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I PROCESSI COINVOLTI

Nel 2021 si sono compiute 15 attività di verifica focalizzate sui seguenti processi22 :

gestione del parco auto aziendale (Sede);

recupero credito (Sede), rispetto al quale il Gruppo ha adottato una specifica procedura organizzativa (“Procedura recupero crediti”) per garantire, anche a presidio della prevenzione della corruzione, il rispetto dei principi di trasparenza e tracciabilità nelle attività propedeutiche al recupero del credito in fase stragiudiziale e giudiziale;

gestione processi IT (Cybersecurity);

gestione dei contratti di servizi e forniture (Idrico, Ambiente, Infrastrutture e Staff). Con riferimento specifico alla gestione clienti sottoposti a procedure concorsuali, nel 2021 il Gruppo ha adottato una specifica procedura organizzativa per una maggiore trasparenza e tracciabilità degli scambi informativi nei rapporti con il Curatore/Liquidatore fallimentare;

affidamento di lavori, servizi e forniture tramite gara in Codice Appalti23 (Idrico e Staff);

direzione dei lavori sugli appaltatori e subappaltatori (Idrico, Ambiente, Infrastrutture e altri business);

salute e sicurezza sul luogo di lavoro e dei rapporti con Enti Pubblici (Vendita Energia, Ambiente, Infrastrutture e altri business). Il Gruppo, consapevole dell’importanza di un ambiente di lavoro sicuro e salubre per i propri dipendenti e collaboratori, rispettoso delle prescrizioni di cui al D. Lgs. 81/08, ha avviato nel corso del 2021 l’iter propedeutico alla certificazione (UNI EN ISO 45001) dell’attuale Sistema di Gestione della Salute e della Sicurezza sul Lavoro delle società operative;

gestione di processi e attività rilevanti ai fini ambientali, anche in rapporto con terze parti (Ambiente, Infrastrutture e altri business);

selezione e assunzione di personale (tutte le operazioni).

Si specifica che il Gruppo ha adottato una specifica procedura organizzativa, periodicamente aggiornata, a presidio della prevenzione della corruzione anche in tale processo, che prevede:

•controlli per verificare i legami di parentela o personali che intercorrono tra un candidato e il collega che ha avanzato la proposta di candidatura e/o componenti della Pubblica Amministrazione;

•la consegna a ogni neoassunto di un “kit informativo”

sul contrasto alla corruzione, sulla normativa relativa alla responsabilità amministrativa dell’ente (D. Lgs 231/01) e sul sistema valoriale (Codice Etico);

•standardizzazione e automazione del processo di selezione attraverso l’introduzione, nel corso del 2021, di un software per la gestione del processo di recruiting in linea con il principio di Accountability e Segregation of duties.

acquisti di servizi di consulenza (tutte le operazioni);

liberalità, contributi e sponsorizzazioni (Vendita Energia, Struttura);

rapporti con agenti (Vendita Energia).

determinati processi trasversali alle Funzioni aziendali;

Compliance Audit, finalizzati alla verifica dell’osservanza di regole (interne ed esterne) relative ad un determinato processo;

Information Technology Audit, finalizzato alla verifica dello stato di sicurezza dei sistemi aziendali e delle infrastrutture ICT;

231 Audit, finalizzato al monitoraggio del rischio di commissione dei reati 231.

22 Sono indicate tra parentesi le operazioni di riferimento per i diversi processi sottoposti ad attività di verifica.

23 Per maggiori informazioni, vedasi sezione “Gestione responsabile della catena di fornitura”.

Il monitoraggio svolto nel corso del 2021 ha fatto emergere, a livello generale, l’intervento del Gruppo in termini di ri-progettazione digitale e automatizzata di alcuni controlli aventi precedente connotazione manuale, di rafforzamento della “catena delle responsabilità”

e di standardizzazione dei format documentali.

L’intensificazione delle attività di verifica e monitoraggio garantita dalle Funzioni di controllo ha portato a un miglioramento dell’adeguatezza dei controlli interni in termini di efficienza ed efficacia, favorendo al contempo una maggior responsabilizzazione di tutti gli owner di processo rispetto a uno scambio informativo genuino, tempestivo e costantemente orientato al raggiungimento degli obiettivi aziendali. A tal riguardo, la pianificazione di periodici incontri tra la Direzione Controllo Interno e Conformità, il Management e gli altri organi societari preposti al controllo ha consentito un proficuo e sinergico scambio informativo in merito alle attività di controllo svolte e alla gestione coordinata delle azioni correttive/

di miglioramento da implementare (Remediation Plan), nonché quelle propedeutiche alla successiva verifica delle stesse (follow up).

