ALF0023M
M ANUALE UTENTE
M ODULO
"E-P ROCUREMENT "
ALBOFORNITORI VER . 4.9.1
Revisioni
Rev. Versione software
Data Descrizione
0 15/11/2010 Prima emissione
1 21/3/2011 Aggiornamento
2 02/09/2011 Aggiornamento trattative secondo il nuovo
regolamento attuativo
3 23/09/2011 Implementazione fascicolo elettronico e generazione automatizzata della reportistica di gara
4 12/10/2011 Implementazione inoltro mail di PEC relativa al
caricamento di un file
5 21/10/2011 Implementazione ARD al rialzo
6 31/10/2011 Ultimo round
7 10/11/2011 OEV secondo regolamento attuativo
8 4.6.1 20/02/2012 Revisione in base al progetto ALF0038U
9 4.6.3 06/04/2012 Marcatura temporale documentazione
amministrativa, tecnica, ulteriore e di aggiudicazione 10 4.6.3 10/04/2012 Rotazione fornitori in scheda trattative
Rev. Versione software
Data Descrizione
11 4.6.3 13/04/2012 Rotazione fornitori in scheda invito
12 4.8.0 22/05/2012 OEV con valutazione tecnica inserita da piú commissari
13 4.8.2 13/07/2012 Inserimento documentazione integrativa 14 4.9.0 27/12/2012 Aggiornamenti grafici e varie
15 4.9.1 29/01/2013 Aggiornamento documentazione integrativa
Preparata Verificata Approvata
Lucia Scandolara Marcello Garini
Commenti al documento
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sommario
1 Introduzione 6
1.1 Il layout della pagina e gli elenchi a disposizione . . . 7
2 Bandi 10 2.1 Creazione del Sistema Dinamico di Acquisizione associato al bando . . . 11
2.2 Creazione trattativa associata al bando . . . 12
3 La Scheda Trattativa 12 3.1 Definizione dei campi all’interno della scheda trattativa associata a un bando . . . . 13
3.1.1 Sezione principale . . . 13
3.1.2 Trattativa pubblica . . . 14
3.1.3 Autocertificazione lotti e invio documentazione di aggiudicazione . . . 15
3.1.4 Partecipanti . . . 16
3.1.5 Sorteggio 10% dei fornitori (art. 48 D.Lgs. 163/2006) . . . 17
3.2 Definizione dei campi all’interno della scheda trattativa non associata a un bando . 19 3.2.1 Nuova trattativa senza busta chiusa telematica . . . 20
3.2.2 Nuova trattativa con busta chiusa telematica . . . 23
3.2.3 Partecipanti . . . 24
3.2.4 Rotazione dei fornitori da invitare a gara (solo se precedentemente impostata a livello di setup dell’AlboFornitori) . . . 27
3.3 Compilazione della Busta Chiusa Telematica . . . 28
3.4 Procedure associate . . . 30
3.5 Documentazioni . . . 32
3.5.1 Invio documentazione amministrativa e tecnica . . . 32
3.5.2 Invio documentazione integrativa . . . 33
3.5.3 Invio ulteriore documentazione . . . 33
3.5.4 Documenti della trattativa . . . 34
3.5.5 Documenti di aggiudicazione . . . 34
4 Le Singole Procedure Di Gara 36 4.1 L’asta a rilancio dinamico . . . 36
4.1.1 Compilazione della scheda d’asta a rilancio dinamico . . . 37
4.1.1.1 Sezione principale . . . 37
4.1.1.2 Asta . . . 37
4.1.1.2.1 Asta a percentuale di sconto (al rialzo) . . . 37
4.1.1.2.2 Asta a rilancio su unico prodotto . . . 37
4.1.1.2.3 Caso A - Asta secondo il Regolamento attuativo del D.Lgs.163/2006 38 4.1.1.2.4 Caso B - Asta secondo la modalitá classica . . . 38
4.1.1.3 Documenti d’asta . . . 41
4.1.1.4 Partecipanti . . . 41
4.1.1.4.1 I raggruppamenti temporanei d’impresa (RTI) nella scheda d’asta a rilancio dinamico . . . 41
4.1.1.5 Visualizza andamento d’asta . . . 41
4.1.1.6 Report e Verbali . . . 42
4.2 L’asta a doppio round . . . 45
4.2.1 Compilazione della scheda d’asta a doppio round . . . 45
4.2.1.1 Sezione principale . . . 45
4.2.1.2 Partecipanti . . . 45
4.2.1.2.1 I raggruppamenti temporanei d’impresa (RTI) nella scheda d’asta a doppio round . . . 45
4.2.1.3 Ultimo round . . . 45
4.2.1.4 Secondo round . . . 46
4.2.1.5 Riapertura ad asta a rilancio dinamico di tutti o parte dei lotti messi a gara . . . 48
4.2.1.6 Riapertura ad asta a doppio round per i lotti non aggiudicati precedentemente 48 4.2.1.6.1 Lotti deserti . . . 48
4.2.1.6.2 Lotti paritari migliorabili . . . 49
4.2.1.6.3 Lotti con offerte non congrue . . . 49
4.2.1.7 Riapertura ad asta a rilancio dinamico per i lotti non aggiudicati nei precedenti round . . . 49
4.2.1.7.1 La conferma di offerta nelle procedure legate a trattativa pubblica . . . 50
4.3 La contrattazione . . . 52
4.3.1 Compilazione della scheda contrattazione . . . 52
4.3.1.1 Sezione principale . . . 52
4.3.1.2 Partecipanti . . . 52
4.3.1.3 Contrattazione . . . 52
4.3.1.4 Documenti di gara . . . 53
4.3.1.5 Schede d’offerta contrattazione . . . 53
4.4 La gara con valutazione interna (OEV con valutazione da parte di commissione) . . 53
4.4.1 Compilazione della scheda gara con valutazione interna . . . 53
4.4.1.1 Sezione principale . . . 53
4.4.1.2 Partecipanti . . . 53
4.4.1.3 Gara . . . 54
4.4.1.4 Asta . . . 56
4.4.1.5 Valutazione commissione . . . 58
4.4.1.6 Pubblicazione graduatoria . . . 60
4.4.1.6.1 La gara con valutazione interna legata a trattativa pubblica 60
4.5 La richiesta preventivo . . . 63
4.5.1 Compilazione della scheda richiesta preventivo . . . 63
4.5.1.1 Sezione principale . . . 63
4.5.1.2 Partecipanti . . . 63
4.5.1.3 Preventivo . . . 63
4.5.1.4 Documenti di richiesta preventivo . . . 63
4.6 Invio inviti e documentazione . . . 63
5 Forum 65 6 VERBALIZZAZIONE E REPORTISTICA DI GARA 67 6.1 Verbali, prospetti e report di gara . . . 67
6.1.1 Verbali di gara associata a trattativa non legata a bando . . . 67
6.1.2 Verbali, prospetti e report di gara associata a trattativa pubblica . . . 68
6.1.3 Generazione automatizzata della reportistica . . . 69
7 AGGIUDICAZIONE 69 7.1 Procedura di aggiudicazione della gara . . . 69
7.2 Sistema per l’invio delle comunicazioni di aggiudicazione e non aggiudicazione . . . 69
8 Sistema Dinamico di Acquisizione 70 8.1 Sezione principale . . . 70
8.2 Documentazione . . . 71
8.2.1 Documentazione amministrativa . . . 71
8.2.2 Documentazione tecnica . . . 71
8.2.3 Documenti dello SDA . . . 71
8.3 Bandi semplificati . . . 72
8.4 Accreditamento fornitori . . . 73
8.5 Offerte indicative . . . 73
8.6 Verbali e Reportistica . . . 74
9 APPENDICE 74 9.1 Le funzioni salva, annulla ed elimina . . . 74
9.2 Le finestre a ricerca rapida nei form CSAmed . . . 74
9.3 Lo strumento calendario . . . 75
9.4 Le notifiche di caricamento documenti . . . 75
1 Introduzione
All’interno del programma albo fornitori é stato creato un apposito modulo per la gestione e la consultazione delle gare on line. Tale modulo, chiamato per comoditá "e-Procurement", lascia all’utente abilitato la possibilitá di configurare, utilizzando le diverse opzioni disponibili, il tipo prescelto di gara on line.
