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• Tempestività nell’intervento a fronte di criticità
La presenza di questi elementi determina il successo di un sistema incentrato sul monitoraggio di un flusso più o meno complesso di dati. Da questo punto di vista il sistema che è stato progettato e implementato durante il mio lavoro di tesi presenta due importanti funzionalità. Da un lato si prevede l’utilizzo come uno strumento adatto al controllo della qualità del processo produttivo, ma dall’altro lato è stato realizzato con l’idea che fosse un sistema in grado di essere monitorato. L’implementazione oggetto del mio elaborato ha determinato alcuni elementi di beneficio che possono essere ricollegati al concetto fino a ora descritto e che verranno approfonditi nel corso di questo capitolo.
8.1 Definizione di un controllo sulla
Capitolo 8. Benefici offerti dal sistema e miglioramenti futuri
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Gli indicatori di performance possono essere pensati come parametri di controllo su come il sistema viene utilizzato dagli utenti e quindi anche su come questi riescano a svolgere al meglio le loro attività. La scelta progettuale legata alla duplice funzione di apertura e chiusura degli interventi mostra, in primo luogo, la possibilità di avere un’informazione relativa all’inizio e alla fine di un’attività. Pertanto, nel database è stata predisposta la registrazione della data e dell’ora di apertura e di chiusura di un intervento. Questa struttura fornisce un vantaggio importante in ottica di misurazione dell’intervallo di tempo in cui un’attività viene portata a termine. Nasce quindi la possibilità di definire un indicatore Average Closing Time (ACT), su un orizzonte temporale predefinito, in questo modo:
(1) 𝐴𝐶𝑇 = ∑𝑁𝑖=1(𝑇𝑒𝑖− 𝑇𝑖𝑖) 𝑁
∀𝑖 ∈ {0,1, … , 𝑁}: 𝑇𝑒𝑖− 𝑇𝑠𝑖 ≠ 0
Nella formula (1) i rappresenta l’i-esima attività svolta tale per cui l’intervento sia tra quelli che prevedono un tempo di apertura diverso da quello di chiusura; mentre 𝑇𝑒𝑖e 𝑇𝑠𝑖, rappresentano rispettivamente l’istante di chiusura e quello di apertura dell’intervento.
L’indicatore quindi si basa su una scala di rapporto che indica mediamente il tempo impiegato a chiudere un intervento aperto su un certo orizzonte temporale che può essere definito arbitrariamente (giorno, settimana, mese, ecc.). Il valore di ACT, quindi, è utile per fornire indicazioni su possibili complicazioni di diversa natura che portano a non concludere le attività iniziate. Questa informazione in realtà nasce dalla definizione della misura del tempo di chiusura di una attività, dato essenzialmente dal numeratore dell’ACT considerato singolarmente per ogni attività. Questa misura può essere utilizzata per capire come le durate delle attività si distribuiscono in un dato periodo di tempo. In questo modo è possibile effettuare delle analisi statistiche più approfondite sui tempi di chiusura delle attività.
Un altro indicatore utile per comprendere le performance del sistema riguarda l’efficienza di chiusura degli interventi aperti, misurata attraverso il Closing Efficiency Indicator (CEI). In generale si vuole fornire una misura sul grado con cui il team di qualità riesce a portare a termine le attività iniziate. Questo si inserisce in un’idea di fondo in base alla quale ogni intervento porta comunque ad un risultato in ottica di riduzione delle cause di non conformità. Il valore sarà ottenuto attraverso la seguente formula:
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(2) 𝐶𝐸𝐼 = 𝐴𝐶
𝑇𝑂𝐴 × 100
Il parametro, espresso in percentuale, è dato dal rapporto tra il numero di attività che risultano chiuse (AC) e il numero totale di attività che erano in stato “open” (TOA), all’interno di un periodo di riferimento arbitrario; anche in questo caso può essere stabilita una scelta sulla base delle esigenze di misurazione. L’indicatore sarà rappresentato attraverso una scala di rapporto e maggiore sarà il valore più efficiente sarà il processo.
I precedenti due parametri sono relativi alla chiusura di interventi, ma non tengono in considerazione la bontà con cui questi in realtà vengono svolti. L’introduzione, nel sistema di registrazione, di un livello qualitativo sull’esito degli interventi svolti può essere utilizzato in questa fase per avere informazioni di questo tipo. È possibile pensare quindi di definire un indicatore che permetta di misurare il grado di criticità delle azioni svolte, per individuare diverse attività correttive. Il valore dell’indicatore in questione, ovvero il Criticality Index (CI), è dato da:
(3) 𝐶𝐼 = 𝑁𝐴
𝑇𝐶𝐴× 100
Il valore del parametro (3) è dato dal rapporto tra il numero degli interventi con esito negativo (NA) e il numero totale di attività con stato “close” (TCA). L’obiettivo di questo indicatore è quello di fornire un valore in percentuale degli interventi che, almeno al livello qualitativo, sono risultati negativi in un certo intervallo di tempo. Questo valore può fornire, quindi, un’indicazione su eventuali aumenti improvvisi di interventi che abbiano un esito “negativo”. Il parametro si collega indirettamente poi alle statistiche relative al successo di ogni intervento; ovvero, all’individuazione sulle probabilità di successo di ogni singolo intervento rispetto a una tipologia di difetto.
