Focus sulle attività più sensibili al fenomeno corruttivo in GEAL Spa

Vediamo di approfondire meglio, tramite l’analisi del foglio “riepilogo” del file Excel dell’analisi dei rischi 190, le attività più critiche riguardanti GEAL Spa e per le

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quali sono state definite le misure, partendo dalle attività che hanno presentato rischio maggiore, valore massimo associato medio/alto, per poi passare a quelle che hanno presentato esposizione al rischio corruttivo pari a medio, ma che hanno avuto comunque necessità di azioni correttive.

Attività che hanno presentato un’esposizione al rischio pari a medio/alto (valore massimo in GEAL): tabella di sintesi derivante del foglio di lavoro “riepilogo” riguardante le attività in questione.

PROCESSO SENSIBILE SETTORE ATTIVITA’ SENSIBILE ESPOSIZIONE AL RISCHIO 1. Richieste

all’ufficio utenti

Servizio utenti Modalità

trattamento ricalcolo bollette Medio/Alto 2. Richieste all’ufficio utenti

Servizio utenti Modalità

trattamento posticipi scadenze Medio/Alto 3. Richieste all’ufficio utenti

Servizio utenti Modalità

trattamento sigilli contatori Medio/Alto 4. Richieste all’ufficio utenti

Servizio utenti Altre operazioni sensibili

Medio/Alto

5. Rimborso utenti

Servizio utenti Rimborso agli utenti di depositi cauzionali, bollette negative…

Medio/Alto

6. Rimborso utenti

Servizio utenti Rimborso agli utenti tramite bonifico Medio/Alto 7. Esecuzione richieste utenti Servizio reti e prestazione utenza Verifica perdita occulta Medio/Alto 8. Esecuzione richieste utenti Servizio reti e prestazione utenza Preventivazione allaccio o altro Medio/Alto

9. Assunzioni AD, personale e organizzazione

Valutazione e scelta dei candidati (in assenza di contratto di somministrazione) Medio/Alto 10. Gestione presenze AD, personale e organizzazione

Gestione presenze Medio/Alto

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1) Processo sensibile: richieste all’ufficio utenti, appartenente al settore “servizio utenti”.

Attività sensibile (sub-processo): modalità trattamento ricalcolo bolletta.

Questa attività sensibile può essere compiuta ogni qual volta l’addetta/o allo sportello avvantaggi un utente annullando o ricalcolando (per vantaggio dello stesso dipendente, in cambio di denaro o altra utilità da parte dell’utente) una bolletta. Il ricalcolo della bolletta può avvenire dietro effettiva richiesta da parte dell’utente a seguito di specifici fattori (perdite, letture errate, malfunzionamento contatore) o comunque a seguito di correzioni di ufficio. La misura concordata con il responsabile utenza, da mettere in atto entro il 30.06.2018, è la creazione di una reportistica, in aggiunta al cruscotto aziendale già presente, composta da indici numerici ed economici, circa tutte le operazioni di rettifica, di ricalcolo, svolte in un determinato periodo al fine di identificare eventuali discordanze tra richiesta e annullamento bolletta. Dovrà quindi essere controllato che tutti i ricalcoli fatti siano documentati; il programma interno di gestione inerente a queste procedure dovrà essere modificato ed aggiornato, così che si possa evidenziare il collegamento tra richiesta e annullamento. Risulta inoltre indispensabile pianificare incontri con i dipendenti coinvolti in questa attività (incontri di formazione) per disincentivare il compimento di azioni scorrette, per scoraggiare l’utilizzo della discrezionalità nello svolgere le operazioni, puntando a separare le responsabilità tra chi effettua il ricalcolo e chi lo autorizza.

2) Processo sensibile: richieste all’ufficio utenti, appartenente al settore “servizio utenti”.

