Il codice di autodisciplina

Visti gli articoli 6 ed 11 del D.Lgs 175/2016 è evidente la direzione del legislatore di spingere anche le società non private verso l’adozione delle best practice manageriali. Il documento principe delle best practices manageriali a livello di società quotate è il codice di autodisciplina.

Il comitato per la corporate governance50 _{con l’introduzione del}

codice di autodisciplina si è posto l’obiettivo di massimizzare il valore creato per gli azionisti, nella convinzione che tale principio guida si possa riflettere a favore anche di tutti gli altri stakeholder dell’impresa. Il codice è stato introdotto per la prima volta nell’ottobre del 1999 (successivamente rivisitato più volte) e rappresenta un modello di riferimento delle best practice. La versione considerata dal seguente lavoro è quella del luglio 2015 nonché, ad oggi, l’ultima versione approvata. Il principio di adozione per le società è di “comply or explain” che consente alle imprese di

disegnare il modello di corporate governance più funzionante alle loro esigenze, ma al contempo impone loro di spiegare agli investitori le

49 _{Rielaborazione personale del Codice di Autodisciplina, Luglio 2015, Comitato}

per la Corporate Governance

50 _{Il Comitato per la Corporate Governance è stato costituito, nell’attuale}

configurazione, nel giugno del 2011 ad opera delle Associazioni di impresa (ABI, ANIA, Assonime, Confindustria) e di investitori professionali (Assogestioni), nonché di Borsa Italiana S.p.A

ragioni di questa scelta in modo che il mercato finanziario possa valutare e, eventualmente, anche contrastarle.

Il codice di autodisciplina è composto da 10 articoli più i principi guida. Ciascun articolo è suddiviso in principi, criteri applicativi e

commenti. I criteri applicativi indicano i comportamenti raccomandati in quanto tipicamente necessari per realizzare gli obiettivi indicati nei principi. I commenti hanno invece una duplice finalità:

• Chiarire, anche con esempi, la portata dei principi e dei criteri applicativi cui si riferiscono

• Descrivere ulteriori condotte virtuose, meramente auspicate, quali possibili modalità per perseguire gli obiettivi indicati nei principi e nei criteri applicativi.

L’analisi che verrà effettuata sul codice ha la finalità di apportare la maggiore quantità di informazioni per l’oggetto della presente ricerca. Lo spirito critico è quindi quello di capire come viene utilizzata la relazione di governo societario dalle società che aderiscono al codice al fine di

valutarne poi l’applicabilità alle società a controllo pubblico.

L’art. 1 del codice, introduce l’argomento del ruolo del consiglio di amministrazione. Secondo la normativa in vigore nei principali paesi industrializzati, in una società per azioni la funzione di governo

economico è suddivisa fra differenti organi rappresentativi degli interessi di diversi stakeholder: l’assemblea degli azionisti, il consiglio di

amministrazione, il collegio sindacale, l’assemblea degli obbligazionisti, ecc. I Soci hanno dei diritti esercitabili nell'assemblea dei soci. L'assemblea dei soci nomina:

il Cda

il Collegio Sindacale la Società di Revisione.

Il consiglio di amministrazione riveste un ruolo centrale nel processo di corporate governance poiché, ad esso, l’assemblea dei soci attribuisce la

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gestione dell’impresa. Il consiglio di amministrazione deve occuparsi di una vasta gamma di attività che possono essere ricondotte allo

svolgimento dei seguenti ruoli:

• Un ruolo strategico che consente nell’indirizzare e nel contribuire al processo di formulazione della strategia.

• Un ruolo di controllo il quale si pone come obiettivo quello di salvaguardare l’interesse degli azionisti.

• Un ruolo di networking, il quale consiste nell’instaurare e nel gestire i rapporti fra l’impresa ed i soggetti esterni ad essa, In particolare l’art. 1 del codice di autodisciplina, nell’ottica di questo lavoro, precisa all’emittente che il consiglio di amministrazione deve fornire informazioni nella relazione sul governo societario:

• sull’identità dei consulenti esterni di cui il consiglio stesso si avvale, e sugli eventuali ulteriori servizi da essi forniti all’emittente o a società in rapporto di controllo con lo stesso;

• sulla propria composizione, indicando per ciascun componente la qualifica (esecutivo, non esecutivo, indipendente), il ruolo ricoperto all’interno del consiglio, le principali caratteristiche professionali nonché l’anzianità di carica dalla prima nomina;

• sul numero e sulla durata media delle riunioni del consiglio e del comitato esecutivo, ove presente, tenutesi nel corso dell’esercizio nonché sulla relativa percentuale di partecipazione di ciascun amministratore;

• sulle modalità di svolgimento del processo di valutazione; cioè valutazione sul funzionamento del consiglio stesso e dei suoi comitati nonché sulla loro dimensione e composizione, tenendo anche conto di elementi quali le caratteristiche professionali, di esperienza, anche manageriale, e di genere dei suoi componenti, nonché della loro anzianità di carica

• delle cariche di amministratore o sindaco ricoperte dai consiglieri nelle società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni;

• sulla tempestività e completezza dell’informativa pre-consiliare, fornendo indicazioni, tra l’altro, in merito al preavviso ritenuto generalmente congruo per l’invio della documentazione e indicando se tale termine sia stato normalmente rispettato; L’art. 2 del codice è invece dedicato alla composizione del consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione effettua, almeno una volta all’anno, una valutazione sul funzionamento del consiglio stesso e dei suoi comitati nonché sulla loro dimensione e composizione.

