I primi passi nella gestione del Magazzino

Il tutto nasce nell’estate 2013 subito dopo aver lanciato la piattaforma on-line, ed aver installato un gestionale per la gestione degli ordini in entrata: Magento.

Da quel momento la piccola parafarmacia aperta poco tempo prima sarebbe dovuta crescere in maniera considerevole ed in un tempo il più breve possibile.

Il personale, composto da due giovani farmaciste, la direttrice ed un magazziniere di esperienza nel settore non si sarebbero mai aspettati che da quel momento avrebbero dovuto imparare a “correre”…

3 agosto 2013. Il primo ordine non tardò ad arrivare

Mentre le due farmaciste gestivano la clientela in termini operativi nel punto vendita, nel “retrobottega” il magazziniere si occupava della clientela online.

Alla direttrice fu chiesto fin da subito di cambiare il proprio modo di fare ordini alle aziende e ad i grossisti non più come se avesse la gestione di un solo punto vendita ma come se ne avesse due.

1. Numero d’ordini giornalieri 2. Carrello medio

Sulla base di questi si poteva sviluppare una strategia tenendo conto di: Numero d’ordini * Carrello medio = Fatturato canale e-commerce.

Gli obiettivi aziendali per i primi tre anni erano fissati su questi numeri:

O B I E T T I V O

6 mesi 1° anno 2° anno 3° anno

Numero Ordini 20 gg 40 gg 100 gg 200 gg

Carrello Medio 52 € 62 € 66 € 70 €

Fatturato 187.200,00€ 892.800,00€ 2.376.000 € 5.040.000,00€

A C T U A L

6 mesi _{1° anno 2° anno 3° anno}

Numero Ordini 5 gg 48 gg 131 gg 309 gg

Carrello Medio 60,87 € 67,90 € 69,54 € 70,52 € Fatturato 54.783,00 € 1.173.312,00 € 3.279.506,00 € 7.844.644,00 €

Non passarono più di sei mesi che la parafarmacia era ormai diventata troppo piccola per la mole di lavoro che stava sviluppando e il solo magazziniere che inizialmente si occupava del ricevimento, allestimento e spedizione degli ordini in arrivo non era più in grado da solo di gestire la mole degli ordini.

Ben presto, il fatturato del canale on-line aveva prima eguagliato e poi superato quello del punto vendita.

Grazie alla visione dell’imprenditore ci fu il primo trasloco a pochi metri di distanza dal primo fondo ma dotato di un vero e proprio magazzino di circa 100 mq dedicato esclusivamente alla farmacia online.

I farmacisti diventarono 3, anche per far fronte ad un apertura contemporanea sia del nuovo shop di Viareggio che della nuova parafarmacia dentro l’Ospedale Versilia.

In un giorno il nuovo magazzino venne dotato di scaffalature a norma, banco da lavoro, ingresso esterno alla parafarmacia per il carico e scarico della merce.

Anche il magazziniere venne affiancato da altre due persone, per un totale di 3 unità di personale in tutto ma si cominciò a strutturare al meglio il lavoro: mentre i farmacisti si occupavano oltre che dell’attività al banco, di fatturare gli ordini in arrivo dall’on-line, il magazziniere si occupava dell’allestimento e del successivo smistamento tra i vari corrieri.

L’intera farmacia nella sua globalità diventò un'unica area di allestimento, i prodotti erano suddivisi per l’intera superficie, in parte tra gli scaffali del magazzino e in parte tra le mensole del punto vendita stesso.

Gli ordini venivano esportati dal gestionale, elaborati dal farmacista e suddivisi tra quelli fatturabili (che passavano immediatamente allo step successivo, quello dell’allestimento) e quelli in attesa di essere approvigionati.

I rifornimenti avvenivano (ed avvengono tuttora) attraverso 2 canali:

programmati e stabiliti con cadenza ripetitiva attraverso accordi e contratti presi con le stesse aziende produttrici (e per questo motivo consentono di avere un margine di guadagno più elevato).

2. Rifornimenti da grossisti, ovvero la merce non acquistata direttamente dalle aziende ma dai grossisti. In particolare, al fine di evadere con la celerità che contraddistingue da sempre Farmaè, nel tempo sono stati stipulati contratti con aziende di distribuzione del farmaco le quali riforniscono il magazzino dalle 6 alle 8 volte al giorno. Ovviamente, per questi prodotti il margine di vendita si riduce rispetto a quelli acquistati direttamente dai produttori.

Una volta disposto della merce necessaria, l’ordine viene fatturato ed affidato al magazzino.

Il magazziniere, ridefinito “picker”, si ritrovava in mano un foglio d’ordine con spillata la fattura corrispondente. Sull’ordine erano riportati i dati del cliente e la lista dei prodotti richiesti con il proprio codice di riconoscimento MINSAN (codice univoco del parafarmaco in Italia, tuttavia il 90% dei prodotti riporta il codice EAN per cui per avere la certezza di aver preso l’oggetto giusto era necessario passare a terminale elettronico il codice a barre e far il confronto tra le due diciture) nessuna informazione ulteriore, di fatto, stava alla memoria del picker capire dove il prodotto richiesto poteva fisicamente essere.

Il magazzino era strutturato su 6 file di scaffalature destinate alle aziende trattate, i frontali dei corridoi erano invece dedicati ai prodotti con più mobilità, infine i parafarmaci arrivati da grossisti, quindi quelli non trattati direttamente venivano riposti su una scaffalatura suddivisa in ordine alfabetico e stava alla fantasia di chi li metteva a posto nello scegliere la lettera più opportuna (un gioco della Chicco ad esempio poteva finire sotto la C di Chicco, sotto la G di

gioco, sotto la B di bambino, …).

Il processo di allestimento oltre ad essere molto lungo ed incerto stava diventando anche un lavoro molto “chiuso”, di difficile insegnamento per futuri picker in quanto portava con sé un modus operandi comprensibile esclusivamente agli addetti stessi e non sempre nemmeno per essi.

Si andarono ben presto a definire ruoli più dettagliati: oltre alla fatturazione ai farmacisti venne affidato il “customer care”, ovvero la gestione di qualsiasi tipo di problema riguardante il mondo dell’on-line che andava dalla semplice consulenza, al reclamo per qualche ordine errato o incompleto.

Anche la gestione del magazzino si andava strutturando prevedendo più ruoli: chi sistemava i prodotti, chi allestiva e chi si occupava del flusso in uscita.

Le evasioni arrivarono alle 100 giornaliere con crescite del 20% mese su mese, sia in termini di numero che di carrello medio.

Il sito incrementò considerevolmente il numero di utenti, così come il numero di articoli disponibili, passando dalle 1000 referenze iniziali alle 7000 di fine anno.

Tale incremento nel numero di referenze è stato possibile grazie alla politica imprenditoriale che non ha mai guardato se un prodotto fosse effettivamente disponibile nello stock o se addirittura non fosse mai stato trattato: l’importante era la possibilità di reperirlo in tempi brevi.

indirizzare costantemente le varie promozioni su prodotti con alto margine, corrispondenti ai prodotti con giacenza effettiva, in quanto le altre referenze disponibili (acquistate dai grossisti) erano funzionali a rendere completa l’esperienza di acquisto dell’utente finale.

Agli inizi del 2015 il team Farmaè era composto da circa 12 persone suddivise tra farmacisti (anche in ottica dell’imminente apertura di altri 3 punti vendita) e addetti on-line.

Quello che fino a pochi mesi prima sembrava un ambiente idoneo era diventato ormai piccolo.

Le spedizioni raggiunsero le 200 giornaliere.