Attività sensibile (sub-processo): modalità trattamento posticipi scadenze. Anche in questo caso l’attività sensibile può essere svolta dagli addetti GEAL a vantaggio degli utenti (principalmente in caso di parentela/amicizia), al fine di posticipare la scadenza della bolletta e quindi esonerare l’utente dal pagamento dell’interesse di mora. La creazione di una reportistica al fine di tracciare tutti i cambi di stato utente, tra cui l’evidenza del posticipo scadenza, sembra essere una misura idonea ed attuabile nel contesto aziendale, così che possa essere analizzata la suddetta reportistica in riferimento agli utenti che hanno usufruito di questo trattamento. Dovrà inoltre essere estrapolato dal programma di gestione interno, un file che certifichi quali sono stati i soggetti che hanno usufruito del trattamento posticipo scadenza. Come per la

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procedura delle rateizzazioni che vedremo in seguito infatti, questo trattamento potrà essere messo in atto solo dietro specifiche e effettive motivazioni.

Il tutto al fine di favorire la tracciabilità e l’attività di formazione, con l’obiettivo di disincentivare il compimento di azioni scorrette e di limitare l’uso della discrezionalità. Tempistica stabilita: 30 giugno 2018.

3) Processo sensibile: richieste all’ufficio utenti, appartenente al settore “servizio utenti”.

Attività sensibile (sub-processo): modalità trattamento sigilli contatori.

Al fine di evitare il distacco della fornitura del servizio, distacco che secondo procedura deve essere svolto in caso di mancato pagamento delle fatture, l’addetta/o GEAL potrebbe avvantaggiare un utente (soprattutto se in rapporto di amicizia/parentela), tenendo fermo il buono di sigillo contatore in cambio di denaro o altra utilità. Come per le precedenti attività del medesimo settore, la creazione di una reportistica con indicatori ad hoc per i buoni di sigillo al fine di evidenziare eventuali non conformità rispetto alla pratica standard, rappresenta un’azione correttiva di più immediata realizzazione (30.06.2018). Successivo scopo sarà quello di andare a definire una nuova procedura che porti ad un maggiore automatismo della pratica buoni di sigillo.

4) Processo sensibile: richieste all’ufficio utenti, appartenente al settore “servizio utenti”.

Attività sensibile (sub-processo): altre operazioni sensibili.

Questa attività critica riguarda in generale tutte le operazioni che gli addetti allo sportello possono compiere per avvantaggiare l’utente, sempre dietro una ricompensa personale (a scapito dell’azienda). In linea con le azioni correttive proposte precedentemente, anche in questo caso la creazione di una reportistica, da aggiungere al cruscotto aziendale già presente, con indicatori numerici al fine di analizzare eventuali deviazioni di tutte quelle operazioni sensibili, oltre a quelle precedentemente esposte, sembra essere una misura condivisa dal responsabile utenza e attuabile anch’essa entro il 30.06.2018.

5) Processo sensibile: rimborso utenti, appartenente al settore “servizio utenti”. Attività sensibile (sub-processo): rimborso agli utenti di depositi cauzionali, bollette negative etc…

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La parte coinvolta al compimento dell’attività sensibile, è sempre l’addetto/a GEAL (front office), e la controparte è sempre l’utente. In questo caso l’attività oltre ad essere compiuta a scapito della Società, è anche a scapito dell’utente: infatti il dipendente potrebbe falsificare una richiesta di rimborso, utilizzando la documentazione che ha a disposizione dell’utente per incassare (tramite cassa allo sportello) i depositi cauzionali o le bollette negative, che in realtà spetterebbero di diritto all’utente stesso. Oltre che analizzare a campione la documentazione in relazione alla richiesta dei rimborsi al fine di controllare la veridicità dell’operazione, garantendo quindi la tracciabilità, la misura più efficace in questo caso sembra essere quella di evitare che allo sportello siano svolte operazioni di rimborso tramite contanti, privilegiando l’utilizzo del bonifico o del rimborso nella bolletta successiva, al fine di garantire una maggiore separazione di compiti ed evitare casi di discrezionalità nelle scelte.

Tempistica per le suddette azioni: 31.12.2017.

6) Processo sensibile: rimborso utenti, appartenente al settore “servizio utenti”. Attività sensibile (sub-processo): rimborso agli utenti tramite bonifico.