Nella valutazione della composizione del consiglio, occorre verificare se sono presenti:

• Le diverse categorie di amministratori (esecutiva, non esecutiva, indipendente);

• Le competenze professionali e manageriali, anche di carattere internazionale;

• I benefici che possono derivare dalla presenza in consiglio di diversi generi, fascia d’età e anzianità di carica.

Il codice di autodisciplina a riguardo, nei principi precisa che “il consiglio di amministrazione, allorché abbia conferito deleghe gestionali al

presidente, fornisce adeguata informativa nella relazione sul governo societario in merito alle ragioni di tale scelta organizzativa”. Inoltre l’emittente riporta nella relazione sul governo societario la tipologia e le modalità organizzative delle iniziative che hanno avuto luogo durante l’esercizio di riferimento ed in più deve dare giustificazione in tale relazione nel caso di non designazione di un lead independent director, L’art. 3 è dedicato agli amministratori indipendenti; per il codice

l’indipendenza deve essere sostanziale e non solo formale, ecco perché fa un elenco di persone che difficilmente possono essere indipendenti:

43 a. Direttamente o indirettamente:

Controlla l’emittente esercitando su di esso un influenza notevole; Partecipa a patti parasociali esercitando un’influenza notevole sull’emittente.

b. Se è stato nei precedenti tre esercizi un esponente di rilievo (presidente, amministratore esecutivo, dirigenti) dell’emittente o di una sua controllata.

c. Se ha avuto nell’esercizio precedente una relazione finanziaria, commerciale o professionale con l’emittente, con una sua controllata, con esponenti di rilievo.

d. Se si riceve o si è ricevuto nei tre esercizi precedenti, una remunerazione aggiuntiva dall’emittente o da una controllata.

e. Se è stato amministratore dell’emittente per più di 9 anni negli ultimi 12 anni.

f. Se si riveste la carica di amministratore esecutivo in un’altra società.

g. Se si è soci o amministratori di una società incaricata di revisione legale dell’emittente.

h. Se si è un familiare di una delle persone che si trova nelle precedenti situazioni.

Il codice nei criteri applicativi precisa:

• il consiglio di amministrazione valuta, sulla base delle informazioni fornite dall’interessato o a disposizione dell’emittente, le relazioni che potrebbero essere o apparire tali da compromettere l’autonomia di giudizio degli amministratori indipendenti. Il consiglio di

amministrazione rende noto l’esito delle proprie valutazioni, dopo la nomina, mediante un comunicato diffuso al mercato e,

• il collegio sindacale, nell’ambito dei compiti ad esso attribuiti dalla legge, verifica la corretta applicazione dei criteri e delle procedure di accertamento adottati dal consiglio per valutare l’indipendenza dei propri membri. L’esito di tali controlli è reso noto al mercato nell’ambito della relazione sul governo societario o della relazione dei sindaci all’assemblea.

L’art. 4 riguarda la “istituzione ed il funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione”. L’emittente fornisce adeguata informativa, nell’ambito della relazione sul governo societario, sull’istituzione e sulla composizione dei comitati, sul contenuto dell’incarico ad essi conferito nonché, in base alle indicazioni fornite da ogni comitato, sull’attività effettivamente svolta nel corso dell’esercizio, sul numero e sulla durata media delle riunioni tenutesi e sulla relativa percentuale di partecipazione di ciascun membro. In tale relazione il codice precisa che deve essere indicato l’adeguato spazio lasciato ai comitati all’interno delle sedute consiliari. Sia nel caso di accorpamento di diverse funzioni in un unico comitato o di loro diversa distribuzione, sia nel caso di riserva di tali funzioni in capo al plenum del consiglio di amministrazione, quest’ultimo è chiamato a spiegare nella relazione sul governo societario le ragioni che lo hanno indotto a scegliere un approccio alternativo e il modo in cui tale approccio consente di conseguire comunque gli obiettivi fissati dal Codice per ciascun comitato.

