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REGOLAMENTO DI BUDGET 2015
Premessa
La programmazione Aziendale ricomprende in modo integrato il documento di programmazione annuale, il Piano Performance, gli Obiettivi di Interesse Regionale, gli obiettivi manageriali, nonché la selezione degli obiettivi aziendali di riferimento per la valutazione di produttività e risultato. Al fine di garantire la massima coerenza tra la pianificazione della performance aziendale e la programmazione economico-finanziaria e di bilancio, la selezione degli obiettivi incentivanti concorrono, come previsto dai vigenti sistemi di incentivazione del personale dipendente, al pagamento dell’incentivo di produttività aziendale.
Capo 1 - IL RUOLO DEL SISTEMA DI BUDGET
Art. 1 - Definizione obiettivi e fonti documentali
La programmazione budgettaria è il principale strumento del ciclo di programmazione e controllo interno all’azienda collegato alla performance organizzativa ove annualmente si esplicitano gli obiettivi di natura gestionale e organizzativa e le risorse che l’azienda assegna alle Strutture Aziendali.
Le fonti utilizzate per creare il documento sono relative alle annualità di riferimento:
- DGR X/2989 del 23.12.2014 avente ad oggetto “Determinazioni in ordine alla gestione del Servizio Socio Sanitario Regionale per l’Esercizio 2015 – (di concerto con gli assessori Cantù e Melazzini” e le successive circolari applicative inviate da Regione Lombardia che forniscono le indicazioni operative per l’attuazione delle regole di sistema;
- Gli obiettivi contenuti nel Documento di Programmazione e Coordinamento dei Servizi Sanitari e Socio-Sanitari 2015;
- Il Piano Performance
Gli obiettivi incentivanti sono necessariamente definiti in coerenza con i vincoli di bilancio aziendali e il loro conseguimento costituisce condizione necessaria per l’erogazione delle premialità previste dalla contrattazione collettiva nazionale e integrativa aziendale.
A fianco di obiettivi di singola struttura sono attivati obiettivi trasversali a valenza aziendale.
Art. 2 - Gli obiettivi del processo di budget con valore incentivante
Gli obiettivi del processo di budget con valore incentivante vengono proposti dai singoli Responsabili di Struttura e/o di Ufficio di Staff e, previa istruttoria dello Staff Programmazione Aziendale e Controllo di Gestione, vengono sottoposti al Comitato Budget Aziendale ove trovano definitiva formulazione in sede degli incontri di negoziazione dedicati.
Al loro raggiungimento dovrà concorrere tutte il personale presente all’interno dell’unità organizzativa. La valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi terrà conto dei risultati globali raggiunti dalla struttura nonché dell’apporto dato da ogni singolo al raggiungimento dell’obiettivo stesso ovvero collaborazioni indirette.
Gli obiettivi dovranno essere:
- coerenti rispetto ai bisogni degli assistiti, alle finalità istituzionali aziendali e alle scelte politiche e strategiche dell’azienda;
- pertinenti, misurabili, chiari e finalizzati ad apportare un significativo miglioramento della qualità dei servizi erogati;
Allegato A della delibera n. del composto da 7 fogli
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- rapportati alla quantità e alla qualità delle risorse disponibili;
- riferiti ad uno specifico arco temporale e eventualmente comparabili con i risultati raggiunti nei periodi precedenti e, dove è possibile, commisurati a valori standard definiti a livello regionale o altri istituzionali
Capo 2 - IL PROCESSO DI BUDGET: ASSEGNAZIONE OBIETTIVI INCENTIVANTI
Art. 3 – Il Comitato Budget Aziendale
Il processo di Budget viene governato in maniera organica e nel rispetto degli indirizzi strategici aziendali dal Comitato Budget, che è nominato annualmente da Direttore Generale ed è composto dai Direttori Aziendali, ovvero da eventuali delegati, e dal Responsabile della Struttura Programmazione Aziendale e Controllo di Gestione.
