Dal menu Studio→ Impostazioni Generali, cliccando su Parametri Speciali (occorre essere Supervisore) e` possibile configurare una serie di impostazioni avanzate.
Il campo di testo ha la struttura di un file ini suddiviso in sezioni.
Esempio di contenuto del campo parametri speciali:
Cliens Gestione Studio Legale Utilita` Varie
Manuale d’usoModelli Word
Cosa sono i modelli per Microsoft Word
Cliens dispone di un potente sistema di gestione dei documenti e della videoscrittura.
E` infatti in grado di agganciare qualunque tipo di documento informatico, di annotare l’esistenza di documenti puramente cartacei e di generare in modo automatico nuovi documenti basati su dei modelli scritti con Microsoft Word.
I modelli sono dei normali documenti di testo creati con Microsoft Word come ad esem-pio lettere, atti, fax, note giudiziali, preavvisi, fatture ognuno contenente le proprie impo-stazioni.
La caratteristica di Modelli viene data dalla presenza di informazioni variabili chiamate in seguito Parole Chiave che consentono di rendere variabili per l’appunto, alcune parti del documento come ad esempio l’indirizzo del destinatario, le informazioni relative al fascicolo trattato, la data del documento.
La predisposizione dei modelli non richiede particolari conoscenze di Microsoft Word; ad esempio e` possibile trasformare una lettera gia` scritta in un modello semplicemente sostituendo le parti variabili con le parole chiave di Cliens. Questa operazione puo` avvenire in due differenti modalita`:
- scrivendo direttamente le parole chiave nel punto del documento desiderato;
- attivando dal menu` Cliens presente in Microsoft Word la funzione Parole chiave per creazione modellie selezionando le singole voci dall’elenco presente nella finestra risultante.
Cliens Gestione Studio Legale Modelli Word
Manuale d’uso
Una volta completate le operazioni di predisposizione e` necessario salvare con un nuovo nome il documento in un’apposita cartella denominata Formule presente in Cliens\Testi;
il pulsante Salva nel Formulario facilita questa operazione predisponendo il percorso di salvataggio.
Una volta predisposto il modello saranno le funzioni presenti in Cliens ad occuparsi di indicare a Word cosa deve essere cercato e sostituito con i dati in quel momento selezionati.
Cliens Gestione Studio Legale Modelli Word
Manuale d’uso
E` facile intuire come questo meccanismo di scambio informazioni renda il lavoro di produzione dei testi molto piu` veloce ed efficiente.
I modelli oltre ad essere un potente strumento per la creazione della corrispondenza e per la predisposizione di atti, consentono di redigere su proprio formato anche note spese giudiziali, preavvisi, fatture, solleciti; e` possibile, ad esempio, realizzare modelli che uniscono al documento contabile anche la lettera di accompagno oppure predisporre modelli di preavviso o fattura contenenti le diverse modalita` di pagamento.
I modelli si suddividono in 3 macro-categorie:
1) FORMULARIO: quelli destinati alla produzione di documenti, lettere, fax ecc…. che vanno ad arricchire il formulario disponibile alla funzione di creazione documenti e sono di utilizzo generale.
2) MODELLI DI PARCELLAZIONE: quelli che Cliens riconosce automaticamente e che utilizza per la produzione dei documenti di parcellazione e contabili (note spese, preavvisi, fatture, solleciti ecc….) e sono specifici per ogni partita iva abilitata.
3) ALTRI MODELLI: quelli che Cliens riconosce automaticamente ma che sono di uso generale e non specifici per partita iva.
FORMULARIO
Il formulario e` completamente contenuto nella cartella Cliens\Testi\Formule e puo` essere organizzato in cartelle, sottocartelle ecc…..
Nel formulario di Cliens e` anche possibile inserire documenti modello di tipo pdf, txt (testo), xls (Excel) o altro, da utilizzare come base per la generazioni di nuovi documenti. A differenza dei modelli Word (dot o doc) non verra` effettuata tuttavia alcuna sostituzione di parole chiave al loro interno.
MODELLI DI PARCELLAZIONE
Sono contenuti nella cartella Cliens\Testi\Modelli\Parc o eventualmente in sottocartelle distinte per ogni partita iva (Ad es. CliensTestiModelliParcAvvocato1, CliensTestiModelli-ParcAvvocato2 ecc…).
Vengono riconosciuti in base ai primi 7 caratteri del loro nome secondo il seguente schema:
Modelli Word Cliens Gestione Studio Legale
Manuale d’uso
notaspe: identifica le note spese giudiziali preavvi: identifica le note pro-forma
fondosp: identifica le richieste di fondo spese non fatturate fattura: identifica i documenti fattura
solleci: identifica i solleciti di pagamento
ts-fatt: identifica i documenti fattura utilizzati dalla procedura del Timesheet ts-prea: identifica le note pro-forma utilizzate dalla procedura del Timesheet etichet: identifica l’etichetta (o copertina) del fascicolo
Esistono poi i modelli utilizzati dalla procedura di Recupero Crediti. Si rimanda alla relativa sezione del manuale per una discussione sui loro nomi ed usi.
Per ogni tipologia di modello e` sempre possibile creare piu` documenti da utilizzare in situazioni diverse semplicemente assegnado dei nomi che differiscono nei caratteri suc-cesivi al settimo. Ad es: fattura-sintetica.doc, fattura-analitica.doc, preavviso.doc, preav-viso_con_lettera.doc ecc….
La scelta del modello da utilizzare avviene nella fase finale del percorso di emissione del documento. Prendiamo ad esempio l’emissione di una nuova fattura; nella fase di “Regi-strazione e stampa” e` possibile specificare che la stampa venga effettuata utilizzando un Documento Word.
Questa scelta indica a Cliens che tutti i dati del calcolo sono trasferiti sul modello Word predisposto per la fattura. Nel caso in cui i modelli presenti sono piu` di uno, viene presentata un’apposita finestra su cui effettuare la scelta del modello desiderato.
ALTRI MODELLI
Sono contenuti nella cartella Testi\Modelli
Ad esempio in Testi\Modelli\Privacy e` contenuto il modello di lettera informativa sul trattamento dei dati personali e relativo consenso che viene utilizzata dalla Rubrica. Il nome di tale documento deve iniziare con le 7 lettere consens e se ne possono avere piu` versioni come nei casi precedenti.
Cliens Gestione Studio Legale Modelli Word
Manuale d’uso
Indipendentemente dalla categoria del documento e` sempre possibile sfruttare la potenza dei campi modulo di Word inserendo all’interno di essi delle formule basate sul valore delle parole chiave di Cliens. Cio` puo` essere utile ad esempio per effettuare calcoli non previsti da Cliens e basati sui valori assegnati alle parole chiave al momento della generazione del documento. E` anche possibile utilizzare i campi fillin in modo che durante la fase di generazione venga richiesto da Word l’inserimento di testi ad hoc.