2. N ASCITA E CARATTERISTICHE DI UN SISTEMA ERP
2.2. Dai sistemi gestionali tradizionali ai sistemi ERP
Fino agli inizi degli anni ’90 i sistemi informativi (di cui abbiamo parlato nel paragrafo 1.3), nella gran parte delle imprese, erano strutturati in isole informatiche autonome, ognuna delle quali si occupava esclusivamente di una particolare funzione aziendale.
Questa situazione rispecchiava i seguenti aspetti:
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Lo sviluppo incrementale del sistema informativo aziendale che tendeva a procedere per singole aree;-
La rigidità esistente nelle organizzazioni aziendali: infatti l’autonomia di ogni funzione sarebbe stata minata dallo sviluppo di progetti congiunti che richiedevano spesso scelte di compromesso;-
La grande specializzazione dei software, che offrivano soluzioni e competenze sempre più mirate verso uno specifico ambito, come la contabilità, la produzione, la logistica o le risorse umane.Tuttavia, sistemi così articolati potevano comportare l’insorgere di problemi consistenti in azienda.
Le principali criticità erano le seguenti:
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L’eterogeneità dei sistemi: spesso i diversi fornitori avevano differenti abitudini nella rappresentazione dei dati e delle informazioni, e ciò imponeva all’azienda la gestione di una grande quantità di informazioni, le quali potevano essere ridotte semplicemente utilizzando fornitori con abitudini comuni per i vari sottosistemi;
35 Fonte: MAURIZIO PIGHIN, Sistemi informative aziendali, Pearson, Milano, 2018;
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L’eterogeneità e la separazione rendevano molto difficile la realizzazione di una visione comune dei dati presenti nei diversi sottosistemi informatici;-
La separazione dei sottosistemi implicava che doveva essere affrontato un grande sforzo informatico e organizzativo nei flussi di interazione: in azienda le diverse funzioni interagiscono, comunicano, si scambiano dati e questo deve ovviamente avvenire anche a livello informativo;-
L’autonomia dei sottosistemi comportava che molte informazioni dovevano essere memorizzate più volte su archivi diversi, con duplicazioni, ridondanze e possibili disallineamenti che potevano provocare un ulteriore aumento della complessità nelle procedure di gestione.Uno dei grandi limiti dei primi sistemi gestionali è stata l’elevata rigidità, che si manifestava nei seguenti ambiti:
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Nei confronti dell’organizzazione aziendale: le procedure del sistema informativo, se sviluppate ad hoc venivano realizzate coerentemente sulla base dell’organizzazione aziendale, congelandola; se invece erano precostruite, le procedure imponevano una particolare organizzazione aziendale. Spesso, infatti, al variare della struttura organizzativa dovevano essere applicati interventi di personalizzazione o addirittura di completa riscrittura delle procedure aziendali;-
Nei confronti della piattaforma tecnologica su cui erano stati sviluppati. Una volta installato il sistema, cambiare piattaforma hardware o sistema operativo era impossibile, se non prendendo in considerazione una completa revisione delle procedure gestionali.32 Pertanto, negli anni ’90, la complessa gestione dei sistemi informativi articolati in isole ha favorito la rapida diffusione dei sistemi ERP.
Come già ribadito più volte nei capitoli precedenti, l’acronimo ERP sta ad indicare che la sua funzione principale è la gestione e il controllo ottimale di tutte le risorse utilizzate nei processi aziendali. La copertura funzionale dei sistemi ERP è molto vasta e parte dalla realizzazione di un database comune fino alla realizzazione di una completa integrazione di tutti i processi gestionali aziendali, facilitata dal flusso delle informazioni all’interno dell’azienda.
Gli ERP sono composti da sottosistemi che nascono già integrati: condividono una base di dati comune e i sottoinsiemi sono progettati per interagire e cooperare. In tal modo le informazioni possono fluire immediatamente, senza la necessità di elaborazioni intermedie o di conversioni.
Grazie all’adozione di un ERP, le informazioni non risultano essere più frammentate, ridondanti e disperse ed è grazie al fatto che questi sistemi propongono un’integrazione di tutte le attività aziendali sia sotto il profilo dell’architttura informatica sia sotto quello della progettazione logica.
Il campo d’azione degli ERP quindi comprende:
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Le attività gestionali e di routine;-
Le attività interne all’azienda: tutti gli eventi che hanno ripercussioni sulla struttura interna vengono gestiti dagli ERP, mentre quelli esterni, come le attività prevendita, sono invece delegati ad altri sistemi che potrebbero beneficiare dell’integrazione con il sistema ERP.33 Oltre alla funzione unificante di tutte le aree aziendali, gli ERP rappresentano anche dei sistemi informativi flessibili, in grado di assecondare l’azienda nei suoi processi di evoluzione e di crescita, al contrario di quello che erano invece i primi sistemi informativi aziendali che invece non si adattavano in alcun modo alle necessità dell’azienda.
Gli ERP sono dei sistemi altamente configurabili, svincolati dall’organizzazione aziendale e dall’architettura che li sostiene.
La flessibilità e l’elevata configurabilità dei sistemi ERP è garantita anche dal fatto che questi sono articolati in più moduli indipendenti, ognuno dei quali ricopre una specifica area aziendale. Tuttavia, l’organizzazione può acquistare e attivare i vari moduli separatamente, costruendo così un sistema gestionale in grado di evolvere nel tempo, in base alle esigenze dell’azienda.
Alcuni dei più importanti moduli supportati dagli ERP riguardano:
- L’amministrazione: si tratta dell’ambito più importante nelle procedure informatiche. In questo contesto, i vincoli legislativi sono molto stretti e le procedure ben definite in modo da lasciare poco spazio alle innovazioni. Nel tempo, i sistemi che gestiscono il flusso amministrativo si sono evoluti proponendo funzioni avanzate sia di controllo che di integrazione con altri flussi, interni o esterni all’impresa;
- La logistica: il fusso logistico si occupa del trattamento dei materiali, quindi della loro movimentazione in azienda, dell’analisi dei costi e delle valorizzazioni ad essi riconducibili. Queste sono le procedure più operative dell’azienda, quelle più soggette alle variazioni del mercato;
34 - Il ciclo attivo (vendite): il flusso attivo costituisce l’interfaccia tra azienda e cliente.
Le attività partono dalla presentazione dell’offerta alla fatturazione, passando per l’acquisizione dell’ordine e finiscono con la consegna al cliente. Gli attori principali nel flusso attivo sono ovviamente i clienti ai quali l’azienda propone e fornisce i prodotti/servizi;
- Il ciclo passivo (acquisti): il flusso passivo costituisce, invece, l’interfaccia tra azienda e fornitori per l’approvvigionamento dei materiali o per la richiesta di lavorazioni;
- La produzione: si tratta di uno dei flussi più articolati dei sistemi ERP. È fortemente dipendente dal settore merceologico in cui l’azienda opera e dalle modalità produttive adottate. Spesso, i produttori di ERP, per ridurre la complessità che un prodotto unico avrebbe, adottano sistemi di verticalizzazione. È un processo in cui un’impresa acquisisce, o con nuovi impianti, oppure acquistando altre imprese, le funzioni che prima svolgeva a monte e a valle della filiera produttiva.
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