Il Comitato Budget aggiorna le Linee Guida ed il Regolamento del budget aziendale garantendo la coerenza del processo di Budget con gli obiettivi individuati da Regione Lombardia nelle regole di sistema annuali e gli obiettivi strategici e operativi definiti dalla Direzione Aziendale.
Il Nucleo di Valutazione delle Prestazioni, successivamente ad una valutazione preventiva della Struttura Programmazione Aziendale e Controllo di Gestione, prevede una “verifica- parere” degli indicatori proposti e dei target individuati; solo in seguito il Comitato Budget Aziendale si configura come “punto di raccordo” tra la formulazione delle proposte di obiettivi da parte delle Strutture Aziendali e la definizione del sistema degli obiettivi incentivanti, formalizzando, in sede di negoziazione, la convalida delle Schede di Budget.
Art. 4 – La scheda obiettivo
Il processo di assegnazione degli obiettivi consiste nella condivisione di una scheda che si compone di alcuni elementi fondamentali:
- Definizione Strutture referenti, monitoranti o coinvolte - Descrizione dell’obiettivo che si intende perseguire;
- Individuazione dei relativi indicatori e risultati attesi
- Definizione delle modalità di realizzazione dell’obiettivo e delle relative tempistiche - Individuazione dei target, che definiscono il risultato che la struttura si prefigge di
ottenere
- Attribuzione dei pesi degli indicatori previsti sia per il personale di comparto che per quello della dirigenza
Art. 5 - Risorse Umane
Leassegnazioni relative alle risorse umane così come rappresentate nelle schede del processo di budget rappresentano l’esito di un processo di riassegnazione delle stesse con riferimento sia ai livelli di responsabilità del Piano di Organizzazione Aziendale vigente che alle definizioni micro-organizzative di collaborazione sulla gestione di alcune attività aziendali.
Art. 6 - Assegnazione obiettivi incentivanti del processo di budget
Le assegnazioni delle risorse umane agli obiettivi devono essere definite dai singoli responsabili di struttura complessa che hanno la gestione gerarchica delle risorse stesse e deve essere condivisa con i responsabili delle struttura che gestiscono le attività oggetto delle eventuali collaborazioni attive, rendendosi possibile una correlata assegnazione di obiettivi. Si precisa
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inoltre che l’assegnazione delle risorse professionali ad un obiettivo prevede la responsabilità delle stesse su tutti i singoli indicatori definiti.
- Si riportano di seguito le indicazioni operative per l’anno 2015, relativamente alle quote di partecipazioni ad obiettivi aziendali del personale della dirigenza:
a) I Direttori di Dipartimento e i Responsabili di Struttura Complessa in Staff delle Direzioni, per una quota pari al 20% verranno ricondotti agli obiettivi del Direttore Generale e per la restante parte dell’ 80% alla media degli obiettivi del Dipartimento e degli eventuali obiettivi territoriali di relativa afferenza o alla media degli obiettivi afferenti alla Struttura complessa afferente alla Direzione
b) I Responsabili di Struttura Complessa afferenti al Dipartimento rispondono per una quota pari al 10% alla media degli obiettivi del Dipartimento di relativa afferenza e per una quota pari al 10% agli obiettivi del Direttore Generale. Per la restante parte dell’ 80% alla media degli obiettivi della propria Struttura Complessa e delle Strutture semplici afferenti e degli eventuali obiettivi territoriali di relativa afferenza
c) I Responsabili di Struttura Semplice afferenti direttamente o indirettamente al Dipartimento rispondono per una quota pari al 10% alla media degli obiettivi della Struttura Complessa di relativa afferenza e per una quota pari al 10% agli obiettivi del Dipartimento di relativa afferenza; per la restante parte dell’ 80% all’obiettivo relativo alla propria Struttura Semplice
d) I Responsabili di Struttura Semplice afferente alla Direzione per una quota pari al 10%
verranno ricondotti agli obiettivi del Direttore Generale e per la restante parte dell’
90% all’obiettivo relativo alla propria Struttura Semplice
