Business process modeling to-be in Missardi

Tenute in considerazione quelle che sono le funzionalità della nuova soluzione IT e quelli che sono gli obiettivi da raggiungere, è stata eseguita la mappatura e descrizione dei principali processi aziendali futura (in parte già affrontata nel precedente capitolo durante la discussione delle funzionalità messa a disposizione da Stealth3000 ). Output ottenuto mediante il seguente approccio:

• Iniziale BPR su carta: si compone di analisi e benchmark, ovvero valutazione dei processi in termini di efficacia ed efficienza (tempi, costi, qualità, soddisfazione del cliente…) e confronto con processi similari dei best in class; riprogettazione: comprende formalizzazione della vision, ovvero i macro elementi e caratteristiche della soluzione desiderata, valutazione dell’impatto sulle persone e della gestione della transizione dall’ as-is al to-be; modellazione: rappresentazione dei processi in versione to-be mediante lo stesso linguaggio unificato usato per la configurazione as-is.

• Matching e scelta: questa attività prende in esame gli output dell’attività precedente e della fase 2. Si confronta quindi ciò che è stato pensato come soluzione ideale su carta con le funzionalità offerte dal software per il miglioramento dei processi. Considerando quindi ogni singola attività che va a comporre il processo ed il flusso dell’intero processo, è analizzato se il software è allineato con

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quanto progettato, in caso negativo si attiva un’attività decisionale su come colmare il gap emerso o rivedendo e ridimensionando quanto inizialmente progettato su carta per adattarsi alle best practices offerte dal software, oppure mantenendolo e predisponendo invece personalizzazioni da apportare al software per sodisfare quanto progettato. Discriminanti nella scelta sono tempi, costi e fattibilità stessa dell’implementazione, oltre che il grado di importanza e urgenza del cambiamento progettato e per risolverle sono intercorse telefonate e state svolte riunioni presiedute dai due project managers con l’intero gruppo di progetto partecipante.

Realizzazione prototipo

Per supportare al meglio le esigenze di velocità e flessibilità il supporto informativo a questo processo è il PLM Tex Define, piattaforma unica e visibile da ufficio prodotto, modelleria e responsabile di produzione.

Il processo come nel caso attuale si attiva sempre con l’arrivo di un figurino o bozzetto da parte del cliente, generalmente via mail; a questo punto l’utente appartenente all’ufficio prodotto si occupa di inserire a sistema:

 Codifica del modello del capo (per semplicità si utilizza la stessa inviata dal cliente)

 Codice cliente al quale è associato il modello, codice già inserito precedentemente su Stealth in anagrafica cliente e al quale si può accedere grazie all’uso di un database condiviso  Data di consegna del capo

Una volta completate queste operazioni il capo entra a far parte della lista di lavori da eseguire, lista alla quale può accedere anche il reparto modelleria ed in questo modo i due uffici possono lavorare

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in simultaneo aggiungendo e linkando foto del modello al figurino mano a mano che si sviluppa e programmando la realizzazione dei cartamodelli in maniera più semplificata, grazie alla possibilità di visualizzare le date e di conseguenza i modelli più o meno urgenti da sviluppare. Al tempo stesso l’ufficio prodotto, linea diretta di comunicazione col cliente, ha sempre immediata vista della schedulazione e avanzamento della realizzazione dei prototipi mano a mano che i cartamodelli sono sviluppati, in modo tale da gestire eventuali ritardi.

L’ufficio prodotto si occupa anche di inserire sullo stesso ambiente di lavoro distinta base e ciclo di lavoro associato al modello, informazioni che mano a mano che il prototipo segue il suo ciclo di realizzazione sono aggiornate anche dalla responsabile di produzione con i dati effettivamente riscontrati, dati quali:

 Operazioni e lavorazioni particolari  Tempi

 Foto di operazioni particolarmente difficili o desuete da quelle routinarie

Alla realizzazione del capo, come sempre, segue una fase di fitting e disfettamento e conseguente aggiornamento dei costi a quelli previsti nel ciclo di lavoro iniziale. Fase propedeutica a quella di determinazione dei prezzi ad opera della responsabile di produzione. Una volta che il prezzo è deciso, cessa l’uso del PLM, i dati sono esportati sull’ERP, strumento necessario a seguire le successive fasi di spedizione e fatturazione con documento di fattura generato in automatico andando a leggere le informazioni necessarie in ordine e listino di vendita entrambi identificati dal qualificatore “prototipo” e le condizioni commerciali direttamente in anagrafica cliente dove è possibile scindere quelle valide in normali condizioni di vendita da altri casi particolari quale ad esempio proprio quello di vendita di prototipo.