Il modulo "e-Procurement" prevede la creazione di una scheda, chiamata scheda trattativa, comune a tutti i tipi di procedure presenti nel sistema. In essa vengono definiti i parametri e pubblicati i documenti relativi all’intera gara e vengono gestiti i fornitori partecipanti.
La scheda trattativa puó inoltre essere associata ad un bando (procedura aperta) o non esserlo (procedura ristretta).
La scheda trattativa verrá analizzata nel successivo capitolo 3 del presente manuale.
Alla scheda trattativa andranno associate una o piú schede di singola procedura (asta a rilancio dinamico, OEV, richieste preventivi, contrattazioni, ecc.).
Nel capitolo 4 del manuale verranno analizzate le singole schede associate.
Esiste inoltre la possibilitá di utilizzare un’apposita scheda per l’invio degli inviti a gara telematici con la opportunitá per il fornitore invitato di accettare l’invito e scaricare i documenti associati.
La gara verrá poi svolta nelle modalitá tradizionali; questo sistema in ogni caso permette di accorciare i tempi di invio degli inviti e della documentazione relativa.
L’argomento verrá trattato in un’apposita sezione dedicata.
Al modulo "e-Procurement" sono collegate due tipologie di diritto utente:
1. Gestione: il diritto di gestione permette di creare e modificare le schede di trattativa e quelle delle procedure ad essa associate.
2. Consultazione: il diritto di consultazione permette la mera consultazione dei dati di gara - nella scheda trattativa e nelle singole schede di procedura - senza alcuna possibilitá di intervento su di essi (modifica o cancellazione).
Esiste anche una seconda modalitá per quanto riguarda i permessi, la quale prevede:
1. Amministrazione: permette di creare trattative e modificare le schede le procedure associate di tutte quelle giá create;
2. Gestione: permette di creare trattative e modificare le schede le procedure associate di quelle create dall’utente stesso o alle quali si é stati abilitati da un altro "amministratore" o
"gestore";
3. Consultazione: permette di consultare, senza apporre alcuna modifica, tutte le trattative e procedure associate per le quali si é stati abilitati da un altro "amministratore" o "gestore".
Questi diritti (vedi relativo capitolo del manuale di setup dell’albo) sono associati ai singoli utenti ad opera dell’amministratore di sistema (o di colui che ha il diritto di "gestione utenti").
1.1 Il layout della pagina e gli elenchi a disposizione
Il menú sulla sinistra della pagina nella sezione "e-procurement" prevede le voci mostrate in figura:
Figura 1.1: Menu E-Procurement
Cliccando su "Elenco Trattative" il menú si espande visualizzando tutte le voci relative alle singole procedure.
Figura 1.2: Elenco espanso delle procedure associate alla trattativa
Cliccando sulla parola "Elenco" si accede all’elenco della singola procedura selezionata.
Tutti gli elenchi, sia quello relativo alle trattative sia quelli delle singole procedure, permettono di effettuare ricerche attraverso dei filtri predisposti.
In particolare le schede di trattativa o di procedura possono essere ricercate per:
1. Protocollo 2. Oggetto 3. Anno
4. Gare aperte o chiuse 5. Ente (solo per il Consorzio)
E’ inoltre possibile esportare l’elenco trattative in un file .csv utilizzando l’apposito comando
"Esporta trattative".
Le schede di un particolare tipo sono raggiungibili con un click sulla voce "elenco" nella sezione del tipo di interesse.
Ogni voce dell’elenco espone i propri campi come segue:
1. Trattativa:
Protocollo, Oggetto, Tipo (Nºround e tipologia di svolgimento), Chiusura, eventuale Forum collegato alla trattativa.
2. Aste a rilancio dinamico:
Protocollo, N. Lotto, Oggetto, Apertura, Chiusura.
3. Aste a doppio round:
Protocollo, Oggetto, Apertura, Chiusura.
4. Contrattazioni:
Protocollo, Oggetto, Apertura, Chiusura.
5. Gare con Valutazione Interna:
Protocollo, N. Lotto, Oggetto, Graduatoria (data pubblicazione).
6. Preventivi:
Protocollo, Oggetto, Scadenza.
Cliccando sull’intestazione dei vari campi dell’elenco si ottiene di ordinare, a seconda del campo scelto, il medesimo elenco in modo crescente o decrescente.
Cliccando sui comandi "avanti" e "indietro" si procede nelle pagine dell’elenco.
Ogni singolo Ente visualizzerá solamente le proprie procedure di gara. Il solo Consorzio potrá visualizzare tutte le trattative inserite, anche filtrandole per singolo Ente.
N.B. Solo per quanto riguarda l’elenco trattative, é possibile accedere allo spazio dedicato al Forum, nel caso lo stesso sia stato attivato (cfr. successiva finestra dedicata all’argomento).
Il comando "Aggiungi nuova" é presente solo per la voce "Trattative". é possibile creare singole procedure solo direttamente dalla scheda trattativa precedentemente salvata (cfr. capitolo 3 del presente manuale).
Cliccando sulla voce "Homepage" nel menú a sinistra, si ritorna al menú principale.
2 Bandi
Nel caso in cui si debba gestire telematicamente una procedura aperta, prima di creare la scheda di gara é necessario compilare il relativo bando che sará pubblicato nella sezione "Gare pubbliche" del portale Albofornitori.it. Per bando si intende l’annuncio dell’indizione della gara (quindi non é l’avviso di gara destinato alla GUUE o alla GURI, che viene invece compilato e pubblicato tramite un altro servizio di Albofornitori): questo avviso ha lo scopo di dare pubblicitá alla procedura, rendendola visibile a tutti gli utenti del portale. Cliccando sul link del bando le imprese interessate a partecipare possono accreditarsi e scaricare i documenti predisposti dalla Stazione Appaltante.
Dopo la creazione del bando da pubblicare sul portale sará possibile creare la trattativa o il Sistema Dinamico di Acquisizione associati.
Per creare una scheda di bando é sufficiente selezionare l’apposita voce "Aggiungi nuovo"
nel menú bandi posto sulla sinistra della pagina.
Le voci da inserire prima di cliccare su "salva" sono:
• Sistema dinamico di Acquisizione: indica se il bando che si sta creando é per uno SDA o per una semplice trattativa.
• Nºdi protocollo
• Data di apertura
• Ora di apertura
• Data di chiusura
• Ora di chiusura
• Oggetto
• Testo del bando
Figura 2.1: Particolare della scheda bando
Cliccando su "salva" l’applicazione attiva tre nuove sezioni. La sezione "Documenti" consente l’inserimento attraverso l’apposito tasto "sfoglia" di eventuali file allegati. La sezione "Categorie merceologiche" permette, attraverso gli appositi menu a tendina, la selezione della linea merceologica dell’albo alla quale il bando é associato. La terza sezione "Creazione trattativa associata" presenta contenuti diversi a seconda del fatto che il bando sia associato ad uno SDA o ad una trattativa (si vedano i rispettivi paragrafi 2.1 e 2.2).
2.1 Creazione del Sistema Dinamico di Acquisizione associato al bando
Nel caso in cui la trattativa sia associata ad un Sistema Dinamico di Acquisizione, l’unico modo per creare la relativa scheda é quello schematizzato in figura 2.2.
Figura 2.2: Creazione della scheda SDA a partire dal bando
Premendo sull’apposito link viene creata la scheda SDA. Una volta compilati i campi necessari, dalla scheda di bando é possibile pubblicarla sul portale www.albofornitori.it. Infine, dalla scheda bando é possibile accedere direttamente alla scheda SDA premendo il relativo link di accesso.
2.2 Creazione trattativa associata al bando
Per creare la trattativa associata é necessario cliccare sul comando "qui" nella sezione "Creazione Trattativa Associata".
Il sistema genera automaticamente una scheda trattativa collegata al bando, nella quale i fornitori interessati alla gara potranno segnalarsi utilizzando l’apposita procedura legata al bando stesso.
Successivamente, al momento della pubblicazione sul portale, il sistema collocherá il bando nell’apposita sezione "Gare Pubbliche: accreditamento".
Al momento della pubblicazione é necessario scegliere se pubblicare il bando come "gara pubblica"
o come "solo forum" per le richieste di chiarimento.
Figura 2.3: Comando per la pubblicazione del bando sul portale come gara pubblica o solo forum
l click sull’apposito comando pubblicherá il bando sul portale www.albofornitori.it
All’interno della scheda bando inoltre viene creato in automatico anche un link per raggiungere con un semplice click la scheda trattativa associata.
