioni per uno scambio reciproco ed efficace. Presentare dati reali ed esaurienti
3. Principio di riservatezza
Lo scambio delle informazioni deve essere riservato alle entità coinvolte nel progetto. Le informazioni non devono essere diffuse all'esterno delle strutture aderenti al progetto senza il precedente consenso dei partner di benchmarking.
4. Principio di utilizzo delle informazioni
Le informazioni ottenute attraverso il benchmarking devono essere utilizzate solo per migliorare operazioni, prassi e/o processi presso le organizzazioni partecipanti al progetto di benchmarking.
Per poter utilizzare e diffondere i nomi dei propri partner di benchmarking o i dati ottenuti da procedure di benchmarking è necessario chiedere sempre l'autorizzazione. Le liste dei contatti o comunque tutte le altre informazioni derivanti dai contatti creati attraverso il Benchmarking Club in qualsiasi forma vengano presentate non possono in alcun modo essere oggetto di scambio o vendita.
5. Principio del contatto diretto
Stabilire i contatti con una società del network tramite il focal point (figura designata ai contatti di benchmarking all'interno dell'azienda).
Rispettare la cultura aziendale delle società partner ed operare seguendo procedure concordate.
Creare un patto bilaterale con il proprio partner di benchmarking per garantire l'assenza di interferenze e/o di responsabilità nei confronti di terzi.
6. Principio del contatto con terzi
Ottenere l'autorizzazione da parte della società di cui ci viene richiesto un contatto prima di fornirne il nome.
Evitare di comunicare pubblicamente il nome di un contatto senza una precedente autorizzazione.
7. Principio di preparazione
Prima di stabilire un contatto con altre organizzazioni essere certi di aver completato tutte le azioni preliminari al confronto.
Impiegare al meglio il tempo del/i partner di benchmarking dimostrandosi rigorosamente preparati durante ogni scambio.
Collaborare con i propri partner di benchmarking prima di ogni incontro predisponendo un questionario dettagliato ed un ordine del giorno.
8. Principio del completamento
Rispettare tutti gli impegni presi con i propri partner.
Completare i progetti in corso fornendo anche i dati richiesti dai partner, così come stabilito nei reciproci impegni.
9. Principio di disponibilità ed azione
Cercare di comprendere a fondo le aspettative dei propri partner.
Agire nei confronti dei propri partner di benchmarking come si vorrebbe che questi agissero nei nostri confronti.
Comprendere il formato e le modalità con cui i partner di benchmarking preferiscono ricevere le informazioni, ed utilizzarle come riferimento nel processo di scambio.
Protocollo da seguire nel benchmarking
1. Conoscere ed attenersi al Codice di Condotta di benchmarking.
2. Conoscere la metodologia di benchmarking ed applicarla nei contatti, nel rispetto delle fasi previste.
3. Prima di contattare potenziali partner: definire con chiarezza gli obiettivi, le variabili di performance e le relative metriche, individuare le organizzazioni che presentano perfomance davvero superiori (anche con il supporto del Benchmarking Club), eseguire una misurazione puntuale del proprio processo. 4. Preparare un questionario ed inviarlo con notevole anticipo al/ai partner
5. Essere in grado di fornire le adeguate informazioni ai partner o di mobilitare la propria organizzazione quando necessario.
6. Procedere seguendo un piano di lavoro prestabilito e concordato (definire il programma e la tempistica degli incontri).
Regole di comportamento
Provvedere in precedenza alla definizione di una agenda dell'incontro. Essere professionali, leali, disponibili e solleciti.
Presentare in anticipo tutti coloro che intervengono all'incontro e motivare la loro presenza.
Seguire il programma inviato.
Utilizzare un linguaggio comprensibile.
Assicurarsi che nessuna delle parti diffonda informazioni riservate senza prima avere ottenuto l'autorizzazione.
Descrivere esattamente i propri processi e fornire tutte le informazioni utili alla migliore conoscenza reciproca.
Mostrarsi disponibili a facilitare incontri successivi. Terminare gli incontri nei tempi previsti.
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