Sito della rete

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Figura 4.1 - Flusso di gestione della conoscenza

4.5 Sistemi di comunicazione con la rete di rilevazione

Uno degli aspetti importanti della rilevazione censuaria è quello della comunicazione con gli organi censuari al fine di informarli tempestivamente sugli aspetti salienti della rilevazione e di fornire loro gli atti ufficiali (Piano generale di censimento, circolari, informative, eccetera.) di regolamentazione delle attività. Per raggiungere l’obiettivo è stato predisposto un sito apposito nel quale raccogliere la documentazione censuaria. Il “Sito della rete” ha rappresentato lo strumento principale ma, a disposizione in special modo degli Ucc e degli Upc, è stato anche creato un indirizzo di posta elettronica generale da utilizzare insieme agli indirizzi email di riferimento dei Rit di competenza territoriale.

4.5.1 Sito della rete

La funzione principale del sito della rete è stata quella di avere in un unica area tutta la documentazione relativa alle attività da svolgere, esso è inoltre servito a comunicare giornalmente eventuali cambiamenti organizzativi di cui si dava avviso mediante news. Nel sito è stato inserito inoltre il collegamento diretto per accedere al Sistema di gestione della rilevazione (Sgr) rendendo più agevole l’utilizzo degli strumenti a disposizione.

L’accesso al sito https://censimentopopolazione.istat.it/rete avveniva tramite l’inserimento di username e password inviate precedentemente ai responsabili degli Ucc di tutti i comuni.

Il sito è stato strutturato in più pagine suddivise in argomenti. Figura 4.3 - Home page del sito della rete

La pagina Home conteneva le news, ordinate per data di inserimento in modo che gli operatori fossero sempre aggiornati sulle eventuali novità pubblicate. Inoltre, uno specifico link consentiva di accedere all’archivio delle news.

La sezione Materiale di rilevazione era dedicata alla conservazione di tutto il materiale di supporto alla rilevazione sul campo. Includeva i fogli di famiglia, sia in Italiano che tradotti nelle 19 lingue, i fogli di convivenza, i modelli di edificio, la guida alla compilazione, le lettere informative, e il rimanente materiale di supporto alla rilevazione (ricevuta di consegna del questionario, manifesto, eccetera.).

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Figura 4.4 - Sezione “Materiale di rilevazione”

Nell’area strumenti era possibile accedere ai link del navigatore delle professioni e del navigatore delle attività economiche (classificazioni Ateco), il primo utile a identificare la corretta classificazione della propria professione, il secondo a identificare la giusta attività economica. Figura 4.5 - Sezione “Strumenti”

Sotto l’etichetta Documenti si poteva trovare tutta la documentazione ufficiale di riferimento per la conduzione delle operazioni censuarie: Piano generale di censimento, circolari, i manuali di rilevazione, le norme nazionali e internazionali che hanno regolato il censimento.

Figura 4.6 - Sezione “Documenti”

È stata creata una area dedicata alle Domande&Risposte sugli argomenti più frequenti (Faq) e le definizioni sui concetti base (famiglia, convivenza, edificio). Le domande, organizzate per categorie, erano direttamente linkate alla pagina di interesse. Per facilitare la navigazione all’interno dell’area è stato inserito un motore di ricerca, attraverso il quale digitando una parola chiave era possibile visionare tutte le Faq relative all’argomento. Le Domande&Risposte potevano essere memorizzate localmente in un foglio elettronico.

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Figura 4.7 - Sezione “Domande&Risposte”

Come ulteriore ausilio alle attività di rilevazione sono stati realizzati alcuni video tutorial sui più importanti concetti censuari e sulle principali attività di rilevazione. I video sono stati collezionati nell’area Video.

Figura 4.8 - Sezione “Video”

Di fondamentale importanza per la rete è stata la parte dedicata ai contatti dei Rit di riferimento. Attraverso un motore di ricerca per Regione, Provincia e Comune ogni operatore comunale o provinciale poteva individuare immediatamente il nominativo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail del proprio referente territoriale Istat. Viceversa, i Rit potevano individuare le informazioni relative ai comuni loro assegnati. Ogni variazione dei componenti della rete veniva aggiornata in tempo reale.

Figura 4.9 - Sezione “Contatti”

L’area dedicata alla formazione consentiva l’accesso alla piattaforma di e-learning interattiva on line (realizzata in ambiente open source dokeos).

Il sito della rete è stato utilizzato come strumento di invio di informazioni molto dettagliate utili alla rilevazione. Nell’area Questionari in giacenza sono stati caricati i file (.xls) degli elenchi dei questionari restituiti dalle famiglie agli Uffici postali ma non consegnati ai comuni e nell’area Questionari non consegnati sono stati messi a disposizione i file (.xls) per comune con le liste dei questionari non consegnati alle famiglie da Poste italiane.

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4.5.2 Posta elettronica

Per il censimento del 2011 sono stati utilizzati tre indirizzi di posta elettronica. Il primo dedicato alla rete di rilevazione ([email protected]), attraverso il quale sono stati veicolati tutti i documenti ufficiali del Censimento (Pgc, circolari, informative e comunicazioni, eccetera.) e forniti tutti i necessarie chiarimenti normativi operativi, metodologici, organizzativi e tecnici. Inoltre, è stato istituito uno specifico servizio di help-desk telefonico e telematico⁴⁶, canali attraverso i quali è stato possibile richiedere informazioni e assistenza. Entrambi i servizi sono stati operativi per tutto il periodo del censimento e hanno garantito agli operatori tutte le spiegazioni e le chiarificazioni sull’utilizzo dei sistemi. Il terzo canale è stato dedicato ai rispondenti che hanno potuto interagire direttamente con l’Istituto su ogni argomento censuario.

L’indirizzo di posta elettronica dedicato alla rete ha registrato l’arrivo di 38.566 messaggi di cui 18.962 (49,2 per cento) dall’interno dell’Istat (Urc, Rit, eccetera.) e 19.604 (50,8 per cento) da parte degli Ucc. Dallo stesso account sono invece state inviate 28.079 email, tra invii di circolari o informative e risposte alle domande, queste ultime in genere inviate a tutta la rete di rilevazione. 4.6 Contact center integrato

Il Contact center ha costituito uno dei servizi fondamentali per lo svolgimento delle operazioni censuarie. Ha rappresentato infatti il primo dei contatti diretti con i cittadini, fornendo chiarimenti e informazioni su tutti gli aspetti della rilevazione. La possibilità data ai cittadini di entrare in contatto con l’Istituto, anche se indirettamente, ha consentito da un lato di comunicare ulteriormente l’importanza del censimento convincendo i dubbiosi e, dall’altra, di acquisire informazioni e opinioni utili ad un futuro utilizzo di servizi simili.