DNA ERP Core: Un software italiano al servizio delle PMI

UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PISA

DIPARTIMENTO DI ECONOMIA E MANAGEMENT

CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN

STRATEGIA, MANAGEMENT E CONTROLLO

TESI DI LAUREA MAGISTRALE

DNA ERP CORE: UN SOFTWARE ITALIANO

AL SERVIZIO DELLE PMI

RELATORE: PROF. STEFANO SARTINI

CANDIDATO: RAFFAELE RUBINO

“Il successo è tanto misurato dalla posizione che hai raggiunto nella vita quanto dagli ostacoli che hai superato.” Booker T. Washington

INDICE

Presentazione della tesi ..………... 8

CAPITOLO 1

I sistemi informativi aziendali

1.2 Evoluzione dei sistemi informativi ……….. 12

1.3 Fasi di sviluppo dei sistemi informativi in Italia ……….. 18

1.4 Il processo informativo ……… 21

1.5 I requisiti fondamentali di un sistema informativo………... 28

1.6 La struttura dei sistemi informativi ………... 31

CAPITOLO 2

I sistemi Enterprise Resource Planning

2.2 La crescita del ruolo dell’integrazione informativa in azienda ……… 40

2.3 Le caratteristiche dei sistemi ERP ……… 43

2.4 Vantaggi e criticità degli ERP ……….. 51

2.5 Un duplice approccio per implementare un ERP ………. 53

2.6 La valutazione dell’adozione di un sistema ERP ………. 58

2.6.1 Il grado di complessità aziendale ……… 58

2.6.2 I livelli di trasformazione aziendale ……… 60

2.6.3 Un modello di riferimento per valutare l’adozione ………. 62

CAPITOLO 3

Il programma gestionale ERP DNA Core

3.2 Come si presenta il programma ……… 69

3.3 Oracle come RDBMS ………... 72

3.4 Personalizzazione del programma ……… 74

3.5 I diversi moduli di DNA ………... 76

3.5.1 Area amministrativo-fiscale ……… 76

3.5.2 Gestione Tesoreria ………... 85

3.5.3 Gestione Tesoreria Avanzata ………... 91

3.5.4 Controllo di Gestione ……….. 96

3.5.5 Area Magazzino ……… 102

3.5.5.1 Gestione dei lotti di magazzino ……… 106

3.5.5.2 Statistiche di magazzino ………... 108

3.5.6 Area Produzione ……… 111

3.5.6.1 Definizione PPP mediante MPS standard di DNA …………...113

3.5.6.2 Distinte Base e cicli di lavorazione ……….. 116

3.5.7 Electronic Data Interchange ……….. 120

3.5.8 Web Service DNA ………. 123

3.5.8.1 Purchasing Portal ……….. 124

3.5.8.2 Sales Portal ……… ……….. 126

3.6 Il caso Castellani srl ………... 127

Conclusioni………... 131

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Presentazione della tesi

A causa della tramutazione tempestiva del mercato odierno, le aziende attuali si ritrovano di volta in volta a creare nuove strategie competitive ed innovative con lo scopo di fronteggiare le innumerevoli sfide che le si possano attanagliare contro, dimostrando con ciò la loro capacità di adattamento ad un nuovo ambiente e di sfruttamento delle opportunità che possono eventualmente insorgere.

Tutto questo non può far altro che rappresentare quella distinta abilità di rispondere celermente alla clientela, cercando di provvedere ad ogni modo alla sua esigenza.

Per il concepimento di prestazioni sempre più elevate, sono perciò anche necessari dei sistemi informativi che consentano una maggiore sincronia tra tutte le diverse attività, funzioni e processi della singola impresa, come ci suggerisce la catena del valore di Porter.

L’utilizzo di un sistema informativo a giorno d’oggi risulta essere fondamentale in azienda, in quanto esso consente di gestire in maniera integrata tutte le informazioni e tutte le attività che la riguardano, rispondendo così alle aleatorie esigenze di mercato.

Dunque il raggiungimento degli obiettivi precedentemente elencati, viene facilitato non tanto dai sistemi informativi tradizionali, quanto da sistemi gestionali integrati (cosiddetti Enterprise Resource Planning o più semplicemente ERP), che sono in grado non solo di gestire le informazioni ma anche di creare un modello di lavoro che rispecchia l’impresa consentendone il controllo totale e aumentandone di conseguenza l’efficienza, diminuendo i costi della stessa.

Nel presente volume, dopo aver introdotto e spiegato in maniera esaustiva quello che effettivamente è attualmente il mondo del sistema informativo aziendale in generale, ed il sistema ERP nello specifico, verrà illustrato nei

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limiti del possibile una soluzione gestionale che ho avuto modo di conoscere ed utilizzare durante il mio periodo di tirocinio formativo presso la società Castellani.it srl, una piccola azienda operante nel settore dell’arredamento per ufficio situata a Montecalvoli, nella provincia di Pisa. Il programma in questione che proporrò altro non è che un software gestionale sviluppato dalla società bolognese ITACME Informatica srl, la quale offre servizi informatici alle aziende da più di vent’anni ad oggi. Nel corso di questo elaborato ho cercato di descrivere ed analizzare al meglio quali, secondo me, fossero gli aspetti principali e portanti che qualsiasi sistema ERP debba possedere, quasi indipendentemente dal tipo di soluzione che un’impresa decida di implementarsi; ricordiamo che il processo di implementazione di un ERP, o anche il passaggio da un sistema informativo ad un altro più avanzato, comporta per l’impresa in questione un sostenimento di non pochi costi, in aggiunta al fatto che molto spesso tale processo risulta essere irreversibile nell’eventualità di un cambiamento itinerante.

In incipit ci terrei a ringraziare il Dott. Marco Gandolfi, nonché direttore generale di suddetta società informatica, per avermi offerto chiarimenti ed osservazioni riguardo il loro prodotto lavorativo.

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CAPITOLO 1

I Sistemi Informativi Aziendali

1.1 Definizione di sistema informativo

Prima di iniziare ad analizzare il significato del termine “sistema informativo” in tutta la sua totalità, è necessario a priori porre una precisazione sulla netta differenza con il sistema informatico; mentre quest’ultimo non è altro che l’insieme di tutte quelle apparecchiature concernenti l’informatica (e quindi sia hardware che software) a supporto della gestione delle informazioni, per il sistema informativo abbiamo in realtà quattro definizioni che si collegano tra di loro.

La prima è quella data da Rugiadini e si tratta di una definizione più contenutistica e finalistica: “l’insieme delle informazioni predisposte per

soddisfare le esigenze conoscitive interne ed esterne”1.

La seconda, decisamente più strumentale, è stata formulata da Sackman: “l’insieme dei mezzi tecnici (risorse tecniche, metodologiche e umane) e la

struttura organizzativa a base del processo”2_.

La terza definizione operativa viene elaborata da Amaduzzi come “il complesso delle procedure per la realizzazione e trasmissione dei flussi

informativi”3_.

Dato che ciascuna di queste tre definizioni prese singolarmente non toccano ampiamente tutti i relativi aspetti di un sistema informativo, in

1_{Rugiadini A., I sistemi informativi d’impresa, Milano, Giuffrè, 1970}

2_{Sackman H., Computers, system science, and evolving society. The challenge of}

man-machine digital systems, New York, Wiley, 1967

3_{Amaduzzi A., Il sistema informativo aziendale nei suoi caratteri fondamentali, in}

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tempi più recenti è stata delineata da Marchi una quarta definizione complessiva che riprende le tre precedenti: “l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono i fenomeni aziendali. Sono procedimenti finalizzati a soddisfare le esigenze conoscitive interne

ed esterne dell’azienda con la massima efficacia ed efficienza”4_.