e) I Responsabili delle Strutture Semplici Territoriali rispondono per una quota pari al 20%
alla media degli obiettivi delle Strutture Complesse Dipartimentali di relativa afferenza:
- Struttura Semplice Dipartimentale Territoriale ASSI : Media degli obiettivi di cui sono responsabili le Strutture complesse (UOC Fragilità, UOC Orientamento e Sostegno alla Famiglia; UOC Welfare Territoriale);
- Struttura Semplice Dipartimentale Territoriale Prevenzione: Media degli obiettivi di cui sono responsabili le Strutture complesse (UOC SIAN, UOC SMPC, UOC SISP);
- Struttura Semplice Territoriale PSAL : Media degli obiettivi di cui è responsabile la Strutture complessa UOC PSAL;
- Struttura Semplice Territoriale Cure Primarie: Media degli obiettivi di cui è responsabile la Strutture complessa (UOC Assistenza Medica di Base, Specialistica e Governo Clinico);
Per la quota restante dell’80% rispondono alla media degli obiettivi territoriali ove sono assegnati
f) I Responsabili di Distretto Socio-Sanitario ed il Responsabile della UOC Direzione Strutture Distrettuali in un’ottica di responsabilizzazione sul complessivo contributo organizzativo e collaborativo, rispondono per una quota pari al 40% alla media degli obiettivi relativi alle attività svolte a livello territoriale e per il restante 60% ad un obiettivo comune di direzione territoriale
g) I Responsabili dei Distretti Veterinari rispondono per una quota pari al 20% alla media degli obiettivi delle Strutture Complesse afferenti al Dipartimento di Prevenzione Veterinario e per la restante parte dell’ 80% all’obiettivo relativo al proprio Distretto Veterinario
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- Quote di partecipazioni ad obiettivi aziendali del personale del comparto:
a) Il personale del comparto operante sul territorio, presso i Distretti Socio-Sanitari, per una quota pari al 40% verrà assegnato ad un unico obiettivo territoriale da scegliere in base all’identificazione dell’area di attività prevalente, da parte del Responsabile del Distretto; per la rimanente percentuale del 60% viene assegnata all’obiettivo comune di direzione territoriale identificato per gli operatori territoriali afferenti al Distretto
- Si ricorda inoltre che:
a) Al personale cui non sono direttamente riconducibili obiettivi di budget viene attribuito un valore corrispondente alla media degli obiettivi raggiunti dalla struttura di appartenenza, in quanto deve garantire la collaborazione su tutte le attività proprie della Struttura al fine di permettere l’esecuzione degli obiettivi aziendali
b) Al personale non in servizio per maternità, malattia lunga o aspettativa, per il quale non è stata prevista un’assegnazione diretta agli obiettivi di budget, viene attribuito un valore corrispondente alla media degli obiettivi raggiunti dalla struttura di appartenenza, in vista di prossimi/eventuali rientri in servizio (si ricorda in proposito che l’astensione obbligatoria per maternità consente di maturare giorni utili per il calcolo dell’incentivo)
c) Al personale assunto in corso d’anno, ove non vi sia l’indicazione dell’assegnazione a obiettivi di budget specifici da parte della Struttura Complessa con l’afferenza gerarchica, viene assegnata “d’ufficio” la media degli obiettivi della struttura di appartenenza. Lo stesso dicasi per il personale incaricato o a progetto per il quale non vi è la possibilità di identificare un autonomo obiettivo di budget
d) Per il personale che termina il proprio servizio nel corso dell’anno, ma che maturi almeno 90 giorni di effettivo lavoro, deve essere comunque prevista l’assegnazione diretta o indiretta ad un obiettivo di budget aziendale
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CAPO 3 – LA GESTIONE DEL PROCESSO DEL BUDGET AZIENDALE
Art. 7 – Monitoraggio obiettivi
La Struttura Programmazione Aziendale e Controllo di Gestione provvede al monitoraggio dei risultati infra-annuali conseguiti ed al loro sistematico confronto con quelli previsti, e procedono alla stesura di un report da trasmettere al Nucleo di Valutazione delle Prestazioni per la validazione di seconda istanza dei risultati raggiunti
