Dal menú della pagina principale é possibile utilizzare una particolare tipologia di scheda di gara: l’invio inviti e documentazione. Questa scheda non é un vero e proprio strumento di e-procurement ma é comunque un agile mezzo che permette all’Ente di utilizzare il sistema per l’invio dell’invito a gara ai fornitori individuati. La scheda permette inoltre di creare un ambiente
condiviso nel quale l’Ente puó pubblicare la documentazione relativa alla gara medesima. Ai documenti avranno accesso solo i fornitori invitati. Tutto questo dá la possibilitá all’Ente di risparmiare notevolmente, non solo a livello economico (eliminando il cartaceo), ma soprattutto sui tempi di svolgimento che vengono notevolmente ridotti.
La gara poi verrá svolta nelle modalitá previste dal disciplinare.
Cliccando sulla voce "aggiungi nuovo" del menú "Invio inviti e documentazione" si apre la scheda dedicata.
I campi da compilare sono i seguenti:
• N. Protocollo
• Oggetto
• Funzionario
• Tel. Funzionario
• Email servizio
• Data di scadenza (per il ricevimento delle offerte in modo tradizionale)
• Ora di scadenza (per il ricevimento delle offerte in modo tradizionale)
Figura 4.15: Particolare della scheda invio inviti e documentazione
Una volta inseriti i dati é obbligatorio cliccare sul comando "salva" della pagina. In caso contrario i dati non saranno caricati dal sistema.
N.B. il campo "compilatore" viene inserito automaticamente dal sistema al salvataggio della pagina.
Effettuato il salvataggio dei dati principali la pagina ricaricata da la possibilitá di inserire uno o piú documenti all’interno della scheda.
Per l’inserimento dei documenti si rimanda al paragrafo 2.1.2.4 Documenti della trattativa.
Una volta inseriti i documenti di gara é possibile procedere con la selezione dei fornitori da invitare e con il successivo invio dell’invito a gara ai medesimi.
La selezione dei fornitori e l’invio degli inviti si basano sugli stessi meccanismi presente nella scheda trattativa (anche qui é presente la possibilitá di eseguire una rotazione casuale dei fornitori da invitare) come descritto nel paragrafo 2.1.3.4 Partecipanti.
5 Forum
Associato ad una trattativa o ad uno SDA, puó essere attivato un forum, cioé un ambiente condiviso tra l’Ente e i fornitori abilitati nel quale questi ultimi possono inserire, entro il termine stabilito, quesiti ai quali l’Ente stesso dará risposta.
Per ogni quesito l’Ente decide se dare risposta pubblica o privata. Una risposta pubblica é visibile a tutti i fornitori abilitati, mentre una risposta privata risulta accessibile, unitamente alla relativa domanda, solo dall’impresa che ha inoltrato il quesito. L’Ente puó anche pubblicare chiarimenti o note non legati a una specifica domanda: il comando "Inserisci" (presente nell’Elenco trattative) permette di pubblicare il messaggio direttamente nello spazio forum, visibile a tutti i soggetti abilitati.
Figura 5.1: Impostazione del Forum
Per attivare il forum é necessario selezionare l’apposito flag nel paragrafo "Forum - richieste chiarimenti" presente nella scheda trattativa.
Una volta selezionato il flag é obbligatorio inserire la data e l’ora di chiusura del periodo di richiesta chiarimenti e cliccare sul "salva" della pagina. Questo termine é vincolante per le imprese partecipanti, le quali, una volta chiuso il periodo di forum, non potranno inserire ulteriori
quesiti a sistema. La Stazione Appaltante ha invece sempre a disposizione lo strumento per rispondere e per pubblicare chiarimenti nello spazio forum.
É possibile raggiungere il forum dal relativo elenco (elenco trattative o elenco SDA). Cliccando sulla voce "Elenco" a fianco dell’oggetto, si apre una finestra dedicata che permette all’operatore di visualizzare le domande pervenute dai fornitori abilitati.
Figura 5.2: Particolare dell’elenco trattative con il link per il forum
Quando un fornitore partecipante alla gara inserisce una richiesta di chiarimenti, il sistema invia una notifica automatica all’indirizzo email di riferimento per l’Ente (indicato nella scheda trattativa); in tal modo si evita alla Stazione Appaltante la necessitá di dover frequentemente controllare le domande presenti nel forum. Essa viene infatti avvertita ad ogni nuovo quesito registrato.
L’operatore dell’Ente puó inserire una risposta, renderla pubblica selezionando l’apposito flag e salvarla, rendendola visibile, cliccando sull’icona a fianco della risposta stessa.
Al salvataggio il sistema provvede a inviare una comunicazione ai fornitori interessati con la notifica dall’avvenuta pubblicazione della risposta al quesito.
All’interno di questa stessa pagina é possibile per l’Ente visualizzare una versione stampabile delle domande e risposte, cliccando sull’icona preposta all’operazione.