L’art. 5 si occupa della nomina degli amministratori. Il consiglio di amministrazione valuta se adottare un piano per la successione degli amministratori esecutivi. Nel caso in cui abbia adottato tale piano, l'emittente ne dà informativa nella relazione sul governo societario. L’istruttoria sulla predisposizione del piano è effettuata dal comitato per le nomine o da altro comitato interno al consiglio a ciò preposto. Nel caso in cui la società abbia adottato un piano di successione, la relazione sul governo societario specifica se nel piano di successione sono previsti

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appositi meccanismi in caso di sostituzione anticipata rispetto

all’ordinaria scadenza dalla carica, gli organi sociali e i soggetti coinvolti nella predisposizione del piano, nonché le modalità e i tempi con cui lo stesso è eventualmente soggetto a revisione.

L’art. 7 tratta del “sistema di controllo interno e di gestione dei rischi”, la gestione deve essere sana, corretta e svolta per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il controllo avviene mediante un processo si identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei rischi. Esistono diversi livelli di controllo:

• Primo livello – controlli di linea, sono inseriti all'interno del reparto operativo. E' il singolo dipendente che è chiamato a porre in essere un livello di controllo. Sono attività di controllo fondamentali in quanto già a questo livello è possibile sanare anomalie che possono essere compiute non solo per volontà fraudolenta ma anche per omissione non volontaria. L'attività di controllo dovrebbe essere vista come una attività normale e non come un soggetto che condanna l'operato di altri. La filosofia dovrebbe essere quella di utilità.

• Secondo livello – Processo di gestione e controllo dei rischi. Risponde al criterio di segregazione. A differenza del livello

precedente c’è separazione tra chi svolge l’attività e chi la controlla; si tratta quindi di una garanzia maggiore in quanto chi controlla non è la persona stessa che svolge l’attività. Un soggetto terzo rispetto alle operazioni svolte ha un distacco maggiore e quindi è considerato più efficace. Tipiche funzioni di questo livello: Risl Management, compliance function (controllo del rispetto delle leggi e dei regolamenti), controllo di gestione, ecc.

• Terzo livello – interna auditing. E' una attività indipendente ed obiettiva finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza

dell'organizzazione. Lo possiamo collocare ad un livello ancora più alto al fine di fornire valutazioni indipendenti sul disegno e sul funzionamento del complessivo Sistema di Controllo Interno. Sono gli uomini di vertici interessati ad avere un soggetto interno che quotidianamente fa verifiche indipendenti. A volte questo soggetto fa anche attività di consulenza. Quindi non solo garantisce gli uomini di vertici sulla buona attività di controllo (assurance) ma anche attività di consulenza su eventuali modifiche; cioè propongo ulteriori sistemi per migliorare il sistema di controllo.

In particolare, su questo argomento il codice precisa che il consiglio di amministrazione descrive, nella relazione sul governo societario, le principali caratteristiche del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e le modalità di coordinamento tra i soggetti in esso coinvolti, esprimendo la propria valutazione sull’adeguatezza dello stesso. Sempre nel medesimo articolo il comitato per la corporate governance con il codice di autodisciplina invita gli emittenti a fornire informativa nel caso in cui la funzione di internal audit venga affidata ad un soggetto esterno. Con l’obiettivo di snellire la struttura organizzativa il consiglio di

amministrazione può decidere di non costituire apposito comitato; in caso di data decisione il consiglio di amministrazione deve darne apposita motivazione nella relazione sul governo societario.

L’articolo 8 è invece dedicato ai sindaci. Il collegio sindacale è chiamato ad esprimere un giudizio sulla capacità del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo contabile di:

• Salvaguardare il patrimonio aziendale;

• Prevenire o individuare eventuali errori o irregolarità; • Rilevare in modo completo e corretto i fatti di gestione nella

contabilità e nel bilancio.

I sindaci sono scelti tra persone che possono essere qualificate come indipendenti anche in base ai criteri previsti dal presente Codice con

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riferimento agli amministratori. Il collegio verifica il rispetto di detti criteri dopo la nomina e successivamente con cadenza annuale, trasmettendo l’esito di tali verifiche al consiglio di amministrazione che le espone, dopo la nomina, mediante un comunicato diffuso al mercato, e,

successivamente, nell’ambito della relazione sul governo societario, con modalità conformi a quelle previste per gli amministratori. L’emittente fornisce informativa nella relazione sul governo societario sulla

composizione del collegio sindacale, indicando per ciascun componente l’eventuale qualifica di indipendente ai sensi del presente Codice, il numero di riunioni e la loro durata media.

L’art 10 “sistemi di amministrazione e controllo dualistico e monistico” invita l’emittente a fornire nella prima relazione sul governo societario pubblicata successivamente alla modifica del sistema di amministrazione e controllo, informativa sulla modalità con cui il Codice è stato applicato a tale sistema. Tali informazioni sono pubblicate anche nelle relazioni

successive, indicando eventuali modifiche relative alle modalità di recepimento del Codice nell’ambito del sistema di amministrazione e controllo prescelto.