- Il monitoraggio degli obiettivi incentivanti del processo di budget aziendale avverrà con aggiornamento previsto
- al 30.06.2015: monitoraggio intermedio degli indicatori proposti unicamente per gli obiettivi trasversali, al fine di determinare i saldi periodici infra-annuali di produttività relativi alle mensilità di agosto 2015
- al 30.09.2015: monitoraggio intermedio degli indicatori proposti, al fine di determinare i saldi periodici infra-annuali di produttività relativi alle mensilità di novembre 2015
- al 31.12.2015: monitoraggio finale degli indicatori proposti, al fine di determinare il saldo finale di produttività relativo all’intera annualità 2015
- Il monitoraggio degli obiettivi di interesse regionale avverrà con aggiornamento previsto - al 30.06.2015: monitoraggio intermedio degli indicatori proposti o delle eventuali criticità - al 30.09.2015: monitoraggio intermedio degli indicatori proposti
- al 31.12.2015: monitoraggio finale degli indicatori proposti
- Il monitoraggio degli obiettivi indicati nel Piano Performance avverrà con aggiornamento previsto
- al 30.09.2015: monitoraggio intermedio degli indicatori proposti o delle eventuali criticità - al 31.12.2015: monitoraggio finale degli indicatori proposti
- Il monitoraggio degli obiettivi Risorse Aggiuntive Regionali (RAR) avverrà con aggiornamento previsto come da indicazioni regionali
Con riferimento alle scadenze previste in fase di rendicontazione, sarà ammessa una tolleranza massima cumulativa di 6 giorni di ritardo sulle restituzioni dei tre monitoraggi relativi agli obiettivi incentivanti e delle eventuali integrazioni richieste.
Tolleranza massima cumulativa (3 monitoraggi periodici + eventuali
integrazioni)
% di penalizzazione
Ritardo tempistiche rendicontazione
≤ 6 giorni Nessuna penalizzazione
> 6 giorni
- 10 %
sulla valutazione finale del Dirigente responsabile dell’obiettivo
Per gli obiettivi di interesse regionale non sarà ammesso alcun margine di tolleranza. Per il monitoraggio degli obiettivi RAR e per quelli inseriti nel piano performance viene richiesta la massima puntualità stabilita in sede di richiesta, ma non sono previste penalità da applicare al sistema incentivate.
Si precisa inoltre che le risposte delle Strutture per essere accettate entro i termini prestabiliti devono pervenire integralmente compilate. Il mancato rispetto di tali termini comporterà per i responsabili di Struttura negoziante e per l’eventuale Direttore del Dipartimento interessato,
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una penalizzazione del 10% sulla valutazione finale dell’obiettivo di budget su cui viene rilevato il ritardo nella rendicontazione.
Art. 8 – Rispetto delle tempistiche di monitoraggio
Al fine di premiare i Dirigenti delle Strutture che raggiungono con puntualità i propri obiettivi, è prevista una penalizzazione per le scadenze non rispettate; la percentuale di penalizzazione varia a seconda dell’entità del ritardo nella seguente misura:
Range % di penalizzazione
Ritardo tempistiche
obiettivo
≤ 10 gg - 5 %
> 10 gg e ≤ 20gg - 10 %
> 20gg Rinvio a valutazione
Nucleo di Valutazione delle prestazioni La massima percentuale di penalizzazione prevista dal regolamento è pari al 10%; in caso di ritardo superiore ai 20 giorni si prevede il rinvio della valutazione dell’obiettivo al Nucleo di Valutazione delle prestazioni
Art. 9 – Revisione degli obiettivi del processo di budget
Nell'ipotesi in cui, durante l'esercizio di riferimento, si dovesse verificare una differenza tra risultati effettivi ed attesi, dovuta a cause esterne e non governabili dai singoli Centri di Responsabilità e/o dall'Azienda, si renderà necessario attivare una fase di revisione degli obiettivi. La modifica degli obiettivi di budget potrà avvenire su proposta motivata della unità organizzativa interessata, da segnalare tempestivamente con il dettaglio delle criticità rilevate che originano una possibile revisione degli obiettivi di budget che di norma deve essere richiesta entro e non oltre il secondo monitoraggio con i dati aggiornati al 30.09.2015.