1.2 Evoluzione dei sistemi informativi

E’ ormai risaputo che con l’evoluzione dei mercati e con la loro espansione e globalizzazione si va verso un continuo e tumultuoso cambiamento delle tecnologie produttive e verso l’emergere di nuovi prodotti e diversi schemi di fruizione dei prodotti stessi; d’altronde, tale evoluzione manageriale delle aziende ha portato ad una continua rivoluzione delle strutture aziendali, con particolare riferimento al processo decisionale5.

Perciò, tutta una serie di strumenti ha cambiato il proprio ruolo, strutture e definizioni, primi fra tutti i sistemi informativi aziendali: è decisamente appropriato quindi descrivere nei limiti del possibile le tendenze evolutive proprie di tali sistemi, suddividendole per fasi.

In una prima fase, fino agli anni sessanta, in un ambiente in espansione, scarsa competizione, basso costo dei fattori produttivi (materie prime e costo del lavoro), tecnologie disponibili e diffuse, i sistemi informativi aziendali erano rivolti alla gestione delle procedure di base su cui poggia l’operatività dell’azienda (contabilità generale, magazzino, ordini, ecc.), seguendo un approccio “ex post”, in cui il sistema delle rilevazioni è teso a

4_{Marchi L., I sistemi informativi aziendali (terza ed.), Milano, Giuffrè, 2003}

5_{Tra i molti testi in tema di sistemi informativi, si veda in particolare: Bracchi G., Motta}

G., Processi aziendali e sistemi informativi, Milano, FrancoAngeli, 1997; Camussone P., Informatica aziendale, Torino, Utet, 1994; Amigoni F., I sistemi di controllo

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registrare a posteriori i principali avvenimenti al fine di redigere un rapporto annuale sulla situazione in cui è presente l’azienda6_.

L’enfasi gestionale delle imprese manifatturiere si concentrava sul controllo dell’inventario, per quanto riguarda sia le materie prime ed i semilavorati, sia i prodotti finiti. In una situazione competitiva non eccessivamente critica si poteva ragionevolmente supporre che il comportamento dei clienti si ripetesse anche negli acquisti futuri, replicando tempi e quantità acquistate in passato. Si poteva così organizzare la produzione, il livello delle scorte e la disponibilità di prodotti finiti in base a semplici modelli quali il punto di riordino (detto anche reorder point oppure ROP), che prevedeva la fissazione di un certo punto di giacenza sotto il quale procedere al riacquisto o alla produzione dei beni stessi. Il riordino o la produzione dei beni veniva calcolato tenendo conto delle distinte base (bill of materials7 _{– BOM), gestite in base a}

schede cartacee spesso imprecise o poco aggiornate, così come impreciso risultava essere l’inventario di magazzino, effettuato annualmente e poi aggiornato in base a registrazioni manuali.

La scarsa comunicazione esistente tra chi gestiva il magazzino, chi gestiva la produzione, chi teneva i contatti con i clienti, chi invece con i fornitori e infine chi contabilizzava il tutto, faceva sì che in azienda nascessero situazioni contabili discordanti ed indicazioni contrastanti rispetto alla situazione degli ordini, acquisti, produzione o delle giacenze. E’ importante sottolineare che l’ottica predominante era sempre stata di tipo “push”, ossia l’azienda spingeva la vendita dei propri prodotti forzando il mercato (nel corso degli anni si andò poi sempre più verso una metodologia “pull”, ove

6_{Lombardi Stocchetti G. L’attività di rilevazione integrata a supporto dei processi}

decisionali. Milano, Egea, 2000

7E’ la lista di tutte le componenti utili per la progettazione e produzione di un

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si produce solo quello di cui il cliente ha bisogno, in modo tale da far tirare il prodotto verso di sè).

Nella fase successiva, a cavallo tra gli anni settanta e ottanta, assistiamo ad una marcata crescita delle capacità manageriali presenti all’interno delle aziende e dal profilarsi di scenari esterni contraddistinti da una maggiore competizione. Con ciò non è più concepibile, infatti, tenere alti i livelli delle giacenze, non sapere quali beni sono già stati ordinati dai clienti o ai fornitori, oppure produrre sulla base di andamenti passati. Adesso è necessario disporre di distinte base complete ed aggiornate, di avere informazioni dettagliate sui fornitori, come ad esempio conoscere al meglio l’offerta ed anche i tempi di consegna indispensabili per un corretto calcolo dei tempi e delle quantità da ordinare. A tal proposito vennero introdotti i sistemi MRP (Material Requirements Planning – Pianificazione delle Richieste di Materiali), tesi a gestire in modo ottimale l’approvvigionamento delle materie prime. L’azienda allestiva il piano generale della produzione (Master Production Schedule - MPS), un documento contenente la previsione generale della produzione basata su ordini di acquisto e previsioni si mercato. In base a tale documentazione, ciascun sistema MRP calcolava il totale dei materiali necessari alla produzione e li confrontava con quelli esistenti determinando gli acquisti e provvedendo ai rispettivi tempi di acquisto.

Ma ancora non si presentava come un programma perfetto, infatti uno dei maggiori difetti dei sistemi MRP risiedeva nel meccanismo di calcolo: per mantenere al minimo il livello delle scorte, il lancio della produzione veniva effettuato il più tardi possibile, perciò si partiva dalla data di consegna prevista dell’ordine e si procedeva poi a ritroso calcolandone i fabbisogni ed i tempi di approvvigionamento. In questa maniera, l’insorgere di un qualsiasi problema nella produzione o un qualsiasi ritardo

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della consegna di materie prime o semilavorati, comportava inevitabili ritardi nell’effettiva consegna dei beni ai clienti.

Ad ogni modo, sempre in questa fase, con la nascita di Data Base

Management System (DBMS) indipendenti dai sistemi gestionali8, furono

realizzati i primi pacchetti software che, avendo una valenza generale, possono essere proposti a più aziende aventi lo stesso tipo di problematiche.

Per realizzare il prodotto finito, inoltre, è necessario avere a disposizione gli impianti per produrlo oltre che tutte le sue componenti. Per questo motivo si giunse alla necessità di estendere i sistemi MRP in quelli che vengono chiamati sistemi CRP (Capacity Requirements Planning), utilizzati per la pianificazione delle richieste di capacità produttiva.

Allo stesso tempo, grazie alla nascita di nuovi computer più veloci e meno costosi, furono resi possibili tutti i calcoli necessari per le nuove funzionalità: da un lato la gestione della distinta base diventa più completa, dall’altro lato si mettono a punto algoritmi e modelli di calcolo in grado di pianificare al meglio il flusso produttivo.

Nonostante tutto ciò, per agevolare i calcoli in qualche maniera si presupponeva una capacità produttiva infinita dei centri di lavoro9_{, ovvero}

non si teneva conto dell’effettiva capacità di produzione dei centri stessi. Risolte le problematiche legate all’esplosione della distinta base, all’approvvigionamento delle materie prime ed alla pianificazione della capacità produttiva, iniziarono ad emergere altre problematiche come la manutenzione degli impianti, il reperimento della manodopera specializzata

8_{Fino a quel momento ciascun sviluppatore software realizzava sistemi di gestione}

archivi proprietari, finalizzati a gestire solo gli archivi dei propri sistemi. Nel 1970 l’informatico Edgar F. Codd creò dei sistemi basati su regole relazionali, detti sistemi SQL.

9_{I centri di lavoro rappresentano il livello più basso della gerarchia produttiva; possono}

riferirsi ad una singola macchina o risorsa umana, oppure ad un insieme di macchine o persone con caratteristiche identiche e che vengono quindi considerate un’unica entità ai fini della programmazione e della pianificazione.

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o la valutazione delle ripercussioni delle decisioni produttive sulla gestione aziendale.