In questo caso l’attività riguarda esclusivamente il rimborso (per motivi anche diversi da quelli sopra detti) agli utenti tramite bonifico. Nonostante il bonifico sia un metodo più sicuro da un punto di vista di separazione dei compiti e di tracciabilità, rispetto al rimborso in contanti, in questo caso l’attività a rischio riguarda il fatto che l’addetta/o GEAL potrebbe inserire volontariamente un IBAN diverso rispetto a quello dell’utente. A questo scopo è importante creare una procedura più sicura (da svolgere entro il 31.12.2017) sugli IBAN inseriti per l’esecuzione del bonifico, in modo da evidenziare situazioni critiche.

7) Processo sensibile: esecuzione richieste utenti, appartenente al settore “servizio reti e prestazione utenza”.

Attività sensibile (sub-processo): verifica di perdita occulta.

Nella situazione di ricevimento di una bolletta elevata, l’utente potrebbe avere una perdita in una tubazione; l’operaio GEAL a seguito della segnalazione dell’utente è infatti tenuto a valutare se la perdita è occulta (non visibile) oppure no. Il dipendente potrebbe dichiarare che la perdita è occulta anche se in verità non lo fosse, al fine di avvantaggiare ingiustamente l’utente, spinto da situazione di conflitto di interesse. In questo modo l’utente potrà avere il ricalcolo della bolletta ad una tariffa più agevolata.

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In relazione a questa attività sensibile in GEAL oltre che svolgere attività formativa indispensabile per disincentivare gli operai a svolgere azioni scorrette, è importante effettuare la rotazione degli operai che svolgono questa tipologia di operazione.

Vista la criticità dell’operazione questa dovràessere svolta entro il 31.12.2017.

8) Processo sensibile: esecuzione richieste utenti, appartenente al settore “servizio reti e prestazione utenza”.

Attività sensibile (sub-processo): preventivazione allaccio o altro.

Il dipendente GEAL nel redigere un preventivo di spesa, potrebbe definire un prezzo più basso rispetto a quello previsto per il lavoro, per agevolare l’utente suo amico o conoscente. Per mitigare questo rischio dovranno essere svolti controlli periodici confrontando il preventivo inviato all’utente e la contabilità lavori, ossia la spesa effettivamente sostenuta da GEAL per eseguire il lavoro, in modo da evidenziare eventuali non conformità derivanti da importi anomali.

Procedura da porre in essere da parte del responsabile servizio reti e prestazioni utenza e dal Responsabile Prevenzione della Corruzione entro il 31.12.2017.

9) Processo sensibile: assunzioni, appartenente al settore “AD, personale e organizzazione”.

Attività sensibile (sub-processo): valutazione e scelta dei candidati (in assenza di contratto di somministrazione).

Riguardo a questa attività sensibile, siamo all’interno della sezione personale, una delle aree definite comuni e più sensibili al fenomeno corruttivo secondo l’allegato 2 del Piano Nazionale 2013. In riferimento a questa attività GEAL, quale ente privato in controllo pubblico, deve scegliere i propri dipendenti tramite la valutazione dei candidati che si sono presentati al bando pubblico dalla stessa Società predisposto. Affinché si vada a ridurre la possibilità di preferire un candidato, non per merito, rispetto a un altro, deve essere sempre dichiarata, e nel caso astenersi, la presenza di conflitti di interesse che un membro della commissione può avere nei confronti di un partecipante al bando. Si devono comunque incrementare i flussi informativi per l’RPCT riguardo a quanto suddetto. La revisione dei flussi informativi, con supporto di schede informative ad hoc, deve essere predisposta entro il 31.12.2017 in modo da applicare tale procedura di segnalazione.

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10)Processo sensibile: gestione presenze, appartenente al settore “AD, personale e organizzazione”.

Attività sensibile (sub-processo): gestione presenze.

