processo civile e penale telematico e del sistema delle comunicazioni nel processo).
Tribunale ed Ufficio di Sorveglianza di Torino sono situati all’interno di un edificio costruito nel 1906, tipico esempio di architettura industriale del primo Novecento; la struttura produttiva è stata smantellata alla fine degli anni Settanta, ed attualmente l’immobile è di proprietà del Comune di Torino, che ne utilizza per propri fini alcune parti.
Gli spazi sono adeguati alle necessità, ma la datazione dell’edificio rende necessari continui interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria, la cui realizzazione, in particolare per quanto attiene agli interventi di manutenzione straordinaria, è stata ovviamente correlata alle disponibilità finanziarie del Comune di Torino. Per garantirne la sicurezza è regolarmente svolto un servizio di sorveglianza dell’immobile prestato da guardie giurate armate presenti nello stabile. Va segnalato che a seguito del recapito all’Ufficio a settembre 2020 di un plico contente due proiettili e giunto sino alle mani del giudice destinatario, a decorrere dal dicembre 2020 la sede è stata dotata di metal-detector fisso, completo di scanner per gli oggetti, ed ubicato all’ingresso della sede ed inoltre, nei locali antistanti l’aula di udienza, alla quale si accede da ingresso diverso, è stato messo a disposizione delle forze dell’ordine un metal-detector manuale.
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Le altre risorse materiali sono adeguate alle necessità degli uffici.
Permane una gravissima carenza di spazi per l’archiviazione dei fascicoli. L’archivio storico è saturo da tempo e quello corrente è ormai anch’esso completamente saturato, ed urge dunque trovare nuovi spazi, la cui mancanza sta ormai creando rilevanti problematiche organizzative all’ufficio.
Quanto alle dotazioni informatiche, tutte le unità di personale sono dotate di una postazione di lavoro con computer, collegata in rete con macchine multifunzione (stampanti-fotocopiatrici-scanner).
Da decenni l’ufficio è dotato di sistema di Videoconferenza per consentire la partecipazione alle udienze dei soggetti ristretti nel regime detentivo speciale di cui all’art.41 bis comma 2 Ord. Penit.: l’infrastruttura tecnologica è stata integralmente sostituita nell’aprile del 2020 e l’attività relativa ai collegamenti, che prima di tale rinnovamento del sistema veniva effettuata da un tecnico incaricato da una ditta esterna, viene ora svolta dal personale amministrativo addetto all’udienza. Dal 2014 l’ufficio ha altresì aderito al progetto “Video Conferenza” dei Servizi Informatici del Ministero della Giustizia, destinato a creare un sistema di interconnessione audiovisiva con gli istituti penitenziari al fine di poter effettuare udienze, colloqui e rogatorie in videoconferenza con tutti i soggetti detenuti che prestino il loro consenso, ed è dunque fornito della relativa strumentazione che peraltro sta nel più recente periodo accusando problemi di malfunzionamento per cui ne è stata programmata a breve la completa sostituzione.
Quanto agli Uffici di Sorveglianza esterni, il Presidente del Tribunale di Sorveglianza osserva quanto segue:
- Ufficio di Sorveglianza di Alessandria - La sede è dignitosa e gli spazi sono adeguati alle esigenze dell’attività istituzionale. Le risorse materiali, gli archivi e le strumentazioni informatiche sono congrui ai bisogni.
- Ufficio di Sorveglianza di Cuneo - Dal punto di vista dell’idoneità della sede, le problematiche maggiori sono legate all’assenza di un’aula di udienza propria dell’ufficio e di camere di sicurezza per ospitare i detenuti presenzianti e per altro verso quelle connesse a carenza di spazi, soprattutto in vista del recente aumento della pianta organica dei magistrati.
Adeguate le risorse materiali. Adeguati gli spazi d’archivio. Dal punto di vista informatico le dotazioni sono congrue, ma risulta difficoltoso accedere all’assistenza in caso di guasti o difficoltà di utilizzo delle strumentazioni.
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- Ufficio di Sorveglianza di Novara – I locali, concessi in comodato d‘uso da parte del Comune di Novara, sono assolutamente inadeguati come numero e metratura al numero di unità di personale previsto in pianta organica, ed inidonei come spazio e dotazioni di sicurezza anche per quanto riguarda la celebrazione delle udienze monocratiche del magistrato e lo stazionamento e la custodia dei detenuti che vogliono presenziarvi.
L’ufficio è inoltre sprovvisto di vigilanza armata.
Gli arredi d’ufficio necessari all’espletamento dei servizi sono usurati ed insufficienti. Per quanto attiene la consistenza dei dispositivi informatici, emerge la necessità di sostituire le strumentazioni hardware obsolete e, in tempi di emergenza epidemiologica, di dotare tutte le postazioni di webcam onde consentire l’utilizzo degli strumenti di connessione da remoto per corsi, riunioni ed altro.
