COMUNITA’ MONTANA VALLE SABBIA
AGGREGAZIONE
PER L’ESERCIZIO DI FUNZIONI E SERVIZI
NELL’AMBITO DELLA CONVENZIONE ATTIVATA DALLA COMUNITA’ MONTANA DI VALLE SABBIA
All. 3
ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO COMUNE SERVIZIO ECONOMICO
FINANZIARIO-TRIBUTI MEDIA ALTA-VALLE
1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO
Obiettivi principali del presente documento sono quelli di definire l’organizzazione generale dell’Ufficio Comune Servizio Economico Finanziario – Tributi Media Alta Valle Sabbia e la dotazione di personale necessaria per l’esercizio delle attività previste nel Servizio classificate per macroaree e di individuare le capacità professionali essenziali.
Una volta che le amministrazioni dispongono delle informazioni relative alle singole attività, è possibile ideare la struttura organizzativa del Servizio, tracciandone anche un piano di sviluppo complessivo.
Gli aspetti principali che sono stati valutati per progettare una nuova struttura in grado di gestire efficacemente e con efficienza servizi in modalità associata sono:
- il rapporto con l’utenza esterna;
- la tipologia di utenti;
- il livello di specializzazione richiesto per l’erogazione dei singoli servizi;
- il grado di informatizzazione connaturato al servizio.
Ogni attività costituente il Servizio Economico Finanziario - Tributi è stata analizzata tenendo conto dei quattro aspetti sopra elencati, nell’ottica della funzionalità alla gestione associata.
2. SITUAZIONE DI PARTENZA
La situazione di partenza, al 31/12/2012, data di adozione del DOCUMENTO PROGETTUALE PER IL SERVIZIO ECONOMICO FINANZIARIO – TRIBUTI DELLA MEDIA ALTA VALLE SABBIA, per ciò che concerne il personale dedicato ai servizi economico finanziari e ai tributi dei comuni aderenti è la seguente:
Personale dedicato Servizi economico finanziari -
tributi
Comune coinvolti D5 D4 D2 D1 C5 C3 C2 C1 B5 Totale
Anfo
36
36
Barghe
Capovalle
18
18
Casto
25
10
35
Pertica Alta
-
Pertica Bassa
9
9
Preseglie
28
28
Provaglio vs
-
-
28
25
18
16 - 36
9
10
142
Roè Volciano
24 60 84
Vestone
24
48
72
24
24 - - 60
48 - - -
156
24
52
25
18
76
48
36
9
10
282
3. ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO COMUNE
L’ufficio potrà operare con personale in dotazione all’ente responsabile della gestione (Comunità Montana della Valle Sabbia), ovvero con personale distaccato o comandato dagli enti partecipanti presso lo stesso ente responsabile della gestione, nel quale l’ufficio comune è costituito.
La concreta attribuzione del personale di cui sopra avverrà con appositi atti di carattere organizzativo, da adottarsi entro un termine stabilito tra le parti e nel rispetto della normativa contrattuale esistente. La nomina del responsabile d’area compete al Presidente della Comunità Montana di Valle Sabbia (su indicazione vincolante della Conferenza dei Rappresentanti dell’Aggregazione). A tale responsabile compete l’ assegnazione delle funzioni operative e delle relative responsabilità a tutto il personale coinvolto.
Dall’analisi dei servizi costituenti il Servizio in oggetto è emersa l’esigenza di progettare una struttura in grado di centralizzare le attività di back office (che significa cioè la normalizzazione delle procedure, la definizione e il controllo degli standard, la predisposizione di strumenti informatici chiari e trasparenti, l’analisi e l’interpretazione della normativa di riferimento) e mettere a punto, allo stesso tempo, strutture polifunzionali di front office per i cittadini e per gli utenti (che significa l’attivazione di relazioni di servizio con i cittadini/utenti, l’assistenza relativa all’applicazione delle procedure e alla compilazione della modulistica di riferimento, la comunicazione chiara e comprensibile verso gli utenti finali soprattutto per ciò che concerne i tributi).
La gestione associata utilizzerà le competenze di sistema in parte articolate sul territorio, e in parte centralizzate in un’unica struttura e sarà visibile al cittadino proprio dai front office locali e a partire dalla professionalità, dalla qualità e dalla tempestività delle risposte che gli operatori sanno fornire.
