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Manuale BaccoMagazzino
Il programma BaccoMagazzino è stato sviluppato dalla VERONA SOFTWARE S.r.l, con lo scopo di realizzare una gestione del magazzino specifica per il settore della ristorazione. La gestione del magazzino non prevede l’aspetto contabile, ma è volta al controllo degli articoli caricati. La gestione automatizzata dello scarico, prevede di avere in input le consumazioni giornaliere, provenienti dalla procedura gestionale applicativa Bacco. In tal modo, infatti, si riesce attraverso lo scarico automatico delle consumazioni dei Clienti da Bacco, a controllare efficientemente ed efficacemente i prodotti caricati a magazzino. In sintesi, lo scopo principale è dare la possibilità alla direzione del locale di controllare la gestione del locale. Si consiglia, in una prima fase, di tenere sotto controllo il beverage (bottiglie di vino, lattine,…) più facile da gestire e controllare, e rinviare ad una seconda fase la gestione del food, dopo aver preso confidenza con le funzionalità del programma, peraltro molto intuitivo.
Installazione.
Al primo avvio il programma chiede la locazione dell’archivio principale (Magazzino.bac) e il nome del file d’importazione da usare quando si esegue lo scarico automatico delle consumazioni da Bacco. Il nome di questo file è quello dato dalla procedura BaccoImpExp. I dati richiesti vengono memorizzati nel registro di Windows, nella sezione HKEY_CURRENT_USER \ Software \ VB and VBA Program Settings \ BACCOMAGAZZINO \ ENVIRONMENT. E’ comunque sempre modificabile all’interno del programma accedendo al menù
‘Amministratore’, dopo aver digitato la password corretta.
UTILIZZO
Il programma BaccoMagazzino è suddiviso logicamente in 3 sezioni: la prima riguarda la gestione degli anagrafici, la seconda riguarda le operazioni da effettuare (carichi, scarichi, …), la terza riguarda le visualizzazioni dei dati. Esaminiamole una ad una.
ANAGRAFICO
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PRODOTTI (materie prime):
Nell’Anagrafico Prodotti (materie prime) vengono memorizzate le materie prime per le quali si desidera avere un controllo (mozzarella, pomodoro, birra,..) e che verranno scaricate automaticamente dalla importazione delle consumazioni da Bacco, oppure anche manualmente. Queste materie prime saranno gli ingredienti componenti dei singoli piatti. I codici da inserire nell’Anagrafico NON hanno nessun collegamento con i codici di Bacco e possono perciò avere una numerazione autonoma. I dati necessari nell’Anagrafico, oltre al codice, sono la descrizione, e il gruppo d’appartenenza; quest’ultimo è importante per la gestione a gruppi dei dati (bevande, vini bianchi,…). Qualora mancasse un gruppo, occorre prima entrare nell’Anagrafico Gruppi e crearlo.
Di seguito sono descritti brevemente alcuni dei principali dati presenti in anagrafico.
Il campo ‘Giacenza minima’ se impostato ad un valore maggiore di zero permette di gestire il sotto scorta: in particolare evidenzia quando si visualizzano le giacenze i prodotti con giacenza inferiore a quella impostata. Può perciò essere utilizzato per monitorare alcuni articoli e gestire le scorte minime.
E’ possibile scegliere il codice dell’articolo, oppure premendo ‘AutoInserimento’, viene visualizzato il primo codice da utilizzare, che corrisponde all’ultimo codice utilizzato + 1.
I campi ‘Da Codice’ e ‘A Codice’, sono utilizzati per effettuare la cancellazione degli articoli selezionati.
In caso di gestione multimagazzino, è possibile gestire la giacenze per magazzino; in particolare, la giacenza visualizzata in Anagrafico è quella complessiva, mentre la suddivisione fra i vari magazzini secondari viene riportata nella griglia di dettaglio.
Ovviamente anche la gestione degli articoli sotto scorta è possibile impostarla per ogni magazzino.
