La gestione delle risorse a supporto dell’attività aziendale di Ecol Studio

Gestione Integrato ed i relativi obiettivi da raggiungere, prende avvio la fase del Do.

Tale fase, così come suggerito dal BS PAS 99:2012, può essere scomposta in due 30 Gli obiettivi vengono citati all'interno delle norme di riferimento nel paragrafo 5.4.1 della UNI EN ISO 9001:2008,

sottoinsiemi: il primo riguarda i supporti necessari ad assicurare l’adeguato funzionamento del sistema di gestione integrato, il secondo invece evidenzia la fase operativa vera e propria dello stesso.

Il personale è l’elemento principale atto a garantire il successo del Sistema di Gestione Integrato.

In particolare, Ecol Studio si impegna affinché coloro che nello svolgimento delle proprie mansioni esercitano un’influenza sulla qualità, sull’ambiente, sulla salute e sicurezza e sull’energia siano dotati di un adeguato livello di istruzione, formazione, addestramento ed esperienza31_.

Ecol Studio in merito a ciò ha istituito una procedura dal nome ESPG 002 “Risorse umane”; all'interno di essa vengono descritte tutte le attività che hanno come oggetto il capitale umano.

In particolare, vengono descritte le modalità attraverso le quali l'azienda ricerca personale da inserire nell'organizzazione, indica le competenze necessarie che devono essere possedute da coloro che hanno ripercussioni sulla qualità, stabilisce i piani di addestramento per soddisfare le esigenze formative e verifica i risultati conseguiti.

Durante il Riesame della Direzione la Direzione generale può decidere eventuali modifiche alle attuali competenze possedute a seguito di aggiornamenti normativi, cambiamenti organizzativi o delle mansioni di alcune figure professionali.

Inoltre, una volta l’anno e quando se ne sente la necessità, la Direzione Generale può definire degli interventi di formazione confrontando le competenze disponibili con quelle necessarie.

La soddisfazione di queste nuove esigenze formative può essere garantita attraverso varie modalità, sia all’interno che all’esterno dell’azienda, ed una volta eseguiti tali interventi deve essere aggiornata la Scheda del personale coinvolto in modo da avere informazioni le più aggiornate possibili circa le competenze possedute.

Gli ulteriori elementi a supporto del Sistema di Gestione Integrato sono rappresentati dalle infrastrutture e dell'ambiente di lavoro; questi ultimi vengono richiamati esplicitamente sono nella UNI EN ISO 9001:2008 rispettivamente nel paragrafo 6.3 e nel paragrafo 6.4. 31 L'argomento della Competenza, Consapevolezza e addestramento viene preso in considerazione da tutte e quattro le

norme prese come riferimento (il paragrafo 6.2.2 della UNI EN ISO 9001:2008, il paragrafo 4.4.2 della UNI EN ISO 14001:2004 e della OHSAS 18001:2007 ed il paragrafo 4.5.2 della ISO 50001:2011), questo perché è il personale l'elemento cardine del funzionamento del sistema di gestione integrato.

Con riferimento all'ambiente di lavoro, Ecol Studio assicura che gli uffici, i laboratori e le attrezzature a disposizione siano adeguate per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Ha altresì compilato una procedura dal nome ESPG 014 “Luoghi di lavoro, condizioni ambientali e manutenzioni”; all'interno di essa viene descritta la struttura e le attrezzature a disposizione dall'organizzazione per lo svolgimento della propria attività.

Vengono altresì specificate le condizioni per una corretta gestione della manutenzione degli impianti e delle strutture per quanto attiene alla qualità, all'ambiente ed alla sicurezza.

Infine, si stabiliscono le istruzioni da seguire nel caso di accesso, permanenza ed uscita dei visitatori negli uffici ed in laboratorio.

In occasione del Riesame, inoltre, l’azienda valuta l’adeguatezza delle risorse che ha a disposizione e decide per la sostituzione di attrezzature obsolete e/o l’acquisto di impianti all’avanguardia tecnologicamente.