Allo stesso modo si è riscontrato un miglioramento della compliance a livello di Gruppo principalmente riconducibile a:

•il commitment del Management e della Funzione Controllo Interno e Conformità, rivolto alla continua promozione di una sana cultura aziendale;

•lo sviluppo di un Ambiente di Controllo “non ostile” che favorisce la mitigazione e gestione dei rischi di non conformità;

•un graduale e sistematico aggiornamento della regolamentazione interna in linea con i processi operativi, amministrativo-contabili e gestionali.

A seguito delle attività di verifica, sono stati eseguiti gli Exit meeting con i Responsabili/Referenti di processo auditati, al fine di condividere le azioni correttive/di miglioramento individuate e sensibilizzare gli owner di processo sull’importanza delle tematiche quali “Segregation of duties”, “Accountability” e gestione puntuale e trasparente dei flussi informativi a presidio dei rischi corruttivi. Sono stati a tal proposito coinvolti 29 soggetti24, per un totale di 44 ore.

Nel 2021, le azioni correttive volte al superamento delle anomalie riscontrate nel funzionamento del sistema dei controlli (n. 45) sono state implementate dal Management con una percentuale pari a circa l’80% sul totale delle azioni presenti nel Remediation plan.

In conformità al principio “corruzione zero” espresso nel Codice Etico, anche nel 2021 si conferma il trend positivo dimostrato negli anni precedenti, non essendo stati accertati casi di corruzione o di cattiva amministrazione.

Il Gruppo crede fermamente che un’organizzazione dai sani principi ponga le proprie fondamenta a partire dalla condivisione degli stessi valori e regole comportamentali da parte dei propri dipendenti e di tutti gli stakeholder con cui interagisce.

In particolare, ciò è reso possibile attraverso l’implementazione di attività di formazione in materia di anticorruzione dedicata al personale interno e ritenuta da Tea un elemento funzionale all’efficacia degli strumenti di prevenzione sopra descritti. A tal fine, la Direzione Controllo Interno e Conformità si avvale del supporto dell’Ufficio Risorse Umane e Organizzazione per la gestione delle iniziative formative in materia, da dedicare in particolare ai soggetti aziendali addetti alle aree di più elevato rischio corruttivo.

Nello specifico, tali attività consentono al Gruppo di comunicare i contenuti e i principi del Piano triennale Anticorruzione, Trasparenza e Conformità.

Tali contenuti sono veicolati anche a coloro che non rivestono la qualifica formale di dipendente, ma operano

— anche occasionalmente — per il conseguimento degli obiettivi della Società in forza di rapporti contrattuali.

Sono, infatti, destinatari del Piano sia le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione nella Società, sia le persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei predetti soggetti, ma anche, più in generale, tutti coloro che agiscono per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi del Gruppo.

In tal modo Tea intende:

determinare in tutti coloro che operano in suo nome e per suo conto piena consapevolezza e responsabilità sui doveri di correttezza e legalità che incombono su ogni cittadino, in particolare sui dipendenti del Gruppo e sugli incaricati di pubblico servizio;

informare tutti coloro che operano a qualsiasi titolo in suo nome, per suo conto o nel suo interesse sulle conseguenze personali e aziendali in caso di violazioni delle disposizioni del Piano, che possono comportare anche gravi reati penali, sanzionate severamente dal Gruppo mediante l’applicazione delle previste sanzioni disciplinari proporzionali alla gravità dell’atto, fino alla risoluzione del rapporto contrattuale;

ribadire che il Gruppo non tollera comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo e indipendentemente da qualsiasi finalità, in quanto contrari ai principi etici cui Tea e le proprie controllate intendono rigorosamente attenersi.

24 Così ripartiti: 6 Dirigenti, 8 quadri, 15 impiegati.

TABELLA 4 - COMUNICAZIONE E FORMAZIONE IN MATERIA DI

ANTICORRUZIONE 2021 2020 2019

Comunicazione delle politiche e procedure in materia di anticorruzione al CdA

Numero totale membri del CdA di Tea S.p.A. 5 5 5

Numero di membri del CdA di Tea S.p.A. a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 5 5 5

Percentuale di membri del CdA di Tea S.p.A. a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 100% 100% 100%

Comunicazione delle politiche e procedure in materia di anticorruzione ai dipendenti

Numero totale dirigenti 14 16 15

Numero di dirigenti a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 9 7 8

Percentuale di dirigenti a cui sono state comunicate le politiche e procedure

in materia di anticorruzione 64% 44% 53%

Numero totale quadri 22 15 15

Numero di quadri a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 10 3 5

Percentuale di quadri a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 45% 20% 33%

Numero totale impiegati 327 310 288

Numero di impiegati a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 32 35 28

Percentuale di impiegati a cui sono state comunicate le politiche e

procedure in materia di anticorruzione 10% 11% 11%

Numero totale operai 260 263 254

Numero di operai a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 26 26 12

Percentuale di operai a cui sono state comunicate le politiche e procedure in

materia di anticorruzione 10% 10% 2%

Nel 2021, come negli anni precedenti, tutti i membri del CdA di Tea25 e tutti i dipendenti del Gruppo hanno ricevuto comunicazione in merito alle politiche e alle procedure in materia di anticorruzione, tramite i documenti loro condivisi26. Inoltre, durante gli aggiornamenti del Modello 231 delle società controllate Tea Servizi Funerari S.r.l. e Tea Reteluce

S.r.l. si sono intervistati 6 soggetti27 per un totale di 6 ore durante le quali si sono nuovamente condivisi con tali owner di processo le regole, i principi, gli strumenti e i meccanismi di controllo adottati dalla Capogruppo e dalle Controllate al fine di impedire la commissione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001.

