CAPITOLO 2 – GESTIONE MAGAZZINO
2.2 LE ATTIVITA’ E I COSTI DEL MAGAZZINO
Sono diverse le attività che fanno parte del magazzinaggio e devono essere
governate e monitorate con estrema attenzione.
Rushton e Oxley 32, individuano le principali attività che caratterizzano la gestione
del magazzino:
1) Entrata delle merci: comprende le operazioni di scarico, ricevimento,
sosta in magazzino, controllo qualità e quantità, registrazione merce
consegnata e segnalazione eventuali anomalie;
2) Stoccaggio: consiste nel trasferimento dei prodotti nei box e conferma dell’allocazione per un eventuale controllo;
3) Prelievo: tutte le attività per prelevare i prodotti al fine di evadere l’ordine, per l’imballo e il controllo;
63 4) Smistamento: suddivisione dei prodotti per mantenere un ordine;
5) Uscita delle merci: caricamento dei veicoli e la spedizione.
I costi da sostenere nell’area del magazzino sono:
▪ Costi di produzione: dipendono dal volume di produzione, dal metodo di stoccaggio e dalla movimentazione;
▪ Costi di imballaggio: sostenuti per l’acquisto dei materiali idonei ad imballare e proteggere i singoli articoli;
▪ Costi di elaborazione delle informazioni: comprendono una serie di iniziative, dai costi sostenuti per la raccolta degli ordini fino alla gestione
dei sistemi informativi;
▪ Costi per vendite perse: derivanti da mancate vendite a causa di un’inadeguatezza del servizio;
▪ Costi di mantenimento delle scorte: derivanti dall’investimento del capitale in scorte o il costo derivante dall’obsolescenza dei prodotti;
▪ Costi di trasporto: riferiti sia al trasporto primario che alla consegna; ▪ Costi di immagazzinaggio: variano in base al volume e al livello di attività,
64 2.2.1 GESTIONE DELLA MERCE IN ENTRATA
“L’attività di ricevimento dei materiali comprende sia le attività fisiche, sia quelle amministrative necessarie per eseguire questa fase nel ciclo produttivo,
fase che potremo definire quale anello di congiunzione fra il mondo dei fornitori
e quello della produzione” 33.
Questa attività comprende anche l’ispezione dei materiali e il controllo di qualità. Le tre fasi principali sono:
a. Il conteggio e la verifica delle bolle ricevute;
b. Il movimento della merce consegnata;
c. Amministrazione e la relativa documentazione.
Avere una fluida gestione dei materiali e un’accurata attenzione per i controlli e per le registrazioni, permette, sia nel breve sia nel lungo termine, di gestire nel
migliore dei modi il flusso operativo. Con un processo lento potrebbero sorgere delle ripercussioni nell’intero ciclo lavorativo e potrebbero verificarsi degli errori nella registrazione di dati in inventario, comportando il rischio di pagare i
materiali non ricevuti.
65 È importante la scelta dell’area in cui avviene il ricevimento della merce, così da agevolare le manovre di consegna, lo spostamento dei materiali tramite mezzi di
trasporto in breve tempo.
L’attività di arrivo della merce è correlata a quella dell’approvvigionamento. Prima dell’arrivo della merce è necessario che qualcuno abbia effettuato un ordine di acquisto.
L’operazione di arrivo della merce è una delle attività focali, insieme all’uscita e al controllo delle giacenze relative alla gestione di un magazzino.
La merce che arriva viene sempre accompagnata da un documento, chiamata bolla
di consegna o di accompagnamento o di trasporto (DDT).
Questo documento è la dichiarazione formale del fornitore e contiene l’elenco di quello che il fornitore ha spedito rispetto all’ordine di acquisto effettuato.
Al momento del ricevimento merce, prima di prenderla in carico nel sistema gestionale dell’azienda, il magazziniere verifica che quanto dichiarato dal fornitore corrisponda in qualità e quantità a quanto riportato nell’ordine di
acquisto (che avrà in copia cartacea o nel sistema informatico).
Dopo aver controllato la corrispondenza fra bolla del fornitore e l’ordine di acquisto, si procede allo scarico della merce, altrimenti verrà contattato l’ufficio
66 contatterà il fornitore per cercare di chiarire lui stesso la questione poiché è un compito specifico dell’ufficio acquisti.
Naturalmente, il ricevimento merce può essere totale o parziale rispetto all’originario ordine d’acquisto: se totale, l’ordine d’acquisto potrà essere tolto dalla lista degli ordini da ricevere; se parziale, esso rimarrà in attesa di
completamento o di eventuale chiusura anticipata a fronte però di istruzioni da parte dell’ufficio acquisti.
Se fosse previsto il controllo qualità (CQ), esso dovrebbe essere eseguito prima
di registrare la merce a magazzino permettendo di inserire solo la merce idonea.