Il campo Unità d’Ordine, permette di utilizzare la funzionalità di carico/scarico multiplo di materie prime. In particolare, ad esempio, se l’utente deve caricare 15 cartoni di lattine, ognuno composto da 24 pezzi, può definire l’Unità d’Ordine
‘CARTONI DA 24 PEZZI’ ed utilizzarla quando effettua il carico manuale della merce: il sistema provvederà automaticamente a moltiplicare la quantità per il valore definito (in questo caso 24) e creerà un movimento di carico di 10 x 24 = 240 pezzi.
Inoltre nella visualizzazione dei movimenti, è possibile raggruppare gli stessi per
‘UNITA’ D’ORDINE’, in modo da avere un immediato riscontro ed effettuare controlli più rapidi.
GRUPPI:
I Gruppi merceologici hanno lo scopo di raggruppare le materie prime al fine di ottenere una gestione organica nelle visualizzazioni delle materie prime. E’ infatti possibile visualizzare i movimenti o le giacenze per gruppo, in modo da raggruppare prodotti omogenei. La gestione dell’archivio è intuitiva e non richiede ulteriori note.
Attenzione alla cancellazione, poiché se scelgo di cancellare un gruppo merceologico, verranno cancellati anche tutti le materie prime che lo puntano.
Comunque prima di ogni cancellazione, viene chiesta la conferma.
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MAGAZZINI:
Se abilitata l’opzione ‘Multigestione’, viene visualizzato il tasto relativo alla gestione dei magazzini. Tale anagrafico ha lo scopo di gestire anagraficamente i vari punti vendita, in modo da poter poi suddividere i movimenti per la provenienza, e poter tenere sotto controllo i vari punti vendita. Da notare che esiste un Magazzino comune a tutti che è il magazzino ‘Principale’, il quale non bisogna cancellare.
Qualora effettuassi lo scarico automatico da un magazzino non codificato, tutti i relativi movimenti verrebbero scartati; occorre quindi assicurarsi di aver inserito i magazzini necessari prima di effettuare qualsiasi tipo di scarico. La gestione dell’archivio è intuitiva e non richiede ulteriori note.
CAUSALI:
In questa tabella vengono definite le causali di carico/scarico. Quando l’utente effettua un movimento di carico/scarico, deve specificare anche la causale. Questo permette in visualizzazione movimenti, ad esempio di vedere solo quelli con la causale specificata (ad esempio ‘ACQUISTO’, ‘VENDITA’,…). Se è abilitata l’opzione Multimagazzino, viene visualizzato il tasto relativo alla gestione dei magazzini. L’opzione ha lo scopo di gestire anagraficamente i vari punti vendita, per poter suddividere i movimenti per provenienza, e poter tenere sotto controllo i vari punti vendita. Esiste un Magazzino comune a tutti che è il magazzino ‘Principale’, che non è possibile eliminare. Qualora effettuassi lo scarico automatico da un magazzino non codificato, tutti i relativi movimenti verrebbero scartati; occorre quindi assicurarsi di aver inserito i magazzini necessari prima di effettuare qualsiasi tipo di scarico. La gestione dell’archivio è intuitiva e non richiede ulteriori note. Si consiglia di definire almeno 4 causali: ACQUISTO, VENDITA, IMPORTAZIONE e TRASFERIMENTO. In particolare le ultime due permettono di individuare i movimenti di scarico effettuati automaticamente dallo scarico delle consumazioni da Bacco ed i movimenti di trasferimento interno di prodotti da un magazzino all’altro.
UNITA’ d’ORDINE:
In questa tabella vengono definite le Unità d’Ordine da utilizzare in caso di carichi/scarichi multipli. Questo tipo di movimenti, sono descritti di seguito nella sezione Carichi/Scarichi.
