Nell’estate 2015 il magazzino venne trasferito in un nuovo stabile con 500 mq a disposizione e le due realtà, fatturazione e allestimento, vennero divise.
Furono allestiti 18 corridoi con oltre 800 scaffali, il team si amplia ulteriormente e i ruoli si vanno sempre più a specializzare:
• arrivo merci • carico
• sistemazione • allestimento • uscita merci
Seppur più in grande, il lavoro era praticamente rimasto invariato rispetto a quello del magazzino precedente, si andavano ad aumentare le persone, le spedizioni in uscita, ma non vi era ancora stato l’innalzamento della qualità desiderata.
Il primo passo verso un’ottica qualitativa migliore fu la mappatura dell’intero magazzino.
Ogni corridoio, frontale e scaffale oggi è dettagliatamente tracciato attraverso una serie di numeri e lettere ben precisi, in modo che ciascun prodotto entrato in magazzino possa essere facilmente tracciabile e di facile presa per chiunque lo stia cercando.
Il vecchio foglio d’ordine è stato sostituito da una pre bolla contenente tutte le informazioni necessarie per rendere facile il “picking” (codice EAN e MINSAN, ubicazione, quantità ed eventuale posizione di scorta).
Sempre in ottica qualitativa, è stata poi superata la vecchia disposizione dei prodotti, la quale vedeva il raggruppamento per ditta produttrice.
Tale disposizione, se da un lato garantiva la certezza di ritrovare l’intera gamma di un azienda in un unico corridoio, dall’altro aumentava il rischio di commettere errori dovuti al fatto che parafarmaci appartenenti ad una linea presentano di fatto packaging simili e quindi confondibili gli uni con gli altri.
Viene cosi introdotto il cosiddetto “Caos ordinato”: quando i cercatori devono trovare un prodotto velocemente, è più facile che lo trovino fra oggetti completamente diversi piuttosto che fra merce simile. Ad esempio, se devo trovare
una particolare crema, si individuerà prima in mezzo a collant, spazzolini e shampoo piuttosto che fra decine di altre creme, minimizzando nel contempo il rischio di errore.
L’utilizzo appropriato diventa rapidamente il parametro di misurazione della performance del magazzino stesso.
Altro campo che meritava correttivi era l’uscita merci.
Infatti, nonostante che il processo di allestimento si fosse molto velocizzato, arrivando ad evadere sulle 350/400 spedizioni giornaliere, il flusso però trovava ancora una sorta di imbuto sulla parte finale, ovvero l’etichettatura dei vari ordini da affidare ai vari corrieri.
L’operatore infatti andava per ogni pacco allestito a compilare una scheda cliente contenente tutte le informazioni necessarie per la spedizione stessa.
Operazione che richiedeva circa 1,5 minuti a spedizione. Considerando le 400 spedizioni giornaliere, si aveva 400*1,5m/60= 10 h: impensabile in ottica economica.
Per cui, dopo vari tentavi la soluzione fu quella di importare l’intero flusso degli ordini in entrata sui gestionali dei vari corrieri (pre compilando così le varie pagine per l’etichettatura).
In questo modo venne frazionato il tempo impiegato, passando dal minuto e mezzo circa, ad appena 10 secondi, l’operatore in questa nuova ottica dovrà solo inserire il numero dell’ordine per ottenere l’etichetta: per creare le 400 etichette era ora sufficiente 1h e poco più.
A fine 2015 la società chiuse l’anno commerciale con un fatturato di circa 2 milioni di euro, incrementandolo perciò di oltre il 50% rispetto all’anno precedente.
I prodotti commercializzati on-line fino a quel momento erano esclusivamente parafarmaci, cosmetici, omeopatici e prodotti per l’infanzia, ma nel luglio del 2016 avvenne la liberalizzazione alla vendita dei farmaci senza obbligo di prescrizione (SOP) anche per il canale on-line.
Questo evento rappresenta una vera rivoluzione per il settore di interesse.
I prodotti sul sito raddoppiarono, estendendo la gamma fino a 20000 articoli e le vendite seguirono il medesimo trend.