Figura 5.3: Particolare del Forum
6 VERBALIZZAZIONE E REPORTISTICA DI GARA
6.1 Verbali, prospetti e report di gara
6.1.1 Verbali di gara associata a trattativa non legata a bando
All’interno delle scheda trattativa si possono trovare sempre, alla conclusione della stessa:
1. Fascicolo elettronico: contiene tutte le informazioni legate alla trattativa ai sensi degli artt.
40bis-41 D.Lgs 82/2005 come modificato dal D.Lgs 235/2010. Tale documento é disponibile per la visualizzazione, oppure per il download in formato PDF, tramite appositi link
2. Stampa Log (verbale di tutte le operazioni compiute in corso di gara dai fornitori e registrate dal server) - solo se alla trattativa sono legate aste a rilancio dinamico o gare con valutazione interna con riapertura ad asta della prima graduatoria
All’interno di ogni singola scheda procedura si possono trovare sempre, alla conclusione della stessa:
3. Verbale di gara (contiene tutte le informazioni relative alla procedura di gara)
4. Stampa Log (verbale di tutte le operazioni compiute in corso di gara dai fornitori e registrate dal server) - solo nelle schede di asta a rilancio dinamico e gara con valutazione interna con riapertura ad asta della prima graduatoria
6.1.2 Verbali, prospetti e report di gara associata a trattativa pubblica
All’interno delle scheda trattativa, alla conclusione di ogni periodo di gara é possibile visualizzare i relativi prospetti.
L’elenco completo dei prospetti e dei report visualizzabili - a seconda del tipo di trattativa impostata - é il seguente:
1. Graduatoria di gara 2. Prospetto prime offerte 3. Prospetto lotti deserti
4. Prospetto lotti con migliori offerte paritarie 5. Prospetto migliori offerenti
6. Prospetto per aggiudicatario 7. Prospetto prezzi unitari di offerta 8. Prospetto dati di conferma offerta 9. Report fornitori lotti
10. Report lotti senza richieste di abilitazione 11. Report documentazione amministrativa 12. Report documentazione tecnica
13. Report ulteriore documentazione
14. Report documentazione di aggiudicazione 15. Report firma digitale e marca temporale 16. Report giustificazioni di offerta
17. Report offerte anormalmente basse (art.86 D.Lgs. 163/2006) 18. Report dati autoritá lavori pubblici (art.7 D.Lgs. 163/2006)
All’interno di ogni singola scheda procedura si puó inoltre trovare, se questa é legata a trattativa pubblica:
1. Verbale di gara (contiene tutte le informazioni relative alla procedura di gara)
2. Stampa Log (verbale di tutte le operazioni compiute in corso di gara dai fornitori e registrate dal server) - solo nelle schede di asta a rilancio dinamico e gara con valutazione interna con riapertura ad asta della prima graduatoria
3. Prospetto seconde offerte - solo nella scheda di asta a doppio round
6.1.3 Generazione automatizzata della reportistica
Una volta conclusa una trattativa é possibile richiedere al sistema, premendo sul link "Richiedi zip file trattativa" (scheda trattativa), la generazione di un file in formato zip contenente l’intera reportistica legata alla trattativa stessa. Tale file conterrá il fascicolo elettronico in formato PDF, gli altri report di interesse e tutti i file caricati a sistema durante lo svolgimento delle gare, suddivisi per tipologia.
La creazione dello zip non avviene subito: la richiesta viene infatti inserita in una coda di attesa e processata in un secondo momento.
Per gli enti abilitati il file zip verrá creato automaticamente dal sistema due mesi dopo la conclusione della trattativa, senza bisogno di richiederlo esplicitamente.
Si noti che é sempre possibile chiedere al sistema di rigenerare uno zip creato in precedenza (automaticamente o mediante richiesta esplicita), attraverso il link sopra descritto: al momento della nuova richiesta il file verrá eliminato e sostituito con quello rigenerato.
Una volta generato, il file zip sará scaricabile mediante il link "Scarica tutti i documenti della trattativa" posto all’interno del fascicolo elettronico.
7 AGGIUDICAZIONE
Al termine di ogni procedura di gara, il sistema permette all’Ente di utilizzare un’apposita procedura di aggiudicazione.
7.1 Procedura di aggiudicazione della gara
All’interno della scheda procedura, nella sezione partecipanti, comparirá infatti un menu a tendina dal quale sará possibile scegliere il fornitore aggiudicatario. Cliccando sul comando "aggiudica"
dopo aver scelto il nome e, eventualmente, aver inserito una motivazione, a fianco del fornitore prescelto comparirá un segno di spunta giallo. Nel contempo il sistema invia una prima comunicazione al fornitore per notificarlo dell’avvenuta aggiudicazione.
7.2 Sistema per l’invio delle comunicazioni di aggiudicazione e non aggiudicazione