Principi
Il Collegio sindacale ha l’obbligo di mantenere il segreto su tutte le informazioni acquisite nel corso del mandato professionale. Il segreto deve essere preservato sui fatti e documenti di cui i sindaci hanno avuto conoscenza in ragione del loro ufficio, anche a seguito della cessazione dalla carica.
Anche in considerazione di tale obbligo il collegio, nell’adempimento dei propri poteri e doveri, ha il diritto di ottenere informazioni su ogni questione attinente la gestione e l’amministrazione della società.
In caso di rifiuto di fornire informazioni da parte degli amministratori e/o di ostacoli alle richieste informative dei sindaci, qualora sussistano i presupposti dalla legge, il Collegio sindacale può, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea dei soci.
L’obbligo di segretezza viene meno in caso di azioni di responsabilità e in caso di denunzia di violazioni davanti all’Autorità Giudiziaria.
Riferimenti normativi
Artt. 2403 c.c., 2403-bis c.c., 2407, co. 1, c.c.; art. 622 c.p.
Criteri applicativi
Ai sensi dell’art. 2407, co. 1, c.c., ognuno dei membri che compongono l’organo di controllo deve mantenere il segreto in merito ai fatti ed ai documenti di cui egli ha conoscenza in ragione del proprio ufficio. La violazione del segreto d’ufficio attiene alla rilevazione di fatti o documenti sociali di cui i membri del Collegio sindacale prendono cognizione nello svolgimento del proprio ruolo di controllo. Il segreto ha ad oggetto in particolare informazioni e notizie che possono determinare vantaggi alla concorrenza, come ad esempio segreti industriali, condizioni a cui la società ha deciso di partecipare ad appalti pubblici o privati, particolari
65 rischi a cui la società è esposta. Altresì precluse agli organi di controllo sono rivelazioni a terzi di fatti o notizie che possano determinare discredito per la società.
Tenuto conto degli obblighi di cui sopra, che sopravvivono alla cessazione dell’incarico per tutto il tempo che permane l’interesse della società alla segretezza, e alle responsabilità civili e penali a cui sono sottoposti tutti i membri del Collegio sindacale che indebitamente rivelino le informazioni acquisite nel corso del mandato professionale, gli amministratori non possono creare nessun ostacolo alle richieste informative dell’organo di controllo formulate nell’ambito delle riunioni consiliari, dei comitati esecutivi, delle verifiche periodiche ed anche nell’ambito di eventuali ispezioni individuali, avendo facoltà di rifiutare l’accesso ad informazioni riservate solo agli ausiliari del collegio ex art. 2403-bis c.c.
Qualora ciò accadesse, i sindaci sono tenuti ad evidenziare tali ostacoli nei propri verbali periodici e, laddove il rifiuto a fornire informazioni venga manifestato in sede consiliare, a chiedere che di tale rifiuto ne venga data evidenza nei verbali delle adunanze del consiglio di amministrazione. Nei casi più gravi, devono evidenziare tali situazioni anche all’assemblea di bilancio, provvedendo a convocare la stessa nei casi di urgenza.
Nelle ipotesi in cui gli amministratori occultino documenti o con altri artifici impediscano o comunque ostacolino lo svolgimento delle attività di controllo attribuite al Collegio sindacale, i sindaci, devono informarne i soci in sede assembleare, nei casi più gravi convocando la stessa ai sensi dell’art. 2406 c.c., previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, mettendo i soci nelle condizioni di agire ai sensi dell’art. 2625 c.c.
La riservatezza viene meno anche quando i sindaci sono assoggettati ad azioni di responsabilità o nel caso di denunzie di reati commessi dagli amministratori di fronte all’Autorità Giudiziaria.
Commento
Il Collegio sindacale è tenuto ad espletare la propria attività di controllo in ogni fase della vita della società, gestionale ed amministrativa. Le notizie acquisite dall’organo di controllo nell’una e nell’altra fase, sia nell’ambito delle partecipazioni ai consigli di amministrazione ed ai comitati esecutivi (ex art. 2405 c.c.), sia nell’ambito delle verifiche periodiche e delle ispezioni individuali, non possono essere rivelate a soggetti estranei al consiglio di amministrazione ed agli altri membri del Collegio sindacale. Ciò vale, a livello civilistico, per le espresse previsioni dell’art. 2407, co. 1, e a livello penale per la configurazione del reato di rivelazione di segreto professionale di cui all’art. 622 c.p. che punisce la condotta di chiunque, acquisendo informazioni nell’ambito del proprio ufficio, riveli a terzi le stesse senza giusta causa o le impieghi per il proprio o altrui
66 profitto e tale rilevazione provochi nocumento alla società. Per i sindaci, va ricordato che l’art. 622, co. 2, c.p. prevede peraltro un aggravio di pena.
Non pare invece ammissibile per il collegio attivarsi ex art. 2625 c.c., essendo previsto a riguardo che il potere di querela nei confronti degli amministratori riguardi unicamente i soci. È tuttavia potere dei sindaci informare i soci in assemblea in tema di ostacolo ai controlli, convocando eventualmente la stessa in virtù dei fatti censurabili adducibili agli amministratori ex art. 2406 c.c.
Le rilevanti conseguenze, civili e penali, a cui soggiace il Collegio sindacale che riveli indebitamente (non solo per iscritto, ma anche verbalmente) a creditori e terzi fatti e notizie apprese nell’ambito della propria attività di controllo, pone in capo agli amministratori l’obbligo di fornire ai sindaci tutte le informazioni che essi richiedano.
67 4. PARTECIPAZIONE ALLE RIUNIONI DEGLI ORGANI SOCIALI
La sezione 4 si pone l’obiettivo di definire i rapporti tra il Collegio sindacale e gli altri organi della società, come individuati nell’art. 2405 c.c. Particolare attenzione viene dedicata, nella Norma 4.1, al ruolo dei sindaci nelle assemblee speciali, mentre la Norma 4.2 si sofferma sulla rilevanza dei flussi informativi nel consiglio di amministrazione e nei comitati esecutivi, evidenziando i comportamenti a cui il Collegio sindacale è tenuto nel caso in cui le decisioni vengano assunte sulla base di carenti informazioni. Un’importante novità è rappresentata dalla Norma 4.3 che si sofferma sulla vigilanza dei sindaci nelle delicate situazioni di società gestite da un amministratore unico.
Norma 4.1. Partecipazione all’assemblea dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti, all’assemblea degli