Il processo di commercializzazione degli OTC e SOP in quanto medicinali indusse una notevole revisione dell’ambiente lavorativo modulato sulle norme di buona conservazione e distribuzione.
Venne richiesta una specializzazione da parte del personale con nuove figure di responsabilità come il responsabile della qualità.
Divenne necessario un controllo periodico delle temperature, la predisposizione di un piano di emergenza per il ritiro dei prodotti dal mercato, una procedura per il monitoraggio delle condizioni di immagazzinamento ed una procedura per il mantenimento delle scorte in sicurezza.
Questa liberalizzazione aprì un mercato molto vasto per le parafarmacie on-line, regolato da norme di buona distribuzione che impongono che tali farmaci non possano superare la temperatura di 25° e un rigido controllo delle temperature di trasporto; problema per l’attuale scenario italiano, in quanto non esiste ad ora un corriere che dispone di camion coibentati.
Per affrontare questa problematica, Farmaè ha sviluppato una collaborazione con l’azienda Norzia s.r.l. per la creazione di buste termiche le quali, prima di essere usate, sono state testate assieme all’azienda produttrice.
e ipotesi che il pacco stia in esterno tutto il giorno dopo la presa e lo stazionamento presso il corriere. In particolare sono state eseguite le seguenti prove:
Giorno 1: il prodotto rimane nel magazzino all’interno della busta termica dopo l’allestimento
Giorno 1: uscita del prodotto fine serata per 2 ore (esterno). Notte : il prodotto rimane all’interno (simulando stazionamento nel deposito del corriere)
Giorno 2 : uscita del prodotto in esterno per consegna
Tali prove hanno permesso di verificare il soddisfacimento del requisito: la temperatura del prodotto non è mai scesa sotto i 7 gradi né ha mai raggiunto i 26 gradi nelle ore di rilevazione.
Figura 3:Test sulle temperature delle buste termiche12
Per cui ad ogni acquisto di questa particolare tipologia di prodotto nel pacco spedito sarà presente questa particolare busta termica nei periodi più caldi di Giugno- Settembre.
Anche durante il periodo estivo, il flusso in entrata non subì arresti, crescendo di oltre il 20% mese su mese, costringendo la società a raddoppiare il magazzino arrivando a 1000 mq, cosi da rivedere nuovamente il processo di allestimento.
Era di fatto impensabile che un solo operatore riuscisse ad allestire un ordine da solo, percorrendo per oltre 50 volte al giorno l’intero percorso di allestimento (i corridoi infatti arrivarono ad essere oltre i 40).
Venne quindi acquistata una “rulliera”, un nastro trasportatore che percorre, come una spina dorsale, l’intera lunghezza del magazzino stesso sul quale vengono spinte ceste di plastica con all’interno l’ordine da elaborare.
Il magazzino venne cosi diviso inizialmente in 2, poi in 3 settori suddividendo cosi il lavoro tra i vari operatori.
L’ordine non era più di competenza esclusiva del singolo operatore, ma suddiviso tra i vari settori, all’interno dei quali agivano diversi operatori.
La capacità di output degli ordini triplicò rispetto al metodo precedente.
Oltretutto, grazie al gestionale interno, era ed è ancora possibile vedere la movimentazione di ciascun prodotto all’interno del magazzino così da bilanciare i carichi di lavoro dei vari settori, ottimizzando anche l’allestimento, posizionando i prodotti cosiddetti “veloci” sulle scaffalature più vicine alla rulliera e i prodotti a bassa movimentazione negli scomparti più “lontani”.
Nel settembre del 2016 la società realizzò particolari accordi commerciali al fine di allargare il più possibile il proprio bacino di utenza. Tra le principali aziende che presero parte a tali accordi ci fu l’Oreal ( con la quale vengono tutt’ora pianificate iniziative con cadenza mensile ) Named (sponsor del Giro d’italia), Manetti e Roberts, Darphin, Euphidra e molte altre .
