La negoziazione è un metodo per risolvere le controversie istaurate tra due o più persone. Le dispute possono risolversi anche in modi diversi: mercato, tribunale, regole e guerra. Il mercato avendo dei prezzi determinati dall'incontro tra domanda e offerta risolve il tema della determinazione del prezzo. Le regole e il tribunale sono dei metodi con i quali l'autorità dello stato risolve in modo imperativo le controversie, mentre la guerra è il modo più estremo di risolvere una disputa. La negoziazione si pone come alternativa a questi sistemi di risoluzione.
Una definizione esaustiva di negoziazione potrebbe essere la seguente: "La negoziazione è un processo che coinvolge due o più parti, caratterizzate da interessi e preferenze diverse ma legate da almeno un problema in comune che si impegnano a risolvere in modo soddisfacente, facendo leva esclusivamente sul proprio potere contrattuale e su quello derivante dalla loro interazione, scambiandosi risorse materiali o immateriali al fine di raggiungere un accordo*4".
La negoziazione riesce a gestire problemi non strutturati, nei quali le alternative di azione non sono determinabili, perché mette in comunicazione diretta gli attori della disputa. Gli altri metodi di gestione delle controversie non hanno questo pregio. Il mercato riesce a formare dei prezzi affidabili se gli scambi sono frequenti e domanda e offerta hanno un'ampia liquidità; tuttavia se il bene viene scambiato con bassa frequenza, il mercato non fornisce un prezzo affidabile. Le norme su cui i tribunali basano le proprie decisioni sono molto astratte e riescono a risolvere molte controversie. Il tribunale è una terza parte della negoziazione e la decisione assunta potrebbe non ottimizzare i benefici per le controparti. La negoziazione invece non ha terze parti (a meno che non siano le parti a volerlo), i soggetti sono in comunicazione diretta tra loro, si possono scambiare risorse eterogenee e non divisibili (denaro, informazioni, beni, ecc) sulla base delle loro differenti preferenze e soddisfando i reciproci interessi.
Il processo negoziale si conclude con la stipulazione di un patto, contratto o accordo che vincola le parti e risolve il problema in comune.
La caratteristica più importante della teoria della negoziazione è il dialogo che intercorre tra le parti. I soggetti che partecipano alla negoziazione comunicano tra loro e questo permette di condividere i loro interessi, le loro opinioni, visioni, aspirazioni ecc. Il mutuo scambio di documenti informali o informazioni confidenziali permette alle parti di capire meglio gli interessi della controparte, così da ricercare un accordo che massimizzi i benefici per entrambi le parti. Lo scambio di informazioni in modo aperto, veritiero e completo viene definito FOTA*5. Il FOTA può essere definito come un
*4 Decidere e Negoziare, Marco Mariani, p72. *5 Negotiation Analysis, Howard Raiffa, p86.
polo estremo: lo stile di negoziazione teorico al quale le contrattazioni ottimali dovrebbero tendere al fine di massimizzare i benefici complessivi. La comunicazione può allontanarsi da quella appena descritta quando una delle parti mente, minaccia, esagera alcune considerazioni, bluffa oppure se tra le parti intercorrono rapporti deteriorati.
La comunicazione permette alle parti di giungere a decisioni condivise. Nella teoria dei giochi le parti effettuano individualmente le loro scelte e poi ogni singola scelta influirà sui payoff finali; lo scambio di informazioni e la comunicazione permette di sottoscrivere contratti nei quali le controparti si impegnano in modo reciproco e consapevole. Nella teoria dei giochi ogni giocatore ha un controllo parziale sul risultato finale: da qui la necessità di attivare strategie che permettano di massimizzare un set di payoff finali. Nella negoziazione le parti determinano il loro payoff mediante una decisione condivisa, conoscendo con precisione gli effetti della stessa.
La comunicazione tra i soggetti permette la creazione di soluzioni nuove, più la comunicazione è in stile FOTA tanto più le controparti conoscono i loro reciproci interessi e preferenze, così da raggiungere accordi ottimali. Ancora notiamo la differenza con la teoria dei giochi, nella quale i payoff finali sono dati, ci sono un numero definito di strategie e si conoscono già tutte le possibili interazioni tra le diverse strategie, limitando quindi le opportunità creative. Con il dialogo si possono abbattere questi vincoli, così da aumentare, tramite la creazione di nuove opzioni negoziali, i benefici che si possono trarre dall'accordo. Ogni soggetto in una negoziazione si trova di fronte a molte problematiche che tenta di risolvere ragionando sotto tre diverse prospettive:
Prospettiva individuale: il soggetto ragiona sulle proprie alternative alla negoziazione e sui possibili risultati finali. Non considera la controparte, ma cerca di capire quali sono i suoi obbiettivi, con quale controparte negoziare e quali sono i risultati minimi da raggiungere nel processo negoziale.
Prospettiva interattiva: il negoziatore considera interessi e obbiettivi della controparte, così da avere maggiore comprensione circa le minacce che la controparte può riservare e come potrebbe aumentare il suo vantaggio competitivo.
