ANALISI DEGLI SCOSTAMENT

A questo punto, prima di proseguire con la costruzione del modello di data mining, i nostri dati sono organizzati in maniera tale da poterci fare un’analisi degli scostamenti. Si calcoleranno perciò gli scostamenti generali, per prodotto e per mercato, in modo da avere una visione chiara su quali prodotti presenti nel portafoglio aziendale riusciamo a fare delle previsioni più precise o se ci sono delle aree di vendita che presentano meno coerenza. Nell’attività di reporting il Controller deve cercare di capire quali sono le informazioni importanti per il destinatario e cercare di sintetizzarle fino all’essenza rendendole il più chiare e facilmente possibile.

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Come spiegato nel capitolo 2 di questa tesi, l’analisi degli scostamenti è un classico del controllo di gestione, attraverso la quale si scompongono gli effetti che hanno determinato un certo scostamento rispetto al budget in elementi che ricadono sotto la responsabilità di diversi soggetti. Questa particolare tecnica contabile si articola in un sistema complesso di calcoli che, attraverso la scomposizione degli scostamenti globali in scostamenti elementari, evidenzia l’andamento della gestione rispetto agli obiettivi fissati e le tendenze evolutive in atto. Dalle informazioni ottenute otteniamo un’analisi più accurata e puntuale della gestione che da un lato serve a ricercare le cause e dall’altro a monitorarne l’andamento e ad individuare possibili strategie per il futuro.

Affinché sia completa e che non rimanga ad un livello di analisi generale è necessario che siano presenti i prezzi e i volumi di vendita. Nel nostro caso purtroppo questi dati non sono a nostra disposizione quindi non possiamo vedere nel dettaglio se il raggiungimento del budget sia legato o meno ai prezzi oppure al volume. Quello che possiamo fare è calcolare gli scostamenti generali e tramite un grafico particolare (Grafico Waterfall) vedere quale prodotto o quale area è più responsabile di tale differenza fra budget e consuntivo.

4.3.1 Creazione di una tabella riassuntiva attraverso una MACRO

Quello di cui abbiamo bisogno per poter procedere è che i dati totali di tutti i prodotti siano riassunti in una stessa tabella in modo che sia agevole creare un grafico. La tabella obiettivo che ci serve di creare raccoglierà i totali di tutte le misure che abbiamo trovato per i 13 prodotti e che adesso sono contenute singolarmente nel vari fogli del file Excel. Costruire le varie tabelle riassuntive con lo stesso layout ha comportato che i valori che ci servono siano tutti presenti nelle stesse celle dei vari fogli.

Per esempio, il totale delle vendite per l’anno 2010 è sempre contenuto nella cella Q14, la deviazione standard per l’anno 2011 nella cella X16 e così via per ogni foglio del file. Se avessimo dovuto procedere manualmente con la funzione copia e incolla non solo l’operazione avrebbe portato via una quantità notevole di tempo ma avrebbe anche aumentato il rischio di errore. Programmare una routine di Excel non è un compito che spetta ad un Controller ma saperlo fare rappresenta un grosso vantaggio per chi si occupa di controllo di gestione. Soprattutto nelle fasi di analisi, riuscire ad automatizzare questo tipo di attività porta diversi benefici fra cui avere più tempo per analizzare i dati e dimostrare che il compito è stato svolto velocemente e con precisione.

- 77 - In particolare Excel e gli altri programmi della suite Office mettono a disposizione dell’utente il linguaggio VBA (Visual Basic Applications) attraverso il quale l’utente può ordinare al programma di eseguire un certo numero di operazioni, in una certa sequenza e considerando eventuali eccezioni (if) e ripetizioni (cicli e chiamate).51

Excel mette a disposizione un’interfaccia dove poter inserire e modificare il codice VBA. Per accederci è sufficiente premere la combinazione di tasti Alt+F11, oppure con Excel 2007 e successivi seguire il comando Visualizza Macro Visualizzazione Marco Modifica. L’editor si divide in tre sezioni:

1. L’area di progetto: dove sono elencati tutti gli oggetti attivi in Excel;

2. L’area delle proprietà: per ogni elemento evidenziato sarà disponibile l’elenco delle proprietà associate che potranno essere modificate da questo spazio o direttamente dal codice VBA che inseriremo;

