TRADE OFF TRA OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI E GARANZIE QUALITA’
Avendo inquadrato il contesto di riferimento dell’azienda oggetto d’analisi, pro- cediamo con l’analisi dettagliata del processo di Approvvigionamento da essa adottato, fonte del suo vantaggio competitivo e della creazione di valore azien- dale. In particolare ci soffermeremo ad analizzare la strategia di Approvvigio- namento seguita per i Sourcing di progetto, partendo dalla richiesta di quota- zione effettuata dall’azienda cliente. Quando parliamo di progetto facciamo rife- rimento a tutta quella serie di attività che vengono messe in atto per l’evoluzione del ciclo di vita di un dato prodotto o componente, dalla sua idea- zione, alla sua progettazione alla sua produzione, lancio nel mercato e declino. Dimostreremo come all’interno della ciclo di vita del progetto, la funzione acqui- sti, nello svolgimento delle sue attività, può trasformarsi da mero centro di co- sto ad un pilastro per la creazione di valore e la durevole produttività aziendale. Studi nell’ ambito delle imprese del settore dimostrano come 20 anni fa l’impatto dei costi dei materiali di acquisto e semilavorati, componenti di prodot- to sui costi totali delle imprese erano ancora intorno al 50% mentre negli ultimi 10 anni ne costituiscono circa il 70%. Pertanto la leva per il raggiungimento de-
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gli obiettivi di riduzione dei costi si è spostata sempre più verso la funzione ac- quisti. Infatti mentre azioni di razionalizzazione mirate all’aumento della produt- tività incidono solamente il 10/15% sui costi complessivi aziendali, i risparmi sulle forniture hanno impatto ben maggiore sul risultato finale, tuttavia qui si pone il problema di riuscire a garantire un elevato livello di qualità dei compo- nenti per soddisfare le specifiche dei clienti dinnanzi alla necessità di riduzione del costo di acquisto, da sempre infatti la difficoltà maggiore riscontrata dal Purchasing Management è quella di riuscire ad ottenere un elevato livello quali- tativo delle forniture insieme all’ottimizzazione dei costi di acquisto, un trade off che rappresenta ancora oggi uno degli elementi più critici delle strategie di ap- provvigionamento.
Prima di andare nel dettaglio dell’analisi è opportuno evidenziare alcuni dettagli che caratterizzano l’azienda tali da poter facilitare l’analisi e la comprensione della filosofia strategica che sta alla base di ogni singolo processo descritto di seguito.
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PROCESS HOUSE AZIENDA ALFA
Il grafico di seguito esposto descrive la sequenza delle attività che rappresenta- no la catena del valore, a partire dalla richiesta del cliente per finire con la mes- sa in produzione del prodotto/servizio richiesto.
(Fig. 17 Process House azienda Alfa)
PROCESS MANAGEMENT
Il grafico riassume il Process Management dell’azienda, e le attività di supporto ad esso, per la produzione in serie dei propri prodotti, parte dei componenti di prodotto vengono approvvigionati all’esterno, per i quali il Purchasing management realizza un processo di Sourcing relativo ad ogni singolo progetto di fornitura commissionato dal cliente. Queste fasi sono accompagnate da attivi- tà correlate che costruiscono le così dette Best Practice dell’intero processo:
1- Definizione di una Strategia di approvvigionamento che consideri sia le condizioni di mercato che quelle aziendali (punti di forza e di debolezza) Customer
Quotation DevelopementPoduct Sourcing of
component
Component introduction
Series Production
Definizione di una stra- tegia di approvvigio- namento coerente con la strategia aziendale
Realizzazione di un Budget annuale sulla base dei piani di acqui- sto/produzione e Con- seguente definizione dei target
Realizzazione di Report periodici sugli eventuali scostamenti di prezzo di acquisto e Saving Analisi dei dati sui
risultati: prezzo di acquisto, livelli qualitativi, condi- zioni contrattuali
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e che sia coerente con le richieste espresse dal cliente in termini di speci- fiche di prodotto, caratteristiche qualitative, tempi di consegna. Questa strategia deve essere coerente con la strategia delineata a livello corpo- rate, consentendo dunque di poter contribuire al raggiungimento degli obbiettivi societari. L’impostazione della strategia di progetto che viene definita dal team di lavoro, appositamente costituito, sotto l’approvazione del Direttore del dipartimento Acquisti e da tutti i responsabili dei dipar- timenti coinvolti nel progetto (Engenieering, Qualità, ecc..) vengono de- finiti gli obbiettivi, le responsabilità, le action plan con le relative scaden- ze (milestone), la definizione degli strumenti di controllo costante dei ri- sultati ottenuti per ogni fase del progetto, in modo tale da poter essere reattivi nel mettere a punto azioni correttive ( definizione dei KPI di pro- getto), la strategia di approvvigionamento viene delineata a seguito della costituzione di quella di progetto, in quanto avrà come obbiettivo quello di garantire il raggiungimento degli obbiettivi in termini di qualità e carat- teristiche dei prodotti da approvvigionare delineati in quest’ultima. 2- Definizione di un Budget annuale, che costituisce la base per la definizio-
ne dei piani di acquisto tarati su quelli di produzione, che possa costituire il riferimento dal quale è possibile definire i Target necessari per guidare l’intero processo di negoziazione dei prezzi e delle condizioni della forni- tura
3- Una volta realizzata la negoziazione e stipulati i Contratti di fornitura è importante effettuare un’analisi che evidenzi gli impatti che l’esito degli accordi avranno sulla performance aziendale. Nello specifico le analisi vengono condotte con lo scopo di evidenziare l’impatto sul risultato a- ziendale di eventuali Saving di prezzo rispetto ai target e ai valori di bu- dget analisi degli scostamenti, analisi del livello qualitativo, sulle con- dizioni di consegna pattuite e i termini di pagamento (analisi di Vendor Rating e di TOC total cost of ownership).
