Concettualmente i sistemi gestionali Enterprise Resource Planning (ERP) possono essere definiti come <<sistemi informativi con un’unica base di dati, con l’obiettivo di coordinare e gestire tutte le attività aziendali, rendendo le informazioni disponibili a tutti i livelli organizzativi>>.
44
Per la prima volta in assoluto questi sistemi sono stati progettati dalla software house tedesca SAP (acronimo di “System Analysis and Program Development”) fondata nel 1972 da cinque ex dipendenti IBM, con la mission di produrre un software applicativo standard per gestire i processi in tempo reale.
La loro comparsa all’interno delle aziende trova una prima giustificazione nella loro capacità di supportare la gestione aziendale su piani diversi:
tramite la standardizzazione delle procedure, configurate in base alle caratteristiche dell’impresa;
con l’integrazione delle attività in processi;
attraverso la facilitazione della comunicazione tra le unità aziendali; mediante l’incremento della tempestività e della qualità delle
informazioni prodotte;
Dunque potremmo constatare tutta una serie di caratteristiche peculiari che contraddistinguono un sistema ERP24, quali:
1) Integrazione informativa
I sistemi in questione vengono concepiti come soluzioni applicative integrate; ciò significa standardizzare le modalità di definizione dei dati ed armonizzare la loro struttura ed il loro contenuto mediante uno schema concettuale comune. La struttura degli ERP è concepita in modo da assicurare che i dati abbiano significato mutevole in relazione al tipo di impiego e all’obiettivo finale dell’analisi. L’integrazione permette inoltre di utilizzare una piattaforma informatica unitaria per la gestione di tutte le attività svolte in azienda, riducendo così la complessità del fenomeno gestionale e l’incertezza, la quale accompagna tutte le
24Agliati M., I sistemi amministrativi integrati. Caratteristiche funzionali e strategie di
45
decisioni aziendali e deriva dall’assenza di informazioni coerenti sulle situazioni da affrontare.
I sistemi ERP, quindi, aumentano il volume delle informazioni disponibili e la capacità elaborativa dell’organizzazione, riducendo l’incertezza ed integrando le diverse funzioni, che partecipano ai processi aziendali, migliorando al contempo il flusso informativo e la facilità di circolazione delle informazioni stesse.
2) Modularità
Gli ERP sono software organizzati in moduli, i quali si configurano come un insieme di programmi progettati per uno specifico tipo di elaborazione dei dati aziendali.
In sede di implementazione questa caratteristica permette ampi gradi di libertà, in quanto consente all’azienda di attivare solo i moduli di cui necessita, potendo poi adottare un procedimento di configurazione progressivo che ne inserisca ulteriori in tempi diversi. La software house, quindi, deve fornire i moduli adeguati, rispondendo alle richieste dell’azienda cliente e fornendo al contempo, un prodotto che possa essere ampliato consentendo l’evoluzione dei sistemi gestionali dell’impresa.
L’elevata integrazione tra differenti moduli garantisce la consistenza dei dati ed accelera i flussi di informazione tra le funzioni aziendali, migliorando, in questo modo, l’efficienza della gestione dei processi più complessi.
Ad esempio, i moduli principali del software gestionale SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component), che opera su architettura client/server, sono i seguenti:
46
Figura 11. – Rappresentazione dei moduli in SAP ECC 6.0
- Financial Accounting (FI) = il modulo FI è progettato per la gestione automatizzata dei clienti, fornitori e conti di contabilità generale, in base ad un piano dei conti definito dall’azienda;
- Controlling (CO) = l’obiettivo del modulo CO è quello di rappresentare il flusso dei costi e dei ricavi dell’azienda al fine di supportare l’attività di controllo di gestione;
- Investment Management (IM) = Questo modulo si configura come supporto all’attività decisionale riguardante prevalentemente i processi di investimento;
- Project System (PS) = Modulo assegnato alla pianificazione, controllo e monitoraggio di progetti a lungo termine, altamente complessi e con obiettivi ben definiti;
- Human Resources Management (HR) = Aiuta a gestire risorse che operano in contesti internazionali e multisettoriali, fornendo una
47
visibilità completa sull’intera organizzazione, sullo sviluppo delle Risorse Umane e sulla gestione degli eventi;
- Treasury (TR) = Progettato per gestire e controllare la tesoreria ed il flusso di cassa dell’azienda e quindi supportare l’analisi della dinamica finanziaria;
- Materials Management (MM) = Il modulo MM supporta la gestione degli approvvigionamenti di materie prime e degli inventari; - Sales & Distribution (SD) = Consente l’ottimizzazione di tutte le
attività connesse alla vendita, distribuzione e fatturazione;
- Production Planning (PP) = Il modulo PP viene utilizzato per la pianificazione e controllo delle attività produttive dell’azienda;
- Plant Maintenance (PM) = Modulo di supporto alla pianificazione, esecuzione e completamento delle attività di manutenzione degli impianti;
- Quality Management (QM) = Modulo dedicato alla pianificazione del controllo della qualità, e al supporto delle attività di ispezione e controllo della produzione e degli approvvigionamenti;
- Warehouse Management (WM) = Il modulo WM è rivolto alla gestione operativa del magazzino, proponendo strumenti di pianificazione, di monitoraggio e fornendo un controllo completo delle unità di movimentazione25.