Figura 2.4: Link per raggiungere la scheda trattativa
3 La Scheda Trattativa
La creazione di una nuova scheda trattativa puó avvenire in due modi:
1. attraverso la creazione e pubblicazione di un bando per procedura aperta (con possibilitá per i fornitori di segnalarsi per partecipare alla gara) nell’apposita sezione bandi
2. cliccando semplicemente sulla voce "Aggiungi nuovo" nel menú "trattative" posto sulla sinistra della pagina (per procedure di tipo ristretto, cioé con selezione, da parte dell’Ente, dei fornitori da invitare)
3.1 Definizione dei campi all’interno della scheda trattativa associata a un bando La scheda trattativa associata al bando puó essere raggiunta dal bando stesso, cliccando come detto sull’apposito link generato dal sistema, oppure entrando nell’elenco trattative presente sulla sinistra della pagina e facendo click sull’oggetto della trattativa.
3.1.1 Sezione principale
La schermata che si presenta all’apertura della pagina ha inserito di default nei dati principali quelli inseriti per il bando, in particolare il protocollo, l’oggetto e le date di apertura e chiusura sono quelle precedentemente inserite compilando il bando. Va tuttavia completata con la compilazione dei rimanenti campi.
Tutti questi dati, compresi quelli del funzionario preposto alla gara, sono in ogni caso modificabili.
Una volta inseriti i dati corretti é necessario cliccare sul comando "salva" presente sempre all’inizio e alla fine della pagina.
I dati presenti nella sezione principale sono i seguenti:
• Protocollo
• RUP
• NºGara
• CUP
• Oggetto
• Funzionario
• Tel. Funzionario
• Email servizio
• Compilatore
• Area merceologica (CND, ATC, Altro)
• Periodo di gara: data-ora inizio, data-ora fine (il periodo di gara comprende tutto il tempo necessario per l’espletamento delle procedure telematiche previste; solo dopo la fine di questo periodo sará possibile visualizzare il report di invio ulteriore documentazione, come descritto nei paragrafi successivi, e i verbali di trattativa)
• Opzione conferma di offerta (e relative data e ora)
• Nºdecimali (sulla base dei quali saranno formattati i valori numerici riportati nei prospetti e verbali di gara generati in automatico dal sistema)
• Nºmesi di riferimento per il quantitativo messo a gara
• Nºmesi durata gara (durata dell’appalto)
N.B.: Se a creare la trattativa é il Consorzio il primo dato richiesto dalla sezione principale della scheda trattativa é quello relativo all’Ente che indice la gara.
Attraverso l’utilizzo di un apposito menu a tendina l’operatore del Consorzio potrá scegliere tra gli Enti facenti parte di quest’ultimo
Figura 3.1: La scheda trattativa
3.1.2 Trattativa pubblica
Poiché questa scheda trattativa é legata, come abbiamo visto, alla pubblicazione di un bando e fa riferimento quindi ad una procedura aperta, la sezione seguente denominata "Trattativa pubblica"
permette di inserire i dati che fanno riferimento alla pubblicazione dei bandi di gara.
In particolare é possibile inserire:
• per il bando di abilitazione: numero del bando pubblicato sulla GURI, data di pubblicazione del bando sulla GURI, numero del bando pubblicato sulla GUUE, data di pubblicazione del bando sulla GUUE
• per il bando di gara: numero del bando pubblicato sulla GURI, data di pubblicazione del bando sulla GURI, numero del bando pubblicato sulla GUUE, data di pubblicazione del bando sulla GUUE
Figura 3.2: I dati relativi alla pubblicazione dei bandi
3.1.3 Autocertificazione lotti e invio documentazione di aggiudicazione E’ possibile inoltre:
• selezionare la funzione di autocertificazione in un apposito form del versamento delle cauzioni e del pagamento della tassa di gara (CIG), indicando data e ora di fine del periodo lasciato al fornitore per compiere l’operazione
• richiedere l’invio telematico dei documenti di aggiudicazione successivamente allo svolgimento della gara.
Figura 3.3: Autocertificazione lotti di partecipazione e documenti di aggiudicazione
3.1.4 Partecipanti
Poiché la scheda trattativa qui analizzata é associata a un bando pubblico e a una procedura aperta, non é necessario selezionare fornitori dall’apposito menu a tendina. Saranno gli stessi fornitori a richiedere l’abilitazione alla gara attraverso apposita procedura presente nel bando stesso.
Il fornitore, che ha richiesto l’abilitazione, viene inserito nell’elenco che va via via formandosi nella pagina.
A fianco del nome verrá riportato un segno di spunta.
• Il segno di spunta é blu quando il fornitore é giá stato accettato tra gli iscritti dell’albo fornitori.
• Il segno di spunta é arancione quando il fornitore é in stato di preiscrizione e non ha quindi confermato i dati inseriti.
• Il segno di spunta é viola quando il fornitore ha espletato tutte le formalitá necessarie ma non é stato ancora accettato dall’Ente all’interno degli iscritti dell’albo fornitori (si trova ancora nell’elenco dei fornitori in attesa).
Figura 3.4: Particolare dei partecipant
Poiché sono gli stessi fornitori a richiedere l’abilitazione alla gara, non é necessario inviare loro gli inviti a partecipare.
3.1.5 Sorteggio 10% dei fornitori (art. 48 D.Lgs. 163/2006)
Con uno o piú fornitori abilitati, in questa sezione é possibile procedere al sorteggio del 10% di essi, come previsto dalla normativa (art. 48 D.Lgs. 163/2006).
Cliccando sul comando "sorteggia 10% fornitori", il sistema estrae a caso il 10% dei fornitori stessi arrotondando il numero all’unitá superiore.
Un messaggio di "sorteggio effettuato" confermerá l’avvenuta operazione.
A fianco dei fornitori sorteggiati sará visibile un quadratino rosso.
L’apposito comando "invia comunicazione ai fornitori sorteggiati" che compare sulla pagina dopo il sorteggio, permetterá all’operatore di inviare una e-mail ai fornitori oggetto di verifica.
Figura 3.5: Particolare dei fornitori sorteggiati
Poiché la gestione dei fornitori avviene a livello della scheda trattativa, é possibile, in caso di richiesta della ditta o in caso di mancanza di requisiti per la stessa (per es. dopo la produzione della documentazione prevista dopo il sorteggio del 10%), disabilitare uno o piú fornitori.
Per fare questo a fianco del nome di ogni fornitore compare il comando "Disabilita". Al click su di esso, si apre una finestra di dettaglio che permette di inserire la motivazione per la quale il fornitore viene disabilitato. Al click sul comando "invia" il fornitore viene disabilitato e nel contempo gli viene inviato un messaggio di posta elettronica che lo notifica della eliminazione dalla procedura di gara e della motivazione che ha generato il provvedimento.
Solo per le trattative associate a bando pubblico é possibile procedere con la disabilitazione di un fornitore per un singolo lotto. Per far questo é necessario cliccare sul link "Abilitazione fornitori lotti" presente nella sezione "Partecipanti" e selezionare il fornitore dal menú a tendina presente nella nuova pagina che si é aperta.
Compariranno tutti i lotti della gara "giá spuntati". Togliendo la spunta si disabilita quel
fornitore per quel singolo lotto. Dopo aver tolto i segni spunta a fianco dei lotti che interessano la pagina va sempre salvata.
Figura 3.6: Particolare della scheda "Disabilita i fornitori per lotto"
Solo per le trattative associate a bando pubblico é possibile procedere con la definizione di eventuali RTI (raggruppamenti temporanei di impresa). Questa definizione va fatta per singolo lotto indicandone il numero, la ditta mandataria e le ditte ad essa collegate e cliccando sul commando "aggiungi".
Figura 3.7: RTI definiti
Per i fornitori abilitati é possibile visualizzare, cliccando sui comandi dedicati, presenti nella sezione, apposite statistiche create comparando i punteggi a loro assegnati sulle risposte ai criteri di prequalifica o all’interno dei criteri soggettivi.
Per le finestre di visualizzazione di tali statistiche si rimanda al paragrafo a loro riservato nel
"manuale modulo fornitori".
