Condivisione di obiettivi, responsabilità e conoscenza

Come detto in precedenza, la prospettiva di analisi utilizzata in tale paragrafo, ha carattere interno; si intende dunque dare evidenza di quali siano i fattori che influenza il modo in cui il team, non più tradizionalmente inteso, raggiunge l’obiettivo di condivisione di obiettivi, responsabilità e conoscenza (che sono gli elementi fondamentali che caratterizzano il concetto di team).

Una delle possibili definizioni di team virtuale, ovvero “un gruppo interdipendente che svolge compiti rispetto ad un progetto, attraversando i confini di spazio e tempo, strettamente dipendenti dalle informazioni e dalle tecnologie di comunicazioni”97_, emergono alcuni elementi fondamentali che connotano il team; questi sono fattori che, pur avendo già rilevanza nelle teorie tradizionali, ad oggi assumono un carattere diverso.

Figura 3.4 – Fattori rilevanti per la gestione del team virtuale.

Fattori correlati ai compiti assegnati e da svolgere. In generale, i team virtuali, tendono ad essere maggiormente focalizzati rispetto alle attività che svolgono, dato il fatto che questi vengono svolti in un ambiente connotato da vincoli imposti dalle tecnologie. Da un lato gli incontri faccia a faccia tra i membri del team sono funzionali rispetto al confronto sui compiti che vengono svolti all’interno del team. Allo stesso tempo, quando “gli incontri tra i membri del team non sono fisici, la comunicazione e gli scambi di informazioni tramite le tecnologie di comunicazione, migliora il coordinamento del team virtuale”.98 _{Tra l’altro la coordinazione è un elemento fondamentale, anche nella} concezione tradizionale di team, che risulta essere funzionale all’innovazione e al 97_{Lipnack, J., et al, (2000), Virtual team, John Wiley and Sons, Sec. ed.}

98_{Massey, A.P., et al, (2004), Synchronizing pace in asynchronous global virtual project teams,} International journal of cross cultural management, 4 (2).

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miglioramento delle performance del team. In ultimo, associare con coerenza gli obiettivi rispetto alla tecnologia adottata, permette al team di essere maggiormente flessibile ed adattare la propria struttura al contesto virtuale di riferimento.

Comunicazione. In genere, informazioni ad alta rilevanza, tendono a non essere comunicate tramite strumenti tecnologici; infatti possiamo dire che la tecnologia risulta essere funzionale alla risoluzione di problematiche quando queste sono a bassa complessità. Tutto ciò è dovuto al fatto che, innanzitutto, quando si trasferiscono informazioni complesse, ciò è favorito dalle espressioni verbali e sulla fiducia instaurata tra soggetti che si conoscono personalmente; inoltre i testi, a differenza delle parole, possono richiedere maggior tempo nella fase di comprensione delle informazioni trasmesse al loro interno. Questo può essere però considerato allo stesso tempo un vantaggio in quanto, data l’assenza di interazione nello stesso momento tra gli individui, questi hanno la possibilità di riflettere opportunamente rispetto alle informazioni di cui prendono visione.

Fattori sociali. Per questo campo di fattori facciamo riferimento alle relazioni e alla coesione; entrambi hanno particolare rilevanza rispetto alla tematica qui di interesse, data l’assenza di interazioni faccia a faccia; inoltre, anche nel team tradizionalmente inteso, queste occupano un ruolo rilevante rispetto alle performance ottenute dai membri del team. Le relazioni, data l’assenza di interazioni fisiche, devono essere opportunamente favorite e supportate soprattutto nella fase di creazione del team virtuale; questo permetterà nel lungo termine di aumentare la motivazione e la soddisfazione degli attori organizzativi, sia individualmente sia rispetto agli obiettivi raggiunti dal gruppo. Per quanto attiene al secondo aspetto, “la percezione di coesione da parte dei membri del gruppo è riconosciuta come fattore influenzante gli atteggiamenti dei membri stessi, ed ha due dimensioni: senso di appartenenza e sensazione di moralità.”99_{. Questo elemento} influisce, oltre che sugli aspetti sopracitati, anche sulla integrazione e sull’identificazione del gruppo.

Fiducia. La creazione di dei rapporti di fiducia, prerogativa già ampiamente riferita al leader del team virtuale, è appunto un elemento fondamentale data l’assenza di interazioni faccia a faccia. È piuttosto difficile in tale ambiente infatti riuscire a stabilire una tale relazione. Questo è dovuto principalmente al fatto che i membri del team probabilmente

99_{Ancona, D.G., et al, (1992), Demography and design: predictors of new product team} performance, Organization science, 3 (3), pp. 321-341.

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non hanno avuto, o non avranno mai la possibilità di conoscersi fisicamente. Non conoscendosi grazie a delle esperienze passate, la loro relazione inizialmente è molto più vicina a quella che hanno degli sconosciuti piuttosto che dei colleghi di lavoro. Fattore amplificante di tale contesto è anche la cultura differente a cui gli attori organizzativi possono appartenere.