Figura 1. – L’organizzazione della produzione

A fronte di questo problema di includere oltre che gli aspetti tecnici della produzione anche quelli economico-aziendali riguardanti, nacque una nuova generazione di software con il nome di MRP II (Manufacturing Resource Planning), che integrava produzione e contabilità e migliorava anche le performance dei moduli stessi. Da adesso in avanti il modulo CRP diventa a capacità finita e tiene conto delle effettive capacità produttive degli impianti.

In altre parole, un’azienda poteva avere un sistema integrato che forniva visibilità al processo di approvvigionamento, alla programmazione e pianificazione della produzione e collegasse queste informazioni al sistema contabile, in modo da poter rilevare con rapidità gli scostamenti degli andamenti reali dai valori previsionali pianificati nel budget.

Le funzionalità dei sistemi MRP II sono dunque relative a:

- Area Produzione (schedulazione delle attività produttive, pianificazione delle capacità produttiva, attività previsionali, gestione del magazzino);

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- Area Amministrativa (contabilità generale, contabilità analitica, gestione ordini e acquisti).

Figura 2. – Passaggio dall’MRP all’ MRP II

Una ulteriore evoluzione avviene con la nascita della classe di applicazioni denominate ERP (Enterprise Resource Planning). Tali applicazioni percorrono orizzontalmente l’azienda, interessando più funzioni e ruoli in un susseguirsi di operazioni in cui è possibile identificare sia un inizio che un termine.

Alle funzionalità già previste nei sistemi MRP II si vanno ad aggiungere nuove funzionalità relative all’area logistica, alla gestione della supply

chain o a supporto del “Just in Time”10_{. Questa categoria verrà poi}

approfondita più in avanti nell’elaborato.

10_{Tale locuzione significa ad esempio che nel processo di montaggio di gruppi per}

produrre un auto, il previsto tipo di sottogruppi provenienti dalle fasi di lavorazione a monte deve arrivare alla linea di montaggio al momento opportuno e nella quantità necessaria. Questa metodologia è stata introdotta per la prima volta in Giappone dalla Toyota intorno agli anni ’60, e si tratta di una filosofia di produzione industriale che cerca di abbinare elementi quali l’affidabilità, la riduzione delle scorte e dei tempi di produzione con un aumento della qualità e un miglioramento del servizio al cliente. Il contenimento degli “sprechi” spinge alla progressiva eliminazione delle attività che non generano valore aggiunto.

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Figura 3. - Passaggio dall’MRP II all’ ERP

1.3 Le fasi di sviluppo dei sistemi informativi in Italia

In Italia i sistemi informativi sono da sempre stati progettati per le PMI, tipologia di aziende diffusa maggiormente nel nostro paese. Infatti su 4.338.766 imprese, 4.335.448 (il 99,9%) sono piccole e medie imprese. Inoltre, la quasi totalità di PMI (il 95%) è costituita da imprese con meno di 10 addetti. Il resto è formato da imprese che impiegano da 10 a 49 addetti (196.090 unità, pari al 4,5%), mentre le imprese di taglia più grande (da 50 a 249 addetti) sono appena 21.867, ossia lo 0,5% del totale11_.

Al riguardo, Marchi12 _{individua quattro livelli di automazione e altrettanti}

stadi di sviluppo dei sistemi informativi aziendali nello scenario proposto: 1) Elaborazione automatica dei dati limitata all’area

amministrativo-contabile. Ad un primo livello di automazione, l’integrazione riguarda l’area amministrativo-contabile: immissione automatica, o comunque “guidata”, dei dati relativi alle transazioni finanziarie con l’esterno e definiti su base documentale (fatture di acquisto, contabili

11 _{Fonte: Ufficio Studi Confcommercio su dati Istat}

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bancarie di addebito o accredito, ecc.); generazione automatica di altri documenti (fatture di vendita, fogli paga, ecc.) e di rilevazioni contabili (contabilità particolari relative a magazzini, banche, clienti, fornitori, contabilità IVA ecc.).

Attraverso la realizzazione di diversi livelli di integrazione della gestione amministrativo-contabile, si ha come conseguenza una riduzione dei costi ed un aumento dell’accuratezza con la quale i dati amministrativo-contabili possono essere resi disponibili.

Possibili problemi possono nascere con la perdita dell’evidenza del dato contabile da parte dell’imprenditore o di altri soggetti decisionali non abituati all’utilizzo del computer; altri problemi possono esserci nel momento in cui l’uso del computer modifica le procedure di rilevazione ed i meccanismi di controllo sull’accuratezza dei dati immessi nel sistema. Comunque questi ultimi problemi sono limitati in quanto l’elaborazione automatica dei dati è ristretta all’area amministrativo-contabile e dunque non determina modifiche sostanziali nelle procedure di rilevazione e controllo.

2) Elaborazione automatica dei dati in sviluppo, con finalità di controllo operativo, verso le funzioni commerciale e di produzione. Il secondo livello di automazione coinvolge le procedure operative e decisionali; in particolare, l’elaborazione automatica dei dati influenza significativamente il soddisfacimento delle finalità di controllo operativo aziendale, in funzione della precisione e della immediatezza con cui possono essere rese disponibili le informazioni sui processi distributivi (gestione degli ordini) e produttivi (distinta base e gestione del magazzino). Questa fase, anche se l’imprenditore viene maggiormente coinvolto in quanto i dati relativi agli ordini, al magazzino e alla produzione sono da lui gestiti quotidianamente, non

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determina necessariamente vantaggi in termini di efficacia (utilità delle informazioni nei processi decisionali) ed efficienza (rapporto costi/prestazioni) del sistema informativo: l’efficienza rimane bassa nel caso in cui i dati devono essere inseriti diverse volte nel sistema in corrispondenza di ciascuna procedura, e l’efficacia rimane altrettanto bassa se l’elevato volume dei dati immessi manualmente nel sistema determina ritardi eccessivi nelle disponibilità delle informazioni e controlli inadeguati sull’accuratezza dei dati immessi. 3) Elaborazione automatica dei dati diffusa e integrata nelle diverse aree di gestione corrente, anche ai fini di controllo direzionale. Una riduzione dei costi ed un aumento dell’efficacia del processo informativo si può realizzare solo attraverso una completa integrazione delle procedure ad un appropriato livello di selettività/analiticità delle informazioni, nel passaggio dal secondo al terzo livello di automazione.

Tale sviluppo comporta anche il coinvolgimento completo degli utenti ed una nuova filosofia di gestione aziendale basata sulla delega, con un’ampia formalizzazione delle procedure ed un forte orientamento al controllo direzionale.

I vantaggi evidenziati nelle aziende che si trovano a tale livello di automazione sono quelli di avere a disposizione tempestivamente una quantità notevole di dati sui processi gestionali interni, la cui precisione e garantita da idonei sistemi di integrazione e controllo delle procedure.

4) Elaborazione automatica dei dati sia interni che esterni a supporto dei processi decisionali e di controllo strategico. Il quarto livello di automazione determina una completa razionalizzazione dei processi di elaborazione e diffusione selettiva delle informazioni a supporto

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dei processi decisionali e di controllo, anche a livello strategico, mediante l’integrazione dei dati interni con quelli esterni.

Adesso i sistemi informatici riescono a supportare la corrente attività di gestione, di amministrazione e di controllo dell’azienda, e sono anche in grado di supportare processi decisionali di più alto livello. Dal punto di vista informatico nascono sistemi che non hanno nulla da invidiare alla concorrenza estera; in particolare, la maggioranza dei sistemi risponde alle caratteristiche funzionali dei sistemi ERP, pur essendo contraddistinti da costi più limitati (denominati appunto light ERP).