Il sistema informativo può gestire le merci in CQ in archivi virtuali diversi da
quelli per la merce di normale utilizzo.
Con il supporto di un sistema informativo appropriato, solo la merce idonea verrà
caricata, mentre quella non riscontrata verrà gestita separatamente.
Nel caso di un eventuale reso, la merce restituita dovrà essere accompagnata con
una bolla di reso. In nessun caso il personale di magazzino potrà prendere accordi col fornitore in questo senso, ma sarà cura dell’ufficio acquisti gestire la questione con il fornitore e dare le istruzioni del caso al magazziniere.
67 2.2.2 STOCCACCIO E ALLOCAZIONE
L’attività di allocazione consiste nelle decisioni circa le possibili modalità delle collocazioni delle merci negli scaffali, mentre l’attività di stoccaggio è la massimizzazione o meno della superficie totale del magazzino 34.
La corretta definizione di un sistema di stoccaggio delle merci nel magazzino è uno degli elementi che consente l’ottimizzazione dei prelievi, infatti obiettivi di un sistema di ubicazione sono:
• Ridurre i tempi per la collocazione ed il prelievo; • Ridurre gli spazi inutilizzati;
• Permettere l’accesso a tutti gli articoli;
• Permettere una naturale rotazione degli articoli.
Esistono due tipi di ubicazione: statica e dinamica. Con l’ubicazione statica le merci sono stoccate secondo la regola un posto per ogni cosa, mentre nel caso dell’ubicazione dinamica ogni articolo può essere ubicato, volta per volta dove si trova spazio disponibile ad accoglierlo.
34
Payaro, A., 2008, Organizzazione del magazzino. Oltre 100 suggerimenti pratici, casi ed esempi per
68 Il primo tipo di ubicazione richiede uno spazio maggiore ma consente di ridurre i
tempi di prelievo e stoccaggio, il secondo tipo richiede minore spazio ma aumenta
i tempi di prelievo e stoccaggio.
2.2.3 PRELIEVO
Ci sono delle informazioni necessarie per l’operatore che deve prelevare: la
locazione del prodotto da prelevare, la quantità da prelevare di ogni prodotto, la
destinazione dei prodotti prelevati, cosa fare in caso di carenza o di rottura di stock, l’indicazione del prossimo box di prelievo. Il modo con cui si elaborano e si trasmettono le informazioni relative agli ordini influisce sull’efficienza del
prelievo. Le informazioni devono essere facili da leggere e da capire, sia che
vengano trasmesse sotto forma di una distinta di prelievo o tramite un video-
terminale installato a bordo del carrello commissionatore o mediante un terminale
portatile.
Il lavoro di trascrizione del magazziniere deve essere ridotto al minimo, se non eliminato del tutto, ad esempio con l’impiego di terminali portatili 35.
35Rushton, A., Oxley, J., Manuale di logistica distributiva, (ed. it. a cura di F. Boscato), Milano, Franco Angeli, 1993
69 La tecnica dei codici a barre serve per ridurre gli errori di prelievo e rende più veloce la gestione dei dati da parte dell’operatore.
Risulta fondamentale tenere traccia della merce giacente presso il proprio
magazzino, ovunque esse siano ubicate, di quelle presso terzisti in attesa di
trasformazione, di quelle in produzione (non ancora terminate) e delle merci
ricevute da clienti in conto lavorazione. Le giacenze presso i propri magazzini
devono essere distinte da quelle presso i terzisti e presso la produzione, inoltre le
merci di terzi giacenti presso il proprio magazzino in conto lavorazione devono
essere identificabili e distinguibili da quelle di proprietà.
La gestione delle localizzazioni è utile ogniqualvolta il sistema informativo ne
supporti adeguatamente la gestione, per poter indirizzare il personale addetto al
picking e poter allocare al meglio la merce in arrivo. In questi casi le transazioni di ingresso ed uscita della merce devono permettere l’indicazione da parte dell’operatore della localizzazione della merce movimentata, eventualmente suggerendo l’ubicazione ottimale in ingresso sulla base di algoritmi scelti in funzione delle necessità logistiche. Per ogni bene in produzione deve essere
riconoscibile la commessa o il lotto di produzione a cui il bene stesso è destinato.
Oltre alla quantità scaricata, è opportuno che il sistema rilevi, ai fini informativi e
di controllo, il valore associato alla merce scaricata. Questa informazione è
70 permette di rilevare il margine di contribuzione generato dalla vendita nelle
aziende commerciali e di valutare il costo di produzione nelle aziende industriali.
La merce prelevata può essere valorizzata a costo standard o a costo medio ponderato. Le conseguenze legate all’uso di uno piuttosto che di un altro di questi costi sono diverse. Sarebbe preferibile utilizzare il costo standard per i materiali
destinati a lavorazioni interne o esterne ed il costo medio ponderato (di più facile
gestione rispetto al costo medio istantaneo) per i beni di acquisto destinati alla
vendita.
