Organizzazione per priorità

Le informazioni una volta registrate e immagazzinate all’interno del database dovranno essere visualizzate in modo efficacie dagli istruttori di qualità. L’attività di inserimento dei dati attraverso un sistema non può essere sufficiente per garantire risultati ottimali, in quanto la visualizzazione rappresenta una parte altrettanto importante e capace di trasformare l’informazione in uno strumento importante. L’integrazione tra la quantità di informazioni a disposizione e uno schema ordinato per la visualizzazione rappresenta un vantaggio chiave per il sistema che si vuole implementare. L’obiettivo che si intende raggiungere in questa parte è rappresentato dalla individuazione di un sistema efficacie

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di organizzazione e visualizzazione delle informazioni raccolte, ponendo il focus sull’aspetto delle priorità d’intervento. Quest’ultime risultano fondamentali per la definizione di un piano di azione; le azioni devono essere organizzate in modo tale che sia data la precedenza a quelle più critiche. Il risultato che è possibile raggiungere dipende dalla quantità di informazioni che si hanno a disposizione e dalla loro facilità di lettura.

Il seguente mix definisce uno strumento utile per il riconoscimento delle attività che identificano delle priorità nel processo di controllo della qualità.

L’attuale sistema di gestione delle attività svolte, durante i turni lavorativi, come già descritto in precedenza, prevede la compilazione di una e-mail ad ogni fine turno con le informazioni relative agli interventi svolti. Questa ha lo scopo di mantenere un livello di flusso dei dati costante, garantendo la massima conoscenza su cosa si è agito e cosa è cambiato, verso le altre funzioni aziendali e verso il team stesso. La criticità di questa procedura risiede, oltre nel livello di completezza delle informazioni, anche nella difficoltà di lettura e interpretazione. Le difficoltà interpretative della mail potrebbero inficiare i risultati finali, a causa della mancanza di informazioni o dell’assenza di uno schema strutturato di individuazione delle criticità. Le caratteristiche della mail, sicuramente, non sono allineate con quelle previste da un buon modello organizzato. Sulla base di questo disallineamento tra i risultati del vecchio sistema e gli obiettivi di organizzazione ottimale delle informazioni è nata l’idea di ridefinizione della struttura portante del report di fine turno e, quindi, più in generale, di introdurre un nuovo standard nella disposizione dei dati. I passi per la progettazione di un sistema efficace si articolano soprattutto in due fasi principali, che contraddistinguono due funzionalità differenti:

• Fornire informazioni qualitative sull’esito

• Strutturazione logica informazioni

Gli effetti degli interventi svolti, dagli istruttori, generando un impatto che porta a una possibile modifica delle condizioni correnti, devono essere misurati. Più precisamente è necessario identificare per ogni azione svolta un valore che rappresenta la valutazione dell’effetto che si verifica a seguito di un certo intervento. Le scale di misurazione di questo tipo d’impatto sono differenti, ad esempio la percentuale aumento della difettosità, la crescita o la riduzione dei valori medi e della deviazione standard dei parametri di forza, i relativi percentili, ecc. La differenza, però, tra le diverse tipologie di cause di difetto, unita alle difficoltà di ottenere nell’immediato, con un livello di dettaglio e precisione sufficiente, le informazioni appena elencate, rende questa parte difficile da prevedere nel sistema. I valori relativi alle percentuali di non conformità o alle medie dei parametri di

Capitolo 4. Realizzazione di un sistema efficace ed efficiente di raccolta dati

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uniformità si ottengono, molto spesso a seguito di analisi, che quasi sempre richiedono più tempo rispetto a quello necessario per la decisione legata a un ulteriore intervento successivo. La premessa di creare un sistema che sia standard e universale, che restituisca informazioni efficaci, implica l’esistenza di un sistema di misurazione dell’impatto delle azioni sul processo di controllo. Per questo motivo si è pensato di implementare una struttura di valutazione dal punto di vista qualitativo dell’effetto di ogni intervento sul flusso produttivo. In questo modo è possibile evidenziare delle informazioni importanti e immediate su tipo di risultato che si è ottenuto a seguito di azione. Una funzionalità di questa natura porta con sé differenti vantaggi. Da una parte si ha la possibilità di stabilire difronte ad ogni tipologia di difetto se l’azione compiuta fornisce influenze positive o negative, favorendo il principio dell’applicabilità universale. Dall’altra si ha il vantaggio di evidenziare in maniera chiara e tempestiva una indicazione qualitativa dell’impatto in ambito del controllo di qualità. Il risultato è di avere sempre un’indicazione importante sull’efficacia dell’attività svolta e in ottica futura anche di stabilire quali attività hanno risultati migliori rispetto ad una tipologia di difetto.

La struttura finale di lettura, quindi, rappresenta un fattore chiave nella decisione progettuale di come costruire un sistema basato su una logica volta alla tempestività degli interventi. Il modo migliore per comunicare a tutto il reparto, ma principalmente all’istruttore che entrerà nel turno successivo, le attività su cui porre la propria attenzione è strutturare le informazioni in secondo un importante impatto visivo. La scrittura attuale dei dati nella mail non garantisce nessuna organizzazione sulla base del livello di priorità d’intervento. Le informazioni dovranno essere suddivise sulla base di parametri che forniscano fin da subito a chi legge un piano di intervento legato alle priorità che interessano il controllo qualità. Le due caratteristiche, da implementare nel nuovo sistema, rappresentano in realtà differenti punti di collegamento tra loro. In realtà la prima funzionalità permette di avere una struttura logica più efficiente nell’organizzazione dei dati prevista dalla seconda parte. Il filo che unisce i due elementi, pensati per il nuovo sistema, si può sintetizzare e collegare al concetto di priorizzazione degli interventi da svolgere. Il metodo con il quale si vuole dare elevata visibilità agli elementi di massima importanza e urgenza è strettamente legato all’introduzione delle tipologie di intervento descritte precedentemente. Infatti, l’organizzazione delle attività sarà frutto di una suddivisione tra attività “in corso” e interventi già chiusi. Le prime, essendo azioni che devono essere ancora terminate dovranno avere massima visibilità perché, con il passare del tempo, attività ancora non ancora portate a termine generano mancate risposte a problematiche in atto. Allo stesso tempo diventa necessario monitorare, però, tutti quegli

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interventi che, in realtà, risultano essere portati a termine, ma che evidenziano delle valutazioni negative. L’insieme di queste informazioni organizzate secondo una evidente logica di definizione delle priorità porta quindi alla strutturazione di uno schema universale per la presentazione dei dati, relativi agli interventi. La modifica della struttura del report attuale è pensata proprio secondo l’obiettivo principale di introduzione una attenzione maggiore verso le cause principali di difettosità e in ottica di riduzione dei tempi di individuazione delle attività critiche. Si vuole raggiungere maggiore efficienza attraverso una visualizzazione di forte impatto per la riduzione degli errori di valutazione e in termini ottimizzazione dei tempi. Questo è possibile grazie ad una compilazione automatica del sistema di un report (Figura 4.3) con le caratteristiche descritte fino a ora.

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Figura 4.3 - Nuova struttura per l'organizzazione delle informazioni