3. L’area del codice: in questo spazio si può scrivere il codice che verrà eseguito.52

Poiché quando è stato aperto l’editor per la prima volta non era registrata né presente alcuna macro, l’ultima sezione non era presente e quindi non c’era lo spazio per immettere il codice VBA. È stato perciò necessario inserire il contenitore di codice nella cartella di lavoro. Per farlo è stato sufficiente andare nella prima delle sezioni (Progetto – VBAProject), cliccare con il tasto destro del mouse ed eseguire il comando: Inserisci Modulo. Il codice che abbiamo usato è stato modificato affinché funzionasse per lo scopo che ci eravamo prefissati ovvero riunire tutti i dati per noi rilevanti in un’unica tabella. Il codice53 di partenza era questo:

51

G. FLORIA, Excel per il Controllo di Gestione, Tecniche Nuove, 2013, pp. 287-288 52 _{G. FLORIA, Excel per il Controllo di Gestione, Tecniche Nuove, 2013, pp. 294-295} 53 _{http://www.pc-facile.com/forum/viewtopic.php?p=569730}

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Ed è stato modificato nel seguente:

La tabella che ne risulta appare nell’ultimo foglio del file, denominato Riepilogo, è rappresentata in figura 4.7 in cui sono presenti i dati più importanti per tutti i prodotti dell’azienda.

Come si può vedere dalla figura è stato anche aggiunto per completezza un pulsante per l’aggiornamento, così nel caso i dati dovessero modificarsi basterà ri-eseguire la macro cliccando sul pulsante di controllo. La procedura seguita è stata: cliccare sull’icona Microsoft Office e poi su Opzioni di Excel. Nella categoria Impostazioni generali della cartella Opzioni principali per l’utilizzo di Excel è stata selezionata la casella di controllo Mostra scheda Sviluppo

- 79 - sulla barra multifunzione. In quest’ultima scheda, nel gruppo Controlli si è scelto Controlli Modulo e poi Pulsante. Infine è bastato fare clic nel punto del foglio di lavoro in cui inserire il pulsante e assegnare la macro dalla finestra di dialogo che appare automaticamente.54

Figura 4.7: Tabella Riassuntiva di tutti e 13 i prodotti

4.3.2 Creazione di un grafico Waterfall

A questo punto abbiamo tutti i dati necessari alla creazione di un grafico Waterfall (anche detto a ponte o a cascata) che ci aiuti a verificare quali prodotti sono più responsabili dello scostamento fra i dati a budget e quelli a consuntivo, così da avere margine di manovra e fare delle analisi approfondite più mirate.

Da un punto di vista teorico questo tipo di grafico è un istogramma in pila con una serie di colore trasparente. Sono sempre presenti quattro serie: barre a terra, ascendenti, discendenti e di supporto (la barra nascosta di colore trasparente). È un grafico complesso che non esiste nella sezione di default così come lo vediamo ma va impostato partendo prima di tutto dalla costruzione della tabella in un determinato modo e poi usando i grafici disponibili in Excel modificandoli fino a raggiungere il risultato desiderato. In generale questa è la parte più complicata della costruzione di un grafico. Il grafico Waterfall è molto utile a rappresentare le

variazioni intermedie che hanno portato una determinata grandezza, in quanto permette di

separare i contributi (step logici o temporali) che generano il risultato finale.55 _{Il grafico}

rappresenta l’evoluzione di una grandezza per fasi successive.

Il primo grafico a cascata che costruiremo riguarda l’analisi degli scostamenti per prodotto per l’anno 2010, perciò copiamo in un nuovo foglio in due colonne vicine i dati a budget e quelli a

54 _{https://support.office.com/it-it/article/Assegnare-una-macro-a-una-maschera-o-un-pulsante-di-} controllo-d58edd7d-cb04-4964-bead-9c72c843a283?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT

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consuntivo: nel nostro esempio ri poi unicamente al totale del bu saranno le barre che stanno ai la consuntivo. Per capire meglio com

Figura

I dati che sono evidenziati nei r significato è intuitivo. Passiamo or che altro non è che la colonna d Waterfall prevede che ciascuna quella di sinistra. Quindi questa contenuto nella precedente casel valore a budget e a tutto si sottrae

Le colonne Minus e Plus sono que discendenti e conterranno delle fo

Ciò significa che se il valore a bud calcola la differenza dei due dati, il valore a budget è maggiore s raggiungimento del consuntivo.

io rispettivamente in colonna D ed E. Una colonna l budget e una al totale per il consuntivo. Queste ai lati, partendo dal totale del budget e arrivando

come è costruita tale tabella si osservi la figura 4.8