LE ULTERIORI FASI DELLA SPESA

Se l’impegno di spesa subisce una sostanziale rivoluzione nell’ambito della revisione del sistema contabile pubblico in esame, non altrettanto accade con riferimento alle altre fasi della spesa e cioè liquidazione, ordinazione e pagamento.

Queste, di fatto, restano ancorate al precedente dispositivo normativo con piccole modifiche che, comunque non ne cambiano le precedenti caratteristiche.

9.7.1 La Liquidazione

La liquidazione è disciplinata dall’articolo 184 del D. Lgs. 267/2000 e così come nel richiamato articolo precisato, costituisce la fase del procedimento con la quale, in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto del creditore, si determina la somma da pagare nei limiti dell'ammontare dell'impegno definitivo assunto.

In altri termini con la liquidazione l’obbligazione giuridica subordinata al verificarsi di un evento (prestazione del terzo) propria dell’impegno di spesa assume le caratteristiche di un debito.

Infatti proseguendo nella lettura del testo di legge e del principio contabile 4/3 nel punto 6 viene evidenziato che la liquidazione è registrata contabilmente quando l’obbligazione diviene effettivamente esigibile, e cioè solo dopo che il soggetto ordinante e, più in generale l’ente, ha provveduto alla verifica della completezza della documentazione prodotta e della idoneità della stessa a comprovare il diritto di credito del creditore.

Detto diritto corrispondente ad una spesa che è stata legittimamente posta a carico del bilancio e è stata regolarmente impegnata.

Si ricorda che:

- per registrazione contabile si intende qualsiasi forma di evidenza contabile che consente di identificare le spese liquidate, distinguendole da quelle non liquidate;

- la natura esigibile della spesa è determinata sulla base dei principi contabili applicati riguardanti le singole tipologie di spesa. In ogni caso, possono essere considerate esigibili, e quindi liquidabili ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 118/2011, le spese impegnate nell’esercizio precedente, relative a prestazioni o forniture rese nel corso dell’esercizio precedente,

- le cui fatture pervengono nei due mesi successivi alla chiusura dell’esercizio

o per le quali il responsabile della spesa dichiara, sotto la propria responsabilità valutabile ad ogni fine di legge, che la spesa è liquidabile in quanto la prestazione è stata resa

o la fornitura è stata effettuata nell’anno di riferimento.

Al fine di poter attestare la liquidabilità della somma richiesta il principio contabile 4/1 relativo alla competenza finanziaria applicata prevede che debba essere verificato che:

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• i documenti di spesa prodotti siano conformi alla legge, comprese quelle di natura fiscale, formalmente e sostanzialmente corretti;

• le prestazioni eseguite o le forniture di cui si è preso carico rispondano ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini e alle altre condizioni pattuite;

• l’obbligazione sia esigibile, in quanto non sospesa da termine o condizione.

Anche se non disciplinata dal legislatore, una corretta attività di liquidazione dovrebbe articolarsi in tre differenti fasi:

a) la liquidazione tecnica, che consiste nella verifica, da parte del responsabile del pro-cedimento, della regolarità qualitativa e quantitativa della fornitura o prestazione, nonché dei prezzi concordati e delle altre eventuali condizioni contrattuali, sulla scorta dei buoni d’ordine o atti amministrativi specifici. Tale verifica può risultare da una relazione, da un verbale, da una certificazione ovvero da un “visto” apposto sulla fattura;

b) la liquidazione amministrativa, che consiste nell’adozione, da parte del responsabile del servizio competente, del provvedimento formale con il quale, sulla base della documentazione giustificativa, riconosce il diritto acquisito del creditore e dispone la liquidazione in suo favore dell’importo dovuto con riferimento all’impegno assunto ed al pertinente stanziamento di bilancio;

c) la liquidazione contabile, che consiste nel rilascio del visto di liquidazione contabile, da parte del Responsabile del Servizio Finanziario, secondo le modalità e nei termini del regolamento dell’ente, sulla scorta di tutti i documenti giustificativi fatti pervenire dal responsabile proponente.

L’atto di liquidazione o in alternativa la nota di liquidazione19,che conclude la cosiddetta “liquidazione tecnica” sottoscritto dal responsabile del servizio, è trasmesso, con tutti i relativi documenti giustificativi ed i riferimenti contabili, al Servizio Finanziario per i conseguenti adempimenti dovrà contenere i seguenti elementi minimi:

a) il creditore o i creditori; b) la somma dovuta;

c) le modalità di pagamento;

d) gli estremi del provvedimento di impegno divenuto esecutivo; e) il capitolo o l’intervento di spesa al quale la stessa è da imputare; f) l’eventuale differenza da ridurre rispetto alla somma impegnata; g) l’eventuale scadenza;

h) il visto di liquidazione tecnica di cui all’articolo seguente. Al fine di snellire le procedure di spesa si consiglia:

- di non utilizzare le determinazioni anche per le liquidazioni ma di sostituire queste ultime con delle Note di liquidazione non soggette a registrazione e pubblicazione all’albo pretorio;

- in alcuni casi limitarsi ad apporre la firma del responsabile del servizio competente sul documento contabile riportando sullo stesso tutti gli elementi già elencati con riferimento alla determinazione di liquidazione.

19 Al fine di snellire le procedure di spesa si consiglia di non utilizzare le determinazioni anche per le liquidazioni ma di sostituire queste ultime con delle Note di liquidazione immediatamente non soggette a registrazione e pubblicazione all’albo pretorio.

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9.7.2 L’Ordinazione

La fase che segue la liquidazione della spesa resta l’ordinazione.