25 La comunicazione del Piano triennale di verifiche anticorruzione, trasparenza e integrità avviene anche all’interno del Cda delle singole società operative, con una percentuale di partecipazione dei membri per il 2021 pari al 100% (ad eccezione di AqA S.r.l. dove la percentuale è dell’80% - presenti 4 membri su 5).

26 All’interno della intranet di Gruppo, divulgati periodicamente nelle sessioni di formazione interna e condivisi nell’inquadramento iniziale fornito per via cartacea e nell’affiancamento tutoriale a tutti i neoassunti del Gruppo.

27 Così ripartiti: 2 quadri, 3 impiegati, 1 operaio.

Agli stakeholder esterni destinatari del Codice Etico è richiesto di rispettarne le disposizioni, nonché le clausole contenute nel Modello 231: il rimando a tali documenti – che sono accessibili dal sito web della Società – è inserito nei contratti stipulati dalla Società oltre che, con specifico riferimento ai fornitori, all’interno delle condizioni generali di fornitura/acquisto. Agli stakeholder esterni destinatari del Codice Etico è richiesto di rispettarne le disposizioni, nonché le clausole contenute nel Modello 231: il rimando a tali documenti – che sono accessibili dal sito web della Società – è inserito nei contratti stipulati dalla Società oltre che, con specifico riferimento ai fornitori, all’interno delle condizioni generali di fornitura/acquisto.

2021 2020 2019

Comunicazione delle politiche e procedure in materia di anticorruzione ai partner commerciali

Numero totale partner commerciali (fornitori - Beni) 2023 1922 1848

Numero di partner commerciali (forniture) a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 417 407 439

Percentuale di partner commerciali (forniture) a cui sono state comunicate

le politiche e procedure in materia di anticorruzione 27,34% 27,22% 27,42%

Numero totale partner commerciali (fornitori - Lavori) 485 496 434

Numero di partner commerciali (lavori) a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 100 105 103

Percentuale di partner commerciali (lavori) a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 6,56% 7,02% 6,43%

Numero totale partner commerciali (fornitori - Servizi) 4889 4643 4459

Numero di partner commerciali (servizi) a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 1008 983 1059

Percentuale di partner commerciali (servizi) a cui sono state comunicate le

politiche e procedure in materia di anticorruzione 66,10% 65,75% 66,15%

2021 2020 2019 Formazione in materia di anticorruzione al CdA

Numero totale membri del CdA di Tea S.p.A. 5 5 5

Numero di membri del CdA di Tea S.p.A a cui è stata erogata formazione in

materia di anticorruzione 0 0 0

Formazione in materia di anticorruzione ai dipendenti

Numero totale dirigenti 14 16 15

Numero di dirigenti a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 6 8 14

Percentuale di dirigenti a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 43% 50% 93%

Numero totale quadri 22 15 15

Numero di quadri a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 10 3 14

Percentuale di quadri a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 45% 20% 1%

Numero totale impiegati 327 310 288

Numero di impiegati a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 18 3 253

Percentuale di impiegati a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 6% 0% 88%

Numero totale operai 260 263 254

Numero di operai a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 1 0 41

Percentuale di operai a cui è stata erogata formazione in materia di

anticorruzione 0% 0% 0,2%

Nella tabella che segue è riportato il dettaglio in merito ai destinatari dei corsi di formazione in materia di anticorruzione, nel triennio 2019-2021.

Oltre alle attività svolte nel corso dell’anno, il Gruppo ha in programma la realizzazione di diversi obiettivi formativi/di sensibilizzazione per il 2022:

•formazione E-learning (2 ore per sessione e test di verifica finale) da erogare a tutti i dipendenti del Gruppo28 (circa 350 dipendenti) su temi specifici in materia di responsabilità 231, anticorruzione e integrità;

•realizzazione di specifiche cyber-pillole (screen saver);

•predisposizione di una Policy interna “Corruzione Zero” a integrazione del Sistema Valoriale di Gruppo già adottato, da comunicare/veicolare sia agli stakeholders esterni (partner commerciali, istituzioni, ecc.) che a tutti i dipendenti del Gruppo Tea al fine di promuovere una sempre maggiore sensibilizzazione al rispetto dei principi di onestà, trasparenza, etica e correttezza.

28 Non sono ricompresi nella target audience del corso di formazione gli operai.

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