3. L A STRUTTURA TECNOLOGICA DI UN SISTEMA ERP
3.3. Le analisi fondamentali prima dell’implementazione
3.3.1. Functional Fit Analysis
L’obiettivo di tale analisi è quello di stabilire come le due caratteristiche più importanti degli ERP, ossia l’integrazione dei dati e il supporto alle best practices, possano migliorare i processi di un’azienda grazie all’implementazione di questi sistemi.
La Functional Fit Analysis ha un forte collegamento con la mission66 aziendale, ovvero quella di creare un valore che, per la maggior parte delle imprese, è sinonimo di profitto (inteso come differenza tra costi e ricavi). Qualunque strategia un’organizzazione persegua, il sistema ERP può supportare i processi e il management aziendale con l’integrazione dei dati e delle best practices.
Esistono però delle trappole che devono essere evitate quando si connette l’implementazione degli ERP alla value proposition67.
Una di queste trappole ha luogo quando l’implementazione dei sistemi ERP che supporta le best practices anziché creare valore aziendale, invece lo distrugge. Infatti, l’adozione
66 È lo scopo principale dell’azienda, ossia la giustificazione alla sua stessa esistenza e rappresenta quello che la contraddistingue dalle altre imprese. Serve a decidere quali risorse utilizzare per raggiungere determinati obiettivi.
67 È la proposta di valore che l’azienda fa al mercato. Si tratta dei vantaggi che il consumatore percepisce di ottenere dall’acquisto del prodotto/servizio offerto da quell’azienda sul mercato.
60 delle best practices non deve essere necessariamente ideale. Molte aziende hanno un vantaggio competitivo rispetto alle altre solo perché non applicano una diffusa modalità di lavoro.
Ogni fornitore di ERP possiede delle best practices che potrebbero divergere con quelle già esistenti dall’azienda che decide di implementare un sistema di ERP. Ciò potrebbe rappresentare un rischio. Quindi, una buona Functional Fit Analysis può mitigare tale rischio.
A tal proposito, esistono quattro opzioni per adattare le best practices impostate dal fornitore degli ERP agli attuali processi di business in azienda.
La prima opzione è il processo di replica (o process replication) in cui le aziende configurano i sistemi di ERP in modo che vengano replicati (e quindi resi uguali) agli esistenti processi di business. Quando quest’opzione è perseguita nella sua forma più estrema, l’implementazione degli ERP avrà un impatto limitato sui processi di business aziendali perché risultano essere coincidenti. Ci si può aspettare che l’implementazione porterà dei benefici limitati, se non viene raggiunto nessun miglioramento a livello di processi di business.
La seconda opzione è il processo di modifica (o process modification) dove i processi di business vengono completamente adattati in modo da essere coerenti con le best practices offerte dal sistema ERP. Questa opzione provoca un maggiore impatto nel lavoro di ogni giorno, poiché comporta una formazione degli impiegati e una riorganizzazione aziendale continua.
La terza opzione propone la modifica del software (o software modification) ed è l’esatto contrario di quella precedente. Consiste nella configurazione, nel decentramento e nella
61 modifica del sistema ERP in modo che gli esistenti processi di business vengano supportati dalle best practices nel miglior modo possibile.
La quarta opzione è l’esplorazione (o exploration) che incentiva l’esplorazione e la selezione della migliore opzione per il processo interno. Questa è nella maggior parte dei casi l’opzione migliore, poiché offre un ottimo bilanciamento tra gli ottimali business process interni all’azienda e le best practices ottenute dall’adozione di un ERP.
Sicuramente la seconda e la terza opzione sono le più criticate, poiché presuppongono alti costi di adattamento, poca flessibilità e allungano il time-to-market68, ossia il tempo di introduzione di un nuovo prodotto aziendale sul mercato.
L’approccio utilizzato dalla Functionl Fit Analysis comincia con la creazione di una lista in cui sono inclusi tutti i processi di business che verranno supportati dall’adozione degli ERP. Successivamente, dopo la creazione di tale lista, l’esplorazione è compiuta per ogni processo supportato da ogni sistema ERP preselezionato. Nella figura 6 sono rappresentati graficamente tutti gli step di questa fase.
68 Il termine indica il tempo che intercorre dalla creazione di un prodotto alla sua effettiva distribuzione e commercializzazione sul mercato.
Figura 6: Gli step della fase di esplorazione nella Functional Fit Analysis
62 Il primo step è quello di determinare se le best practices supportate dagli ERP risultano essere perfettamente complementari ai processi di business aziendali in corso. Quando esiste un perfetto collegamento tra i due, può essere utilizzato un processo di replica (process replication), senza costi né rischi addizionali.
Quando invece non esiste nessun collegamento tra i due elementi, si verificano due situazioni. Nel momento in cui i processi di business esistenti non rappresentano un vantaggio competitivo per l’azienda, la migliore opzione da utilizzare sarà il ricorso al process modification, ossia alla modifica dei processi che spingerà l’azienda ad implementare una delle migliori pratiche degli ERP (che potrebbe portare benefici come il risparmio dei costi o la riduzione del time-to-market). In questo caso, potrebbero esserci invece dei rischi associati all’operazione di modifica, specialmente dovuti alla resistenza al cambiamento nei processi oppure alla scarsa familiarità con il nuovo processo o con il nuovo sistema ERP.
Se invece, il corrente processo di business rappresenta un vantaggio competitivo o comunque è essenziale per l’azienda in questione, la migliore opzione sarà la modifica del software (o software modification). In questa operazione i costi dovranno essere monitorati, non soltanto durante l’iniziale implementazione degli ERP, ma anche nelle fasi successive del ciclo di vita degli ERP.
Infine, è fondamentale che durante la Functional Fit Analysis siano coinvolti vari project team69, composti da esperti che abbiano non solo un’approfondita conoscenza della corrente situazione dei processi di interni di un’impresa, ma anche del sistema ERP da implementare e che abbiano competenze su come si sviluppi il software.
69 Chiamati team di progetto e rappresenta una squadra creata per portare avanti un progetto e renderlo di successo.
63 L’azienda deve ricorrere a questi specialisti che si possono trovare già all’interno dell’organizzazione, perché parte del personale, oppure che verranno assunti durante il processo di implementazione del sistema ERP.
È inoltre fondamentale il ricorso agli analisti e agli sviluppatori IT del sistema, poichè sono in grado di stimare lo sforzo richiesto per la modifica del software, nel caso in cui sia necessario condurre una simile operazione.