LETTERA COMMERCIALE – teoria

ESERCITAZIONE DI INFORMATICA – LE LETTERE COMMERCIALI

Una lettera commerciale è una comunicazione formale tra due enti, o persone fisiche, o persone giuridiche. Ha una precisa struttura e un proprio corretto linguaggio.

Esempio:

Costruzioni Muracemento S.R.L.

Spett.le

Ristorante “Lo Squalo” s.n.c. Via Caterina, 37

55049 – Viareggio (Lu) Firenze, 10 luglio 2018 Riferimenti: Vs mail del 10 luglio 2018

Oggetto: Invio preventivo Con la presente,

in merito alla Vostra richiesta a noi pervenuta stamani via mail, siamo lieti di inviarVi in allegato il preventivo per la ristrutturazione del Vostro ambiente cucina.

Vi ricordiamo che, nel totale, sono inclusi gli oneri dovuti alla manodopera, ma sono esclusi i costi dovuti al disbrigo delle pratiche catastali da effettuarsi a Vostro carico presso il Comune di Viareggio. Tali pratiche, necessarie per l’avvio dei lavori, sono

1. Dichiarazione di conformità per attività site a meno di Km 1 dal mare (Art. 1, comma ter, ex legge 234/15 del 15/06/2015).

2. Accettazione pratica da parte dell’Ufficio Urbanistico del Comune di Viareggio per la ristrutturazione (Art. 5, comma bis, ex legge 234/15 del 15/06/2015).

Rimanendo a Vostra disposizione per qualsiasi chiarimento, porgiamo distinti saluti.

Costruzioni Muracemento S.R.L.

Il MITTENTE (S/C) è colui che invia la lettera. Nel caso di una persona giuridica (azienda ecc…) oltre all’indirizzo, numero di telefono, mail, Partita IVA e altri dati, generalmente è inserito anche un logo.

Il DESTINATARIO (T) è colui al quale è inviata la lettera. Come prima, è obbligatorio scrivere l’indirizzo completo (non è necessario logo).

LUOGO E DATA (D se ci sono riferimenti; D/S se non ci sono riferimenti) di quando il mittente scrive la lettera.

(*) RIFERIMENTI: (S) va inserito quando il motivo per cui si scrive una lettera commerciale fa riferimento ad un documento formale ben preciso (ad es. una fattura, una bolletta, un atto notarile, un DDT)

(*) L’OGGETTO è il motivo per cui si scrive la lettera

L’APERTURA (T) è una scrittura formale con cui si inizia la lettera

Il CORPO DELLA LETTERA (G e con rientro tabulato all’inizio di ogni paragrafo come quello dell’apertura) è il contenuto esplicito del messaggio.

CHIUSURA E SALUTI (T come l’apertura): si scrive in modo formale un breve saluto.

FIRMA DEL MITTENTE: (S/T) In genere si scrive, anche con un carattere più piccolo rispetto al corpo della lettera, di nuovo il nome del mittente oppure del suo legale rappresentante, e sopra di essa si fa una firma.

(*) ALLEGATI: Si inseriscono i dati di eventuali documenti accompagnatori della lettera (in genere scritti con carattere più piccoli rispetto a quelli della lettera

N.B. REGOLE DA SEGUIRE PER LA CORRETTA SCRITTURA DI UNA

LETTERA COMMERCIALE

Luogo e data: si scrive sempre prima il luogo, virgola, e poi la data

L’oggetto deve essere il più possibile sintetico ed esauriente: lo si può sottolineare o renderlo in grassetto.

Nelle lettere commerciali, se il destinatario è una persona giuridica, ci si rivolge ad esso sempre dando del “Voi”, e ogni riferimento va sempre scritto con la lettera maiuscola: Vi informiamo che, siamo ad avvertirVi che, siamo a sollecitarVi di, come da Vostra richiesta ecc… Se invece è una persona fisica, ci si può rivolgere usando sia il “Voi” che il “Lei”, con lo stesso uso delle maiuscole: La informiamo che, siamo ad avvisarLa che, come da Sua richiesta. Modi in cui si può iniziare l’apertura: Gentile Cliente, Gentile Fornitore, Spettabile Ditta, Con la presente, Con la presente siamo lieti di informarVi che, Gentile Sig. Rossi, Egregio Sig. Rossi…

Il corpo della lettera deve essere scritto nel modo più formale e distaccato possibile, evitando toni di confidenza, discorsi troppo lunghi, parole volgari e linguaggi inappropriati. La chiusura e i saluti possono essere espressi con le seguenti modalità:

Cordiali Saluti, Distinti Saluti,

RingraziandoVi, porgiamo distinti (cordiali) saluti Cordialità