SISTEMA DI RESPONSABILITA’ CONNESSO ALLA GESTIONE DEL BUDGET : GLI ORGANISMI AZIENDALI PROTAGONISTI DELLA

PROCEDURA

Di seguito si evidenzia la descrizione delle strutture e degli organismi aziendali chiamati a supportare il ciclo di programmazione e controllo dell’Azienda:

Il Comitato di Budget ha un ruolo molto importante all’interno dell’Azienda Sanitaria Livornese è infatti l’organo collegiale di supporto alla Direzione Generale atto a garantire che le diverse funzioni di programmazione e controllo aziendali, per quanto distinte e diversificate, vengano svolte in maniera integrata, assicurando omogeneità all’intero processo. In particolare al Comitato Budget vengono assegnate le seguenti funzioni:

 negoziazione con i livelli di articolazione del budget individuati, degli obiettivi e delle risorse a tal fine attribuite, in attuazione degli indirizzi formulati dal Direttore Generale;

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 monitoraggio in corso d'anno dello stato di avanzamento degli obiettivi programmati e, sulla base di questi, promozione di apposite azioni correttive tese ad assicurare il raggiungimento dei risultati attesi;

 verifica dei risultati raggiunti al termine del periodo di riferimento rispetto agli obiettivi programmati ed alle risorse a tal fine utilizzate;

 supporto conoscitivo all’Organismo Indipendente di Valutazione della Performance in ordine ai dati contabili e ai dati di attività concernenti le diverse strutture organizzative aziendali, nonché la propria collaborazione e consulenza per approfondimenti ed ulteriori elaborazioni sui dati medesimi.

In coerenza con quanto previsto dalla normativa regionale (cfr. l’articolo 48 della LR 8 marzo 2000 n.22, confermato dall’art.56 della Legge Regionale 24 febbraio 2005 n. 40) che attribuisce la funzione di controllo direzionale al Direttore Generale con il supporto delle apposite strutture organizzative di staff il Comitato di Budget è presieduto dal Direttore Sanitario e dal Direttore Amministrativo (per i relativi ambiti di competenza) ed è composto da:

 Responsabile dello Staff della Direzione Aziendale / Sanitaria

 Direttori di Zona-distretto

 Direttori di Presidio Ospedaliero

 Responsabile Area Amministrativa

 Direttore S.C. Politiche del personale

 Direttore S.C. Controllo di gestione

 Direttore S.C. Gestioni economiche e finanziarie

Il Comitato può altresì avvalersi, per l’esercizio delle suddette funzioni, di tutte le professionalità presenti nei vari settori aziendali.

Qualora il Comitato di Budget non venga formalmente costituito, le funzioni di negoziazione e controllo dei budget si considerano proprie delle strutture organizzative di cui sopra, ciascuno con riferimento al

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proprio ambito di competenza ed il coordinamento dell’intero processo viene assunto dal Responsabile dello Staff della Direzione Aziendale. Il secondo organo che andremo ad analizzare è l’Organismo indipendente di valutazione della performance il quale è composto da 3 membri particolarmente esperti nel settore di Economia Sanitaria e nei controlli nelle pubbliche amministrazioni. L’Organismo esprime valutazioni relativamente a:

 i risultati di gestione del responsabile di struttura complessa e semplice ove ci sia gestione di risorse;

 i risultati raggiunti da tutti i dirigenti in relazione agli obiettivi di budget assegnati ai fini dell'attribuzione della retribuzione di risultato.

L’ Organismo deputato al Controllo di gestione ha il compito di supportare la Direzione Aziendale e le strutture organizzative dell’azienda nella gestione efficace ed efficiente del sistema di programmazione e controllo. Collabora in particolare nel processo di budget:

 assicurando supporto alla formulazione dei piani e dei programmi aziendali;

 supportando l’avvio della fase di negoziazione attraverso l’elaborazione delle proposte di Budget;

 fornendo alle strutture di riferimento le informazioni e i dati necessari al controllo delle attività, attraverso la produzione di specifici report, al fine di verificare il raggiungimento dei risultati, la compatibilità con le risorse disponibili e consentire l’eventuale attivazione di interventi correttivi;

 partecipando alla programmazione economica di esercizio a seguito della negoziazione tra Direzione Generale e strutture responsabili degli obiettivi di budget;

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L’Organismo dedicato alle Politiche del personale supporta la Direzione Aziendale e le strutture organizzative dell’azienda nella gestione efficace ed efficiente del sistema di programmazione e controllo, anche in collaborazione con il Controllo di gestione. In particolare nel processo di budget:

 collabora con il Controllo di gestione nella fase supporto al monitoraggio ed alla valutazione dei risultati;

 applica i risultati della fase di valutazione.