3.2 Definizione dei campi all’interno della scheda trattativa non associata a un bando
A differenza di quanto visto sopra, una scheda trattativa, come accennato nel paragrafo 3.1, puó anche essere creata senza passare attraverso l’inserimento di un bando associato. Questo puó valere quando si intende svolgere una procedura negoziata che non richieda l’abilitazione diretta dei fornitori ma preveda l’inoltro di un invito a partecipare a gara.
In questo caso é sufficiente cliccare sulla voce "aggiungi nuova" nel menú trattative posto sulla sinistra della pagina.
3.2.1 Nuova trattativa senza busta chiusa telematica
A differenza di quanto descritto al paragrafo 3.1.1, nel caso in cui si crei una trattativa ex novo, la prima schermata che compare chiede di specificare se si utilizzerrá la Busta Chiusa Telematica o meno (questo strumento non é sempre compreso nel contratto).
Figura 3.8: Selezione dello strumento Busta chiusa telematica
Se si intende svolgere una procedura senza l’utilizzo della la Busta Chiusa Telematica, la schermata da compilare prevede una sezione principale di dati generali (e per la maggior parte obbligatori), e una sezione facoltativa per l’impostazione della documentazione richiesta ai fornitori e del forum.
Figura 3.9: Scheda trattativa - sezione principale
Tra i campi proposti dalla scheda si segnalano in particolare:
• Inizio e fine del periodo di gara: comprende tutto il tempo necessario per l’espletamento delle procedure telematiche previste - solo dopo questo termine sará possibile visualizzare il report di invio ulteriore documentazione, come descritto nei paragrafi successivi, e i verbali di trattativa;
• Nºdecimali: é il numero massimo di decimali con cui sono formulabili le offerte e corrisponde al numero di decimali sul quale saranno formattati i valori numerici nei prospetti generati dal sistema;
• Nºmesi di riferimento per il quantitativo messo a gara: durata dell’appalto sul quale si determina la graduatoria di gara;
• Nºmesi durata gara: durata complessiva dell’appalto.
Figura 3.10: Scheda trattativa - sezione documentazione e forum
La sezione che segue propone una serie di strumenti attivabili in modo facoltativo: forum e caricamento da parte dei concorrenti di specifica documentazione amministrativa, integrativa (riservata ai partecipanti sorteggiati ex art.48 D.Lgs.163/2006), tecnica, ulteriore (accessibile dalla Stazione Appaltante solo al termine della procedura telematica), di aggiudicazione. Per la definizione della documentazione si rimanda al successivo paragrafo "Documentazioni".
Al click sul comando "salva" della pagina un messaggio informa dell’avvenuto salvataggio e dell’inserimento della scheda trattativa nell’elenco.
Nel caso in cui il salvataggio non vada a buon fine (ad esempio perché non é stato inserito un dato obbligatorio), il sistema avverte con un messaggio. Sará quindi necessario integrare la scheda e cliccare nuovamente su "salva", verificando di ottenere una notifica positiva per non perdere quanto compilato.
3.2.2 Nuova trattativa con busta chiusa telematica
Se invece si opta per l’utilizzo della Busta Chiusa Telematica, la scheda di gara propone, oltre alle due sezioni giá viste al paragrafo precedente, una terza parte di scheda dedicata alla impostazioni di questo strumento.
Figura 3.11: Scheda trattativa - sezione Busta Chiusa Telematica
Poiché tale strumento prevede l’utilizzo di un modello di offerta particolare, che deve essere predisposto e pubblicato da CSAmed, si raccomanda di far riferimento allo Staff di Assistenza nell’impostare una procedura di questo tipo. Per la spiegazione dei campi previsti si rimanda al paragrafo intitolato "Compilazione della Busta Chiusa Telematica".
3.2.3 Partecipanti
In questo caso, poiché la procedura non é aperta, l’Ente deve definire i fornitori da invitare a gara.
Questo avviene innanzi tutto selezionando, dall’apposito menu a tendina che visualizza quelle presenti nella classificazione dell’albo dove almeno un fornitore si é segnalato, la linea merceologica da associare alla trattativa.
Dopo tale operazione il funzionario ha due possibilitá:
• selezionare, dall’apposito menú a tendina, anche la voce relativa al secondo livello merceologico (categoria) per affinare la ricerca dei fornitori da invitare, per poi selezionare gli stessi, segnalatisi per quella categoria, dal menú a tendina dedicato
• selezionare direttamente i fornitori, segnalatisi per quella linea, dal menú a tendina dedicato
Figura 3.12: Particolare dell’inserimento dei fornitori
In entrambi i casi l’operatore per inserire un fornitore nell’elenco dei partecipanti deve selezionare il nome dello stesso e cliccare sul comando "Aggiungi".
Per maggior comoditá dell’Ente é possibile, cliccando sul comando "Aggiungi tutti", inserire con una sola operazione tutti i fornitori che si sono segnalati o per la linea (in caso di definizione solo di quest’ultima) o per la categoria (in caso di definizione del secondo livello merceologico).
L’ultimo comando a disposizione per l’inserimento di un fornitore da invitare é "Aggiungi senza filtro".
Con questo é possibile aprire una finestra di dettaglio che dá la possibilitá all’operatore di cercare un fornitore anche al di fuori della linea precedentemente associata alla trattativa. La ricerca,
in questa finestra, puó avvenire digitando nell’apposito campo la ragione sociale della ditte che interessa invitare. Cliccando sul comando "trova" il sistema provvede a ricercare la ditta tra le altre linee della classificazione merceologica e a visualizzarla nella finestra. Con un click sul nome della ditta, questa viene importata nella pagina principale e aggiunta all’elenco delle ditte da invitare.
Una seconda modalitá di ricerca puó essere effettuata, sempre nella finestra di dettaglio che si apre al click sul comando "aggiungi senza filtro", selezionando nell’apposito menu a tendina la diversa linea individuata.
Il sistema provvede in questo caso a ricercare tutte le ditte selezionatesi per quella linea e a visualizzarle sulla pagina. A questo punto cliccando sulla ditta da invitare, questa verrá automaticamente importata e salvata sulla scheda trattativa.
Figura 3.13: La ricerca "senza filtro"
E’ possibile visualizzare i dati inseriti da una ditta in fase d’iscrizione cliccando su una delle due icone presenti a fianco del nome della stessa (l’icona pdf per visualizzare i dati in tale formato, l’icona con la lente d’ingrandimento per visualizzare i dati in una pagina html).
E’ possibile altresí visualizzare un report con le statistiche del fornitore inerenti la partecipazione a precedenti procedure telematiche.
E’ possibile eliminare uno o piú fornitori precedentemente inseriti cliccando sul simbolo del cestino che compare a fianco del nome di ogni ditta.
Dei fornitori selezionati é possibile visualizzare, cliccando sui comandi dedicati, apposite statistiche create comparando i punteggi a loro assegnati sulle risposte ai criteri di prequalifica o all’interno dei criteri soggettivi.
Per le finestre di visualizzazione di tali statistiche si rimanda al paragrafo a loro riservato nel
"manuale gestione fornitori".
Individuati e inseriti tutti fornitori da invitare a gara, per inviare loro la comunicazione telematica d’invito, é necessario selezionarli spuntando la casellina "seleziona tutti" presente nella sezione.
A questo punto é possibile inviare loro (all’indirizzo email da loro specificato nel campo "email per gara" della linea merceologica prescelta) il messaggio d’invito. Il messaggio parte quando l’operatore clicca sul comando "Invia inviti ai fornitori con Posta Elettronica Certificata (PEC)".
N.B.: Tutti gli inviti a gara vengono spediti ai fornitori utilizzando il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC). Dopo aver selezionato i fornitori e cliccato sul comando
"Invia inviti ai fornitori con Posta Elettronica Certificata (PEC)", al termine di una breve attesa, compariranno alcune informazioni a fianco del nome di ciascun fornitore. In particolare verrá segnalato se il messaggio é stato consegnato o semplicemente inviato, se il fornitore é certificato o meno, la data e l’ora di invio, la data di consegna PEC (se il fornitore é in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata) ed eventuali errori riscontrati in fase di consegna.
"La Posta Elettronica Certificata (PEC) é un sistema di posta elettronica nel quale é fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l’invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse".(www.cnipa.gov.it).