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Il processo si attiva, così come nella situazione attuale, con l’arrivo degli ordini dei clienti, in questo caso però il caricamento non è più manuale, bensì automatico tramite regole di salvataggio di files che arrivano tramite mail generalmente in formato Excel e successiva transcodifica nel formato necessario all’import su Stealth, pratica che si snellisce ancora di più nel caso di alcuni clienti che utilizzano lo stesso sistema informativo di Missardi e perciò le informazioni arrivano già nel formato utile ad un import automatico. In maniera altrettanto automatica sono generate:

 Conferma d’ordine in formato PDF  Invio via e-mail della conferma d’ordine

Anche il caricamento di distinta base e ciclo di lavoro avviene automaticamente, essendo documenti nati in fase di prototipia in ambente PLM laddove è stato possibile da tutti i reparti coinvolti gestire le codifiche dei materiali, allegarli di foto e disegni o documenti di supporto, se necessari, e visione e gestione dei costi.

Nel caso di produzione di capi in conto lavoro, arrivando in sede direttamente la codifica dei materiali coinvolti ed anche la distinta base, si taglia l’operazione attuale di copia ed inserimento manuale delle suddette informazioni mediante import automatico della Diba (inviata su foglio Excel) e creazione delle anagrafiche dei materiali dalla stessa Diba appena caricata.

Per quanto riguarda gli approvvigionamenti tramite la procedura MRP sono creati in automatico (previa conferma dei suggerimenti come esemplificato nel capitolo precedente) ordini a fornitore, avendo a disposizione inoltre la possibilità di parametrizzare logiche diverse differenziando per tipo di commessa o tipo cliente.

In maniera automatica, conseguentemente alla creazione dell’ordine, viene inviato via e-mail e viene ricevuta la conferma d’ordine. È inoltre possibile gestire automaticamente le date di consegna richieste e confermate dallo stesso fornitore, in caso di mismatching fra le date invece è richiesto l’intervento dell’utente il quale dovrà preoccuparsi di effettuare una fase di contrattazione (per mail, telefono …) e poi inserire la data aggiornata.

La fase di registrazione arrivi da fornitore risulta semplificata mediante l’inserimento del quantitativo di materiali già inseriti e proposti dal sistema andando a leggere le righe ordine a fornitore ancora aperte.

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Il primo step fondamentale per una corretta gestione del magazzino di pellami e tessuti, ma in generale di qualsiasi magazzino di materie prime consiste nella normalizzazione di un unico metodo di codifica riconosciuto e seguito da tutta l’azienda. Senza entrare nello specifico delle diverse casistiche già esplicitate nel capitolo precedente in generale tutti i codici di materie prime contengono anno di codifica, classe merceologica, cliente al quale è destinato e numero progressivo generato da una procedura di numerazione automatica la quale per ogni codice nuovo va a leggere l’ultimo numero utilizzato ed aggiunge 1. Si tratta perciò di un codice semiparlante.

Il secondo step riguarda il metodo di riconoscimento delle caratteristiche di ciascun pellame e tessuto, così come avviene tuttora questo è reso possibile mediante l’applicazione di un’etichetta su ciascun lotto di materia prima contente le seguenti informazioni:

 Fornitore

 Codice materiale  Descrizione materiale  Cliente

 Data di arrivo

La novità riguarda il fatto che la generazione di queste etichette avviene direttamente dal gestionale stesso, garantendo quindi univocità dell’informazione, e corredata da bar code utile a facilitare le movimentazioni.

Il terzo step riguarda l’identificazione dell’ubicazione. Su ogni cella del magazzino destinata ad accogliere materiale al suo interno è posta un’etichetta corredata di bar code atta a collocare univocamente nello spazio la suddetta cella grazie all’indicazione di una terna di informazioni:

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 Scaffale  Piano

Che collocano rispettivamente la cella lungo l’asse X, Y e Z di un sistema di riferimento cartesiano. In questo modo la collazione di un materiale di una cella avviene semplicemente leggendo il bar code posto sulla cella ed il bar code posto sul materiale e la sua giacenza ed ubicazione resa immediatamente visibile a sistema per interrogazioni.

L’operatività quotidiana della gestione del magazzino riguarda la gestione degli arrivi della merce dai fornitori. Questo processo si articola in tre attività:

 Registrazione DDT o fattura di arrivo: all’arrivo della merce (a meno che essa venga rifiutata) deve essere registrata a sistema; è un’operazione resa possibile andando ad interrogare il sistema per cliente o per documenti in arrivo, selezionare quello in esame da numero identificativo ed andare ad approvare o cambiare manualmente le quantità arrivate. Fase immediatamente successiva a questa è la stampa dell’etichetta con bar code.

 Check quantitativo fisico con quanto dichiarato sul documento: si tratta di un controllo sul numero di pelli o pezze di tessuto e qualità delle stesse ( in caso di pelli si parla di prima, seconda e terza scelta); per questa operazione il sistema consente la visualizzazione veloce di informazioni circa particolari gestioni di quel materiale come ad esempio l’obbligo di tenere le pelli stese per non alterarne la qualità con pieghe.