Ad ottobre 2016 Google premiò Farmaè come una delle migliori realtà di e- commerce presenti sul territorio Italiano.
Dopo questo riconoscimento anche PayPall premiò Farmaè inviando una Newsletter a tutti i propri utenti (6 milioni circa) con un link che reindirizzava al sito della parafarmacia.
Durante il “Black Friday” (il giorno successivo al Giorno del ringraziamentoche in alcuni paesi dà inizio alla stagione dello shopping natalizio) il flusso di utenti sul sito raggiunse cifre record e gli ordini in entrata arrivarono ad una media di 1000 giornalieri.
L’anno commerciale si chiuse con un fatturato di circa 8 milioni incrementando di circa il 300% rispetto all’anno precedente .
A fine 2016 viene inoltre lanciato il secondo sito in lingua tedesca: Farmaè.de Il customer care di questo portale è anch’esso interno all’azienda con operatrici madre lingua.
garantita la consegna con le medesime tempistiche: tali consegne avvengono per via aerea.
Nel 2017 Farmaè dispone di un organico di circa 30 dipendenti suddivisi tra punti vendita, call center, fatturazione e magazzino .
Il listino prodotti ha raggiunto circa le 50000 referenze ed è tutt’ora in espansione.
E’ stato necessario un ulteriore ampliamento del magazzino arrivando ad una metratura di 1500 mq circa divisa in due blocchi.
Il primo, quello “storico” destinato al processo di allestimento vero e proprio, mentre il secondo, quello più recente adibito alle scorte più voluminose ed ai materiali di imballaggio.
Il processo di allestimento si è ulteriormente perfezionato, abbandonando il cartaceo per passare all’utilizzo di terminali elettronici, abbattendo ulteriormente il rischio di errore da parte dell’operatore.
La vecchia pre bolla è stata implementata con un codice a barre, l’operatore una volta inviato con il terminale il codice, sarà reindirizzato all’ordine corrispondente e sarà guidato tra gli scaffali del proprio settore alla ricerca dei prodotti desiderati dall’utente; se l’ordine non contiene prodotti di quel settore, l’ordine risulterà come completo e l’operatore passerà all’allestimento della cesta/ordine successiva .
Tale tecnologia oltre a limitare ulteriormente il rischio di errore (il terminale infatti tramite un suono avvertirà l’operatore se dovesse sbagliare presa ) consente di tracciare l’ordine, ovvero vedere chi lo ha allestito e quanto tempo occorre per far completare l’intera linea.
Durante l’estate è stato inoltre sviluppato un sistema elettronico che consente di etichettare l’ordine in fase di chiusura del pacco, senza dover più ricorrere ad un ulteriore operatore a seguito di questa operazione; oltre a velocizzare ulteriormente
il processo di allestimento, ha consentito all’azienda di riallocare due risorse in altre aree strategiche.
Attualmente il magazzino apre la mattina alle 7 con l’arrivo merci, alle 8 e 30 apre il lavoro in rulliera lungo la quale si alternano sia ceste di input che di output (anche le richieste dei punti vendita vengono gestite alle stregua degli altri ordini in uscita; i rifornimenti agli stessi, sia in entrata che in uscita avvengono 2 volte a settimana, eccezione fatta per il punto vendita di Viareggio, infatti questo flusso di prodotti è fatto giornalmente anche più volte al giorno) l’arrivo merci termina il suo lavoro attorno alle 17.30, orario in cui l’uscita merci entra nel vivo.
I corrieri partner sono attualmente 3, oltre a DHL destinato alle spedizioni extra Italia, Germania su tutte ci sono BRT, SDA e GLS.
A Bartolini sono attualmente affidate l’80% delle spedizioni, oltre al flusso proveniente e diretto ai punti vendita.
Con una media di oltre le 1200 spedizioni giornaliere Farmaè ha raggiunto il primato nel suo settore di riferimento e registra un costante aumento di circa 30% sul mese precedente.
A fine estate la media di ordini giornaliera ha raggiunto le 1400 uscite con l’obiettivo di raggiungere le 1800 per fine novembre.