Organo: INAIL
Documento: Circolare n. 73 del 30 ottobre 1972 Oggetto: Vidimazione documenti di lavoro.
Sono pervenute a questa Direzione generale, da parte di ditte che fruiscono dell'autorizzazione all'impiego dei fogli sostitutivi del libro paga o all'accentramento della tenuta dei documenti di lavoro, richieste tendenti ad ottenere una semplificazione delle operazioni di vidimazione dei citati documenti.
Poiché l'argomento, in conseguenza del sempre maggiore numero delle autorizzazioni di cui sopra, presenta interesse di carattere generale, si è ritenuto di adottare in merito soluzioni che, nell'ambito delle disposizioni vigenti, soddisfino le esigenze prospettate dalle aziende e, nel contempo, riducano la mole di lavoro che l'attuale sistema comporta per le Sedi.
Al riguardo, si impartiscono le seguenti istruzioni.
1) Vidimazione a stampa dei documenti di lavoro (fogli paga, fogli presenza, cartellini di presenza ecc.).
Allo scopo di rendere più rapide le operazioni di vidimazione in relazione alle sempre crescenti esigenze di meccanizzazione delle aziende si dispone che nei casi in cui i fogli da vidimare raggiungano un numero considerevole, le operazioni suddette possano essere effettuate a stampa.
Per l'attuazione di tale nuovo sistema che non sostituisce ma si aggiunge a quello della timbratura manuale le unità operative abilitate al rilascio e alla vidimazione dei libri paga e matricola dovranno prendere contatto con le locali tipografie (compresa la Sede di Milano qualora non possa servirsi della tipografia dell'Istituto) al fine di ottenere le condizioni più vantaggiose. La spesa relativa non potrà superare le lire 2 per ciascun foglio, salvo esplicita autorizzazione da richiedere preventivamente e con adeguata motivazione alla Direzione generale.
Per l'apposizione a stampa del bollo dovrà essere utilizzato un "cliche" del timbro della Sede competente, da predisporre appositamente a cura della stessa.
Poiché l'art. 26 del T.U. attribuisce in modo esclusivo all'Istituto il compito di contrassegnare i documenti di lavoro, tale compito non può essere delegato ad altri e, quindi, e da escludere tassativamente qualsiasi autorizzazione alle imprese ad usare il sigillo dell'INAIL.
Di conseguenza, le operazioni di impressione del bollo dovranno essere effettuate sempre alla presenza di un impiegato dell'Ufficio o Settore datori di lavoro - espressamente incaricato - il quale verificherà la numerazione progressiva dei fogli bollati, apponendo nell'ultimo foglio l'attestazione di tale numero, con l'indicazione degli estremi di registrazione nel protocollo 110 D.L., e la propria sottoscrizione. Il predetto incaricato dovrà provvedere altresì a ritirare, al termine della stampa, il "cliche" impiegato.
Per i fogli continui a soffietto, l'apposizione del bollo dell'l.N.A.l.L. potrà essere effettuata nella fase di stampa dei fogli medesimi.
La registrazione delle vidimazioni a stampa sarà effettuata su di un separato protocollo 110 D.L., appositamente istituito, sul quale dovranno essere indicati anche per ogni operazione la data, il nominativo della persona che ha presenziato all'operazione stessa e la denominazione della tipografia.
Allo scopo di realizzare la maggiore possibile economia nella spesa e per una efficiente organizzazione lavorativa, le operazioni di vidimazione a stampa saranno eseguite i giorni determinati con frequenza adeguata alla entità delle richieste da parte delle aziende le quali, una volta precisato preventivamente il numero dei documenti da vidimare, riceveranno dalla Sede la comunicazione del giorno e del luogo in cui sarà eseguita la vidimazione.
La spesa relativa alle suddette operazioni dovrà essere imputata al conto 693.09, con operazione contestuale e con l'indicazione precisa, nella descrizione, della causale del versamento.
2) Competenza territoriale per la vidimazione dei documenti di lavoro concernenti aziende che fruiscono dell'accentramento della tenuta dei documenti di lavoro.
Per le aziende che siano state autorizzate dal Ministero del lavoro e della previdenza sociale ad accentrare la tenuta dei documenti di lavoro, la vidimazione di tali documenti dovrà, di norma, essere effettuata dalle Sedi che gestiscono le singole posizioni assicurative.
In via eccezionale, e su esplicita richiesta dell'azienda, le suddette operazioni potranno essere eseguite dalla Sede nella cui circoscrizione si trova la località di accentramento. In tale caso detta unita dovrà comunicare gli estremi della vidimazione alle Sedi interessate.
3) Vidimazione e numerazione dei documenti di lavoro concernenti ditte che fruiscono dell'accentramento della tenuta dei documenti di lavoro e che procedono alla compilazione dei fogli paga con apparecchiature meccanografiche e con elaboratori elettronici.
Nell'ipotesi in cui le operazioni di vidimazione dei documenti di lavoro siano eseguite dalla Sede nella cui circoscrizione si trova la località di accentramento, l'apposizione delle singole numerazioni progressive per ciascuna Sede interessata comporterà, per le ditte che utilizzano impianti meccanografici, notevoli perdite di tempo: ciò in quanto si rende necessario sostituire nella macchina di volta in volta, per ogni Sede, il blocco dei fogli paga, ciascuno dei quali ha una numerazione diversa.
Poiché si ritiene che non possano essere ignorate le esigenze connesse a tali impianti - il cui impiego va sempre più estendendosi , per le ditte che ne facciano richiesta potrà essere adottata una numerazione unica per tutti i fogli paga relativi alle diverse dipendenze; essi, pero, dovranno essere individuati, successivamente alla vidimazione, con una numerazione sussidiaria - distinta e continuativa per ogni unità aziendale da apporre, a cura delle ditte stesse, in sede di elaborazione meccanografica dei fogli.
Allo scopo di assicurare la possibilità di controlli e verifiche, le aziende interessate, non appena ultimata l'elaborazione delle retribuzioni relative a ogni periodo di paga, dovranno precisare il numero dei fogli relativi a ciascuno stabilimento: tali dati saranno comunicati dalla Sede incaricata della vidimazione alle Sedi competenti nel più breve tempo possibile.
Nel caso di inosservanza degli adempimenti suddetti dovrà essere ripristinato il normale sistema di numerazione e vidimazione.
Si invitano le Sedi ad attenersi scrupolosamente alle disposizioni di cui sopra, abbandonando quelle procedure eventualmente finora adottate le quali si discostino dalle modalità esecutive illustrate nella presente circolare.
Le difficoltà che si manifestassero nella applicazione pratica delle disposizioni predette dovranno essere segnalate a questa Direzione generale.