La seconda classe di KPI identifica quindi l’insieme degli indicatori che non sono relativi alle performance nelle attività di correzione, ma forniscono informazioni legate alle criticità di processo; oltre a parametri di questo tipo possono essere individuate altre statistiche utili. La necessità di agire sempre tempestivamente, anche a seguito di un intervento che non ha portato a nessun miglioramento, porta alla definizione di un modello che fornisca informazioni relative allo stato attuale. L’idea è quella di focalizzare
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l’attenzione dell’operatore quando ciò che si sta svolgendo possa avere un impatto sulle non conformità di processo. A partire dall’individuazione in fase di progettazione di una classe di interventi, che può portare a modificare positivamente o negativamente lo status attuale, è possibile definire un particolare indicatore. Quest’ultimo vuole essere pensato per fornire un’informazione sul grado di attenzione da prestare a seguito di interventi particolarmente significativi. Il valore del Significant Impact Index (SII) sarà dato dalla seguente formula, dove SA, indica il numero delle attività significative, il denominatore rappresenta il numero totale degli interventi e CD le tipologie di non conformità relative a SA:
(4) 𝑆𝐼𝐼 = 𝑆𝐴
𝑇𝐶𝐴 + 𝑇𝑂𝐴× 𝐶𝐷
Attraverso questo parametro (4) è possibile dare un’indicazione sul grado di attenzione che il team di qualità deve avere in base alle attività svolte. Il valore, pertanto, fornisce l’incidenza delle attività che potrebbero manifestare un impatto significativo sul totale delle attività moltiplicato per il numero delle tipologie di difetti che coinvolgono. La formula mostra come all’aumentare delle attività ad elevato impatto l’indicatore SII aumenta; lo stesso si verifica all’aumentare del mix di difetti sui quali ci si trova a intervenire. Maggiore è il valore di questo parametro maggiore dovrebbe essere l’attenzione del team in quanto si ha un’elevata complessità dello stato attuale.
Insieme a questi parametri è possibile fornire ulteriori indicazioni relative alle tipologie di intervento e alle variabili presenti nel processo produttivo. Un’informazione importante può essere fornita attraverso la creazione di una lista comprendente le 10 attività con una maggiore frequenza, rappresentate attraverso un istogramma a barre. Allo stesso modo è possibile registrare quali sono le principali tipologie di non conformità, o le macchine di produzione, sulle quali si effettuano il maggior numero di interventi. La mancanza di un riscontro sull’esito di un’attività svolta può portare a sottovalutare l’aspetto dell’inefficacia di una particolare azione su una classe di difetti. L’introduzione, quindi, di una statistica che riporti gli interventi con la percentuale più alta di “esiti negativi” può rivelarsi un’indicazione molto utile. Sulla base di ciò potrebbe essere svolta, ad esempio una verifica sulle modalità con cui la procedura viene svolta o addirittura rivedere l’utilizzo di quel particolare intervento per una certa tipologia di difetto. In generale, comunque, queste statistiche relative alle variabili del processo possono essere
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utili come input per effettuare delle analisi statistiche più approfondite e individuare cause di possibili inefficienze nelle procedure.
8.2 Riduzione dei tempi di compilazione del report
Il nuovo sistema che si vuole mettere in piedi è pensato secondo una logica di miglioramento delle condizioni di lavoro nel team di qualità, con l’obiettivo di eliminare le inefficienze. La sostituzione di alcune procedure che rappresentavano il cuore delle attività centrali svolte dagli istruttori porta ad alcuni cambiamenti con vantaggi in termini di riduzioni di operazioni. L’inserimento di un nuovo sistema di registrazione degli interventi correttivi svolti, oltre a fornire una serie di informazioni fondamentali, consente la sostituzione di differenti strumenti di informazione con un unico report. La realizzazione del nuovo report di fine turno si fonda sulla raccolta di tutte le informazioni necessarie, che precedentemente venivano organizzate su due strumenti differenti. La stesura di una mail e la compilazione di un report con le indicazioni relative ad ogni specifica di produzione tenderanno a scomparire per lasciare spazio al nuovo unico report che sarà costruito sulle informazioni inserite durante il turno. Questo meccanismo riduce sostanzialmente il duplice inserimento di informazioni, a volte anche ridondante, che evidenzia comunque una inefficienza nell’impiego del proprio tempo di lavoro. La sostituzione del nuovo report unificato dovrebbe portare ad una riduzione del tempo di inserimento delle informazioni rispetto alla procedura antecedente. Inoltre, sono stati previsti alcuni cambiamenti che procedono verso la direzione di un sostanziale abbandono di strumenti statici di lavoro e un maggior uso di strumenti che prevedono un aggiornamento in tempo reale. L’abbandono di alcune attività di verifica legate ad un approccio abitudinario ma non sempre efficaci portano in qualche modo ad un risparmio di tempo, che rappresenta una risorsa fondamentale nelle realtà aziendali.