Prospettiva di condivisione: il soggetto ricerca delle soluzioni cooperative con la controparte, attraverso il mutuo scambio di informazioni, così da raggiungere un accordo c.d. win-win, nel quale entrambe le parti traggono dei benefici dall'accordo e non ci sono ne vincitori ne vinti.
Il negoziatore adotta le diverse prospettive in relazione alla tipologia di negoziazione che si trova di fronte. Un approccio FOTA permette, se adottato da entrambi le parti, di ottenere contratti ottimali, anche qualora non tutta la verità fosse svelata alla controparte (POTA) si possono raggiungere degli accordi che comportano benefici per entrambe le parti. Tuttavia se la controparte non adotta un
approccio POTA o FOTA, rivelare informazioni riservate potrebbe essere controproducente e, anche se il negoziatore sarebbe disposto a negoziare in modo veritiero e corretto, si trova costretto a modificare il proprio stile, portando la negoziazione verso la competizione. La negoziazione ottimale si ottiene quando entrambe le parti adottano uno stile FOTA, ma anche in questo caso vi sono dei fattori, che potrebbero minacciare i benefici del contratto.
Il primo fattore sono le controparti. Se abbiamo tre o più controparti si possono creare alleanze e coalizioni più o meno definite che possono creare confusione sulle parti con le quali si sta negoziando e sugli interessi che il gruppo di soggetti rappresenta. Se la controparte non è monolitica possono nascere dei conflitti interni, magari più importanti di quelli con la controparte negoziale. Le controparti monolitiche in forte disaccordo potrebbero dividersi in sottogruppi, i quali chiedono a loro volta di partecipare alla negoziazione, aumentando la complessità della stessa. Gli interessi in gioco sono molteplici, le divergenze aumentano e con loro le opportunità di conflitto. Oltre al numero delle controparti si dovrebbe considerare anche la natura delle controparti. Se una controparte o la negoziazione ha dei riflessi pubblici molto forti (es. la negoziazione per un tregua) le parti della contrattazione sono influenzate oltre che dagli elementi della negoziazione, anche dai fattori esterni alla stessa. I fattori esterni possono condizionare il processo negoziale, sia per i riflessi mediatici o sull'immagine delle parti, sia per i conflitti interni alle stesse che non le rendono monolitiche e capaci di assumere decisioni immediate. Infine alle controparti potrebbe sostituirsi con un mediatore o arbitro. Qualora le controparti non manifestino fiducia tra di loro, potrebbero invocare una terza parte che si sostituisca a loro per facilitare il processo negoziale.
Il secondo fattore da tenere in considerazione è la frequenza con la quale un contratto è siglato. Se tra due controparti vengono stipulati diversi accordi in periodi di tempo diversi, le parti avranno maggiori incentivi a negoziare con uno stile FOTA. Questo perché comportamenti opportunistici di una parte potrebbero minare relazioni consolidate nel tempo e compromettere la realizzazione di molti accordi. Tuttavia se le contrattazione non è a lungo termine (es. l'acquisto di un'automobile da parte di un privato) vi è un maggior incentivo a spostare la negoziazione verso una logica POTA o prettamente competitiva. Inoltre quando una parte intrattiene negoziazioni ripetute nel tempo su uno stesso oggetto, anche con diverse controparti, la contrattazione tende a ancorarsi a quelle precedentemente effettuate. In sostanza possiamo affermare che le negoziazioni ripetute nel tempo sono più efficienti di quelle one-shot, che però hanno una memoria di processo che tende a creare difficoltà nel modificare prassi consolidate.
Un terzo fattore importante sono i problemi (issue) oggetto della negoziazione. La contrattazione potrebbe presentare molteplici issue, sulle quali le parti hanno orientamenti opposti, oppure unità di misura delle preferenze diverse tra loro. L'analisi di tutte le questioni sul tavolo non è semplice. Nel
corso del processo negoziale gli attori possono modificare i problemi da risolvere o trovare nuove soluzioni: in sostanza possono, mediante una negoziazione in stile FOTA, allargare i possibili benefici che si possono trarre dall'accordo. L'eterogeneità delle problematiche può essere governata da criteri di misura comparabili che consentano il dialogo tra le controparti, formando un terreno fertile per allargare i benefici dell'accordo.
Esistono poi altri fattori che influenzano la negoziazione. La controparte deve valutare l'opzione di uscire dalla negoziazione se è possibile, ovvero determinare i benefici che potrebbe ottenere qualora decidesse di non proseguire la contrattazione. Altro fattore sono le minacce: è dimostrato che aumentare il proprio potere contrattuale, anche mediante minacce, diminuisce il risultato anche per la parte che le pone in essere*6. Per concludere, il tempo è un fattore chiave che potrebbe aumentare o diminuire il potere contrattuale di una controparte: l'urgenza di accordarsi potrebbe diminuire drasticamente il potere contrattuale.