L’attività sensibile in questione (purtroppo) è un’attività che in generale presenta un rischio molto alto, anche per la difficoltà di monitoraggio; risulta indispensabile, nonostante non ci siano stati casi in diretto collegamento con GEAL, gestire questa attività nel modo più efficiente possibile. Può succedere che un dipendente faccia timbrare il proprio badge personale, dispositivo elettronico che certifica l’orario di lavoro effettivamente svolto, ad un altro collega, in modo da arrivare a lavoro in orario diverso da quello previsto oppure timbrare lui stesso ma successivamente uscire. L’unica misura fattibile per questo rischio reato (oltre al buon senso delle persone) è un riposizionamento dello strumento per la timbratura del badge il più visibile possibile. Restano comunque molto importanti, come azioni correttive da porre in essere ogni qual volta ci sia necessità, le segnalazioni (anche anonime) da far pervenire al Responsabile Corruzione e l’attività formativa.

Attività che hanno presentato un’esposizione al rischio pari a medio (che necessitano anch’esse delle misure correttive): tabella di sintesi, derivante del foglio di lavoro “riepilogo” riguardante le attività in questione.

PROCESSO SENSIBILE SETTORE ATTIVITA’ SENSIBILE ESPOSIZIONE AL

RISCHIO 1. Richieste

all’ufficio utenti

Servizio utenti Modalità

trattamento pratiche di rateizzazione Medio 2. Esecuzione richieste utenti Servizio reti e prestazione utenza

Verifica contatori Medio

3. Esecuzione richieste utenti Servizio reti e prestazione utenza Interventi di varia natura Medio

4. Assunzioni AD, personale e organizzazione

Definizione modalità di reclutamento personale

Medio

5. Assunzioni AD, personale e organizzazione Reclutamento tramite contratto di somministrazione lavoro Medio 6. Attività extra- lavorative AD, personale e organizzazione Gestione attività ed incarichi extra- istituzionali Medio

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lavori, beni e servizi

Acquisti e appalti Individuazione dello strumento per l’affidamento Medio 8. Affidamento di lavori, beni e servizi

Acquisti e appalti Individuazione e scelta del fornitore tramite procedura negoziata Medio 9. Affidamento di lavori, beni e servizi

Acquisti e appalti Individuazione e scelta del fornitore a seguito di affidamenti diretti Medio 10. Affidamento di lavori, beni e servizi

Acquisti e appalti Invito partecipanti Medio

11. Finanziamenti pubblici Gestione investimenti e servizi tecnici Acquisizione di finanziamenti pubblici per opere attinenti al servizio idrico integrato

Medio

12. Servizi accessori Servizio depurazione Stasatura e spurgo pozzi neri Medio 13. Gestione rapporti con le ditte allacciate alla fognatura Laboratorio, AIA, rifiuti Gestione rapporti con le ditte allacciate alla fognatura ( es: distributori benzina, lavaggi auto..) Medio 14. Affidamento di lavori, beni e servizi Amministrazione e finanza

Pagamento fatture Medio

15. Omaggi Processi comuni Omaggi Medio

16. Consulenze Processi comuni Scelta consulente Medio 17. Utilizzo dei beni

aziendali

Processi comuni Utilizzo dei beni aziendali

Medio

Dettaglio delle sopra elencate attività.

1) Processo sensibile: richieste all’ufficio utenti, appartenente al settore “servizio utenti”.

Attività sensibile (sub-processo): modalità trattamento pratiche di rateizzazione.

L’attività critica in questione può avvenire ogni qual volta l’addetta/o GEAL rateizza una fattura all’utente anche se l’utente non ha i requisiti per poter applicare la rateizzazione con la finalità di ottenere un vantaggio personale o comunque per favoritismo verso il cliente. Le motivazioni per poter svolgere la rateizzazione all’utente sono delineate nel documento interno “Rateizzazione dei pagamenti degli utenti” e

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sono: soggetto in difficoltà economica (ISEE non superiore a 17.000 euro), soggetto segnalato dal Comune di Lucca ai servizi sociali, importo anomalo della bolletta (bolletta superiore del 100% rispetto alla bolletta media calcolata rispetto allo storico). Affinché si vada a ridurre la discrezionalità nel gestire operazioni del genere, deve essere analizzata a campione da parte degli organi di controllo, la reportistica inerente alle rateizzazioni, oltre che mettere in pratica periodicamente attività formativa per gli addetti alle pratiche di rateizzazione. Secondo quanto è stato detto dal responsabile utenza (diretto interessato dell’attività sensibile) nell’incontro svolto con il RPCT, per poter svolgere in modo più dettagliato i controlli suddetti, dovrà essere migliorato il programma di gestione interno utilizzato per svolgere questa procedure, indicando nel programma anche la causale, il motivo, della rateizzazione.