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OPERAZIONI
DISTINTA BASE:
Questa funzione permette l’inserimento delle Distinte Basi, cioè delle ricette dei singoli piatti. I codici utilizzati per le Distinte Basi, al fine di permetterne lo scarico automatico, devono essere uguali ai codici usati nella procedura gestionale Bacco (es. Bacco: Margherita = 211; Magazzino: Distinta Base Margherita = 211). In questo modo quando viene eseguito lo scarico automatico delle consumazioni è possibile
associare i prodotti finiti alle Distinte Basi memorizzate e creare i movimenti di scarico delle materie prime che compongono i piatti consumati. E’ consigliabile creare le Distinte Basi solo per i prodotti di un certo rilievo economico. Non verranno creati i movimenti di scarico per prodotti finiti che non prevedono una Distinta Base. Analogamente per i prodotti provenienti da magazzini periferici non codificati. Si consiglia perciò in fase d’installazione l’individuazione e la codifica dei punti di scarico. Dal punto di vista operativo è utile segnalare quanto segue:
• I campi ‘Ricerca’ vengono utilizzati per velocizzare la ricerca sia delle distinte basi memorizzate, che delle materie prime.
• Premendo Invio sul campo ‘Quantità’, viene inserita la componente nella Distinta Base. Attenzione che la memorizzazione avviene SOLO quando si preme il tasto
‘Salva’. Lo stesso effetto lo si ottiene premendo la freccia in giù. Per cancellare un componente dalla Distinta Base, è sufficiente fare un doppio click sulla riga, oppure selezionarlo e premere la freccia in su. Attenzione che quando di preme il tasto
‘Salva’, viene salvato il contenuto della finestra.
• Premendo il tasto ‘Elimina’, viene cancellata l’intera Distinta Base.
• Premendo il tasto ‘Voci’, viene chiesta la posizione dell’archivio delle Voci in Bacco, in modo da poter visualizzare le stesse in vari ordini.
• Premendo il tasto ‘Prodotti’, viene visualizzata la lista dei prodotti finiti memorizzati, e selezionandone uno, vengono visualizzate tutte le distinte basi che lo contengono.
Nel menù Utilità, sono presenti due funzioni aggiuntive: Autocomposizione e Aggiorna Descrizioni. La prima permette di creare automaticamente con varie modalità, le Distinte Basi partendo dai prodotti di Bacco; questa è sicuramente un’opportunità da considerare ad esempio per la creazione delle distinte basi di tipo 1 a 1. La seconda è utilizzata per aggiornare le descrizioni delle distinte basi con quelle corrispondenti di Bacco: si ricorda che nella procedura gestionale Bacco sono presenti 4 descrizioni e posso scegliere quale descrizione prendere da Bacco per l’aggiornamento.
CARICO / SCARICO:
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Con questa opzione è possibile eseguire Carichi o Scarichi manuali. Per gli scarichi occorre inserire la quantità negativa. Qualora fosse attiva la Multigestione, viene richiesto anche il magazzino. Oltre ai movimenti classici di carico/scarico, è possibile effettuare trasferimenti interni di prodotti fra magazzini, se si utilizza la relativa causale di ‘TRASFERIMENTO’ memorizzata nelle impostazioni del programma. In questo caso il programma creerà automaticamente due movimenti, uno di scarico dal magazzino sorgente ed uno di carico nel magazzino di destinazione. E’ possibile effettuare carichi multipli se impostata l’Unità d’Ordine.
In questo caso la quantità specificata verrà moltiplicata per quella presente nell’unità d’ordine, creando il relativo movimento. In questo modo è possibile ad esempio caricare prodotti raggruppati (cartoni da 12 pezzi, 24, scatole,..), senza costringere l’utente a moltiplicare le due quantità. Successivamente in visualizzazione movimenti sarà possibile visualizzare questi movimenti con la quantità originaria (quella presente sulla bolla di carico), oppure con la quantità effettiva di pezzi caricati.
I carichi i scarichi verranno memorizzati solo alla pressione del tasto ‘Salva’.