Figura 3.14: L’invio degli inviti ai fornitori selezionati
Qualora in fase di gara si rendesse necessario il rinvio del messaggio a uno o piú fornitori tra quelli presenti nell’elenco o l’invio del messaggio d’invito a uno o piú fornitori successivamente aggiunti
all’elenco, é possibile spuntare la casellina a fianco dei soli fornitori per i quali é necessario il nuovo invio. Cosí facendo si invia solo a loro il nuovo messaggio senza un ulteriore rinvio del messaggio a coloro i quali l’hanno giá in precedenza ricevuto.
I fornitori che hanno ricevuto l’invito possono accettare o rifiutare il medesimo. A seconda dell’operazione compiuta comparirá a fianco del loro nome, nell’elenco predisposto dall’Ente, un segno di spunta rosso (rifiuto) o verde (accettazione). Posandosi con il cursore del mouse su questi segni di spunta l’operatore potrá visualizzare la data e l’ora dell’operazione compiuta dal fornitore.
Anche in questo caso é possibile procedere al sorteggio del 10 % dei partecipanti per la presentazione della documentazione probatoria ex art.48 D.Lgs. 163/2006.
Per le modalitá si rimanda alla precedente finestra illustrativa.
3.2.4 Rotazione dei fornitori da invitare a gara (solo se precedentemente impostata a livello di setup dell’AlboFornitori)
A una selezione manuale dei fornitori come descritta nel paragrafo precedente, puó essere affiancata una scelta casuale o a rotazione dei partecipanti a gara. Per poter fare ció é necessario selezionare al momento della creazione della trattativa, la modalitá di scelta dei fornitori da invitare.
Figura 3.15: Scelta gestione fornitori
Se la scelta é ricaduta sulla modalitá automatica i fornitori verranno selezionati in base a quello dei due criteri che é stato impostato a livello di setup dell’AlboFornitori. In particolare i due criteri sono:
1. Rotazione con estrazione casuale
I fornitori da invitare vengono estratti casualmente, in numero definito dall’Ente, da un elenco di potenziali partecipanti precedentemente creato dall’Ente medesimo tramite selezione manuale.
2. Rotazione basata sul numero di inviti ricevuti
I fornitori da invitare, in numero definito dall’Ente, vengono automaticamente estratti da un elenco di potenziali partecipanti precedentemente creato dall’Ente medesimo tramite selezione manuale, tenendo conto del numero di inviti ricevuti in precedenza per la linea merceologica della trattativa e dando quindi la precedenza a coloro che ne hanno ricevuti meno. A paritá di numero di inviti ricevuti il sistema procederá con l’estrazione casuale.
L’Ente deve a questo punto selezionare, attraverso una ricerca tra linee, categorie, sottocategorie, un insieme di fornitori tra i quali avverrá l’estrazione. Nel contempo deve definire il numero dei fornitori che verranno estratti dall’elenco precedentemente creato. Cliccando sul comando "Estrai fornitori da invitare tramite procedura automatica" il sistema estrarrá i fornitori da invitare nel numero e secondo il criterio definiti.
Figura 3.16: Link per l’esecuzione dell’estrazione (in alto a destra)
Una volta che l’estrazione é avvenuta le comunicazioni e gli inviti potranno essere spediti solo all’intero gruppo dei fornitori estratti.
Una volta che gli inviti sono stati spediti si potranno rimandare inviti e comunicazioni ai singoli fornitori dell’elenco.
3.3 Compilazione della Busta Chiusa Telematica
E’ possibile farsi inviare una prima (o unica) offerta telematica firmata e marcata temporalmente selezionando l’apposita casellina che ne definisce l’utilizzo.
Selezionando tale casella il sistema permette poi di selezionare anche le successive che si riferiscono alla richiesta di firma digitale e alla richiesta di marcatura temporale.
Selezionandole si attiva la possibilitá di definire le date previste, in particolare:
1. Data fine marcatura (é la data del termine ultimo perentorio entro il quale il file di offerta deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente)
2. Ora fine marcatura (é l’ora del termine ultimo perentorio entro il quale il file di offerta deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente)
3. Data inizio del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é la data di inizio del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
4. Ora inizio del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é l’ora di inizio del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
5. Data fine del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é la data di fine del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
6. Ora fine del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é l’ora di fine del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
7. Data inizio download da parte del fornitore dello schema di offerta compilabile.
8. Ora inizio download da parte del fornitore dello schema di offerta compilabile.
9. Data inizio del periodo di upload prime offerte (é la data di inizio del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
10. Ora inizio del periodo di upload prime offerte (é l’ora di inizio del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
11. Data fine periodo di upload prime offerte (é la data di fine del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
12. Ora fine periodo di upload prime offerte (é l’ora perentoria di fine del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
13. Data apertura buste (é la data nella quale viene generata la prima graduatoria di gara che tiene conto delle offerte valide pervenute)
14. Ora apertura buste (é l’ora nella quale viene generata la prima graduatoria di gara che tiene conto delle offerte valide pervenute)
ATTENZIONE La data e l’ora dei punti 3. e 4. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei punti 1. e 2.
La data e l’ora dei punti 9. e 10. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei
punti 5. e 6.
La data e l’ora dei punti 13. e 14. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei punti 11. e 12.
Prima di definire le date, subito dopo aver selezionato il primo invio di offerta, é possibile settare due ulteriori impostazioni di gara nel caso in cui questa preveda lotti composti:
1. si puó scegliere se accettare - per singolo articolo costituente il lotto - offerte superiori ai singoli base d’asta (purché l’offerta complessiva non superi il base d’asta totale del lotto);
2. si puó scegliere se aggiudicare parzialmente gli articoli componenti il lotto e in quale percentuale, cioé: un’offerta sará ritenuta idonea se formulata almeno sul numero di articoli corrispondenti alla percentuale indicata rispetto al numero totale di articoli del lotto.
Una volta inseriti i dati richiesti é assolutamente necessario cliccare sul comando "salva" della pagina. In caso contrario le informazioni non saranno tenute in memoria e verranno perse.
3.4 Procedure associate
Ad ogni trattativa é possibile associare una o piú procedure di una particolare tipologia di svolgimento tra quelle presenti nell’albo fornitori.
Le tipologie associabili ad una scheda trattativa sono le seguenti:
• Aste (Aste a rilancio dinamico, Aste a doppio round)
• Gare con valutazione interna (OEV con valutazione tecnica da parte di commissione)
• Preventivi
• Contrattazioni
Figura 3.17: La scelta della procedura associata
La tipologia di gara puó essere scelta selezionandola dall’apposito menú a tendina presente nella pagina.
Selezionata la tipologia di gara verrá richiesto di inserire il numero delle schede di procedura da creare.
Infatti a un’unica scheda trattativa possono essere associate piú schede di gara.
Per alcune tipologie di gara sono selezionabili altre opzioni di configurazione, come di seguito mostrato.
Figura 3.18: Procedure associate: aste
Oltre al numero di aste, é necessario specificare la modalitá di svolgimento della fase di rilancio dinamico: questa si puó svolgere "Secondo il nuovo regolamento con eventuale fase di buio" (v.
Caso A - Asta secondo il Regolamento attuativo del D.Lgs.163/2006 pag.38), oppure secondo il modo "Classico" (v. Caso B - Asta secondo la modalitá classica pag.38).
E’ inoltre necessario specificare se si tratta di un’asta al ribasso oppure al rialzo.
Figura 3.19: Procedure associate: gare con valutazione interna
In questo caso, oltre al numero di gare, é possibile impostare le seguenti opzioni:
• riparametrare le valutazioni tecniche: il sistema assegnerá il punteggio massimo alla migliore offerta tecnica e ricalcolerá in modo proporzionale i punteggi degli altri concorrenti;
• scegliere la formula che sará utilizzata dal sistema per calcolare le valutazioni economiche:
formula sui prezzi (il punteggio massimo viene assegnato alla migliore offerta economica
e in modo proporzionale alle altre offerte) oppure sui ribassi (il punteggio viene assegnato proporzionalmente ai ribassi effettuati rispetto al base d’asta).
Inserito il numero é necessario cliccare su "inserisci" per salvare l’associazione e ricaricare la pagina. Al click il sistema provvederá ad avvertire l’utente che una volta inserita, tale associazione non potrá piú essere modificata. Questo passaggio risulta cosí irreversibile.
La pagina ricaricata mostrerá il tipo e il numero di gare associate. Per ognuna di esse é stata creata una scheda nell’apposito menu.
3.5 Documentazioni
Per tutte le documentazioni richieste ai fornitori che possono essere impostate nella scheda trattativa, é possibile richiederle uniche per fornitore, oppure suddivise per lotto.
Nel caso di documentazione unica, il fornitore dovrá inserire un solo file per ogni tipo definito in scheda trattativa. Nel caso di documentazione per lotto, il fornitore dovrá specificare un singolo documento per ogni lotto, per ogni tipo di file definito nella scheda.
E’ inoltre possibile richiedere la documentazione anche firmata digitalmente oppure firmata digitalmente e marcata temporalmente. Il sistema proporrá poi alla Stazione Appaltante il documento originale, estratto dal file firmato/marcato, visualizzando al contempo i principali dati riguardanti la firma digitale e la marcatura temporale apposte.
3.5.1 Invio documentazione amministrativa e tecnica
E’ possibile selezionare l’invio telematico della documentazione amministrativa e tecnica indicando data e ora di inizio e fine del periodo durante il quale i fornitori possono utilizzare le apposite procedure per inserire i file previsti dalla busta amministrativa telematica e dalla busta tecnica telematica.
Figura 3.20: Particolare dei campi da compilare per l’invio telematico della busta amministrativa e di quella tecnica
Una volta salvato, il sistema chiederá di definire per entrambe le buste i documenti che il fornitore dovrá inviare e il loro formato.
L’Ente avrá a disposizione all’interno della scheda trattativa, nella sezione "Verbali e reportistica" i link "Report documentazione amministrativa" e "Report documentazione tecnica" per visualizzare i documenti inseriti dai fornitori.
3.5.2 Invio documentazione integrativa
Per documentazione integrativa si intende documentazione che puó essere richiesta ai fornitori per integrare appunto, in caso di carenza non a pena di esclusione, i documenti amministrativi in precedenza caricati.
Questo stesso strumento puó anche essere utilizzato per chiedere ai fornitori sorteggiati telematicamente (ex art.48 D.Lgs.163/2006) la documentazione a comprova del possesso dei requisiti.
Il periodo di caricamento consentito ai fornitori viene definito impostando i campi data-ora inizio e data-ora fine della sezione in oggetto.
Alla Stazione Appaltante viene reso disponibile sin da subito (dall’inizio del periodo di caricamento) il "Report documentazione integrativa" per visualizzare i documenti inviati dai fornitori.
3.5.3 Invio ulteriore documentazione
Parimenti alla documentazione amministrativa e tecnica é possibile richiedere l’invio di ulteriore documentazione (ES. Busta C - controllo ex art. 2359). Anche in questo caso vanno indicate data e ora di inizio e fine del periodo durante il quale i fornitori possono utilizzare le apposite
procedure per inserire i file previsti.
L’Ente avrá a disposizione all’interno della scheda trattativa, nella sezione "Verbali e reportistica" il link "Report ulteriore documentazione". N.B.: Il report di visualizzazione ulteriore documentazione sará disponibile dopo la data e ora di fine periodo trattativa.
3.5.4 Documenti della trattativa
Dopo il salvataggio della scheda trattativa é possibile procedere con l’inserimento di tutti quei documenti legati all’intero iter della gara. Per esempio il disciplinare di gara, il capitolato, eventuali allegati, ecc.
Per inserire i documenti nella scheda é necessario cliccare sul tasto sfoglia presente nella sezione.
Una volta apertasi la schermata che visualizza il contenuto del computer dell’utente si deve selezionare il file da pubblicare e cliccare su apri. Il file selezionato viene inserito nell’apposito campo presente sulla pagina ma viene salvato nella stessa solo dopo il click, da parte dell’utente, sul comando "aggiungi".
Figura 3.21: L’inserimento dei documenti della trattativa
L’operazione appena descritta deve essere ripetuta per ogni file che l’Ente intende inserire nella scheda trattativa.
Ogni file inserito puó essere scaricato dai fornitori abilitati alla gara.
3.5.5 Documenti di aggiudicazione
Con le medesime modalitá dell’inserimento dei documenti della trattativa, viste al paragrafo
"Documenti della trattativa", é possibile, dopo lo svolgimento della gara, rendere disponibili in questa sezione eventuali documenti per l’aggiudicazione della stessa: anche in questo caso, i documenti qui inseriti possono essere reperiti dai fornitori abilitati nella loro apposita scheda di trattativa.
Figura 3.22: Inserimento dei documenti di aggiudicazione
Figura 3.23: Schema di procedura
4 Le Singole Procedure Di Gara
4.1 L’asta a rilancio dinamico
Cliccando sulla voce "Elenco" del menu aste a rilancio dinamico e subito dopo sull’oggetto dell’asta si puó raggiungere la scheda della medesima (vedi finestra dedicata agli elenchi).
L’asta a rilancio dinamico puó essere associata a una trattativa aperta (legata a un bando di gara) o ristretta (creata senza associazione a un bando).
4.1.1 Compilazione della scheda d’asta a rilancio dinamico 4.1.1.1 Sezione principale
I dati della sezione principale sono precompilati con i dati inseriti precedentemente nella scheda trattativa.
4.1.1.2 Asta
La scheda d’asta, a seconda di come viene compilata, puó gestire un’asta a rilancio su un singolo prodotto o su un paniere di prodotti.
Sono compilabili i campi "oggetto" e "N. Lotto" che permettono di personalizzare la scheda asta rispetto alla scheda trattativa.
4.1.1.2.1 Asta a percentuale di sconto (al rialzo)
Nel caso in cui l’asta sia stata definita al ribasso (nella scheda trattativa), é possibile impostare lo svolgimento in modo che vengano applicati rialzi sulla percentuale di sconto anziché ribassi sul valore in euro.
Selezionando la casella "Asta a percentuale di sconto (al rialzo)?" la gara verrá svolta con rilanci successivi al rialzo che rappresentano la percentuale di sconto applicata all’importo messo a gara. La prima percentuale rilanciabile é 0. Se la casella non viene selezionata la gara si svolgerá con rilanci al ribasso rispetto al prezzo definito come base d’asta.
4.1.1.2.2 Asta a rilancio su unico prodotto
Per gestire l’asta a rilancio su singolo prodotto non é necessario impostare i parametri dell’indagine di mercato. Non selezionando la casellina "determinazione base d’asta tramite indagine di mercato" restano disabilitati i campi collegati a quest’ultima.
I dati da inserire obbligatoriamente in questa prima fase di compilazione sono:
• Data apertura (periodo di gara)
• Ora apertura (periodo di gara)
• Data chiusura (periodo di gara)
• Ora chiusura (periodo di gara)
A seconda che si sia scelto lo svolgimento secondo il nuovo regolamento (caso a, v. box a seguire) oppure secondo il modo classico (caso b, v. box a seguire ) si dovranno definire:
• caso a: Tempo base
• caso b: Riapertura automatica (SI o NO)
– Se SI: Secondi prima della fine, Minuti di riapertura, Numero di riaperture (se vuoto corrisponde a un numero infinito di volte)
– Se NO: I campi sono disabilitati
Dopo aver compilato tali campi é necessario procedere con un salvataggio della pagina cliccando sul comando "salva".
4.1.1.2.3 Caso A - Asta secondo il Regolamento attuativo del D.Lgs.163/2006
L’asta deve avere una durata minima predefinita pari almeno a un’ora; é definito un "tempo base", cioé quell’intervallo temporale a partire dal recepimento dell’ultima offerta idonea trascorso il quale, in assenza di ulteriori rilanci, l’asta viene conclusa prima del raggiungimento della durata massima stabilita. Nel caso in cui l’asta non si concluda prima del termine previsto, gli ultimi 5 minuti si svolgono al buio: i concorrenti possono effettuare un unico ulteriore rilancio (facoltativo) senza avere visione delle offerte dei concorrenti e senza conoscere la propria posizione in graduatoria. Queste informazioni sono visualizzate al termine dell’asta.
4.1.1.2.4 Caso B - Asta secondo la modalitá classica
L’asta ha una durata fissata in modo discrezionale della Stazione Appaltante e si conclude all’orario previsto a prescindere dalle offerte che vengono inoltrate, a meno che non si sia definita la possibilitá di riapertura della stessa. In questo caso, per il numero di volte stabilito, nell’orario in cui dovrebbe chiudersi, l’asta si riapre per un intervallo temporale predefinito se giunge a sistema almeno un’offerta valida.
Figura 4.1: Particolare dei dati di asta a rilancio dinamico al ribasso
Dopo il salvataggio si deve inserire il prodotto messo a gara. Per farlo é necessario portarsi nella sezione della scheda denominata "Paniere".
Selezionando dal menú a tendina la voce "aggiungi nuovo materiale" é possibile compilare i tre campi richiesti che sono:
• Descrizione
• Quantitá
• Prezzo di Listino
Cliccando su "aggiungi / modifica materiale" il prodotto viene inserito in archivio e visualizzato in un elenco sulla pagina.
Figura 4.2: L’inserimento del materiale
Il campo "Base d’asta in EUR" viene automaticamente compilato dopo aver salvato la pagina.
Il dato visualizzato é il prodotto del prezzo del materiale moltiplicato per la quantitá specificata.
Qualora l’Ente intenda procedere ad una gara sul prezzo unitario del prodotto é sufficiente selezionare l’apposita casella "Base d’asta su singolo prodotto". In questo caso il sistema visualizza nel campo "Base d’asta in EUR" il singolo prezzo inserito per il prodotto senza moltiplicarlo per la quantitá prevista.
Dopo la visualizzazione della base d’asta é possibile compilare gli appositi campi definendo, a seconda che l’asta sia definita al ribasso o al rialzo il ribasso/rialzo minimo e massimo. previsto.
Si puó definire il dato scrivendolo in euro oppure in percentuale (in questo caso il sistema si preoccupa di calcolare il valore in euro).
L’operatore puó inoltre prevedere un controllo sulle offerte anormalmente basse o alte.
Anche in questo caso il dato puó essere definito scrivendo la cifra in euro oppure calcolandolo in percentuale.
ATTENZIONE
Quando si inserisce una cifra all’interno di un campo della scheda il numero va scritto senza separatore delle migliaia e usando il punto come separatore dei decimali.
Es. la cifra EUR 1.234.567,89 deve essere scritta all’interno del campo in questo modo: 1234567.89 Nel caso l’operatore non intenda definire un importo a base d’asta, selezionando l’apposita casella "Base d’asta non definito" il sistema non procederá con l’inserimento di alcun importo nel campo "importo previsto EUR" e, in questo caso, la prima offerta pervenuta in corso di gara
diventerá automaticamente l’importo di riferimento per il rilancio successivo.
ATTENZIONE
Se l’asta a rilancio dinamico é legata a una trattativa creata da bando e che prevede invio di file di prima offerta firmato digitalmente e marcato temporalmente, non sono necessari:
1. l’inserimento del prodotto o dei prodotti componenti il paniere - Essi vengono caricati dal sistema direttamente dal file di prima offerta.
2. l’inserimento del prezzo a base d’asta - la graduatoria delle prime offerte costituisce in questo caso la graduatoria di inizio asta, con la migliore offerta pervenuta che costituisce prezzo a base d’asta.
4.1.1.3 Documenti d’asta
Anche nella scheda d’asta possono essere inseriti documenti relativi alla singola procedura, visualizzabili dai fornitori abilitati.
Per l’inserimento dei documenti di gara si rimanda al paragrafo 2.1.2.4 Documenti della trattativa.
4.1.1.4 Partecipanti
Nella scheda d’asta viene visualizzato l’elenco dei fornitori invitati a partecipare. La gestione degli stessi viene rimandata alla scheda trattativa (cfr paragrafo 2.1.3.4 Partecipanti).
E’ possibile disabilitare i concorrenti dall’asta a rilancio: questa funzione risulta utile in particolare nelle gare su piú lotti, ad esempio nel caso in cui il prodotto offerto per un lotto da un partecipante non sia idoneo. Nella scheda di asta é disponibile il link "Disabilita" alla destra della ragione sociale di ogni fornitore abilitato: cliccando su questo comando si invierá notifica alla ditta e le si impedirá di accedere alla successiva fase di rilancio dell’asta in questione.
4.1.1.4.1 I raggruppamenti temporanei d’impresa (RTI) nella scheda d’asta a rilancio dinamico
Se l’asta a rilancio dinamico é associata a una gara pubblica é possibile gestire, nella sezione
"Partecipanti", i Raggruppamenti Temporanei d’Impresa.
4.1.1.5 Visualizza andamento d’asta
Nel periodo predisposto dall’Ente per l’effettuazione dei rilanci, é possibile seguire l’andamento della gara attraverso apposita finestra. In questo periodo infatti appare il link "Visualizza andamento asta" nella sezione "Partecipanti". Cliccando su di esso si apre una finestra di dettaglio che, oltre a riepilogare i dati di gara, permette di visualizzare in tempo reale i rilanci dei vari fornitori partecipanti. All’interno della pagina un apposito comando chiamato "aggiorna stato asta", se
cliccato, riaggiorna tutti i dati della pagina stessa. La graduatoria dei rilanci effettuati fino a quel momento viene invece aggiornata automaticamente ogni secondo.
Figura 4.3: "Visualizza andamento asta"
IMPORTANTE
Dopo l’inizio del periodo predisposto per i rilanci non é piú possibile modificare e salvare i dati sulla pagina principale dell’asta. Il comando "salva" della pagina viene infatti disabilitato.
4.1.1.6 Report e Verbali
Alla conclusione dell’asta l’operatore deve chiudere la finestra di dettaglio riguardante l’andamento della gara e ricaricare la pagina principale cliccando prima su "elenco aste" posto nel menú sulla sinistra della pagina e poi rientrando nella scheda d’asta ricliccando sull’oggetto della stessa
all’interno dell’elenco.
Nella sezione fornitori il link "visualizza andamento asta" é stato sostituito dai verbali di gara e dalla procedura di aggiudicazione che verrá descritta nel successivo 4.
I verbali presenti sono due e sono entrambi visualizzabili in modalitá pdf e html:
• Verbale di gara: é il verbale che descrive tutte le fasi della gara appena svolta: i dati principali, i fornitori invitati, le offerte pervenute e le eventuali riaperture effettuate. Individua i fornitore che risulta miglior offerente e porta la firma del funzionario preposto alla gara.
• Verbale Log: é il verbale che descrive nel dettaglio tutte le operazioni compiute in fase di gara dai fornitori partecipanti. Evidenzia se il fornitore ha effettuato rilanci validi, non validi (e quindi non accettati dal server) o semplici "aggiorna stato asta". Le operazioni evidenziate sono quelle registrate dal server di gara fino a cinque minuti dopo la chiusura della stessa.
Per ogni azione registrata viene visualizzato il nome del fornitore che l’ha compiuta, la data e l’ora in cui é stata registrata dal server, l’indirizzo IP da dove é stata effettuata e il tipo di azione compiuta. I log (o registrazioni di sistema) compiuti dopo la conclusione sono segnalati con tre asterischi di fianco al nome del fornitore che ha compiuto l’azione.
Figura 4.4: Schema di procedura
4.2 L’asta a doppio round
La scheda Asta a doppio round é raggiungibile cliccando prima su "elenco" nel menu dedicato, poi sull’oggetto della gara.
La scheda Asta a doppio round puó essere generata unicamente da una scheda trattativa; questo affinché possa gestire l’ennesimo round di invio del file di offerta firmato digitalmente e marcato temporalmente.
Il primo invio viene invece gestito nella scheda trattativa, come descritto nei paragrafi precedenti.
Con la tipologia di procedura Asta doppio round é possibile gestire anche l’ultimo round di gara, ovvero quella procedura che consente, con l’uso della busta chiusa telematica, di eseguire un round finale nel quale si rimettono a gara le seguenti tipologie di lotti:
• paritari
• deserti
• non congrui
4.2.1 Compilazione della scheda d’asta a doppio round 4.2.1.1 Sezione principale
I dati della sezione principale sono precompilati con i dati inseriti precedentemente nella scheda trattativa.
4.2.1.2 Partecipanti
Nella scheda d’asta viene visualizzato l’elenco dei fornitori invitati a partecipare. La gestione degli stessi viene rimandata alla scheda trattativa (cfr. paragrafo 2.1.3.4 Partecipanti)
4.2.1.2.1 I raggruppamenti temporanei d’impresa (RTI) nella scheda d’asta a doppio round Le operazioni da compiere sono le medesime della scheda d’asta a rilancio dinamico. (Cfr I raggruppamenti temporanei d’impresa (RTI) nella scheda d’asta a rilancio dinamico).
4.2.1.3 Ultimo round
Nella sezione "Ultimo round" sono presenti 3 checkbox che consentono di selezionare quale tipologia di lotti da riaprire in caso si stia svolgendo un ultimo round.
Nello specifico i lotti da poter riaprire sono:
• lotti paritari
• lotti deserti
• lotti non congrui
Da notare che la tipologia lotti deserti e lotti non congrui é da gestire sempre in simbiosi.
Per poter settare queste impostazioni é sufficiente selezionare le tipologie di interesse e cliccare sul link salva.
Per una spiegazione dettagliata dell’ultimo round e delle tipologie di lotti riapribili si rimanda al capitolo "Riapertura ad asta a doppio round per i lotti non aggiudicati precedentemente".
4.2.1.4 Secondo round
I dati da inserire per la gestione del secondo round sono i medesimi utilizzati per la gestione del primo round.
Prima di ogni altra cosa, nella sezione "doppio round" é indispensabile selezionare le caselline che si riferiscono alla richiesta di firma digitale e alla richiesta di marcatura temporale.
Fatto questo i dati da compilare sono i seguenti:
1. Data fine marcatura (é la data del termine ultimo perentorio entro il quale il file di offerta deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente)
2. Ora fine marcatura (é l’ora del termine ultimo perentorio entro il quale il file di offerta deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente)
3. Data inizio del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é la data di inizio del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
4. Ora inizio del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é l’ora di inizio del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
5. Data fine del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é la data di fine del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
6. Ora fine del periodo di inserimento del numero di marca temporale (é l’ora di fine del periodo nel quale il numero seriale della marca temporale precedentemente applicata al file deve essere inserito nel sistema dal fornitore)
7. Data inizio del periodo di upload prime offerte (é la data di inizio del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
8. Ora inizio del periodo di upload prime offerte (é l’ora di inizio del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
9. Data fine periodo di upload prime offerte (é la data di fine del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
10. Ora fine periodo di upload prime offerte (é l’ora perentoria di fine del periodo nel quale i file precedentemente firmati digitalmente e marcati temporalmente devono essere inviati dal fornitore all’Ente attraverso l’apposita procedura di upload presente nel sistema)
11. Data apertura buste (é la data nella quale viene generata la prima graduatoria di gara che tiene conto delle offerte valide pervenute)
12. Ora apertura buste (é l’ora nella quale viene generata la prima graduatoria di gara che tiene conto delle offerte valide pervenute)
ATTENZIONE La data e l’ora dei punti 3. e 4. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei punti 1. e 2.
La data e l’ora dei punti 7. e 8. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei punti 5. e 6.
La data e l’ora dei punti 11. e 12. devono essere obbligatoriamente successive alla data e ora dei punti 9. e 10.
Figura 4.5: Dati per il secondo round di gara
Una volta inseriti i dati richiesti é assolutamente necessario cliccare sul comando "salva" della pagina. In caso contrario le informazioni non saranno tenute in memoria e verranno perse.
4.2.1.5 Riapertura ad asta a rilancio dinamico di tutti o parte dei lotti messi a gara
Per tutti i lotti messi a gara o per parte di essi é possibile prevedere una riapertura ad asta a rilancio dinamico.
Il prezzo a base d’asta di ciascun lotto sará rappresentato dalla migliore offerta pervenuta fino a quel momento.
I fornitori che nel corso del primo round avranno formulato offerta valida per il lotto avranno la possibilitá di rilanciare sul prezzo a base d’asta e sulle successive offerte pervenute in corso di gara.
Per ogni lotto sará allora prevista una scheda d’asta nella quale saranno indicati i dati che regolano lo svolgimento della medesima.
Per la compilazione delle schede d’asta si veda il precedente paragrafo Compilazione della scheda d’asta a rilancio dinamico.
4.2.1.6 Riapertura ad asta a doppio round per i lotti non aggiudicati precedentemente
Per tutti quei lotti che alla fine dei round di gara risultano non aggiudicati, é possibile prevedere la riapertura in ultimo round con Asta doppio Round.
Questa procedura prevede l’uso della busta chiusa telematica per gestire i lotti non assegnati.
4.2.1.6.1 Lotti deserti
Rientrano in questa categoria i lotti per i quali non é stata presentata alcuna offerta, sia essa congrua o non congrua. Tali lotti possono essere riaperti in ultimo round senza base d’asta assegnata.
Le eventuali offerte presentate saranno tutte accettate e costituiranno la base sulla quale calcolare la graduatoria finale, indipendentemente dal valore economico inserito, purché maggiore di zero.
Verranno quindi accettate offerte maggiori di zero per un lotto semplice e maggiori di zero per ogni prodotto costituente un lotto composto.
In questa fase di gara possono presentare offerta unicamente i fornitori che hanno effettuato l’autocertificazione telematica per questi lotti.
4.2.1.6.2 Lotti paritari migliorabili
Rientrano in questa categoria i lotti per i quali risultano aggiudicatari piú fornitori (due o piú), in quanto hanno proposto la stessa migliore offerta.
La base d’asta del lotto paritario é pari all’offerta degli aggiudicatari paritari, se tale importo é migliorabile. La determinazione del base d’asta dei singoli prodotti dei lotti composti non puó ricavarsi dalle offerte dei presunti aggiudicatari paritari perché potrebbero avere valori differenti.
Si rende quindi necessario non prevedere la base d’asta dei singoli prodotti di un lotto composto, ma stabilire unicamente la base d’asta complessiva del lotto. Il calcolo della graduatoria finale verificherá unicamente che il valore complessivo sia maggiore o uguale al base d’asta complessivo del lotto.
A questa fase di gara possono partecipare solo gli aggiudicatari (provvisori) paritari.
4.2.1.6.3 Lotti con offerte non congrue
Rientrano in questa categoria i lotti per i quali siano state presentate offerte unicamente non congrue, ovvero superiori al base d’asta previsto.
Il base d’asta che viene assegnato ai lotti non congrui equivale alla migliore offerta non congrua pervenuta a sistema.
A questa fase di gara possono partecipare unicamente i fornitori che hanno effettuato l’autocertificazione telematica per questi lotti.
4.2.1.7 Riapertura ad asta a rilancio dinamico per i lotti non aggiudicati nei precedenti round Per tutti quei lotti che alla fine dei round previsti per la gara risultano non aggiudicati (perché andati deserti oppure perché hanno ricevuto solo offerte non congrue e quindi non valide), é possibile prevedere la riapertura ad asta a rilancio dinamico senza determinazione del prezzo a base d’asta.
Per ogni lotto sará allora prevista una scheda d’asta nella quale saranno indicati i dati che regolano lo svolgimento della medesima.
Per la compilazione delle schede d’asta si veda il precedente paragrafo 3.1. Compilazione della scheda d’asta a rilancio dinamico.
N.B.: E’ possibile inoltre sorteggiare telematicamente, con un click sull’apposito comando, il fornitore aggiudicatario per quei lotti risultati paritari.
4.2.1.7.1 La conferma di offerta nelle procedure legate a trattativa pubblica
Alla conclusione di una trattativa é possibile chiedere ai fornitori aggiudicatari di confermare le proprie offerte formulate durante la gara.
L’opzione é impostabile nella scheda trattativa, specificando data e ora dopo le quali i fornitori potranno iniziare a compilare il modulo generato automaticamente dal sistema; l’inizio di questa attivitá deve essere successivo alla fine del periodo di gara.
Il modulo telematico presenta una maschera per ogni lotto di aggiudicazione del fornitore. Ciascuna maschera é parzialmente precompilata dal sistema (descrizione lotto, base d’asta, importo di offerta,..); le restanti informazioni devono essere inserite a cura dell’aggiudicatario. Una volta concluso l’inserimento, il fornitore conferma le informazioni registrate cliccando su "conferma offerta": questa operazione rende il form non piú modificabile e lo trasforma in apposita versione stampabile.
Alla fine del periodo di conferma l’Ente avrá a disposizione apposito report con all’interno tutti dati confermati dai fornitori (cfr. paragrafo 4.1.2 Verbali, prospetti e report di gara associata a trattativa pubblica).
Figura 4.6: Schema di procedura
