I criteri principali a cui è necessario dare maggior importanza nella scelta dei media possono essere riassunti nel seguente elenco:
• Accessibilità (facilità d’uso) • Presentazione dei messaggi • Tempistica di emissione • Potenza espressiva
• Persistenza delle informazioni • Flessibilità
• Costi
Una particolare sensibilità viene espressa verso i temi dell’evoluzione digitale in cui dimi- nuirà la carta stampata e si utilizzeranno in maniera crescente i media digitali; infatti oggi la comunicazione interna si avvale prevalentemente di strumenti digitali dove per digitale si intende quasi sempre parlare di intranet.
Rispondere alla domanda “in cosa consiste la comunicazione interna” risulta complesso, certa è la sua rilevanza nelle organizzazioni, “la comunicazione-lo scambio di informazioni e la trasmissione di significato- è l’essenza stessa di un sistema sociale o di un’organizzazio- ne”18. Le strutture organizzative con le loro diverse dimensioni, sofisticazione tecnologica,
grado di complessità sono progettate per essere o per divenire sistemi per il trattamento dell’informazione. L’intera organizzazione può essere indicata come una rete di comunica- zione tra posizioni; “il comportamento comunicativo non accade entro una rete di rapporti ma è tale rete.”19
18“Op. Cit.”
Cultura organizzativa e pianificazione della comunicazione interna 29 Il concetto di comunicazione è soggetto a una duplice interpretazione. La prima la concepisce come un insieme di strumenti fondamentale al servizio della gestione delle ri- sorse umane. Si tratta di tutte quelle attività coordinate dai tecnici della comunicazione. L’altra vede la comunicazione interna in riferimento al concetto di organizzazione nel- la quale viene concepita come l’insieme dei rapporti interpersonali che costituiscono il processo organizzativo stesso. Secondo quest’ottica organizzare e comunicare sono due momenti complementari del corso di decisioni e azioni nel quale la vita aziendale si con- cretizza.
In questo secondo caso quindi l’attività comunicativa risulta dominio di tutti i soggetti d’impresa, “l’accento cade sulla rete e sullo sviluppo delle capacità di comunicazione, in quanto expertise diffusa”20. Comprende quindi tutti gli scambi di informazioni tra posi-
zioni, ruoli, reparti e divisioni, utili allo svolgimento dei processi produttivi e decisionali. Con l’espressione comunicazione organizzativa ci si riferisce alla seconda accezione mentre si può continuare a definire comunicazione interna il processo che afferisce alla prima ac- cezione.
Il concetto di comunicazione interna in senso stretto si riferisce all’insieme delle attivi- tà che spesso vengono indicate come marketing interno, si tratta di quelle attività volte a concepire e promuovere idee, progetti e valori utili all’azienda, creando un sistema di scambio fondato sulla comunicazione tra l’azienda e i suoi dipendenti al fine di favorire l’adeguamento del clima organizzativo e relazionale interno ai bisogni di tutti gli operatori, il libero coinvolgimento dei lavoratori, la valorizzazione degli apporti di creatività, e quindi la partecipazione attiva al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Risulta evidente come i risultati aziendali siano decisamente condizionati dal grado di soddisfazione dei bisogni lavorativi, di appartenenza e di autorealizzazione.21 Infatti sono emersi nuovi concetti in
ambito aziendale come la qualità, la customer satisfaction, innovazione, immagine azienda- le integrata, che richiedono una collaborazione e una disposizione positiva dei dipendenti, questo ha indotto ad attribuire maggiore rilievo alla motivazione dei dipendenti.
I mezzi principalmente usati per istaurare questo rapporto sono: news-letter, house organ, lettere dedicate, rassegne stampa, meeting, conventions, formazione, incontri funzionali, attività di counceling, e-mail, data base informativi.
Una delle carenze percepite è quella del divario temporale tra la rapidità con cui i dipen- denti vengono a conoscere fatti o notizie riguardanti l’azienda dai mezzi di comunicazione o da fonti informali e la lentezza impiegata dagli organi addetti a rendere pubblica l’infor- mazione; ritardo che potrebbe essere colmato dall’utilizzo continuo e finalizzato della rete telematica.
