I benefici di un sistema ERP per le PMI e le multinazionali

Un crescente numero di piccole e medie aziende si trova di fronte a delle sfide: competere sul mercato interno, espandersi all’estero, crescere e uscire dalla dimensione di piccola e media impresa. Certe sfide per essere vinte necessitano di una maggiore efficienza aziendale; per questo l’ERP entra in scena come naturale protagonista.

Tuttavia, non sono solo le PMI ad essere spronate per gli stessi motivi a migliorare la propria posizione competitiva nei mercati di riferimento. Anche le grandissime aziende devono costantemente informatizzare i propri processi per meglio gestire l’enorme complessità che devono affrontare quotidianamente, data l’eterogeneità dei mercati a cui si rivolgono.

Ad ogni modo, l’introduzione di un sistema nuovo non è esente da rischi e deve essere portato a termine in un preciso ordine. Il passaggio dal vecchio al nuovo, come abbiamo appurato nei paragrafi precedenti, è molto complesso e varia in base alla realtà aziendale, richiedendo elevati costi e investimenti, non solo in termini di denaro, ma anche in termini di tempo.

Implementare il software, integrarlo in azienda e formare il personale comporta importanti cambiamenti e sicuramente un grosso lavoro, che in base alla dimensione aziendale può essere più o meno gravoso per il management. Per cui in molti casi, si rimanda il cambiamento e si mantengono i sistemi tradizionali. Sistemi che, nel migliore dei casi, sono software gestionali che aiutano l’azienda in singole aree, mentre nel peggiore sono complicatissimi fogli di calcolo. In entrambi i casi comunque il sistema informativo

79 aziendale tradizionale è frammentato dove spesso le informazioni sono ridondanti e sconnesse tra loro, mentre un sistema ERP è invece in grado di superare queste criticità e portare l’azienda ad un nuovo livello di efficienza.

Un’azienda che non ha ancora implementato un ERP può trovarsi di fronte al verificarsi di problemi e di errori molto comuni, come l’eccesso di materie prime, le consegne non previste, i ritardi nella produzione, la scarsa comunicazione tra i vari dipartimenti.

Se tutti i processi dell’azienda, che sono divisi in comparti stagni, diventassero integrati tra loro in un unico work flow, gestito da unico sistema informativo, si risolverebbero tutte queste criticità.

L’adozione di un sistema ERP porterebbe efficienza in tutti gli aspetti delle PMI e migliorerebbe la produttività anche di grandi aziende che magari in un primo momento non avevano scelto di informatizzare tutte le loro funzioni. I miglioramenti non riguarderebbero solo la catena produttiva, ma anche tutto il processo di ideazione, creazione, distribuzione del bene o servizio.

Il risultato che si ottiene è una maggiore efficienza aziendale, competitività, riduzione degli sprechi e decisioni strategiche più rapide da parte del management.

Riassumendo, i motivi per cui si dovrebbe ricorrere all’adozione di un sistema ERP sono i seguenti:

- Integrazione dei vari dipartimenti: gli ERP favoriscono l’integrazione tra le diverse aree aziendali, facilitando così il flusso di informazioni tra i diversi processi aziendali. Grazie a questo, il management può avere una visione completa e aggiornata sulle varie aree aziendali, monitorare real-time tutte le varie funzioni e prendere decisioni strategiche più rapidamente;

80 - Miglioramento della produttività aziendale e unicità della base dati: i dati e le informazioni di tutti i reparti sono resi disponibili in un’unica piattaforma condivisa dall’intera organizzazione. Il tutto avviene senza la necessità di contattare i lavoratori dei diversi dipartimenti e/o senza utilizzare fogli di calcolo per poter raccogliere dati rilevanti. Non c’è ridondanza di dati, non esistono problemi di sincronizzazioni, i dati sono costantemente aggiornati e recepiti immediatamente da tutte le aree: ciò aiuta le aziende a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività;

- Crescita aziendale e riduzione dei costi operativi: le piccole e mede imprese spesso, ma in qualche caso anche le grandi aziende, si limitano all’uso di strumenti più economici come i classici fogli di calcolo o semplici software di contabilità. Questi sistemi possono andare bene fin tanto che l’azienda è molto piccola e con un volume limitato di transazioni. Tuttavia, con l’aumento delle transazioni e la crescente complessità dei processi aziendali, l’implementazione di un sistema ERP diventa sempre più necessaria. Difatti, ad esempio, in presenza di una crescita dei dipendenti, dei clienti, delle attività e delle entrate, la mancanza di un adeguato software ERP potrebbe avere un impatto negativo sulla crescita e sulla competitività di una piccola e media impresa;

- Maggiore flessibilità operativa: uno dei più grandi vantaggi del sistema ERP nelle piccole e medie imprese è la velocità con cui si adatta alle esigenze dell’impresa.

Con un sistema ERP, i vari processi aziendali possono essere gestiti in maniera più flessibile ed efficiente;

- Unica interfaccia per tutti gli utenti: ogni dipartimento aziendale, nonostante svolga funzioni diverse, può accedere allo stesso software, utilizzando la stessa interfaccia ERP;

81 - Miglioramento del processo decisionale: un sistema ERP riesce a unire tutti i dati e a fornire una visione coerente di tutte le informazioni in tempo reale, ovunque e in qualsiasi momento per prendere decisioni strategiche coerenti. Nelle piccole e medie imprese, come per le grandi, quando queste informazioni sono facilmente disponibili e costantemente aggiornate nel software ERP, si possono prendere le giuste decisioni coerentemente con le esigenze dell’azienda.

- Modularità e estendibilità: i sistemi ERP sono caratterizzati da moduli indipendenti ma allo stesso tempo integrati tra loro, ognuno dei quali ricopre una specifica area aziendale. Le aziende che implementano tali sistemi, possono decidere inizialmente di acquistare i moduli indispensabili per avviare la gestione e, poi, eventualmente, decidere di estendere il software con moduli/funzioni aggiuntive.

- Unico fornitore: il fornitore degli ERP non è solo un venditore, ma anche un consulente poiché, grazie alla sua esperienza nel campo, consiglia alle aziende le strategie migliori per gestire le informazioni, e valuta l’impatto che l’implementazione dei sistemi ERP può avere sui processi aziendali. Sicuramente, ai fini del successo di un’azienda, la scelta del giusto fornitore a cui affidarsi è fondamentale.

In conclusione, si può affermare che nonostante i costi di installazione di un software ERP (sicuramente più alti rispetto a un semplice software contabile o ai tradizionali fogli di calcolo) possono risultare relativamente elevati per una piccola e media impresa e molto ingenti per una grande impresa, i vantaggi che ne derivano sono così tanti che lo rendono uno strumento indispensabile per tutte quelle che vogliono espandere il proprio business.

82