Figura 4. – Rappresentazione schematica dei livelli di automazione

1.4 Il processo informativo

Si definisce “processo informativo” quel passaggio di fasi che partendo da dati grezzi si giunge alla elaborazione dell’informazione; l’informazione così prodotta può essere destinata ad un uso interno, ma anche ad un utilizzo per l’esterno.

Data questa definizione, è necessario delimitare il sottile confine che è presente tra dato ed informazione, in quanto questi due termini nel

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linguaggio comune vengono frequentemente ed erroneamente utilizzati come sinonimi:

- Con il termine “dato” si deve intendere l’insieme dei fatti che rappresentano gli eventi relativi ad un’azienda prima che essi vengano organizzati in una forma intellegibile per scopi conoscitivi. - Con il termine “informazione”, invece, si deve intendere l’insieme

dei dati che sono stati elaborati e contestualizzati ad una forma significativa per scopi conoscitivi.

Figura 5. – Processo informativo

E’ necessario che un sistema informativo sia costituito da elementi che interagiscano al fine di raggiungere l’obiettivo di rendere disponibili, a soggetti specifici, le informazioni giuste nel momento giusto.

Gli stessi elementi che compongono il sistema informativo devono cooperare al fine di produrre informazioni significative ed, a loro volta, le informazioni prodotte vanno a supportare le attività di tutti i soggetti che operano all’interno dell’impresa.

In considerazione del fatto che la produzione di informazioni è la conseguenza dei processi decisionali, a loro volta alimentati da dati e informazioni, si può validamente affermare che i processi decisionali e quelli informativi sono strettamente correlati ed interconnessi tra loro13. Gli elementi costitutivi del sistema informativo sono:

13_{Sartini S., L’analisi e la valutazione dei Sistemi Informativi Aziendali, Università}

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 l’insieme delle informazioni predisposte per soddisfare le esigenze conoscitive interne ed sterne;

 il complesso delle procedure (metodologie e procedimenti) per la realizzazione e trasmissione di tali flussi informativi;

 l’insieme dei mezzi tecnici e delle risorse umane alla base del processo;

 l’insieme dei dati raccolti, organizzati e strutturati nei database, che descrivono in origine la realtà aziendale e ambientale.

Dunque un sistema informativo deve essere progettato per poter svolgere cinque marco-processi fondamentali:

 Raccolta dei dati

Innanzitutto si procede con la scelta dei fenomeni che si intende osservare: possono essere fenomeni relativi all’azienda, oppure all’ambiente economico nel suo complesso. In questa prima fase è fondamentale evitare di selezionare un numero troppo elevato di fenomeni da osservare, poiché le risorse (umane e tecniche, tempo, ecc.) a disposizione dell’azienda sono ovviamente limitate, per cui una selezione troppo ampia potrebbe rallentare il processo informativo, correndo il rischio di rendere inefficace il processo di generazione delle informazioni.

Una volta selezionati i fenomeni da osservare, si passa alla fase della raccolta dei dati: questi ultimi possono essere interni o esterni all’azienda. I dati possono essere quantificati in una delle seguenti forme:

o Numerica

o Quantità fisiche o Moneta

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Quando si quantifica un dato in forma monetaria, precisamente si parla di “valutazione”; quest’ultima può essere:

o Reale: la quantità di moneta è determinata in modo oggettivo, in quanto è derivante da uno scambio.

o Stima: la quantità è soggettiva, ma sarà successivamente suscettibile di verifica.

o Congettura: la quantità è soggettiva, ma a differenza di prima non sarà possibile verificare la sua correttezza neanche in un secondo momento.

La raccolta dei dati potrà essere sia completa che parziale; ci ritroviamo nel secondo caso quando si possono escludere tutti quei dati che si riferiscono a dei fenomeni che si presentano con un’intensità ritenuta trascurabile, oppure si può scegliere di concentrarsi su un gruppo o un campione.

A questo punto ci ritroviamo nella fase della selezione dei dati; essa è una fase collegata alla scelta e soprattutto alla determinazione dei dati, rispetto alla quale può essere: antecedente quando è opportuno individuare e rilevare solo i fenomeni interessanti rispetto alle esigenze conoscitive, oppure concomitante o susseguente quando la selezione realizza una sorta di controllo sulla utilità e validità dei dati.

 Classificazione dei dati

Durante questo stadio avviene una classificazione e aggregazione dei dati in conformità ad elementi omogenei (campo di riferimento ambiente generale, specifico o l’impresa stessa; periodi di riferimento storici, attuali o prospettici; periodicità di rilevazione ricorrente o non; provenienza dati interna o esterna).

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o Denotativa (o Estensiva): a fronte di dati già raccolti si stabiliscono le classi.

o Connotativa (o Intensiva): fissate preliminarmente le caratteristiche di ciascuna classe si esaminano i dati.

Da un punto di vista teorico questa fase segue quella della raccolta, ma nella prassi spesso si confondono e finiscono per essere interdipendenti e temporalmente concomitanti.

 Elaborazione dei dati

Una volta raccolti e classificati i dati, si passa all’elaborazione degli stessi: si procede verso una lavorazione dei dati grezzi ed una depurazione dei contenuti informativi che non interessano all’azienda, al fine di ottenere informazioni utilizzabili a supporto dei diversi livelli decisionali. Tutto ciò avviene sulla base di idonei modelli di rappresentazione della realtà, ossia contenuti e relazioni dei fenomeni indagati aggregati in forma logica.

 Comunicazione dei dati

La rappresentazione dei dati è finalizzata alla comunicazione diretta tra le persone, per il mezzo delle macchine e per la loro memorizzazione negli archivi. La comunicazione avviene nel tempo, attraverso l'attività di memorizzazione nei database, e nello spazio tramite l'invio dei dati a soggetti interni o esterni all'organizzazione; tramite l'attività di comunicazione le conoscenze passano dagli organi addetti all'elaborazione dei dati ai centri decisionali interessati al loro utilizzo.

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Per procedere verso una corretta comunicazione dei dati, è opportuno che essi vengano rappresentati schematicamente attraverso un codice; il codice in questione deve presentare diverse caratteristiche, quali:

o Precisione: presenta una corrispondenza biunivoca tra codice e dato.

o Espandibilità: la sua struttura deve permettere una codificazione aggiuntiva.

o Concisione: è necessario utilizzare un numero minimo di caratteri.

o Significatività: per fornire indicazioni concrete, per garantire elaborazioni successive oppure per realizzare un autocontrollo sui possibili errori di trasmissione.

o Facilità nell’apprendimento mnemonico.

I codici presenti, inoltre, sono classificati in relazione al tipo di caratteri che determinano la rappresentazione schematica e possono essere di tipo numerico, alfabetico oppure alfanumerico (cioè composto sia da lettere che da numeri).

Andando invece ad osservare la disposizione e il numero dei caratteri, si possono distinguere codici a struttura variabile e codici a struttura costante. I codici a struttura costante possono essere:

o Codici Progressivi: questi associano un numero progressivo ai dati, via via che si presentano per la codificazione. Una codificazione progressiva per i fornitori assegna al primo fornitore della società il cod. 001, al secondo il cod. 002, ecc. o Codici a Blocchi: i dati da codificare vengono suddivisi in

relazione ad un certo aspetto da osservare, ma all’interno di ogni blocco la codificazione è progressiva. Ad esempio volendo codificare i fornitori in base alle linee produttive, i

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codici da A001 a A100 si riferiscono alla prima linea e quelli da B001 a B100 alla seconda e così via.

o Codici Sfaccettati: ogni carattere o gruppo di caratteri si riferisce a un particolare aspetto del dato; un esempio è quello del codice fiscale, in cui le prime tre lettere indicano il cognome, poi altre tre lettere il nome, due numeri indicano l’anno di nascita, una lettera il mese di nascita, due numeri il giorno di nascita, una lettera e tre numeri il luogo, e infine l’ultima lettera serve per il controllo.

