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IL LAVORO DI GRUPPO LE CARATTERISTICHE DI UN GRUPPO

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Academic year: 2022

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(1)

LE CARATTERISTICHE DI UN GRUPPO

 I componenti sono coscienti di farne parte

 Ci sono degli obiettivi comuni da raggiungere

 Esiste una comunicazione libera e spontanea

 I comportamenti sono coerenti con le situazioni vissute dal gruppo

 Vengono definiti la struttura e i ruoli e questi sono accettati

 Esistono valori comuni riconosciuti da tutti

Il gruppo è un insieme di persone i cui rapporti sono interdipendenti e che agiscono in maniera coordinata per ottenere obiettivi comuni.

(2)

I FATTORI “HARD” DI UN GRUPPO DI LAVORO

 Numero di componenti

 Obiettivi quantificati e tempificati

 Mandato

 Struttura e ruoli

 Vincoli e risorse

 Luogo delle riunioni

(3)

I FATTORI “SOFT” DI UN GRUPPO DI LAVORO

 Relazioni tra i membri

 Leadership

 Competenze specifiche

 Rapporti con la gerarchia

 Comunicazione

 Condivisione

 Riconoscimenti

(4)

IL MANDATO DEL GRUPPO DI LAVORO

Obiettivi e strategie aziendali da perseguire

Confini del processo

Risultati attesi

Vincoli

Tempo di completamento del progetto

Strategie del gruppo Nome del processo da gestire o migliorare Risorse disponibili

(5)

LA TABELLA DEI RUOLI E DELLE RESPONSABILITÀ

RUOLI RESPONSABILITÀ DISCUSSO E

CONCORDATO Sponsor di

processo

Leader del gruppo

Facilitatore

Componenti

Componente a richiesta

Si Data

Si Data

Si Data

Si Data

Si Data

(6)

IL RUOLO DELLO SPONSOR

Lo sponsor è in genere il responsabile dell’area o del processo di cui il gruppo si occupa.

 Definisce la struttura del gruppo

 Concorda con il gruppo gli obiettivi e le modalità operative

 Riesamina personalmente e regolarmente i progressi del gruppo

 Identifica e rimuove gli ostacoli che gli vengono segnalati

 Rivede periodicamente la struttura del gruppo

 Garantisce che il lavoro dei gruppi sia allineato con gli obiettivi e con le intenzioni della Direzione

 Aiuta i gruppi a proporre le soluzioni all’organizzazione

 Valuta i risultati e assegna riconoscimenti

 Definisce le eventuali necessità di formazione

LO SPONSOR NON PARTECIPA A TUTTE LE RIUNIONI E ALLA ATTIVITÀ DEL GRUPPO.

(7)

IL RUOLO DEL LEADER E’ il responsabile primo dell’attività del gruppo.

 Gestisce il processo del lavoro di gruppo

 Organizza e gestisce le riunioni

 Fa in modo che le persone rispettino le regole del gioco

 Supporta e motiva i componenti del gruppo

 Si assicura che tutti diano il proprio contributo

 Incoraggia la comunicazione verso l’obiettivo da raggiungere

 Si coordina con lo sponsor per soddisfare le sue aspettative

 Assicura l’esecuzione delle attività programmate

 Assicura l’applicazione delle soluzioni per il miglioramento

 Conserva la documentazione delle attività svolte

(8)

IL RUOLO DEL FACILITATORE

E’ l’esperto del metodo e delle tecniche e aiuta il gruppo ad applicarli in modo corretto.

 Contribuisce alla formazione dei gruppi

 Fornisce supporto metodologico ai gruppi di lavoro

 Addestra i componenti del gruppo sul metodo e le tecniche

 Gestisce le riunioni dei gruppi nella prima fase

 Partecipa alle riunioni del gruppo se richiesto

 Aiuta a risolvere i problemi interni del gruppo

 Presta attenzione alla comunicazione all’interno del gruppo

 Aiuta a sviluppare relazioni umane favorevoli nel gruppo

 Aiuta i leader a verificare gli avanzamenti

 Mantiene i contatti tra i diversi gruppi di lavoro

(9)

IL RUOLO DEI PARTECIPANTI Sono i protagonisti dell’attività di miglioramento.

 Forniscono le proprie capacità e competenze al lavoro di gruppo

 Partecipano attivamente alle riunioni

 Rispettano le regole del gioco

 Affrontano i problemi

 Trovano nuove idee

 Applicano i metodi e gli strumenti per il miglioramento

 Propongono soluzioni ed opportunità di miglioramento

 Eseguono i compiti loro assegnati

(10)

LE RIUNIONI DEI GRUPPI DI LAVORO

IL COMPORTAMENTO NELLE RIUNIONI

 Cominciare in orario

 Rispettare l’agenda e i tempi previsti

 Evitare i colloqui personali.

 Non interrompere la riunione.

 Non abbandonare la riunione prima del termine.

 Essere costruttivi anche nella critica.

 Ascoltare gli altri.

 Concordare le conclusioni e le azioni.

(11)

LE RIUNIONI DEI GRUPPI DI LAVORO

LA PREPARAZIONE

 Chiarire gli obiettivi della riunione

 Invitare le persone necessarie

 Fissare e confermare data, orario e durata

 Preparare un luogo adatto e controllarlo prima della riunione

 Distribuire l’agenda e i documenti a supporto con dovuto anticipo

 Invitare tutti i partecipanti a prepararsi per la riunione

(12)

LE RIUNIONI DEI GRUPPI DI LAVORO

LA CHIUSURA DELLE RIUNIONI

 Registrare le decisioni prese

 Riesaminare l’andamento delle riunioni precedenti

 Fissare la data della prossima

 Concludere entro il tempo prestabilito

IL SEGUITO DELLE RIUNIONI

 Scrivere un verbale con indicazioni del cosa, chi, quando

 Distribuire tempestivamente il verbale della riunione

 Fare quello che è stato deciso

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