La definizione di un piano di miglioramento attraverso le 5 diverse fasi descritte, dall’analisi delle procedure fino alla definizione delle azioni correttive, coerentemente con le criticità individuate nello studio del sistema attuale deve prevedere azioni ben mirate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Uno studio attento sulle aree di miglioramento emerse nel corso del mio lavoro permette di comprendere che sia necessaria l’introduzione di un modello di gestione diversa della raccolta di alcuni tipi di dati e la revisione di attività di analisi. Questo sistema deve essere organizzato in maniera che goda di una solidità strutturale e che possa vedere nascere nuove procedure legate alle novità introdotte. La logica, alla base delle modalità con le quali si procederà nella sua realizzazione e successivamente nella sua introduzione, è collegata al principio di integrabilità. Questo concetto riguarda sia l’aspetto legato alle procedure già esistenti in ambito qualità sia i sistemi informatici che il team si trova ad utilizzare durante tutte le fasi di lavoro. La complementarietà delle funzioni che verranno introdotte dai nuovi sistemi da una parte dovrà essere accompagnata dalla facilità con cui questi comunicano e si integrano con quelli che continueranno ad essere utilizzati. L’obiettivo è quello di
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creare valore aggiunto a partire dall’unione dei vecchi metodi, sistemi o strumenti con i nuovi.
In particolare, il modello dovrà comprendere un sistema per la raccolta delle attività svolte dagli istruttori durante i turni lavorativi; questi dati verranno memorizzati in un database che avrà la funzione di memorizzare anche informazioni relative agli eventi avvenuti.
L’inserimento delle attività verrà legato ad una logica di funzionamento nuova con creazione di legami con altre variabili del processo. Il modello, però, non comprenderà solo un semplice sistema di raccolta, ma anche una gestione efficiente delle informazioni.
L’organizzazione e la visualizzazione sarà pensata con una logica diversa da quella testuale prevista dalla procedura attuale, con focus su aspetti differenti. Questi dati raccolti in un database permetteranno, quindi, la loro fruibilità in qualsiasi momento in modo tale che possa essere analizzata per studi sulla correlazione interventi e parametri di difettosità ottenuti. In questo senso l’idea di potenziamento dell’attività di analisi grazie a strumenti che porterebbero ad una maggior livello di automazione e conseguente diminuzione dei tempi legati a queste attività. Gli strumenti sarebbero di supporto a quelli attuali utilizzati fornendo un livello di informazione più completa e le analisi statistiche potrebbero essere corredate da ulteriori livelli di approfondimento. Tutto questo è reso possibile da una importante attività di standardizzazione degli interventi svolti in ambito qualità; senza questo passaggio tutto il modello non porterebbe a risultati efficienti a causa dell’elevata variabilità presente nel sistema.
La valutazione del nuovo modello che prevede le azioni migliorative proposte permette di verificare più approfonditamente, attraverso strumenti appositi, gli elementi di vantaggio ottenibili confrontandoli con eventuali caratteristiche di difficoltà nel suo utilizzo. L’analisi attraverso lo strumento della matrice SWOT può essere utile per confrontare proprio vantaggi che è possibile ottenere con la sua introduzione con le criticità che potrebbero emergere. Lo strumento permette di inserire all’interno di una matrice da una parte le qualità utili al conseguimento di un obiettivo e dannose al raggiungimento dell’obiettivo; suddividendo tra gli elementi interni, tra cui troveremo i
“punti di forza” e i “punti di debolezza”, ed elementi esterni, a cui corrispondono
“opportunità” e “minacce”. Il suo utilizzo è utile nella valutazione di un progetto anche a livelli più ampi, in questo caso i limiti di suddivisione interni ed esterni vengono fissati intorno alla funzione qualità.
Capitolo 3. Aree di miglioramento
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Analisi SWOT
Qualità utili al raggiungimento
dell’obiettivo
Qualità dannose al raggiungimento
dell’obiettivo
Elementi Interni
Punti di Forza
• Attività standardizzate
• Correlazioni tra attività e altre variabili di processo
• Efficienza organizzativa dei dati
• Focus dato alle priorità d’intervento
• Completa integrabilità con i sistemi esistenti
• Riduzione tempi di analisi
Debolezze
• Introduzione di un sistema nuovo con procedure differenti
Elementi Esterni
Opportunità
• Realizzazione di analisi statistiche di maggior valore
• Intercettazione di derive del processo di produzione
Minacce
• Cambiamento dei sistemi e strumenti attualmente in uso
La valutazione è in grado si darci un primo riscontro dal punto di vista qualitativo sulle potenzialità del sistema e se il modello può garantire valore a partire dai punti di forza, superando le debolezze. L’obiettivo del piano è quello di conseguire un vantaggio in termini di riduzione dei tempi e aumento dell’efficienza rispetto a dei parametri fissati di tempestività di risposta e miglioramento delle valutazioni statistiche. In questo caso i punti di forza del modello sono rappresentati dai valori aggiunti che derivano dalle azioni pensate in termini di standardizzazione delle attività, organizzazione logica delle informazioni e analisi automatiche puntuali. L’introduzione di legami interventi e altre variabili, come ad esempio le tipologie di difetto oppure le specifiche di produzione, generano l’opportunità di intercettare eventuali derive del processo produttivo, grazie alle maggiori informazioni a disposizione. Le debolezze del sistema sono principalmente legate dall’inerzia che si potrebbe creare da parte delle risorse verso l’utilizzo di un nuovo sistema, nonostante sia ben integrato con gli altri che saranno in uso. Dal punto di vista delle minacce può essere considerata la possibilità di cambiamenti dei sistemi al contorno, anche se la possibilità risulta molto remota nel medio termine vista la loro stabilità e la struttura ben consolidata.
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Capitolo4
Realizzazione di un sistema
efficace ed efficiente di raccolta dati
L’individuazione delle criticità presenti nel sistema attuale ha guidato il mio studio nella definizione di un piano di miglioramento che necessita di una fase di definizione dei requisiti, alla base del nuovo sistema da implementare. Una volta stabilito, infatti, quale sia l’obiettivo del modello devono essere chiare le modalità con cui questo deve essere realizzato, oltre alle specifiche che lo caratterizzano. L’attività principale che ha contraddistinto lo studio effettuato è la parte di progettazione, composta da differenti step.
L’implementazione di un modello che comprende un ampio numero di funzionalità e caratteristiche che necessariamente devono essere definite a monte, prevede un processo molto complesso. La necessità di definire dei piccoli elementi su cui concentrarci e focalizzare l’attenzione è fondamentale nella realizzazione di un sistema complesso.
Questa scomposizione di un intero progetto di realizzazione di un piano di miglioramento ha l’obiettivo di garantire un miglior risultato dal punto di vista delle performance finali.
Oltretutto, questa garantisce un’efficienza maggiore in termini di pianificazione e organizzazione del lavoro, ottenendo un processo temporale più stabile e flessibile. Il risultato ottenibile è un sistema che, alla luce di un possibile cambiamento, venga riadattato alle nuove condizioni nel più breve tempo e con il minimo “effort”.
L’aspettativa sostanziale riguarda la continuità di funzionamento in maniera efficace ed efficiente, ottimizzando le risorse necessarie, di fronte ad ogni situazione di cambiamento o modifica futura.