La manutenzione32 _{che viene eseguita dall’azienda è di due tipi:}

• La manutenzione preventiva; • La manutenzione correttiva.

La prima viene decisa dal Rappresentante della Direzione in collaborazione con altri responsabili per tutte le attrezzature, impianti e macchinari presenti in azienda; considerando le indicazioni del costruttore, la frequenza d’utilizzo ed il tempo necessario per gli interventi previsti.

La seconda, invece, si realizza a seguito di guasti di attrezzature, impianti e macchine. Inoltre Ecol Studio verifica periodicamente anche le condizioni dell’ambiente di lavoro, in particolare le condizioni di illuminazione e condizionamento dei locali ed il livello di rumore.

Infine, l'ultimo elemento che va a completare i supporti all'attività operativa di Ecol Studio è costituito dalla documentazione33_.

Il manuale può essere considerato il documento cardine del sistema di gestione integrato, il 32 In materia di infrastrutture, Ecol Studio dispone di una procedura operativa intitolata “Gestione e manutenzione

delle attrezzature” e di una procedura gestionale col nome di “Luoghi di lavoro, condizioni ambientali e

manutenzione”. L'azienda ha inoltre predisposto un Regolamento Interno nel quale vengono fornite le indicazioni circa l'utilizzo della struttura e degli automezzi aziendali. Ad esempio, in merito al primo argomento si stabiliscono le modalità per la chiusura/apertura dei cancelli, l'utilizzo dei parcheggi, l'inserimento ed il disinserimento

dell'allarme, mentre, in merito al secondo aspetto vengono indicate le istruzioni per la prenotazione, l'utilizzo e la gestione degli automezzi.

33 La documentazione viene citata nel paragrafo 4.2.1 della UNI EN ISO 9001:2008, nel 4.4.4 della UNI EN ISO 140001:2004, nel 4.4.4 della OHSAS 18001:2007 e nel 4.5.4.1 della ISO 50001:2011.

quale descrive al suo interno il campo di applicazione dello stesso, i richiami alle procedure implementate e la descrizione delle interconnessioni tra gli aspetti relativi alla qualità, all’ambiente, alla sicurezza e all’energia.

Esso viene redatto dal Responsabile Gestione Qualità (RGQ), Responsabile Gestione Ambiente (RGA), Responsabile Gestione Salute e Sicurezza (RGS) e Responsabile Gestione Energia (RGE) e approvato successivamente dalla direzione generale; viene poi sottoposto a controllo nel corso dell’audit di sistema.

Nonostante questo, il manuale e le relative procedure possono essere oggetto di modifica in qualsiasi momento a seguito di cambiamenti nell’organizzazione, della richiesta da parte dell’Ente di certificazione o della verifica annuale.

Il manuale, com’è stato già detto, non è il solo documento indispensabile per l’attuazione di un sistema di gestione integrato; accanto ad esso devono essere redatte anche le procedure gestionali.

Le procedure gestionali descrivono in maniera dettagliata le attività che risultano essere critiche per il conseguimento ed il mantenimento dei requisiti richiesti dalle varie norme internazionali; specificando da chi, con quali modalità, quando e dove le attività devono essere svolte.

L'azienda ha creato una procedura intitolata ESPG 001 “Redazione di procedure e gestione della documentazione” nella quale si stabiliscono le responsabilità e le modalità per una corretta gestione di tutta la documentazione, sia interna che esterna, a supporto del sistema di gestione integrato.

In particolare in Ecol Studio sono presenti 24 procedure gestionali integrate, vale a dire considerano complessivamente gli aspetti relativi alla qualità, all'ambiente, alla salute e sicurezza sul luogo di lavoro e all'energia; oltre a queste, però, in azienda sono presenti anche procedure che si riferiscono ad un'unica tematica.

In particolare esiste una procedura gestionale sull'ambiente, una sull'energia e quattro sulla salute e sicurezza sul luogo di lavoro.