- Ufficio di Sorveglianza di Vercelli - Benché l’ufficio sia stato in data recente (nel dicembre 2018) trasferito in una nuova sede, non appare tuttora avere trovato una collocazione pienamente soddisfacente. In particolare, continua a non disporre di un’aula di udienza, circostanza che costringe ancora magistrati e personale di cancelleria addetto a trasferirsi nei giorni d’udienza presso il locale Tribunale, sito ad un chilometro di distanza. Inoltre, i locali necessitano di manutenzione e sono sotto più profili inidonei.
L’ufficio non dispone di spazi adeguati da destinare ad archivio.
Le dotazioni informatiche sono state nel più recente periodo svecchiate ed adeguate alle esigenze dell’ufficio.
Informatizzazione degli uffici e del procedimento di sorveglianza
L’utilizzo dell’applicativo ministeriale SIES – SIUS (progettato per l’informatizzazione e l’interscambio di dati fra Tribunali di Sorveglianza, Uffici di Sorveglianza ed Uffici Esecuzione delle Procure) permette ormai da anni la tenuta dei registri sia del Tribunale che dell’Ufficio di Sorveglianza di Torino in modo interamente automatizzato. L’applicativo consente altresì la gestione completa dell’attività istruttoria, la predisposizione dei decreti di fissazione delle udienze, la gestione dei ruoli, l’emissione e il deposito dei provvedimenti di ciascun ufficio, nonché la consultazione e l’importazione di dati fra uffici diversi. Tale efficiente sistema di automazione degli incombenti di cancelleria compensa in parte le carenze di organico. Per altro verso implica l’archiviazione di un rilevante numero di dati e una cospicua produzione di output cartaceo: poiché infatti l’applicativo non consente la gestione dell’intero fascicolo per via telematica né la possibilità per i magistrati ed i difensori
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di accedervi in tale modalità, permane la necessità di costituire il fascicolo cartaceo, stampando tutti gli atti del procedimento (richieste istruttorie, informative che pervengono in risposta, decreti di citazione, provvedimenti del giudice) al fine di consentirne lo studio e la consultazione. Tuttavia, l’invio dell’istruttoria per via telematica mediante PEC ha comportato comunque una significativa riduzione della produzione cartacea, consentendo di non stampare quanto meno tutte le copie necessarie per l’invio delle richieste agli interlocutori esterni, con conseguente risparmio altresì quanto a spese di spedizione e spese connesse all’utilizzo del fax, strumento ormai sostanzialmente dismesso. La recente previsione normativa del deposito telematico degli atti via PEC con valore legale anche per il procedimento di sorveglianza ha ovviamente di nuovo implementato la necessità di produzione cartacea da parte delle cancellerie, sortendo peraltro la conseguenza, estremamente positiva in epoca pandemica, di deflazionare gli accessi dei difensori agli uffici.
Medesimo risultato sta sortendo la messa a regime nei primi mesi del 2021 dell’interfaccia SIUS Avvocati, che consente ai difensori di verificare da remoto se per i procedimenti per i quali possiedono regolare nomina sia stato emesso il decreto di fissazione dell’udienza o sia stato depositato il provvedimento che definisce il giudizio.
L’applicativo SIUS presenta da sempre significative limitazioni quanto alla possibilità di estrazioni statistiche, che sono poche e decisamente insufficienti sia per un adeguato scandaglio della natura della composizione dei flussi di lavoro, sia per il reperimento di dati particolari. Inoltre, va segnalato, come particolarmente penalizzante, nel periodo più recente, il mancato adeguamento dell’applicativo alla gestione del nuovo iter procedurale introdotto con decreto legislativo n.123 del 2018 relativamente alle istanze di misure alternative alla detenzione presentate da condannati in stato di libertà ai sensi dell’art.656 comma 6 c.p.p. per pene di entità non superiore ai 18 mesi.
Interamente automatizzati sono anche i servizi amministrativi, contabili e di segreteria, gestiti mediante applicativi informatici istituzionali (SIAMM, SICOGE, SIGEG, SCRIPT@, SPT, GE.CO, Perla, Mercato Elettronico, AVCP, GECO ed altri).
È pienamente utilizzato il Sistema di Notifiche Telematiche (SNT).
Quanto ai sistemi di videocollegamento, oltre a quanto già sopra riportato, sono usualmente impiegati gli applicativi Microsoft Lync e Microsoft Teams.
A giugno 2020 è stata chiesta e ottenuta per le unità di Polizia Penitenziaria distaccate presso l’ufficio la possibilità di consultare ed estrarre informazioni dal Sistema Informativo Interforze: la possibilità di attingere direttamente a tale vastissima banca dati costituisce un
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elevato valore aggiunto, poiché consente di aggiornare in tempo reale le informazioni di polizia sui condannati che attendono la valutazione delle loro istanze di benefici penitenziari, possibilità attualmente particolarmente preziosa alla luce dell’elevato numero di procedimenti relativi a condannati in stato di libertà che hanno dovuto essere rinviati durante il periodo di emergenza epidemiologica perché per legge non trattabili ed il cui contenuto può essere così celermente aggiornato senza particolari ulteriori oneri di rinnovo dell’istruttoria.
53 A. 4. Il Tribunale di Torino.