3) Scalabilità
Come accennato prima, gli ERP possono essere incrementati per effetto dell’implementazione di nuovi moduli, che si vanno ad integrare perfettamente con quelli vecchi, consentendo così all’azienda di rispondere tempestivamente al mutamento delle proprie esigenze
48
informative e gestionali. Questa caratteristica rende il software flessibile e consente l’allineamento delle strategie IT con le strategie di business.
4) Unicità del database
Ciascun elemento componente il sistema ERP comunica e si interfaccia necessariamente con un unico database. L’unicità del database è l’elemento chiave alla radice delle caratteristiche d’integrazione dei sistemi ERP, in quanto le diverse applicazioni fanno tutte riferimento a questo unico database, che sarà destinato a gestire tutti gli archivi e tutte le procedure aziendali.
Il database unico rimuove all’origine il pericolo di disallineamento dei dati ed inoltre garantisce piena trasparenza e visibilità alle informazioni prodotte per ogni singolo processo; rappresenta il presupposto per generare informazioni omogenee ed in tempo reale, permette di avere dati sempre aggiornati, affidabili, condivisi e comuni alle diverse unità funzionali, consentendo così di prendere decisioni in un contesto di maggiore certezza.
5) Configurabilità
Questo attributo conferisce flessibilità al sistema ERP, in quanto lascia all’utente finale la possibilità di definire le caratteristiche funzionali dei moduli attivati, in accordo con la struttura dei processi operativi dell’azienda.
Configurare un sistema ERP significa fare in modo che le caratteristiche strutturali del sistema acquisito siano il più possibile conformi alle caratteristiche strutturali e procedurali dell’impresa, onde evitare gravose riprogettazioni organizzative e gestionali.
49
Ricordiamo che il sistema ERP viene venduto dalla software house come applicativo di base che l’impresa dovrà necessariamente configurare in relazione alle proprie specificità a livello di architettura informatica, struttura organizzativa, procedure operative e obiettivi di business, tramite l’utilizzo di tabelle di configurazione.
6) Elaborazione on-line/real time
Tutti gli utenti devono essere connessi al sistema mentre lavorano e tutte le operazioni devono avvenire in tempo reale, gli archivi si devono modificare immediatamente in modo tale che appaiano identici a tutti gli utilizzatori. Tutto ciò permette di evitare alcuni problemi tipici dei tradizionali sistemi legacy, quali il disallineamento o inconsistenze delle informazioni.
7) Best practices
Il sistema suggerisce metodologie di lavoro ottimali, sviluppate dalla software house stessa a seguito delle esperienze maturate grazie alla collaborazione con aziende leader;
8) Architettura Client/Server
L’architettura degli attuali sistemi informativi gestionali deve rispondere a precise esigenze26:
- deve garantire assoluta affidabilità sia per quanto concerne la sicurezza dei dati, sia per quanto riguarda la disponibilità dei sistemi; - deve garantire sufficiente velocità alle operazioni sia nella normale
conduzione, sia in presenza di picchi di utilizzo;
26Quagli A., Dameri P.R. e Inghirami I.E., I sistemi informativi gestionali, Hoepli,
50
- deve poter essere potenziata o ridotta seguendo le esigenze aziendali e/o la disponibilità di nuove tecnologie informatiche27.
Per questi motivi, i sistemi ERP vengono implementati secondo un’architettura denominata three tiers; sono infatti tre i livelli su cui si basa l’esecuzione delle procedure:
1. livello Client: la macchina utilizzata dall’utente;
2. livello Application Server: la macchina che gestisce le procedure 3. livello Database Server: il sistema che gestisce gli archivi
Figura 12. – Architettura di un sistema ERP
La sequenza delle operazioni nelle varie procedure è la seguente: il programma viene caricato sul client, che provvede ad effettuare i primi controlli di merito sui dati inseriti; tali dati vengono passati al sistema
27Si parla rispettivamente di “up-sizing” e “down-sizing”: in generale si ricerca il
“right-sizing” (corretto dimensionamento), ovvero si cerca di adeguare le macchine alle esigenze dell’azienda tenendo conto delle tecnologie disponibili. Da molti anni si sta assistendo ad una disponibilità sempre maggiore di macchine più potenti a costi decrescenti: diventa dunque opportuno controllare continuamente la struttura informatica per verificare che il servizio risulti offerto a costi adeguati alla corrente tecnologia disponibile.
51
che gestisce la procedura interessata. L’application server invia invia la richiesta (query) dei record interessati dalla procedura al sistema che gestisce gli archivi. Il Database Management System ricerca i dati richiesti negli archivi e li restituisce all’application server. Quest’ultimo provvede all’elaborazione dei dati ricevuti e li invia al client, il quale si occupa della visualizzazione dei risultati.