Tutti gli obiettivi critici per i quali non sia pervenuta una documentata richiesta di revisione e/o sterilizzazione, corredata di tutta la documentazione necessaria a motivare la richiesta stessa, verranno valutati in base alla percentuale di raggiungimento rilevata al termine dell’anno.
Il permanere, al termine dell’anno, di cause esterne e non governabili dalle singole Strutture e/o dall’Azienda su obiettivi sui quali non è avvenuta nessuna modifica e/o sterilizzazione, che incidono sul raggiungimento dei risultati attesi, sarà oggetto di valutazione della Struttura Programmazione Aziendale e Controllo di Gestione, sentita la Direzione Aziendale, al fine di effettuare la valutazione di prima istanza. Le motivazioni che eventualmente emergeranno in tale fase, costituiranno integrazione della documentazione sottoposta al Nucleo di Valutazione per la possibile sterilizzazione, che comporterà comunque, in occasione della valutazione di seconda istanza, una percentuale di penalizzazione sull’obiettivo pari al 20%.
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CAPO 4 - VALUTAZIONE RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI E SISTEMA INCENTIVANTE
Art. 10 - Valutazione degli obiettivi incentivanti
La valutazione degli obiettivi avverrà secondo le modalità previste in ciascun indicatore:
- Indicatori quantitativi o economici: il raggiungimento verrà calcolato in modo proporzionale rispetto al target individuato in sede di negoziazione
- Indicatori qualitativi: l’obiettivo è considerato raggiunto se viene realizzato quanto previsto nell’azione di monitoraggio per conseguire il risultato atteso; vengono richiesti tutti i riferimenti alle documentazioni prodotte attraverso l’invio delle stesse o l’indicazione dei riferimenti amministrativi. La percentuale di raggiungimento potrà variare in relazione alla completezza/qualità dell’azione, a tal fine si chiederà ove ritenuto opportuno una valutazione da parte del Nucleo di Valutazione delle prestazioni.
Art. 11 – Disposizioni relative la valutazione e la premialità
I principi che regolano in Azienda il sistema premiante sono contenuti, oltre che nei Contratti Nazionali, nei Contratti Integrativi Aziendali sottoscritti il 27.03.2007 per ciascuna delle due aree dirigenziali e, per il personale di Comparto, nel Contratto Integrativo Aziendale sottoscritto il 22.03.2006 integrato dal successivo Accordo del 04.02.2008 in materia di valutazione.
In sintesi: l’85% dell’importo disponibile è assegnato a saldo in relazione al raggiungimento degli obiettivi incentivanti annuali nonché tenuto conto della valutazione individuale conseguita.
La quota relativa alla valutazione degli obiettivi incentivanti legati alla performance organizzativa incide per
- il 60% dell’ 85% dello spettante teorico per la Dirigenza - il 70% dell’ 85% dello spettante teorico, per il Comparto
Il restante 15% dello spettante teorico è attribuito dal Direttore Generale in una logica di valorizzazione delle professionalità caratterizzata da selettiva individuazione di significativi contributi, prioritariamente tesi al raggiungimento di risultati ed obiettivi non strettamente istituzionali e routinari, quindi con riferimento a obiettivi di interesse regionale e/o aree altamente strategiche ed innovative.
Art. 12 – Relazione tra il processo di budget ed il sistema incentivante
Il Budget rappresenta lo strumento al quale viene correlato il sistema incentivante per il personale della dirigenza e del comparto.
Le modalità di applicazione del sistema incentivante sono definite con il coinvolgimento delle Organizzazioni Sindacali e secondo le modalità stabilite dai contratti nazionali e da quelli decentrati.
La gestione del sistema incentivante aziendale prevede l’erogazione del pagamento dei saldi progressivi per una quota massima pari al 50% della quota annuale dovuta; tale sistema, al fine di attestare il corretto pagamento degli incentivi, si basa sul il monitoraggio infra-annuale degli obiettivi di budget e sul rispetto dei vincoli di bilancio.