Tempistica: 31.12.2017

2) Processo sensibile: esecuzione richieste utenti, appartenente al settore “servizio reti e prestazione utenza”.

Attività sensibile (sub-processo): verifica contatori.

Nel caso in cui si presenti una bolletta elevata, la problematica potrebbe riguardare il malfunzionamento del contatore. In tal caso lo stesso deve essere controllato dall’addetto GEAL, per verificare se risulta essere davvero malfunzionante e quindi con la necessità di sostituzione (a costo zero per l’utente), oppure risulta essere funzionante e quindi dovrà essere addebitata l’operazione di controllo al cliente. Può accadere che l’addetto dichiari che sia malfunzionante anche quando in realtà non lo è a seguito di interessi personali: dovrà quindi essere creata e analizzata una reportistica a riguardo delle verifiche fatte distinguendo tra quelle con esito positivo e quelle con esito negativo e in relazione ai contatori rimossi svolgere a campione una verifica di controllo di non funzionalità (verifica da far svolgere a soggetto esterno).

Tempistica stabilita: 31.12.2017.

3) Processo sensibile: esecuzione richieste utenti, appartenente al settore “servizio reti e prestazione utenza”.

Attività sensibile (sub-processo): interventi di varia natura.

L’operaio GEAL non può svolgere operazioni sulla parte privata né altre operazioni utilizzando gli strumenti aziendali e percependo un compenso personale. Per disincentivare l’operaio dallo svolgere attività contrarie alle regole dettate da GEAL, si

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dovranno effettuare controlli a campione contattando telefonicamente i clienti per capire il reale lavoro che è stato effettuato dall’operaio ed analizzare eventuali rilevazioni dubbie.

Tempistica: 31.12.2017.

4) Processo sensibile: assunzioni, appartenente al settore “AD, personale e organizzazione”.

Attività sensibile (sub-processo): definizione modalità di reclutamento del personale.

A seguito della necessità di personale concordata a livello di budget e approvata dal Cda, GEAL organizza selezioni al fine di valutare i candidati e procedere al reclutamento. L’attività sensibile si crea nel momento in cui i requisiti di assunzione, specificati sul sito internet aziendale, sono personalizzati e troppo specifici per avvantaggiare una persona rispetto ad un’altra per motivazioni personali. Controllare ex ante tale attività, e in generale il processo delle assunzioni, risulta difficile e pertanto il rischio rimane ad un livello pari a medio. Di conseguenza il Responsabile Prevenzione deve essere informato (nel regolare procedimento di informativa dei flussi informativi) se nel periodo di riferimento sono in corso delle selezioni del personale, o se sono avvenute delle assunzioni, in modo da verificare (anche se ex post) se i requisiti richiesti sono regolari.

Tempistica entro il 31.12.2017.

5) Processo sensibile: assunzioni, appartenente al settore “AD, personale e organizzazione”.

Attività sensibile (sub-processo): reclutamento tramite contratto di somministrazione lavoro.

L’attività sensibile in questione fa riferimento alla scelta di candidati tramite l’appoggio di un’agenzia esterna di somministrazione: nel caso specifico il rischio reato si crea dal momento in cui viene segnalato un curriculum all’agenzia di somministrazione per favorire un candidato andando contro al principio di imparzialità della selezione. Nonostante in questo caso l’attività di assunzione faccia entrare in gioco anche un soggetto esterno alla Società (comunque in rapporto con questa), il rischio rimane su un livello medio. Come precedentemente affermato, controllare e mettere in atto azioni correttive per il processo in questione (uno dei più critici), risulta difficile: anche in

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questo caso tramite i flussi informativi periodici, l’RPCT deve essere a conoscenza di eventuali richieste di selezione, o comunque di assunzioni svolte tramite agenzia.