L’ Organismo addetto alle Gestioni economiche e finanziarie assicura che i vincoli di bilancio sia economici che finanziari e patrimoniali siano coerenti con quanto assegnato a budget ai centri di responsabilità, anche in collaborazione con il Controllo di gestione. In particolare nel processo di budget:

 collabora con il Controllo di gestione nella fase supporto alla definizione degli obiettivi ed al monitoraggio dei risultati;

 garantisce la coerenza dei risultati di monitoraggio con il riepilogo del monitoraggio del conto economico aziendale (modello CE).

Essere gestori di risorse e Centri di Budget porta alla titolarità del Budget e della relativa definizione, attraverso il processo di negoziazione con la Direzione Aziendale, di specifici obiettivi di costo/ricavo con la responsabilizzazione rispetto al raggiungimento degli obiettivi stessi della gestione dei fattori produttivi di competenza. Non tutti i fattori produttivi dell’Azienda possono opportunamente essere assegnati ai Centri di Responsabilità “produttivi” in quanto non sempre, tali strutture, sono in grado di controllarli.

È per tale ragione che gli obiettivi economici relativi ai fattori produttivi cui fa riferimento il sistema di costi/ricavi dell’azienda Usl 6 di Livorno sono in parte assegnati ai Centri di Responsabilità “produttivi”, ciascuno per la quota di competenza fissata in fase di negoziazione, in parte alle strutture tecnico/amministrative dell’Azienda. Quindi:

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 i Centri di Responsabilità produttivi di 1° e di 2° livello sono Centri di Budget in quanto hanno la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi negoziati con la Direzione Aziendale in merito ai fattori produttivi che possono direttamente controllare;

 le strutture tecnico amministrative centrali possono assumere la valenza di Centri di Budget limitatamente ai fattori produttivi direttamente assegnati ai Gestori di Risorse per i fattori produttivi assegnati ai Centri di Responsabilità produttivi rispetto ai quali garantiscono in particolare le funzioni di programmazione e monitoraggio della spesa.

Viene così a delinearsi una struttura di Budget articolata su due dimensioni: una prima dimensione basata su un Budget specifico per Centro di Responsabilità “produttivo” (Aree funzionali, Dipartimenti, Unità operative e Sezioni a valenza dipartimentale): sommatoria degli obiettivi economici di Budget relativi a tutti i fattori produttivi assegnati alle proprie strutture in quanto da queste “controllabili”; una seconda dimensione diversamente basata su un Budget

“trasversale” assegnato a ciascuna delle strutture tecnico-amministrative aziendali: è un Budget omogeneo per “natura” di costo/ricavo ed è la risultante degli obiettivi economici di Budget relativi ai fattori produttivi direttamente gestiti (per i quali la struttura assume valenza di Centro di Budget) e dei fattori produttivi per i quali la struttura assume il compito di Gestore di Risorse. Ai “Gestori di Risorse”, così come sopra definiti, sono attribuite le funzioni di programmazione e monitoraggio della spesa ed in particolare, raccordandosi con i Centri di Responsabilità titolari di Budget, spetta il compito di:

 predisporre le previsioni annuali di Bilancio;

 effettuare il monitoraggio degli obiettivi di spesa e predisporre azioni di miglioramento dei ricavi e/o contenimento dei costi;

 segnalare eventuali scostamenti rispetto alla previsione.

L’elenco dei gestori di risorse e l’attribuzione dei fattori produttivi di competenza è riportata all’allegato 1 del presente documento e varia in funzione delle modifiche all’organizzazione aziendale.

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Nella figura di seguito riportata viene schematizzata l’articolazione del Budget aziendale con evidenza dei ruoli e delle connessioni tra Centri di Budget e Gestori di Risorse:

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LE MODALITA’ OPERATIVE DI REDAZIONE DELLA