 Interpretazione dei dati

Momento finale del processo informativo consiste in un'analisi critica delle informazioni, evidenziandone la possibilità di utilizzo nei processi organizzativi e gestionali.

Alla fase interpretativa dobbiamo far seguire un'attività di feed-back e di feed-forward che consentano la valutazione dei risultati e l'eventuale correzione e riformulazione del processo informativo.

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1.5 I requisiti fondamentali di un sistema informativo

Un sistema informativo per essere idoneo deve possedere requisiti di efficacia ed efficienza14.

I requisiti di efficacia riguardano l’aspetto della razionalità del processo decisionale aziendale e possono essere distinti in:

 Selettività: la selettività di un sistema informativo è connessa all’effettiva utilità dei dati forniti; i responsabili dei centri decisionali ed operativi non necessitano di masse enormi di dati, bensì di dati selezionati, appropriati e relativi alle scelte da operare. La selettività può essere misurata dal rapporto fra le informazioni qualitativamente rilevanti per ogni centro decisionale ed il totale delle informazioni fornite allo stesso centro.

 Flessibilità: la flessibilità di un sistema informativo riguarda la sua capacità di adeguarsi ai mutamenti dei fabbisogni informativi e di adattarsi all’evolversi delle tecnologie. Un sistema flessibile è strutturato in modo tale da prevedere possibili modifiche, sia di fabbisogni che di tecnologie: qualsiasi cambiamento nel processo delle decisioni aziendali, così come l’evoluzione delle tecniche di produzione e trasmissione delle informazioni, provocano un mutamento nel sistema informativo; la capacità di quest’ultimo di adattarsi alla nuova realtà aziendale consente ad ogni centro decisionale di agire razionalmente anche in ambienti caratterizzati da incertezza e dinamicità.

 Affidabilità: un sistema informativo è affidabile se le informazioni prodotte sono accurate e corrispondenti alla realtà dalle stesse rappresentata. L’affidabilità dipende da una corretta rilevazione dei

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dati e da opportune verifiche delle procedure adottate in tutte le fasi del processo di elaborazione. Il grado di accuratezza dei dati forniti deriva dalle specifiche esigenze manifestate dai centri decisionali e di controllo; per lo svolgimento di attività di tipo operativo è richiesta la massima accuratezza.

 Tempestività: la tempestività di un sistema informativo è connessa ai tempi necessari per rendere disponibile l’informazione all’utente finale, in relazione alla sua natura ed al suo utilizzo. La tempestività viene ritenuta un requisito essenziale per ogni informazione: le informazioni sono utili e convenienti se consentono immediate percezioni degli accadimenti aziendali ed un diretto controllo sull’intera gestione. Nella realtà aziendale la durata del processo di elaborazione e la periodicità con la quale vengono fornite le informazioni devono essere tali da consentire una efficace attività decisionale, di pianificazione e di controllo. I fattori che in maggior misura influiscono sulla durata del processo di elaborazione possono essere identificati nel tempo di aggiornamento degli archivi e nel tempo di accesso alle informazioni.

 Verificabilità: la verificabilità di un sistema dipende, così come l’aspetto dell’affidabilità, dall’accuratezza dei dati forniti; in particolare, si intende far riferimento alla possibilità, da parte degli utenti, di verificare le informazioni prodotte in relazione a tutte le fasi del processo di elaborazione delle stesse.

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 Accettabilità: infine, un sistema informativo deve essere “accettato” da tutti i soggetti coinvolti nell’utilizzo dello stesso; tale requisito è legato al tipo di percezione che gli utenti manifestano nei confronti della validità delle conoscenze fornite.

Figura 7. – Requisiti di efficacia

L’efficienza del sistema informativo viene realizzata razionalizzando il processo di produzione delle informazioni. L’analisi da effettuare riguarda l’aspetto economico del suddetto processo e, in particolare, ritroviamo:

 Il valore delle informazioni ottenute, la cui misurazione è sostanzialmente basata su congetture; esso può essere individuato nell’attitudine a sollecitare la formulazione di decisioni rapide e coerenti con gli obiettivi prefissati e nell’idoneità a fornire elementi atti a valutare la convenienza di eventuali alternative.

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 I costi sostenuti per la produzione delle informazioni; essi vengono quantificati in relazione alla struttura del sistema informativo e al conseguimento dei requisiti di efficacia. Le diverse caratteristiche, in termini di potenzialità e prestazioni delle apparecchiature informatiche, gli oneri di acquisizione degli elementi immateriali (software), l’entità delle risorse umane impiegate nelle varie fasi del processo di trattamento dei dati, sono gli elementi che più incidono sulla determinazione dei costi in oggetto.

Figura 8. – Requisiti di efficienza

1.6 La struttura dei sistemi informativi

Per il perseguimento dei fini aziendali, massima attenzione deve essere assegnata ai destinatati del sistema informativo, i quali sono coloro che prendono le decisioni in azienda.

Risulta opportuno quindi partire dalle differenze che caratterizzano i diversi soggetti destinatari e, di conseguenza, dalle differenze legate alle

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loro attività svolte, per capire in che cosa possono e devono differenziarsi i sistemi informativi utilizzati.15

Possiamo porre una particolare suddivisione delle diverse tipologie di attività decisionale e di controllo, tipicamente svolte da un’azienda ben consolidata, facendo riferimento alla classificazione piramidale di R.N. Anthony.16

Questo autore ha concepito il sistema delle attività aziendali come caratterizzato da una serie di cicli di pianificazione e controllo, all’interno dei quali vengono definiti gli obiettivi, verificati i risultati ed eventualmente applicare le azioni correttive.

Questi cicli possiamo ritrovarli all’interno di questo schema piramidale, i quali sono posizionati gerarchicamente su tre livelli distinti:

Figura 9. – Piramide di Anthony

 Pianificazione Strategica: queste attività si trovano al vertice della piramide, in quanto esse determinano e controllano gli obiettivi

15_{Sartini S., L’analisi e la valutazione dei Sistemi Informativi Aziendali, Università}

degli studi di Pisa, Dipartimento di Economia e Management, Pisa

16_{Anthony R.N., Planning and Control Systems, Harvard Business School Press,}

Boston, 1965; edizione italiana: Sistemi di Pianificazione e Controllo, Etas, Milano, 1967

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complessi dell’azienda; dunque vengono fissati gli obiettivi strategici, vengono definite le risorse necessarie per raggiungerli e le politiche per l’ottenimento e l’utilizzo delle risorse stesse.

 Controllo Direzionale: a metà della piramide ritroviamo queste attività, le quali sono utilizzate per la definizione degli obiettivi economici e per la verifica dei risultati ottenuti; sostanzialmente si occupano delle modalità con cui vengono acquisite ed impiegate le risorse.

 Controllo Operativo: all’interno della sezione inferiore di questo schema sono presenti tutte quelle attività operative e, quindi, esecutive in grado di svolgere ciascun loro compito in maniera efficace ed efficiente.

Ricordiamo quindi che nei primi due livelli di analisi prevalgono compiti di pianificazione, organizzazione, indirizzo, coordinamento e controllo, svolti dall’alta direzione, dagli organi di staff e dalle diverse direzioni funzionali o divisionali; mentre a livello operativo, sulla base di compiti affidati agli organi esecutivi, si concentrano attività di esecuzione delle attività correnti. Occorre però distinguere diversi flussi informativi per tutte le attività con contenuti differenti; è possibile riassumere ciò nella tabella seguente:

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Le informazioni per il controllo operativo discendono direttamente dalla rappresentazione simbolica dei fatti aziendali, rilevati e classificati in forma di dati.