6) Processo sensibile: attività extra lavorative, appartenente al settore “AD, personale e organizzazione”.

Attività sensibile (sub-processo): gestione attività ed incarichi extra- istituzionali.

Per svolgere un’attività lavorativa in aggiunta a quella che il dipendente GEAL svolge nella Società, è necessaria adeguata autorizzazione; se l’attività extra-istituzionale viene svolta senza autorizzazione ed è anche in conflitto con l’attività che svolge in GEAL, il rischio reato si alza. Per ridurre la probabilità che il dipendente possa svolgere un’attività senza autorizzazione e in conflitto con la Società, dovrà essere previsto (entro il 31.12.2017) nel PTPC l’obbligo di presentare la richiesta di autorizzazione al capo del personale ed il Responsabile Prevenzione dovrà analizzare eventuali segnalazioni derivanti dai flussi informativi.

7) Processo sensibile: affidamento di lavori, beni e servizi, appartenente al settore “acquisti e appalti”.

Attività sensibile (sub-processo): individuazione dello strumento per l’affidamento.

Altra area catalogata dal PNA (allegato 2) come comune e più sensibile nei vari contesti aziendali e anche in GEAL è quella degli affidamenti di lavori, beni e servizi. Il caso in questione si presenta nel momento in cui venga fatta una procedura negoziata (procedura aperta o ristretta) o un affidamento diretto, fuori dei casi previsti dalla legge e dai regolamenti, soltanto per avvantaggiare una determinata impresa. Al fine di rispettare le procedure aziendali in materia di affidamenti, dovranno essere incrementati gli audit sulla parte acquisti andando a controllare periodicamente (da parte dell’RPCT) i casi di incertezza derivanti ad esempio dal frazionamento, dai casi di urgenza, dalla definizione del prezzo congruo.

8) Processo sensibile: affidamento di lavori, beni e servizi, appartenente al settore “acquisti e appalti”.

Attività sensibile (sub-processo): individuazione e scelta del fornitore tramite procedura negoziata.

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In questo caso il focus è solo sulle procedure negoziate: procedura aperta o tramite gara ristretta, comunque consistente in un confronto tra più imprese in cui potrebbero emergere espedienti per avvantaggiare un fornitore. Affinché si vada a ridurre la possibilità di simili azioni scorrette, il regolamento dell’attività contrattuale già presente in GEAL deve essere applicato ad hoc, garantendo la trasparenza dell’operazione. Il tutto tramite controlli periodici, audit svolti dal Responsabile Prevenzione della Corruzione e dall’ODV.

9) Processo sensibile: affidamento di lavori, beni e servizi, appartenente al settore “acquisti e appalti”.

Attività sensibile (sub-processo): individuazione e scelta del fornitore a seguito di affidamenti diretti.

La scelta di affidamenti diretti deve avvenire soltanto nei casi previsti dalla legge e dal regolamento della Società; se tale modalità viene adottata solo per avvantaggiare un fornitore, e non è supportata da motivazioni concrete, questo porta ad una criticità. Andando ad analizzare mensilmente anziché trimestralmente la reportistica dell’ufficio acquisti, intensificando quindi l’attività di controllo del RPCT, potranno emergere casi di criticità derivanti dal ricorso all’affidamento diretto anche quando non giustificato.

10)Processo sensibile: affidamento di lavori, beni e servizi, appartenente al settore “acquisti e appalti”.

Attività sensibile (sub-processo): invito partecipanti.

Con l’organizzazione di una procedura aperta per la selezione del fornitore, tutti coloro che vogliono partecipare e che sono in linea con i requisiti richiesti, possono farlo. Potrebbe però verificarsi il caso di una turbativa d’asta, ossia potrebbero essere divulgati da parte degli impiegati addetti alla procedura, dati sulle ditte invitate alterando la concorrenza. Intensificando i flussi informativi a riguardo, possono emergere eventuali segnalazioni di divulgazioni dati.

11) Processo sensibile: finanziamenti pubblici, appartenente al settore “gestione