L’ordinazione, disciplinata dall’articolo 185 del D. Lgs. 267/2000 come modificato dal D. Lgs. 126/2014, consiste nella disposizione impartita al tesoriere dell’ente di provvedere al pagamento ad un soggetto specificato.

L’atto che contiene l’ordinazione è detto “mandato di pagamento o ordinativo di pagamento” e deve contenere tutti gli elementi informativi previsti dall’ordinamento e da eventuali altre disposizioni normative e regolamentari.

In particolare, il mandato di pagamento deve riportare : a) la denominazione dell’Ente;

b) il numero progressivo del mandato di pagamento per esercizio finanziario; c) l’esercizio finanziario e la data di emissione;

d) l’indicazione del creditore o dei creditori o di chi per loro è tenuto a rilasciare quietanza, con eventuale precisazione degli estremi necessari per l’individuazione dei richiamati soggetti nonché del codice fiscale o Partita iva ove richiesto;

e) l’ammontare della somma lorda - in cifre e in lettere - e netta da pagare; f) la causale del pagamento;

g) la codifica di bilancio;

h) missione, programma e titolo di bilancio, capitolo e articolo su cui effettuare il pagamento;

i) il codice SIOPE,

j) la corrispondente dimostrazione contabile di disponibilità dello stanziamento, sia in caso di imputazione alla competenza, sia in caso di imputazione ai residui (castelletto);

k) gli estremi del documento esecutivo in base al quale è stato emesso il mandato di pagamento;

l) l’eventuale indicazione della modalità agevolativa di pagamento prescelta dal beneficiario con i relativi estremi;

m) le indicazioni per l’assoggettamento o meno all’imposta di bollo di quietanza;

n) l’annotazione, nel caso di pagamenti a valere su fondi a specifica destinazione: “Vincolato” o “pagamento da disporre con i fondi a specifica destinazione” o altra annotazione equivalente. In caso di mancata annotazione il Tesoriere non è responsabile ed è tenuto indenne dall’Ente in ordine alla somma utilizzata e alla mancata riduzione del vincolo medesimo;

o) la data, nel caso di pagamenti a scadenza fissa, il cui mancato rispetto comporti penalità, nella quale il pagamento deve essere eseguito;

p) l’eventuale annotazione “esercizio provvisorio” oppure: “pagamento indilazionabile - gestione provvisoria”;

q) i codici della transazione elementare di cui agli articoli da 5 a 7 del decreto legislativo 23 giugno 2011, n. 118;

108 r) l’identificazione delle spese non soggette al controllo dei dodicesimi di cui all’articolo

163, comma 5, in caso di esercizio provvisorio.

Ogni mandato di pagamento è corredato di documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi, dai buoni di carico, quando si tratta di magazzino, dalla copia degli atti d'impegno o dall'annotazione degli estremi dell'atto di impegno, dalle note di liquidazione e da ogni altro documento che giustifichi la spesa.

La documentazione della spesa è allegata al mandato successivamente alla sua estinzione ed è conservata agli atti per non meno di dieci anni.

E’ interessante segnalare la precisazione contenuta dal principio contabile 4/1 in merito all’autonomia dell’ordinazione rispetto alla fase precedente di liquidazione:

- la liquidazione è registrata quando l’obbligazione è esigibile;

- l’ordinazione quando si decide di pagare l’obbligazione già in precedenza esigibile.

9.7.3 Pagamento

Il pagamento, infine, costituisce l’ultima fase del procedimento di erogazione della spesa. Esso si realizza nel momento in cui il tesoriere, per conto dell’ente, provvede ad estinguere l’obbligazione verso il creditore.

Ne consegue che il pagamento può aver luogo solo se il relativo mandato risulta regolarmente emesso nei limiti dello stanziamento di spesa del pertinente capitolo del bilancio. A tale fine, l’ente deve trasmettere al tesoriere copia del bilancio approvato e divenuto esecutivo, nonché copia di tutte le deliberazioni, dichiarate o divenute esecutive, di modifica delle dotazioni di competenza del bilancio annuale, comprese quelle relative ai prelevamenti dal fondo di riserva.

Si noti , come, a differenza del passato, il legislatore nell’articolo 7, comma 1, lettera b), del decreto legislativo 23 giugno 2011 n. 118, ha introdotto , in modo esplicito il divieto di procedere alla temporanea contabilizzazione dei pagamenti tra le partite di giro/servizi per conto terzi.

Per quanto riguarda le modalità di estinzione i mandati possono essere estinti, su richiesta scritta del creditore e con espressa annotazione riportata sui mandati stessi, con una delle seguenti modalità:

- accreditamento in conto corrente bancario o postale intestato al creditore. La ricevuta postale del versamento effettuato, allegata al mandato, costituisce quietanza del creditore. Nel caso di versamento su conto corrente bancario, costituisce quietanza la dichiarazione del tesoriere annotata sul mandato ed attestante l’avvenuta esecuzione dell’operazione di accreditamento;

- commutazione in assegno circolare non trasferibile a favore del creditore, da spedire al richiedente con lettera raccomandata con avviso di ricevimento e con spese a carico del destinatario. In tal caso costituisce quietanza del creditore la dichiarazione del tesoriere annotata sul mandato con l’allegato avviso di ricevimento;

- commutazione in vaglia postale ordinario o telegrafico o in assegno postale loca-lizzato, con tassa e spese a carico del richiedente. In tal caso costituisce quietanza liberatoria la dichiarazione del tesoriere annotata sul mandato con l’allegata ricevuta di versamento rilasciata dall’ufficio postale.