20“Op. Cit.”
Cultura organizzativa e pianificazione della comunicazione interna 30 Con la tabella seguente cercheremo di esemplificare alcune delle attività di comunica- zione e degli strumenti utilizzati.
STRUMENTI ATTIVITA’ DI COMUNICAZIONE INTERNA PUBBLICAZIONI AZIENDALI PERIODICHE
• riviste tradizionali o on- line
• opuscoli tradizionali o on- line
• descrivere procedure pratiche e organizzative
• instillare valori, cultura azien- dale, obiettivi
PUBBLICAZIONI AZIENDALI NON
PERIODICHE
• riviste tradizionali o on- line
• opuscoli (depliant, folder, brochure)
• manuali tradizionali o on- line
• manuali
• opuscoli per i neo-assunti • mansionari
• documentazione antinfortuni- stica
• opuscoli per informazioni ge- nerali
BOLLETTINI E CIRCOLARI
• su carta • via fax
• via e-mail (mailing list)
• istruzioni operative • resoconti bottom-up
• procedure e pratiche organiz- zative LETTERE PERSO- NALIZZATE O RIVOLTE A TUTTI I DIPENDENTI • su carta • via fax
• via e-mail (uno-a-uno o mailing list)
• istruzioni operative • resoconti bottom-up
• procedure e pratiche organiz- zative
• informazioni su eventi azien- dali
Cultura organizzativa e pianificazione della comunicazione interna 31 INSERTI E ALLEGATI • comunicazioni distribuite sul lavoro • comunicazioni inviate a casa • comunicazioni personalizzate (percorso di carriera)
• comunicazioni rivolte a tutti i dipendenti
BACHECHE • quadri murali
• bacheche elettroniche • informazioni e comunicazioni su argomenti vari MESSAGGI • via telefono • via e-mail • newsletter • chat • personale • istruzioni operative • comunicazioni di coordina- mento
• scambi di informazioni proce- durali • resoconti • lavoro cooperativo QUESTIONARI • distribuzione diretta • via posta • via e-mail
• form da compilare sul www
• per conoscere il grado di soddisfazione dei dipendenti • per ottenere suggerimenti
ARCHIVI • archivio cartaceo • database elettronico • basi di conoscenza • digital library • informazioni procedurali • informazioni fattuali
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CONFERENZE E CONVEGNI
• conferenza tradizionale • videoconferenza
• congressi per riunire tutto il pubblico dei dipendenti favorendo lo spirito di gruppo • presentazione di nuovi prodot-
ti o attività aziendali RIUNIONI E INCONTRI • riunioni tradizionali • video incontro • lavagna elettronica • gruppi di discussione • lavoro di gruppo • circoli di qualità LEZIONI E SEMINARI • lezione tradizionale • videoconferenza • cd • supporti cartacei
• formazione per i neo- assunti • aggiornamento PRESENTAZIONI • slide • fotografie • diapositive • cd • dvd • video show • www • presentazione dell’azienda • di prodotti • di progetti aziendali • di attività aziendali PUBBLICAZIONI AZIENDALI PERIODICHE
• riviste tradizionali o on- line
• opuscoli tradizionali o on- line
• descrivere procedure pratiche e organizzative
• instillare valori, cultura azien- dale, obiettivi
Cultura organizzativa e pianificazione della comunicazione interna 33 GADGET • calendario • agenda • biglietti • altro
• attività di pubbliche relazio- ni volte a migliorare l’immagi- ne aziendale presso il pubblico interno ATTIVITA’ MONDANE E SERVIZI EXTRA AZIENDALI • cene • feste • attività varie
• attività di pubbliche relazioni tra cui
• colonie per i figli dei dipenden- ti
• tornei sportivi
Tabella 2.2: Schema tratto da Michela Paparella, Ilaria Torre. Tecnologia internet e
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