Fattori correlati alla performance e alla soddisfazione. La performance e la soddisfazione sono due elementi fondamentali quando si affronta, in generale, la tematica dello svolgimento di compiti associati ad un obiettivo da parte di un gruppo. La performance è data dalla differenza che intercorre tra i risultati ottenuti e quelli desiderati; la soddisfazione è invece la percezione che gli individui hanno rispetto agli obiettivi raggiunti. Quando il contesto in cui ciò accade assume carattere virtuale, allora assume una connotazione diversa anche il modo in cui devono essere fatte le valutazioni rispetto a questi due parametri. Per quanto riguarda il primo, è opportuno condurre maggiori valutazioni che vadano oltre il semplice scostamento dei risultati; ad esempio sarebbe opportuno indagare, in associazione all’obiettivo raggiunto, anche il livello di apprendimento dei membri del gruppo. Per quanto riguarda la seconda, è necessario porre attenzione su due aspetti, sia la soddisfazione in merito al processo che la soddisfazione in merito ai risultati.

Un ulteriore approfondimento è opportuno per quanto riguarda la tematica della fiducia; questa, insieme alla condivisione della conoscenza e alla collaborazione, instaura una relazione circolare che influisce positivamente sull’efficacia del team virtuale.100

Il tipo a di fiducia a cui si fa riferimento in genere nel team virtuale è “di tipo cognitivo”.101 _{Questo perché i team virtuali, a causa dell’ambiente in cui si formano,} mancano di interazione faccia a faccia, dato che i membri del team sono geograficamente distanti. Questo fa sì che si modifichino gli elementi che in genere sono oggetto di valutazione rispetto alla fiducia dimostrata reciprocamente tra i membri del team stesso. Infatti, innanzitutto, tramite le tecnologie non è possibile agli individui indagare quelle caratteristiche dei membri, quali ad esempio integrità o benevolenza, che in genere favoriscono la percezione che si ha rispetto alla fiducia che gli altri individui meritano.

100_{Alsharo, M., et al, (2017), Virtual team effectiveness: the role of knowledge sharing and} trust, Information and management, 54, pp.479-490.

101_{Kanawattanachai, P., (2002), Dynamic nature of trust in virtual teams, Journal of strategic} information system, 11 (3-4), pp. 113-114.

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Inoltre le tecnologie, non sono in grado di trasmettere emozioni e sensazioni che favoriscono la solidificazione delle relazioni di fiducia.

Alla luce di questo sono altre le abilità e le caratteristiche che gli attori organizzativi sono chiamati a mostrare per dare evidenza della fiducia che essi meritano. Tra questi rientra appunto la condivisione di conoscenza. Questa permette infatti di dimostrare il contributo che ciascun membro del team è in grado di dare per il raggiungimento degli obiettivi. La condivisione di conoscenza, a sua volta ha una influenza positiva sulla collaborazione. Condividere la propria conoscenza, in genere, per un individuo all’intero di un team virtuale, è un atto piuttosto difficile, senza opportuni rapporti di fiducia; infatti, data l’assenza di interazione fisica, gli individui non possono assumere la giusta consapevolezza rispetto ai risultati di lungo termine in termini di apprendimento che, tramite tale condivisione, sarà possibili sia a livello individuale che a livello collettivo. Allo stesso tempo, per collaborare, gli attori organizzativi hanno bisogno della conoscenza dei membri del team; questa, se ciò accade, sarà così correttamente integrata nei sistemi informativi utilizzati, e sarà disponibile ed accessibile a tutti. La collaborazione infatti, non può adeguatamente realizzarsi se per reperire le informazioni necessarie è richiesta una tempistica o uno sforzo eccessivo. Questo poiché, come affermato già in precedenza, una delle caratteristiche degli ambienti virtuali è proprio la richiesta di risposte idealmente in tempo reale. Inoltre, la condivisione e la collaborazione insieme, permettono di prendere decisioni migliori rispetto agli obiettivi assegnati. La collaborazione, in ultimo, produce effetti positivi rispetto all’efficacia del team. Se è vero che è più complicato, rispetto ai contesti tradizionali, creare e favorire la collaborazione effettiva tra i membri del team virtuale, è anche vero che ci sono alcuni fattori che possono influenzare positivamente l’efficacia del team e la condivisione di conoscenza.

Data l’assenza di interazione faccia a faccia, gli attori organizzativi tendono ad esprimere più facilmente le proprie opinioni o perplessità; inoltre, dati gli elementi detti in precedente rispetto a valutazione e soddisfazione, questo avviene in modo più imparziale. Dunque, nonostante siano numerose le difficoltà che gli ambienti virtuali pongono rispetto alla collaborazione, è da considerare l’effetto che la virtualità ha rispetto alla più libera condivisone di conoscenza, idee e informazioni.

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Nei successivi paragrafi si procede prima di tutto, all’analisi del caso Spatial, startup che si occupa di proporre delle soluzioni con realtà aumentata (AR), per la gestione del team virtuale.

Successivamente si dà evidenza dei profili di rischio rispetto agli attacchi informatici che possono verificarsi in ambienti virtuali; questo per aggiungere maggiore completezza alla tematica trattata e, dal punto di vista organizzativo, sottolineare come gli stessi membri del team siano la prima fonte di difesa e la prima fonte di vulnerabilità per l’organizzazione nel suo complesso.