Per una corretta gestione delle informazioni è bene che un movimento di carico o scarico di magazzino sia rilevato in modo tale da poter conoscere l’eventuale collegamento con altri eventi aziendali o documenti rilevanti, quali gli ordini
fornitori, gli ordini clienti, i buoni di prelievo per la produzione, gli ordini di
lavorazione a terzisti e gli ordini di lavorazione da parte di clienti.
Ogni operazione di trasferimento di merce deve essere qualificata con il codice e
la descrizione del bene trasferito, gli estremi del documento di supporto (bolla di
accompagnamento, ecc.) e la quantità ed il valore attribuito al movimento 36.
36Pancotti M., De luca A., Informazioni per la gestione dei materiali – come ottenere un vantaggio competitivo dalla gestione informatica del magazzino, Franco Angeli, Milano, 1994
71 2.2.4 GESTIONE DELLA MERCE IN USCITA
La spedizione delle merci avviene a fronte di ordini di vendita acquisiti dalla
funzione commerciale e della programmazione delle consegne gestita in
collaborazione fra la funzione logistica (ufficio spedizioni) e magazzino, la
spedizione vera e propria è compito del magazzino 37.
La programmazione delle consegne altro non è che un piano temporale che
permette di evadere le consegne in scadenza, tenendo presenti i vincoli che le
condizionano, quali ad esempio i termini di consegna, le priorità, i mezzi disponibili per l’approntamento delle spedizioni e per i trasporti, la capacità operativa del magazzino (personale, mezzi, spazio) e la disponibilità fisica della
merce.
Quest’attività coinvolge il magazzino solo marginalmente ed alla fine della catena degli eventi. Il coinvolgimento del magazzino consiste nel verificare che la merce
possa essere caricata nei tempi adeguati per poter garantire ai clienti la consegna
nelle date richieste.
L’approntamento degli ordini può avvenire in due modi:
1. Prelevando le merci direttamente dalle aree di stoccaggio (scaffalature) e
confezionando gli ordini direttamente (direct picking);
72 2. Portando tutte le merci necessarie all’approntamento ordini in una zona
separata (gross picking) e qui confezionare i vari ordini.
Se si effettuano spedizioni di palletts interi di merci o se si movimentano pochi
articoli probabilmente la prima alternativa è più conveniente. Se invece gli articoli
sono molti, le spedizioni sono molto miste e allora la seconda alternativa sarà più
indicata.
Il picking diretto o per ordine è quello in cui ogni ordine viene completato singolarmente generalmente con un viaggio dell’operatore col muletto per ogni articolo. Tale metodo conviene quando vi sono ordini urgenti, articoli pesanti o voluminosi, grandi quantità per ogni riga d’ordine.
Il picking per articolo prevede che le quantità di ogni singolo codice vengano
accumulate e che la quantità totale sia prelevata e poi smistata nelle singole
spedizioni. Questa tecnica conviene quando gli stessi articoli sono presenti in
molti ordini, quando ogni ordine contiene poche righe, quando le quantità per riga
73 2.3 L’INVENTARIO
Le operazioni di inventario di magazzino comportano, specialmente per aziende
con vasta gamma di beni e grande complessità organizzativa, uno sforzo non
indifferente, mentre le necessità produttive inducono, allo stesso tempo, ad
affermare le procedure previste nel più rapido tempo possibile.
È opportuno che l’impresa sappia dotarsi di un sistema inventariale che pur soddisfacendo le esigenze informative basilari, permetta la massima snellezza
operativa. L’esigenza degli inventari di magazzino nasce dalla necessità, per una
corretta gestione del magazzino, della coincidenza tra valore contabile e valore
reale delle giacenze 38.
Nella gestione di un magazzino si generano sia flussi fisici che flussi informativi
tali flussi dovrebbero combaciare ma non sempre accade e si rende perciò necessario una verifica dell’allineamento delle giacenze fisiche con le giacenze contabili. Le operazioni inventariali oltre a correggere il disallineamento tra
giacenze fisiche e giacenze contabili consentono tramite l’analisi delle rettifiche
di valutare in quale processo si verificano gli errori ed individuare il motivo per
cui i flussi informativi non sono uniformati a quelli fisici,
38De Witt G., La gestione delle scorte – guida operativa per migliorare la produttività delle scorte e dei
74 in questo caso sistemi di gestione automatizzata dovrebbero garantire un maggiore
allineamento tra i due tipi di flussi. Il valore contabile delle giacenze potrebbe
discostarsi dal valore reale per errori di registrazione delle movimentazioni, errori
questi che possono nascere se movimentazioni in ingresso o di uscita non vengono
contabilizzate o vengono contabilizzate male.