Per il controllo operativo si ha, quindi, una netta prevalenza di dati esatti, analitici necessari per far fronte in tempo reale alle esigenze informative legate al corretto svolgimento delle attività correnti.

Le informazioni per il controllo direzionale sono ottenute prevalentemente dalla selezione, e successiva elaborazione, dei dati elementari definiti in precedenza. Ai fini di tale controllo, non devono essere utilizzati i dati di tutte le transazioni ma, a seconda delle esigenze, sono necessari e sufficienti loro aggregazioni oppure estrazioni per eccezione.

I sistemi informativi a supporto del controllo direzionale hanno, dunque, lo scopo di confrontare periodicamente gli obiettivi ed i risultati e di svolgere l’analisi dei relativi scostamenti aggregando e classificando i dati elementari elaborati dai sistemi di supporto operativo. Pertanto è evidente che per supportare tali attività, il sistema informativo deve essere in grado di fornire informazioni interne di dati omogenei, congruenti, sintetici, ripetitivi e coerenti nel tempo.

Le informazioni per la pianificazione strategica sono invece: in parte di origine interna, come ad esempio quelle relative al budget che indicano gli obiettivi dei costi e ricavi, fino a giungere alle previsioni di vendita per prodotto e dei costi per funzione aziendale; in parte di origine esterna, come ad esempio quelle relative al mercato, alle tendenze di espansione o contrazione e differenziazione della domanda, all’andamento della concorrenza, ecc.

Le informazioni per la pianificazione hanno la caratteristica di coprire archi temporali variabili e solitamente abbastanza estesi e sono relative alle tendenze che in tali periodi possono evidenziarsi. Il compito della pianificazione strategica è proprio quello di individuare, con il massimo

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anticipo possibile, le condizioni future dell’azienda e dell’ambiente in cui essa è inserita. Perciò si tratta di informazioni provenienti dall’esterno e dall’interno, di dati previsionali, stimati, approssimati, non prevedibili né ripetitivi.

Malgrado questa netta suddivisione delle informazioni aziendali nei tre momenti di pianificazione, controllo ed operativi, sia ben definita, essa trova dei limiti nella realtà. Le attività decisionali che vengono svolte in azienda non si differenziano soltanto in base al loro contenuto direzionale od operativo.

Simon17 _{e, successivamente, Gorry e Scott-Morton}18 _{hanno elaborato una}

griglia che incrocia i tre livelli della piramide di Anthony con le tre tipologie decisionali aziendali da loro individuate. Parametro discriminante della loro teoria è la strutturabilità di una decisione o di un’attività che consiste nella possibilità di definirne in anticipo le modalità di svolgimento.

I campi di analisi sono ugualmente tre e sono: l’area EDP (Electronic Data Processing), dove sono situate decisioni completamente strutturate, ossia quelle decisioni che riguardano attività ripetitive e quindi più o meno prevedibili e che possono quindi essere automatizzate (ad es. contabilizzare una fattura passiva, eseguire l’assemblaggio dei componenti di un prodotto finito, ecc.), con finalità di supporto e/o di sostituzione del lavoro impiegatizio.

Nell’area MIS (Management Information System) si trovano le decisioni semi-strutturate; queste decisioni sono automatizzabili solo in parte, in quanto è possibile che sia presente un margine di discrezionalità in alcuni casi si ed in altri no (ad es. analisi dello scostamento tra budget e

17_{H.A. Simon, The New Science of Management Decision, Harper and Row, New York,}

1961

18 _{G.A. Gorry and M.S. Scott-Morton, A framework for Management Information} System, in Sloan Management Review, vol. 13, n.1, 1971

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consuntivo, definire il programma di produzione settimanale, ecc.); la finalità è quella di supporto alle attività di programmazione e controllo direzionale.

Infine l’area al vertice è definita DSS (Decision Support System) dove ritroviamo le decisioni destrutturate, ovvero quando una decisione non è in alcun modo strutturabile ma è necessario ricorrere ad elevati gradi di discrezionalità; tipici esempi di supporto al processo decisionale sono la disposizione se sviluppare o meno un nuovo prodotto o un nuovo servizio, aprire un nuovo impianto di produzione, definire un accordo di joint venture e così via.

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CAPITOLO 2

I Sistemi Enterprise Resource Planning

2.1 Il superamento dei sistemi informativi tradizionali

I sistemi informativi di tipo tradizionale, ai quali viene assegnato il nome di sistemi legacy, presentano certi limiti spesso avvertiti dalle imprese e riconducibili frequentemente alla scarsa comunicatività esistente tra le differenti aree aziendali.19

La loro architettura è, infatti, progettata per soddisfare le esigenze della singola funzione; essi utilizzano spesso linguaggi differenti, risultano basati su specifici standard e procedure e risiedono su supporti incompatibili tra loro e non comunicanti. L’effetto derivante è quello di frazionare l’informazione e di richiedere successive e costose operazioni di reinserimento rallentando e rendendo difficoltoso il flusso informativo all’interno dell’organizzazione.

Tutto ciò è conseguente al fatto che, fino a quel momento, i sistemi informativi delle imprese si sono sviluppati in modo incrementale, ossia per aggregazioni successive di componenti applicative differenti; queste componenti non hanno fatto altro che formare i vari sottosistemi operativi dedicati alla gestione delle transazioni, sia esterne che interne, che l’impresa pone normalmente in essere in conseguenza dello svolgimento delle attività di gestione.

I collegamenti tra loro sono garantiti da interfacce che provvedono a regolare la comunicazione ed il flusso dei dati e delle informazioni tra una

19L’implementazione e la valutazione dei sistemi ERP, A. Tron, opera “Gestione

Informatica dei Dati Aziendali”, Marchi L., III edizione, Franco Angeli Editore, Milano, 2009

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componente e l’altra. Tale impostazione non ha tardato a mostrare lacune di carattere strutturale quale quella dei dati frammentati e l’assenza di una base dati integrata ed ottimizzata; fattori questi che possono avere un impatto negativo sull’efficienza e sulle prestazioni operative dell’azienda. Per oltrepassare tali limiti sono nati i sistemi di gestione integrata volti a superare la semplice nozione di coordinamento tra parti distinte; in tali sistemi l’integrazione avviene sia sul versante tecnologico, in quanto si attua la connessione tra diverse applicazioni automatizzate con i relativi problemi di comunicazione e di interfaccia, sia sul versante sistemico, in quanto si richiede il collegamento tra attività funzionalmente e organizzativamente distinte, con le conseguenti esigenze di armonizzazione dei criteri generali di disegno e gestione della catena logico-produttiva. Attraverso il coordinamento dei principali processi operativi aziendali un sistema ERP ha l’obiettivo di integrare i dati e le informazioni ad ogni livello aziendale. In questo modo il management potrà avere informazioni più puntuali e continuamente aggiornate per lo svolgimento delle proprie attività operative e decisionali.

Il conseguimento di tali obiettivi impone all’azienda il passaggio da una struttura organizzativa gerarchico-funzionale ad una per processi che introduca una nuova cultura aziendale del business. Alla base dell’organizzazione per processi vi è però una grande disponibilità di informazioni, viste non come patrimonio esclusivo delle singole funzioni aziendali, ma come patrimonio globale dell’azienda.

I sistemi informativi ERP (Enterprise Resource Planning) vengono progettati per la realizzazione di questo obiettivo, essendo concepiti come dei “business software” che automatizzano ed integrano la maggior parte dei processi di business dell’azienda20_.