Le procedure gestionali integrate sono le seguenti:

• ESPG 001 “Redazione di procedure e gestione della documentazione”; • ESPG 002 “Risorse umane”;

• ESPG 005 “Modalità di calcolo dell'incertezza di misura”; • ESPG 007 “Quality assurance e quality controls”;

• ESPG 008 “Gestione delle iniziative e delle offerte commerciali”;

• ESPG 009 “Gestione delle non conformità, reclami, azioni correttive, preventive e di miglioramento”;

• ESPG 010 “Audit interni e Riesame della Direzione”; • ESPG 011 “Orientamento al cliente”;

• ESPG 012 “Disposizioni normative e regole”;

• ESPG 013 “Progettazione e sviluppo di nuovi servizi per le aree ambiente, qualità, sicurezza e laboratorio”;

• ESPG 013A “Progettazione e sviluppo di nuovi servizi per l'area formazione”; • ESPG 014 “Luoghi di lavoro, condizioni ambientali e manutenzioni”;

• ESPG 015 “Comunicazione e partecipazione dei lavoratori”; • ESPG 016 “Gestione dei dispositivi di protezione individuale”; • ESPG 017 “Preparazione e risposta alle emergenze”;

• ESPG 018 “Realizzazione del servizio”; • ESPG 019 “Sorveglianza e misurazione”; • ESPG 020 “Gestione reagenti chimici”; • ESPG 021 “Gestione campione”;

• ESPG 022 “Lims-ProlabQ”;

• ESPG 024 “Processi di misurazione”.

Le procedure che invece si riferiscono rispettivamente all'ambiente e all'energia sono le seguenti:

• ESPGA 001 “Gestione aspetti ambientali”;

• ESPGE 001 “Identificazione e analisi degli aspetti energetici”. Infine, le procedure relative alla salute e sicurezza sul luogo di lavoro sono:

• ESPGS 001 “Identificazione dei pericoli, valutazione dei rischi e determinazione delle misure di controllo”;

• ESPGS 003 “Indagine e gestione dei quasi incidenti e incidenti”; • ESPGS 004 “Sorveglianza sanitaria”.

Le seguenti procedure gestionali possono richiamare eventuali procedure/istruzioni operative.

Tali istruzioni operative descrivono dettagliatamente le attività da eseguire da un punto di vista tecnico in modo da assicurare un adeguato livello di qualità, il rispetto dell’ambiente, la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori ed il risparmio energetico.

Infine, fanno parte integrante della documentazione relativa al sistema di gestione integrato le registrazioni, le quali evidenziano la conformità del sistema ai requisiti e l'efficace funzionamento dello stesso.

Queste registrazioni possono essere conservate sia su supporto cartaceo che informatico; l’elenco delle registrazioni previste dal sistema sono situate all’interno del programma informativo denominato “TheLab”.

La tenuta sotto controllo sia dei documenti che delle registrazioni è descritta, come già accennato, nell’apposita procedura gestionale intitolata “Redazione di procedure e gestione della documentazione”, nella quale si stabiliscono le modalità da seguire per l’approvazione, la conservazione e l’aggiornamento di tutta la documentazione.

Ricapitolando, la documentazione necessaria ad assicurare un efficace funzionamento del Sistema di Gestione Qualità – Ambiente – Sicurezza – Energia è composto da:

• La Politica integrata Qualità-Ambiente-Sicurezza-Energia di Ecol Studio; • Il Manuale Qualità-Ambiente-Sicurezza-Energia;

• Le procedure richieste dalle norme internazionali, vale a dire la UNI EN ISO 9001:2008, la UNI EN ISO 14001:2004, la OHSAS 18001:2007 e la ISO 50001:2011;

• La Dichiarazione Ambientale;

• Documenti di natura esterna, tra i quali leggi, decreti, regolamenti dei settori di competenza;

• Le registrazioni che attestano la conformità del sistema alle norme di riferimento; • Il Regolamento Interno.