 Controllo fattura del fornitore: il sistema permette un controllo con quanto dichiarato in fattura con le condizioni commerciali in essere oltre che sul quantitativo ordinato e quantitativo consegnato; in caso di discordanza si attivano alerts utili alla correzione veloce dei dati.

Una volta caricata e ubicata la merce a magazzino l’ultima fase della gestione riguarda la sua movimentazione. L’aiuto fondamentale per gli utenti consiste nell’uso di un terminale per la lettura del bar code. Sia che si tratti di prelievi scaturiti da lanci di produzione che da prelievi generati da uso di materiali per prototipi o per riparazioni qualsiasi movimentazione deve essere registrato mediante l’uso del terminale. In particolare:

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 Per lanci in produzione: l’utente legge il bar code sulla lista di prelievo, legge il bar code de materiale da prelevare e digita la quantità prelevata, la giacenza viene istantaneamente aggiornata.

 Per altri prelievi: l’utente legge il bar code del materiale, digita la quantità prelevata, seleziona una delle tipologie di movimentazione parametrizzate in fase di configurazione. Produzione

Il grosso cambiamento che investe questo processo è dato dall’uso dell’algoritmo MRP integrato con la suite Vipp che consente una programmazione, schedulazione e controllo della produzione a breve termine, con procedure miste automatico-interattive. Mediante l’utilizzo di questo strumento è possibile visualizzare a sistema:

 Ordini inseriti

 Ordini che possono essere messi in riproduzione  Ordini in produzione e loro stato di avanzamento  Ordini consegnati

 Grado di saturazione di laboratori interni ed esterni  Lead time e tempi di attraversamento

Successivamente ad un’elaborazione MRP ed alla sua generazione di suggerimenti di produzione, compito della responsabile di produzione è aggregare i suggerimenti in commesse di produzione che sanciscono l’avvio della messa in produzione di uno, più o parti di ordini clienti. In automatico sono generati quindi i semilavorati di produzione legati alla fase in cui sono generati dalla classe di impiego, le liste di prelievo che guidano le operazioni di picking dei materiali coinvolti nel ciclo

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produttivo delle commesse lanciate ed i fogli di avanzamento di fase dove sono stampati due codici a barre che segnalano l’inizio e la fine della fase di lavoro accompagnando il capo lungo tutto il suo percorso da un laboratorio al successivo. È inoltre consentita possibilità di modifica delle quantità avanzate in caso di non corrispondenza fra quanto dichiarato e quanto realmente presente.

Per ogni commessa di lavoro è possibile scindere e seguire il ciclo produttivo del capo-staffetta, il primo capo di ogni produzione che se eseguito con esito positivo sancisce anche l’avvio del resto della commessa. È un capo unico, il quale specificato l taglia segue tutte le fasi produttive fino a spedizione e fatturazione al cliente.

Il rientro del capo finito dai laboratori viene gestito come qualsiasi altro avanzamento di fase mediante lettura dei bar code sul foglio di avanzamento di fase, con l’aggiunta ovvio che essendo l’ultima fase del ciclo contestualmente avviene anche il carico del magazzino dei prodotti finiti, magazzino che si può interrogare per avere informazioni sui dettagli dei capi prodotti e caricati in giacenza come colore, taglie e misure.

Le riparazioni sono gestite manualmente mediante movimentazioni da magazzino, spedizione e nuovo carico da DDT identificati dalla causale “per riparazione”. La registrazione puntuale a sistema di queste movimentazioni aiutano l’identificazione di extra-costi utili alla contabilizzazione del profitto totale generato dall’evasione di ordini di clienti.

Spedizione e fatturazione

Questo processo non viene particolarmente stravolto, ma arricchito di automatismi che permettono un flusso più veloce.

Una volta che i capi giungono in magazzino prodotti finiti è possibile consultare a video mediante interrogazioni informazioni e caratteristiche dei capi presi in considerazione, quali ad esempio:

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 Giacenza dei box del magazzino in cui sono destinati i capi  Informazioni sul confezionamento ed incartellinamento  Informazioni sulla spedizione

Per quanto riguarda la spedizione il processo si semplifica mediante import automatico di informazioni inviate dal cliente quali indicazioni sul packing e documenti in allegato da inviare, inoltre in automatico è attivata una procedura per la pesa dei capi e per la formazione dei colli dalla prebolla per la generazione della packing list.

Concluse le operazioni necessarie alla spedizione, si passa alla fatturazione che prevede la generazione da sistema di un documento in cui viene dichiarata un automatico la maggiorazione per campionario e prototipo per tutti quei brands ai quali è applicato un valore percentuale che non varia frequentemente nel tempo ed inoltre un documento di fattura distinto per tipo di ordine, precisamente in:

 Ordine di prototipia  Ordine di campionario  Ordine di collezione