20_{Agliati M., I sistemi amministrativi integrati: caratteristiche funzionali e strategie di}

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Si tratta di sistemi che permettono l’integrazione dei processi di business e l’accesso “unico” ai dati aziendali; inoltre, le imprese che implementano i sistemi ERP hanno l’opportunità di ridisegnare i processi di business utilizzando le “best practices”21 _{presenti nel sistema informativo stesso. Nel}

corso degli ultimi anni molte aziende hanno intrapreso rilevanti progetti di cambiamento legati all’implementazione di sistemi informativi integrati, questo perché hanno ritenuto che puntare su un tipo di organizzazione basata sui processi, e quindi orientata alla gestione e mantenimento della clientela, supportata da un efficiente sistema integrato, potesse essere un ottimo indirizzo per assumere una posizione competitiva rispetto ai concorrenti.

In altre parole, i sistemi ERP hanno l’obiettivo di supportare un cambiamento verso strutture organizzative piatte, per processi, con informazioni tempestive e disponibili a tutti i livelli dell’organizzazione.

2.2 La crescita del ruolo dell’integrazione informativa in

azienda

Come detto precedentemente, i sistemi legacy risultavano in diversi casi come derivanti da aggregazioni successive di componenti che, di volta in volta, si è cercato di collegare tra di loro attraverso delle interfacce che consentano alle diverse parti di comunicare.

applicazioni per la società dell’informazione, Padova, CEDAM, 2010; Pennarola F., Innovazione e tecnologie informatiche, Milano, Il Sole 24 Ore e Università Bocconi

Editore, 2006

21 _{Per best practices si intendono in genere le esperienze più significative od i migliori}

risultati adottati in diversi contesti. Nell’ambito del business management, precedentemente all’adozione del sistema ISO 9001, molte aziende adottavano il sistema della “Best Practice” per la gestione dei processi produttivi. Questo concetto, nato all’inizio del XX secolo, è un’idea manageriale che asserisce l’esistenza di una tecnica, un metodo, un processo o un’attività, che sono più efficaci nel raggiungere un certo risultato, di qualunque altra tecnica, processo, ecc. (Taylor F., “The Principles of Scientific Management”, New York, Harper & Brothers Publishers, 1911.)

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Nel tempo si sono stratificati diversi applicativi quali; la contabilità generale, la contabilità analitica, le procedure di ricevimento ordini ed acquisto, sistemi di gestione di magazzino, e così via, ognuno di essi basato su tecnologie, linguaggi e strutture differenti, oltre agli applicativi utilizzati in ambiti diversi da quelli amministrativi a quelli commerciali.22

Questo modo di procedere ha reso meno efficace il supporto dei sistemi informativi; infatti, la mancanza di un collegamento ha portato a definire architetture informatiche stratificate, con la conseguenza che uno stesso dato deve essere inserito nel sistema più volte andando a posizionarsi in archivi differenti. Tale situazione, oltre a generare inutili aggravi di costi, ha prodotto informazioni “disallineate” nel senso che essendo generate da fonti differenti, soffrono di possibili diversità, con la conseguenza che risultino incoerenti. Inoltre, molto spesso si è riscontrato che diversi sistemi informativi sono stati sviluppati per settori aziendali specifici, per cui non riconoscono le importanti correlazioni esistenti tra le diverse attività che si interscambiano tra i diversi ambiti funzionali (in questa maniera risulta impossibile un monitoraggio del processi).

Una prima risposta a questi problemi è stata data mediante lo sviluppo dei sistemi detti “ad integrazione di ciclo”, ovvero i sistemi CRP (Capacity Requirements Planning), MRP (Material Requirement Planning) e MRP II (Manufacturing Resource Planning) nell’area produttiva, ed i sistemi amministrativi evoluti nell’area amministrativa.

Con i sistemi CRP l’integrazione è stata realizzata all’interno del ciclo produttivo, attraverso la codifica dei componenti presenti nelle distinte basi dei prodotti; tali sistemi riescono a prevedere i fabbisogni di capacità produttiva di breve termine con conseguente segnalazione dell’eventuale impraticabilià di alcuni programmi e indicazioni di linee di intervento.

22_{Amigoni F. e Beretta S., La misurazione dell’impatto dei sistemi ERP sulla gestione:}

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Con i sistemi MRP, invece, l’integrazione si è ampliata alla determinazione dei fabbisogni di risorse necessari per alimentare i piani di produzione, ottenendo uno strumento capace di tenere sotto controllo contemporaneamente la produzione, i fornitori ed i terzisti, e consentire una linea di gestione dei materiali. Il risultato derivante è duplice: la massimizzazione del livello di servizio al mercato e la minimizzazione degli immobilizzi in scorte (utile in questi casi era l’allestimento del master production schedule che conteneva al suo interno una previsione generale di produzione).23

Con la metodologia MRP II, l’ambito di integrazione è andato a riguardare non solo l’area della gestione dei materiali, ma anche tutti i cicli operativi principali, basandosi su una logica “pull”: partendo dagli obiettivi di evasione degli ordini da clienti, tali sistemi verificano prima la fattibilità produttiva procedendo poi a lanciare i programmi di acquisto da fornitori e quindi gli ordini interni di produzione.

Sul versante amministrativo l’integrazione è stata ricercata mediante il collegamento dei sottosistemi della contabilità e la correlazione tra la contabilità analitica e la contabilità generale, creando così un unico piano dei conti.

Un aspetto in comune di tutte queste soluzioni applicative è stato di creare un concetto di integrazione che superi la semplice nozione di coordinamento tra parti distinte, tipica dei software precedentemente in uso.

Nei sistemi fino ad ora analizzati, le innovazioni presenti, se pur fondamentali, non hanno però consentito di superare totalmente quei famosi limiti dei sistemi legacy: parliamo soprattutto della duplicazione degli archivi e della mancata integrazione tra i diversi sottosistemi.

23_{Grando A., Commercio elettronico e progettazione logistica. Una relazione}

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L’abbattimento di tali barriere si è avuto con l’introduzione e la nascita dei sistemi ERP: infatti il punto di forza di tali sistemi si è rivelato come la concezione di azienda in una logica unitaria, quale entità formata da processi ben identificabili ma tra loro strettamente interconnessi; lo strumento software risulta impostato su di una successione di operazioni che, a partire da un determinato input, sono in grado di generare un output completo ed indipendente.

Nei sistemi ERP l’integrazione dei sistemi informativi aziendali è nativa, cioè il sistema nel suo complesso nasce già integrato sia sotto il profilo dell’architettura informatica di base, sia sotto quello della progettazione logica: i dati risiedono in archivi unici, le procedure sono collegate tra di loro e l’aggiornamento dei database è gestito in modo unitario e centralizzato. Nell’ottica degli ERP, il sistema informativo gestionale diventa uno strumento per raccogliere e veicolare in modo efficace ed efficiente le informazioni ed il valore dell’azienda, con l’obiettivo di rendere l’organizzazione più flessibile, efficace ed integrata.

I sistemi ERP hanno cominciato a diffondersi già nel 1980, ottenendo in seguito un’importante crescita di utilizzo ed implementazione durante gli anni novanta fino ad arrivare all’ultimo quinquennio che ha visto una loro vera e propria affermazione.

2.3 Le caratteristiche dei sistemi ERP

Concettualmente i sistemi gestionali Enterprise Resource Planning (ERP) possono essere definiti come <<sistemi informativi con un’unica base di dati, con l’obiettivo di coordinare e gestire tutte le attività aziendali, rendendo le informazioni disponibili a tutti i livelli organizzativi>>.

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Per la prima volta in assoluto questi sistemi sono stati progettati dalla software house tedesca SAP (acronimo di “System Analysis and Program Development”) fondata nel 1972 da cinque ex dipendenti IBM, con la mission di produrre un software applicativo standard per gestire i processi in tempo reale.

