Nuova trattativa con busta chiusa telematica

Se invece si opta per l’utilizzo della Busta Chiusa Telematica, la scheda di gara propone, oltre alle due sezioni giá viste al paragrafo precedente, una terza parte di scheda dedicata alla impostazioni di questo strumento.

Figura 3.11: Scheda trattativa - sezione Busta Chiusa Telematica

Poiché tale strumento prevede l’utilizzo di un modello di offerta particolare, che deve essere predisposto e pubblicato da CSAmed, si raccomanda di far riferimento allo Staff di Assistenza nell’impostare una procedura di questo tipo. Per la spiegazione dei campi previsti si rimanda al paragrafo intitolato "Compilazione della Busta Chiusa Telematica".

3.2.3 Partecipanti

In questo caso, poiché la procedura non é aperta, l’Ente deve definire i fornitori da invitare a gara.

Questo avviene innanzi tutto selezionando, dall’apposito menu a tendina che visualizza quelle presenti nella classificazione dell’albo dove almeno un fornitore si é segnalato, la linea merceologica da associare alla trattativa.

Dopo tale operazione il funzionario ha due possibilitá:

• selezionare, dall’apposito menú a tendina, anche la voce relativa al secondo livello merceologico (categoria) per affinare la ricerca dei fornitori da invitare, per poi selezionare gli stessi, segnalatisi per quella categoria, dal menú a tendina dedicato

• selezionare direttamente i fornitori, segnalatisi per quella linea, dal menú a tendina dedicato

Figura 3.12: Particolare dell’inserimento dei fornitori

In entrambi i casi l’operatore per inserire un fornitore nell’elenco dei partecipanti deve selezionare il nome dello stesso e cliccare sul comando "Aggiungi".

Per maggior comoditá dell’Ente é possibile, cliccando sul comando "Aggiungi tutti", inserire con una sola operazione tutti i fornitori che si sono segnalati o per la linea (in caso di definizione solo di quest’ultima) o per la categoria (in caso di definizione del secondo livello merceologico).

L’ultimo comando a disposizione per l’inserimento di un fornitore da invitare é "Aggiungi senza filtro".

Con questo é possibile aprire una finestra di dettaglio che dá la possibilitá all’operatore di cercare un fornitore anche al di fuori della linea precedentemente associata alla trattativa. La ricerca,

in questa finestra, puó avvenire digitando nell’apposito campo la ragione sociale della ditte che interessa invitare. Cliccando sul comando "trova" il sistema provvede a ricercare la ditta tra le altre linee della classificazione merceologica e a visualizzarla nella finestra. Con un click sul nome della ditta, questa viene importata nella pagina principale e aggiunta all’elenco delle ditte da invitare.

Una seconda modalitá di ricerca puó essere effettuata, sempre nella finestra di dettaglio che si apre al click sul comando "aggiungi senza filtro", selezionando nell’apposito menu a tendina la diversa linea individuata.

Il sistema provvede in questo caso a ricercare tutte le ditte selezionatesi per quella linea e a visualizzarle sulla pagina. A questo punto cliccando sulla ditta da invitare, questa verrá automaticamente importata e salvata sulla scheda trattativa.

Figura 3.13: La ricerca "senza filtro"

E’ possibile visualizzare i dati inseriti da una ditta in fase d’iscrizione cliccando su una delle due icone presenti a fianco del nome della stessa (l’icona pdf per visualizzare i dati in tale formato, l’icona con la lente d’ingrandimento per visualizzare i dati in una pagina html).

E’ possibile altresí visualizzare un report con le statistiche del fornitore inerenti la partecipazione a precedenti procedure telematiche.

E’ possibile eliminare uno o piú fornitori precedentemente inseriti cliccando sul simbolo del cestino che compare a fianco del nome di ogni ditta.

Dei fornitori selezionati é possibile visualizzare, cliccando sui comandi dedicati, apposite statistiche create comparando i punteggi a loro assegnati sulle risposte ai criteri di prequalifica o all’interno dei criteri soggettivi.

Per le finestre di visualizzazione di tali statistiche si rimanda al paragrafo a loro riservato nel

"manuale gestione fornitori".

Individuati e inseriti tutti fornitori da invitare a gara, per inviare loro la comunicazione telematica d’invito, é necessario selezionarli spuntando la casellina "seleziona tutti" presente nella sezione.

A questo punto é possibile inviare loro (all’indirizzo email da loro specificato nel campo "email per gara" della linea merceologica prescelta) il messaggio d’invito. Il messaggio parte quando l’operatore clicca sul comando "Invia inviti ai fornitori con Posta Elettronica Certificata (PEC)".

N.B.: Tutti gli inviti a gara vengono spediti ai fornitori utilizzando il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dopo aver selezionato i fornitori e cliccato sul comando

"Invia inviti ai fornitori con Posta Elettronica Certificata (PEC)", al termine di una breve attesa, compariranno alcune informazioni a fianco del nome di ciascun fornitore. In particolare verrá segnalato se il messaggio é stato consegnato o semplicemente inviato, se il fornitore é certificato o meno, la data e l’ora di invio, la data di consegna PEC (se il fornitore é in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata) ed eventuali errori riscontrati in fase di consegna.

"La Posta Elettronica Certificata (PEC) é un sistema di posta elettronica nel quale é fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l’invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse".(www.cnipa.gov.it).

Figura 3.14: L’invio degli inviti ai fornitori selezionati

Qualora in fase di gara si rendesse necessario il rinvio del messaggio a uno o piú fornitori tra quelli presenti nell’elenco o l’invio del messaggio d’invito a uno o piú fornitori successivamente aggiunti

all’elenco, é possibile spuntare la casellina a fianco dei soli fornitori per i quali é necessario il nuovo invio. Cosí facendo si invia solo a loro il nuovo messaggio senza un ulteriore rinvio del messaggio a coloro i quali l’hanno giá in precedenza ricevuto.

I fornitori che hanno ricevuto l’invito possono accettare o rifiutare il medesimo. A seconda dell’operazione compiuta comparirá a fianco del loro nome, nell’elenco predisposto dall’Ente, un segno di spunta rosso (rifiuto) o verde (accettazione). Posandosi con il cursore del mouse su questi segni di spunta l’operatore potrá visualizzare la data e l’ora dell’operazione compiuta dal fornitore.

Anche in questo caso é possibile procedere al sorteggio del 10 % dei partecipanti per la presentazione della documentazione probatoria ex art.48 D.Lgs. 163/2006.

Per le modalitá si rimanda alla precedente finestra illustrativa.

3.2.4 Rotazione dei fornitori da invitare a gara (solo se precedentemente impostata a livello di