Il nucleo minimo del protocollo informatico

Per nucleo minimo del protocollo si intende la componente applicativa che realizza le funzioni di registrazione di protocollo, segnatura e classificazione dei documenti ricevuti ed inviati. Tali operazioni rappresentano il presupposto richiesto per l’attuazione di sistemi di gestione documentale a norma.

Il protocollo è costituito da un registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti.

L’operazione di registrazione di protocollo deve essere effettuata per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni mediante la memorizzazione delle informazioni previste

dall’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000, ossia:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Inoltre, l’art. 40-bis del CAD, così come modificato dal D.Lgs. n. 217/2017 al fine di razionalizzare la disposizione con l’introduzione del concetto di domicilio digitale, dispone che: «Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che provengono da o sono inviate a domicili digitali eletti ai sensi di quanto previsto all'articolo 3-bis, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformità alle Linee guida».

Il protocollo informatico, in tale contesto, riveste un ruolo strategico, realizzando le condizioni operative per un’efficace ed efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno delle pubbliche amministrazioni. Un sistema di protocollo e gestione documentale ben strutturato permette, inoltre, di attuare concretamente i principi dettati dalla L. n. 241/1990 in materia di trasparenza dell’azione amministrativa e snellimento delle procedure.

In tema di registrazione di protocollo va sottolineato l’obbligo delle pubbliche amministrazioni di inserire una serie di informazioni all’interno del manuale di gestione. Tale documento, come previsto dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013, deve riportare:

 l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;

 l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea; l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del testo unico;

 l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento;

 le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione

di segnatura ai sensi dell’art. 55 del Testo unico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.

L’art. 18 del DPCM 3 dicembre 2013 prescrive ulteriori obblighi per le pubbliche amministrazioni.

Ed infatti, ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea deve corrispondere un’unica operazione di registrazione di protocollo. Alla registrazione di protocollo devono essere associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.

Ciascuna amministrazione, poi, è tenuta ad istituire, per ogni area organizzativa omogenea, almeno una casella di posta elettronica certificata direttamente associata al registro di protocollo, ai sensi del già citato art. 46 comma 3 del Codice, da utilizzare per la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti. L’indirizzo di tali caselle è riportato nell’indice dei domicili digitali delle amministrazioni e nel manuale di gestione di cui all’art. 5, nonché pubblicato sul sito dell’amministrazione. È fatta salva, ovviamente, la facoltà per ciascuna amministrazione di istituire specifiche caselle di posta elettronica, anche certificata, per trattare peculiari tipologie documentali, anche oggetto di registrazione particolare. Gli indirizzi di tali caselle sono anch’essi soggetti agli obblighi di pubblicazione dell’indice dei domicili digitali, nel manuale di gestione e sul sito dell’amministrazione.

Qualora i documenti informativi pervengano ad un’area organizzativa omogenea, è l’amministrazione stessa a dover decidere, secondo quanto previsto dallo stesso manuale di gestione, quali documenti sono oggetto di registrazione di protocollo o di registrazione particolare.

Il manuale di gestione, inoltre, deve prevedere anche le scelte dell’amministrazione in merito alla modalità di inoltro e assegnazione dei documenti al singolo ufficio.

Inoltre, se nel documento è indicato un ufficio utente o il soggetto destinatario, questo va riportato nella segnatura di protocollo. Per segnatura di protocollo si intende l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime che la segnatura deve associare sono i codici identificativi dell’amministrazione, dell’area organizzativa omogenea e del registro nonché la data e il progressivo di protocollo.

Le operazioni di segnatura e registrazione di protocollo devono essere svolte in contemporanea. Nel caso in cui siano già disponibili al momento della registrazione di protocollo, l’operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del

documento e ogni altra informazione utile o necessaria. Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 disciplina le specifiche tecniche che i dati relativi alla segnatura di protocollo devono rispettare.

Nel caso in cui occorra annullare una o più informazioni assegnate o generate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile, è necessario che i sistemi delle amministrazioni determinino l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo (art. 8, D.P.C.M. 3 dicembre 2013). Quando, invece, sia necessario correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, i sistemi devono permettere tale operazione, memorizzando, però, in modo permanente, il valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica.