L’organizzazione dello studio professionale

Alla base del processo di pianificazione e della gestione strategica e soprattutto per sostenere il valore generato dallo studio professionale, serve un modello organizzativo adeguato. Esso favorisce la gestione dei servizi in maniera efficacie ed efficiente e oltre a garantire la produttività del lavoro svolto, migliora la qualità dell’erogazione dei servizi e con essa la soddisfazione della clientela.

Un modello organizzativo parte prima di tutto con l’assetto organizzativo dello studio, con cui si identificano le modalità di coordinamento del personale136_.

Le scelte da compiere riguardano: Struttura organizzativa

Si definisce attraverso l’identificazione delle unità lavorative, composte a loro volte da individui che ricoprono specifiche posizioni e svolgono determinati compiti e mansioni, in funzione del loro grado di responsabilità.

135 _{Olindo Giamberardini, Nicola Lucido, “Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione”,}

Eutekneformazione Casi&Strumenti, 2017

130 La struttura organizzativa si sostanza in:

-Divisione del lavoro; concerne l’assegnazione dei compiti e delle mansioni ai singoli individui in relazione al ruolo e la responsabilità che occupano all’interno dello studio.

-Organizzazione del lavoro; si sostanzia nell’attività di coordinamento tra le differenti mansioni al fine di sviluppare le giuste sinergie.

-Formalizzazione; attraverso strumenti come l’organigramma, i mansionari, le norme comportamentali ecc., si favorisce il coordinamento e il rispetto dei ruoli di ogni membro senza essere così esposti al rischio del caso.

Sistemi operativi

Sono tutti quei meccanismi che servono a integrare le differenti unità lavorative e attività aziendali.

I principali sistemi operativi sono:

-sistemi di pianificazione ed i sistemi di programmazione e controllo, per la definizione e divulgazione di obiettivi e strategie.

-sistemi decisionali, che favoriscono i percorsi di ricerca del problema, mediante il coinvolgimento dell’intera struttura organizzativa.

-sistemi per la gestione delle risorse umane, finalizzati alla selezione, alla formazione, al coordinamento e alla valutazione del personale.

-sistemi informatici, per il trasferimento istantaneo di dati ed informazioni utili al processo decisionale.

-sistemi di comunicazione, che favoriscono il percorso comunicativo tra i diversi soggetti e le diverse aree.

Stile di comando

Lo stile di comando indica la modalità ed i meccanismi di governo all’interno dello studio professionale. Questo può essere di tipo autoritario, dove il potere decisionale è concentrato nelle mani di pochi soggetti che impartiscono indicazioni seguendo un approccio di tipo top down, oppure, di tipo partecipativo, in cui c’è maggior coinvolgimento di tutti i membri dell’organizzazione, seguendo un approccio di tipo bottom-up.

5.4.1 Assetto organizzativo dello studio professionale

Parlando di modelli di struttura organizzativa, i principali utilizzati dalle imprese sono:

1-Struttura semplice, tipica delle piccole realtà, implica una figura del titolare che si sovrappone perfettamente a quel del responsabile delle differenti aree gestionali.

131 2-struttura funzionale, si caratterizza per una divisione per funzioni, ossia raggruppamento di attività omogenee per rilevanza tecnico-operativa o economica. In una struttura funzionale, sono presenti, secondo un diverso livello gerarchico, l’organo di Governo, l’organi di staff e gli organi di line.

3-struttura divisionale, rappresenta un modello in cui oltre agli organi di governo e di staff, si ritrovano le divisioni o aree strategiche d’affari (ASA), ognuna focalizzata alla realizzazione di un servizio per la soddisfazione di un gruppo di clienti.137

Parlando di studi professionali però, caratterizzati da una serie di attività correlate tra loro, l’approccio più adatto a queste realtà appare essere il modello organizzativo per processi. Il “processo” è formato da un complesso di attività organizzate ed interdipendenti che, in quanto appartenenti a funzioni aziendali distinte, realizzano un output (servizio finito) impiegando una serie di input (fattori produttivi), con lo scopo di massimizzare la soddisfazione del cliente finale138_{. E’ proprio il “produrre per il cliente”, il quale non può essere uno sconosciuto per lo}

studio, a rappresentare l’origine da cui partire per organizzare le attività interdipendenti atte alla creazione del servizio. Mentre nella struttura per funzioni ed in quella divisionale la logica di discriminazione delle attività ha contenuto tecnico-operativo, in quella per processi essa si fonda sul risultato finale, raggruppando le attività necessarie alla realizzazione di un determinato output. L’attenzione, si sposta così, dall’efficienza della singola area funzionale all’efficienza e all’efficacia dell’intero processo, con la creazione di valore aggiunto per l’utente finale.

Figura 11 Processo come organizzare delle attività volte alla creazione di valore aggiunto

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La struttura per processi, parte quindi da una struttura organizzativa tradizionale, in cui vi è rispetto per i ruoli e dei compiti a livello gerarchico, ma nel frattempo struttura l’attività dell’organizzazione ragionando non a compartimenti stagno ma a flussi, che collegano i diversi membri, a diversi livelli e con differenti mansioni, con lo scopo di produrre un output che sia

137 _{Perrone V. “ le strutture organizzative d’impresa”, EGEA, 1990}

138 _{Il processo è rappresentato da “una serie di attività che, fra loro collegate, producono un risultato che abbia}

valore per il cliente, per esempio lo sviluppo di un prodotto” in Hammer M., Champy J. “Ripensare l’azienda”, Sperling&kupfer, 1994

132 soddisfacente per il cliente finale. Secondo questo approccio ad esempio, la funzione di produzione “area fiscale”, nella sua attività di redazione del bilancio, verrà inserita in una procedura che richiederà il supporto di un'altra funzione, quale ad esempio, “area del lavoro” per i dati su TFR, INAIL, ecc. Alla base di tutto ci deve essere la soddisfazione del cliente in relazione alla redazione del bilancio finale.

I processi possono essere divisi in:

-famiglia di processi, che rappresenta un aggregato di processi che corrispondono ad una determinata area lavorativa (es. Contabilità e Bilancio)

-Il processo in senso stretto, dato dall’insieme delle attività atte a fornire un servizio per il cliente finale (es. tenuta della contabilità, redazione del bilancio, ecc.)

-L’attività, intesa come frazionamento del processo da un punto di vista operativo (es. acquisizione documentale, registrazione ai fini IVA, ecc.)

Gli attori del processo si possono distinguere in:

-cliente finale, le cui esigenze sono alla base della creazione del processo.

-il leader, che è colui che supervisiona l’intero processo, cercando di garantire un output ad alto valore aggiunto per l’utente finale.

-il responsabile di processo, colui che verifica la fluidità di uno specifico processo. (Es. responsabile ricorsi)

-il responsabile di attività, ossia colui che svolge la singola attività. Il termine responsabile è teso a sottolineare come un’attività mal gestita costituisce il presupposto per la realizzazione di un processo a scarso valore aggiunto per il cliente finale.

Ovviamente in caso di piccolo studio, non ci sarebbe la dinamica organizzativa tra personale da gestire, ma comunque il concetto di organizzazione per processi rimarrebbe tale, sempre in ottica di valore aggiunto per il cliente finale. 140

Qui sotto è riportato un esempio di un processo organizzativo dello studio professionale.

Figura 12 rappresentazione di un’ ipotesi di processo e sottoprocesso

141

140 _{D’Agnolo M., “Strategia ed organizzazione degli studi professionali”, ed. Il Sole 24 Ore, 2011} 141 _{Figura: rappresentazione di un’ ipotesi di processo e sottoprocesso}

133 All’interno di uno studio ci sono processi che possono essere standardizzati e altri meno. La standardizzazione dei processi risponde all’esigenza di rendere stabili alcuni comportamenti dei soggetti all’interno dello studio professionale in presenza di situazioni consolidate e ripetitive. Lo scopo è stabilire a priori delle soluzioni rivolte a problemi prevedibili e ricorrenti, per cui al verificarsi di eventi o situazioni previste, l’organizzazione potrebbe attingere al corredo di soluzioni predefinite senza dover attuare per forza tutte le attività. Il vantaggio ne verrebbe in termini di efficacia ed efficienza e la standardizzazione faciliterebbe anche il processo comunicativo tra i diversi soggetti coinvolti nel processo, al fine di comprenderne mansioni e responsabilità di ognuno. La definizione ex ante di un modello di acquisizione documentale corredata, ad esempio, da una check list con campi standard da compilare, la definizione a priori dei livelli di responsabilità e l’individuazione delle formalità da espletare per la raccolta dei documenti, garantirebbero all’organizzazione tempi più rapidi di operatività e maggiore uniformità di comportamento da parte dei soggetti coinvolti, riducendo le esigenze di comunicazione tra di esse.

La standardizzazione, inoltre, favorisce anche l’attività di controllo dei processi, in quanto il modello predefinito rappresenta il termine con cui confrontare la condotta effettiva dei soggetti. Per compiere una buona standardizzazione però, è essenziale che la definizione delle procedura vengano riportate in un documento scritto che venga condiviso e messo a disposizione da tutti. Ovviamente non tutti i processi sono standardizzabili; in uno studio professionale possiamo distinguere i servizi a mandato, cioè quelli stabiliti con il clienti, anche a livello di remunerazione, e quelli extra-mandato, che sono invece attività non preventivate, richieste dal cliente una tantun e la cui esecuzione non è certa. I primi risultano essere facilmente standardizzabili, mentre per i secondi il discorso si complica; non è certo possibile standardizzarli completamente, ma, si può attivare una procedura, intesa in senso più ampio e più flessibile che non pianifica le singole attività del processo come per i servizi a mandato ma definisce almeno una procedura di attivazione e di gestione del servizio.

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