4- Redazione di report periodici che monitorino lo stato delle forniture e lo status delle relazioni con i fornitori.
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1.3.1 - FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE NEL PROCESSO DI AP- PROVVIGIONAMENTO DELL’AZIENDA ALFA
Purchasing Management: Comprende al suo interno diverse figure
con diversi compiti e responsabilità, tra cui il Direttore Acquisti, i Buyer, i Category Manager. La sua competenza inizia nel momento in cui viene ufficialmente commissionato all’azienda un nuovo progetto dal cliente,e finisce con la stipula del contratto di fornitura. Tale progetto una volta approvato dal management aziendale, viene presentato in un apposito meeting a tutte le funzioni che saranno coinvolte nello stesso (progetta- zione, finanza, acquisti, qualità), del progetto vengono definite le quan- tità il tempo di realizzo, il prezzo di vendita e il costo di produzione. Il Purchasing Management oltre a partecipare attivamente alla delineazione della strategia di approvvigionamento da adottare per lo specifico pro- getto, si occupa di accertarsi che vengano inviate le Richieste di quota- zione ai fornitori, e si occupa di analizzarle verificando che queste siano state inviate nei tempi e nelle condizioni richieste, infine partecipa alla negoziazione. E’ compito del Purchasing Management quello di convoca- re i fornitori eventualmente selezionati, per lo svolgimento di meeting nei quali vengono presi in esame gli aspetti tecnici del prodotto da approvvi- gionare, gli aspetti qualitativi e logistici. In fine il Purchasing Management verifica che vengano rispettati i Target di progetto definiti a priori e che rappresentano per ogni progetto l’obbiettivo da raggiungere. Tale Team interviene anche nel caso sia necessario apportare modifiche al design di prodotti per i quali è già stato avviato un processo di fornitu- ra, qualora sia necessaria la sostituzione del fornitore attuale, ed anche nel caso sia possibile fare modifiche al prezzo senza cambiare fornitore, ad esempio nel caso in cui viene suggerito al fornitore di effettuare una nuova selezione dei suoi sub - fornitori in quanto i loro prezzi di mercato risultano essere non concorrenziali.
Supplier Quality Managent: E’ una funzione presente soprattutto in
quelle aziende che hanno elevati standard qualitativi richiesti dai clienti per i prodotti approvvigionati da fornitori esterni, spesso collegati a si- stemi di gestione della qualità e il possesso di relative certificazioni quali- tà. Infatti il principale compito del team è quello di garantire il rispetto delle conformità dei prodotti approvvigionati al disegno per essi realizza- to al quale il fornitore deve scrupolosamente attenersi, verificare la capa- cità dichiarata dei fornitori e il possesso e rinnovo delle certificazioni. Ta- le funzione è strettamente legata alle garanzie di qualità dei prodotti ap- provvigionati. Infatti è quel team della funzione qualità, che specular-
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mente al team dedito alla qualità cliente, si occupa esclusivamente di tut- te le task riguardanti la qualità fornitori.
Cost Value Analist Team: Tale funzione viene coinvolta nella fase di
analisi e valutazione delle offerte inviate dai fornitori, il tram è composto da esperti sui processi di produzione tipici dei prodotti da approvvigiona- re, dei materiali utilizzati e i loro relativi prezzi di mercato, oltre ad avere buone conoscenze sulle tecnologie produttive. In genere essendo la filo- sofia aziendale quella di instaurare con i fornitori relazioni di partnership di lunga durata, si cerca di raggiungere con questi ultimi livelli di intera- zione tali da consentire la condivisione di informazioni sensibili, quali prezzo di acquisto dei materiali presso i sub fornitori, con dettagli di co- sto sulle lavorazioni realizzate sulle materie approvvigionate presso i sub fornitori, dettagli si costo dei processi produttivi, con lo scopo della con- divisione volta alla ricerca di continuo miglioramento dei processi.