SERVIZI INFORMATICI LUCREZIO CARO
Drive Condivisi
Come crearli e come organizzarli
Cosa sono i Drive Condivisi
I drive condivisi sono delle cartelle di documenti raggiungibili
(visualizzabili e anche modificabili on line) da tutti i membri (scelti inizialmente o aggiunti in seguito dal gestore del Drive).
Permettono di condividere molti documenti tutti insieme scegliendo i membri solo una volta!
INTRODUZIONE
Drive condivisi
1. Quando usare un drive condiviso
(fare confusione è un attimo!)
1
Quando usare un drive condiviso
Usare i drive condivisi per i dipartimenti, i consigli di classe e altre commissioni, ovvero in tutte le
situazioni in cui è previsto che:
● le stesse persone debbano avere gli stessi privilegi
● le stesse persone debbano dover lavorare insieme a molti documenti
● il lavoro può durare un tempo abbastanza lungo (per “singole” operazioni è sufficiente condividere il file)
2
Quando NON usare un drive condiviso
In situazioni in cui invece un solo utente deve gestire e gli altri devono per lo più leggere i contenuti (es.
classi) non è consigliato usare i drive condivisi.
Analogamente non è consigliato creare un drive condiviso per solo un file.
Per le classi è suggerito l’utilizzo di classrom, che prevede sia un flusso di lavoro ordinato che uno spazio di condivisione di documenti, con permessi e membri già organizzati (ne “Il mio Drive” > “Classroom”).
2. Regole
(fare confusione è un attimo!) Un dejavù?
1 Nomi
Dare un nome significativo, perché siamo molti e abbiamo molte
“relazioni”. Per i consigli di classe, si suggeriscono nomi come ad es.:
“Consiglio 5Z 2020-21”. Per evitare ambiguità e perché l’anno prossimo ci sarà un’altra 5Z.
2 Email
Non è esplicitamente vietato a livello di amministrazione, ma è fortemente consigliato che si usino solo condivisioni
“interne”, ovvero con gli indirizzi
@liceotitolucreziocaro.edu.it
3 Permessi
Impostare immediatamente i
permessi da concedere a ciascun
membro (anche se e’ possibile
cambiarli successivamente) .
3. Creare il drive
a. Da un browser andare su drive.google.com, ovviamente con G suite (si può partire anche dalla pagina G suite del sito del Liceo).
b. Cliccare su “Drive condivisi” sulla sinistra. Se non c’è, significa che non siamo in G Suite c. Cliccare su “+ Nuovo”
(Su dispositivi mobili si accede ai Drive condivisi con l’icona di una cartella, in basso a destra, con sotto, in certi casi, la scritta “File”.) a
c
b
a
4. Gestire membri
a. Click destro sulla cartella appena creata poi “Gestisci membri”
b. Aggiungere i membri nella prima riga (è possibile aggiungerne anche più insieme in questa stessa riga)
c. per ciascun membro, scegliere il suo ruolo:
○ visualizzatore
○ commentatore: può commentare i documenti, senza cambiarli
○ collaboratore: può modificare o aggiungere documenti
○ gestore: può anche eliminare i documenti
○ responsabile: può anche aggiungere e rimuovere membri e permessi
5. Accedere a un drive condiviso
(se tutto va bene a fine anno ne avremo milioni!)
a. andare su drive.google.com b. fare attenzione in alto a
sinistra o mediante il menu burger all’utente in uso
c. Sulla sinistra “Drive condivisi”
(sull’app da cellulare/tablet in basso c’è un icona di una cartella)