La loro comparsa all’interno delle aziende trova una prima giustificazione nella loro capacità di supportare la gestione aziendale su piani diversi:

 tramite la standardizzazione delle procedure, configurate in base alle caratteristiche dell’impresa;

 con l’integrazione delle attività in processi;

 attraverso la facilitazione della comunicazione tra le unità aziendali;  mediante l’incremento della tempestività e della qualità delle

informazioni prodotte;

Dunque potremmo constatare tutta una serie di caratteristiche peculiari che contraddistinguono un sistema ERP24_{, quali:}

1) Integrazione informativa

I sistemi in questione vengono concepiti come soluzioni applicative integrate; ciò significa standardizzare le modalità di definizione dei dati ed armonizzare la loro struttura ed il loro contenuto mediante uno schema concettuale comune. La struttura degli ERP è concepita in modo da assicurare che i dati abbiano significato mutevole in relazione al tipo di impiego e all’obiettivo finale dell’analisi. L’integrazione permette inoltre di utilizzare una piattaforma informatica unitaria per la gestione di tutte le attività svolte in azienda, riducendo così la complessità del fenomeno gestionale e l’incertezza, la quale accompagna tutte le

24_{Agliati M., I sistemi amministrativi integrati. Caratteristiche funzionali e strategie di}

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decisioni aziendali e deriva dall’assenza di informazioni coerenti sulle situazioni da affrontare.

I sistemi ERP, quindi, aumentano il volume delle informazioni disponibili e la capacità elaborativa dell’organizzazione, riducendo l’incertezza ed integrando le diverse funzioni, che partecipano ai processi aziendali, migliorando al contempo il flusso informativo e la facilità di circolazione delle informazioni stesse.

2) Modularità

Gli ERP sono software organizzati in moduli, i quali si configurano come un insieme di programmi progettati per uno specifico tipo di elaborazione dei dati aziendali.

In sede di implementazione questa caratteristica permette ampi gradi di libertà, in quanto consente all’azienda di attivare solo i moduli di cui necessita, potendo poi adottare un procedimento di configurazione progressivo che ne inserisca ulteriori in tempi diversi. La software house, quindi, deve fornire i moduli adeguati, rispondendo alle richieste dell’azienda cliente e fornendo al contempo, un prodotto che possa essere ampliato consentendo l’evoluzione dei sistemi gestionali dell’impresa.

L’elevata integrazione tra differenti moduli garantisce la consistenza dei dati ed accelera i flussi di informazione tra le funzioni aziendali, migliorando, in questo modo, l’efficienza della gestione dei processi più complessi.

Ad esempio, i moduli principali del software gestionale SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component), che opera su architettura client/server, sono i seguenti:

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Figura 11. – Rappresentazione dei moduli in SAP ECC 6.0

- Financial Accounting (FI) = il modulo FI è progettato per la gestione automatizzata dei clienti, fornitori e conti di contabilità generale, in base ad un piano dei conti definito dall’azienda;

- Controlling (CO) = l’obiettivo del modulo CO è quello di rappresentare il flusso dei costi e dei ricavi dell’azienda al fine di supportare l’attività di controllo di gestione;

- Investment Management (IM) = Questo modulo si configura come supporto all’attività decisionale riguardante prevalentemente i processi di investimento;

- Project System (PS) = Modulo assegnato alla pianificazione, controllo e monitoraggio di progetti a lungo termine, altamente complessi e con obiettivi ben definiti;

- Human Resources Management (HR) = Aiuta a gestire risorse che operano in contesti internazionali e multisettoriali, fornendo una

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visibilità completa sull’intera organizzazione, sullo sviluppo delle Risorse Umane e sulla gestione degli eventi;

- Treasury (TR) = Progettato per gestire e controllare la tesoreria ed il flusso di cassa dell’azienda e quindi supportare l’analisi della dinamica finanziaria;

- Materials Management (MM) = Il modulo MM supporta la gestione degli approvvigionamenti di materie prime e degli inventari; - Sales & Distribution (SD) = Consente l’ottimizzazione di tutte le

attività connesse alla vendita, distribuzione e fatturazione;

- Production Planning (PP) = Il modulo PP viene utilizzato per la pianificazione e controllo delle attività produttive dell’azienda;

- Plant Maintenance (PM) = Modulo di supporto alla pianificazione, esecuzione e completamento delle attività di manutenzione degli impianti;

- Quality Management (QM) = Modulo dedicato alla pianificazione del controllo della qualità, e al supporto delle attività di ispezione e controllo della produzione e degli approvvigionamenti;

- Warehouse Management (WM) = Il modulo WM è rivolto alla gestione operativa del magazzino, proponendo strumenti di pianificazione, di monitoraggio e fornendo un controllo completo delle unità di movimentazione25.

3) Scalabilità

Come accennato prima, gli ERP possono essere incrementati per effetto dell’implementazione di nuovi moduli, che si vanno ad integrare perfettamente con quelli vecchi, consentendo così all’azienda di rispondere tempestivamente al mutamento delle proprie esigenze

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informative e gestionali. Questa caratteristica rende il software flessibile e consente l’allineamento delle strategie IT con le strategie di business.

4) Unicità del database

Ciascun elemento componente il sistema ERP comunica e si interfaccia necessariamente con un unico database. L’unicità del database è l’elemento chiave alla radice delle caratteristiche d’integrazione dei sistemi ERP, in quanto le diverse applicazioni fanno tutte riferimento a questo unico database, che sarà destinato a gestire tutti gli archivi e tutte le procedure aziendali.

Il database unico rimuove all’origine il pericolo di disallineamento dei dati ed inoltre garantisce piena trasparenza e visibilità alle informazioni prodotte per ogni singolo processo; rappresenta il presupposto per generare informazioni omogenee ed in tempo reale, permette di avere dati sempre aggiornati, affidabili, condivisi e comuni alle diverse unità funzionali, consentendo così di prendere decisioni in un contesto di maggiore certezza.

5) Configurabilità

Questo attributo conferisce flessibilità al sistema ERP, in quanto lascia all’utente finale la possibilità di definire le caratteristiche funzionali dei moduli attivati, in accordo con la struttura dei processi operativi dell’azienda.

Configurare un sistema ERP significa fare in modo che le caratteristiche strutturali del sistema acquisito siano il più possibile conformi alle caratteristiche strutturali e procedurali dell’impresa, onde evitare gravose riprogettazioni organizzative e gestionali.

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Ricordiamo che il sistema ERP viene venduto dalla software house come applicativo di base che l’impresa dovrà necessariamente configurare in relazione alle proprie specificità a livello di architettura informatica, struttura organizzativa, procedure operative e obiettivi di business, tramite l’utilizzo di tabelle di configurazione.

6) Elaborazione on-line/real time

Tutti gli utenti devono essere connessi al sistema mentre lavorano e tutte le operazioni devono avvenire in tempo reale, gli archivi si devono modificare immediatamente in modo tale che appaiano identici a tutti gli utilizzatori. Tutto ciò permette di evitare alcuni problemi tipici dei tradizionali sistemi legacy, quali il disallineamento o inconsistenze delle informazioni.

7) Best practices

Il sistema suggerisce metodologie di lavoro ottimali, sviluppate dalla software house stessa a seguito delle esperienze maturate grazie alla collaborazione con aziende leader;

8) Architettura Client/Server

L’architettura degli attuali sistemi informativi gestionali deve rispondere a precise esigenze26_:

- deve garantire assoluta affidabilità sia per quanto concerne la sicurezza dei dati, sia per quanto riguarda la disponibilità dei sistemi; - deve garantire sufficiente velocità alle operazioni sia nella normale

conduzione, sia in presenza di picchi di utilizzo;

26_{Quagli A., Dameri P.R. e Inghirami I.E., I sistemi informativi gestionali, Hoepli,}