Premendo il tasto ‘Movimenti’ viene visualizzata una schermata, la cui spiegazione è rinviata nella sezione ‘Visualizzazioni’
IMPORTAZIONE:
Attraverso questa opzione vengono importate le consumazioni e creati i relativi movimenti di scarico per i prodotti per i quali sono memorizzate le Distinte Basi.
Occorre precedentemente aver eseguito l’esportazione delle consumazioni con il programma BaccoImpExp, e il file immesso nella directory \Import. E’ possibile effettuare scarichi automatici dei vari magazzini, a patto che siano presenti i files distinti nella directory \Import, e che siano nel formato xBacons.tmp, dove ‘x’
rappresenta il numero del magazzino, che deve essere già stato precedentemente memorizzato nell’Anagrafico Magazzini. Il programma prevede i controlli, evitando il pericolo di importare due volte le stesse cose. Pertanto se per errore venisse premuto 2 volte il comando, alla seconda volta, darebbe l’avviso ‘Consumazioni scaricate 0’.
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VISUALIZZAZIONI
Questa sezione è dedicata principalmente al controllo sui consumi effettuati, scaricati automaticamente dalla procedura gestionale Bacco. In particolare, attraverso le procedure descritte di seguito, è possibile effettuare controlli mirati su prodotti di un certo peso economico, controllarne periodicamente (mensilmente, trimestralmente, da data a data,…) i carichi/scarichi effettuati, al fine di intervenire qualora venissero riscontrate anomalie od eccessi non giustificati di consumi.
LISTA MOVIMENTI:
Con questa opzione è possibile visualizzare i movimenti creati automaticamente e quelli manuali. In particolare, a seconda del colore, si riesce a capire immediatamente a colpo d’occhio se si tratta di un carico o di uno scarico. E’
possibile scegliere varie combinazioni di visualizzazione: scegliendo l’opzione di raggruppamento per data, i movimenti relativi a una singola materia prima, vengono raggruppati per giorno; mentre scegliendo anche Gruppi, le materie prime vengono visualizzate raggruppate per gruppi. In merito a quest’ultima, cliccando su una riga, questa viene esplosa. E’ possibile visualizzare i movimenti raggruppati per Unità di Carico.
La selezione dei movimenti può essere totale oppure è possibile includere solo i movimenti di un magazzino specifico (se attiva la funzione MultiMagazzino) ed anche con causale specifica (CARICO, SCARICO,…).
Premendo il tasto ‘Archivia’, i movimenti nella lista vengono archiviati in uno storico, e mantenuti solo per eventuali fini statistici. Una volta storicizzati i movimenti, spariscono dall’archivio di lavoro, non essendo più né visualizzabili né tantomeno gestibili.
GIACENZE:
Con questa opzione è possibile visualizzare dettagliatamente le giacenze di magazzino relative alle materie prime; in particolare vengono evidenziati in bianco gli articoli con giacenza maggiore o uguale alla giacenza minima specificata in anagrafico (0 se non specificato nulla), mentre in giallo i prodotti con giacenza al di sotto di quella minima. La visualizzazione è per gruppi merceologici, e cliccando su una riga ne viene esploso il contenuto. Posso scegliere di visualizzare solamente alcuni Gruppi, selezionando la relativa opzione e specificando i gruppi da vedere; poi devo premere il tasto ‘Ricerca’. Se premo il tasto ‘Stampa’, viene eseguita la stampa delle giacenze come sono visualizzate a video. Premendo il tasto ‘Espandi’, viene espanso o compresso tutto. E’ possibile effettuare varie visualizzazioni, a seconda dei parametri di ricerca specificati: SOLO le giacenze relative ai prodotti sotto scorta, solo le giacenze relative a prodotti di un magazzino specificato (se abilitata la gestione MultiMagazzino) oppure complessive, solo le giacenze relative ai prodotti di un Gruppo merceologico predefinito. Ovviamente è possibile la combinazione dei parametri di visualizzazione.