L’Ufficio Comune sarà articolato in tre macroaree, individuate di concerto con gli attuali responsabili d’area dei Servizi economico finanziari - Tributi dei comuni aderenti; l’organizzazione dell’Ufficio Comune dovrà essere orientata ai principi di efficienza e specializzazione.
4. PERCORSO DI COSTRUZIONE DELL’UFFICIO COMUNE
Il primo anno di attività dell’Ufficio Comune, considerato anno di introduzione e sperimentazione di nuove routine organizzative, non prevederà una specializzazione definitiva dei singoli dipendenti in una delle tre aree ma al contrario mirerà alla graduale individuazione delle competenze e delle attitudini dei singoli dipendenti allo svolgimento dei servizi previsti nelle tre macroaree.
Le attività previste per il 2013 saranno così articolate:
Calendario attività a carattere straordinario
Le seguenti attività per il primo semestre saranno improntate soprattutto all’armonizzazione delle procedure per i comuni con obbligo di aggregazione.
GENNAIO 2013
1. raccolta password Siatel 2. raccolta password perlapa
3. raccolta password accesso conti correnti postali (postaonline) 4. raccolta password accesso conti tesoreria on line
5. raccolta password accesso alla procedura sico 6. raccolta password per DURC
7. verifica scadenza incarico revisore dei conti
8. verifica situazione sospesi banca vari comuni e operazioni di chiusura e quadratura con tesoreria
9. conto degli agenti contabili
10. raccolta dati per stesura bilancio di previsione: inserimento piani di ammortamento mutui, bilancio spese del personale, piano opere
pubbliche, verifica assestamento bilancio 2012 per dati storici di partenza, trasferimenti dal ministero, gettito IMU (Secoval), dati altri enti
11. raccolta regolamenti economato e contabilità 12. raccolta convenzione di tesoreria
Ufficio comune Servizio Economico Finanziario - Tributi
Gestione contabile del bilancio
Tributi
Gestione economico- previdenziale del
personale
Programmazione economico-
finanziaria
Controllo di gestione
Gestione contabile ed economato
Gestione fiscale Gestione tributaria
13. predisposizione documentazione per aggiornamento inventario
14. verifica sottoscrizione convenzione per segnalazioni certificate agenzia delle entrate
15. ricognizione situazione tributaria per allineamento attività con Secoval FEBBRAIO
2013
16. presentazione alle amministrazioni comunali bozza di bilancio di previsione e altri documenti programmatici
17. verifica adozione delibere a carattere tributario per pubblicazione siti ministeriali
18. certificazioni CUD e professionisti, raccolta dati per predisposizione modello 770 e dichiarazione IRAP
MARZO 2013 19. chiusura operazioni sul 2012 con verifica impegni e accertamenti e presentazione alle amministrazioni comunali del rendiconto 2012 APRILE 2013 20. raccolta dati per predisposizione conto annuale del personale
21. referto controllo di gestione MAGGIO
2013
22. inserimento e validazione conto annuale del personale GIUGNO
2013
23. verifica delle attività svolte nel 1’ semestre con obiettivo di armonizzazione delle procedure dei comuni inferiori ai 3.000 abitanti
24. attività di integrazione anche per gli altri due comuni 25. programmazione secondo semestre
Organizzazione attività ordinarie
SETTIMANALE 1. riunione circa 2 h settimanali (giorno da fissare) con tutti i membri dell’ufficio per verifica di eventuali attività straordinarie
2. attività di sportello nei comuni privi di personale
MENSILE 3. impostazione attività di registrazione impegni e accertamenti di carattere ordinario
4. controlli conti correnti postali e documenti provvisori bancari 5. emissione delle fatture di entrata
6. registrazione delle fatture di spesa 7. emissione delle liquidazioni 8. emissioni delle reversali/mandati
9. raccolta documentazione per tenuta contabilità IVA
10. raccolta delle variazioni per comunicazione alla ditta incaricata della gestione paghe
11. eventuali controlli di incassi periodici (rette ecc.)
12. comunicazione mensile al sito perlapa e aggiornamenti sito internet ente (sezione trasparenza)
13. gestione presenze/assenze
14. predisposizione atti amministrativi (deliberazioni/determine) da far adottare agli enti di competenza per gestione ordinaria
15. monitoraggio patto di stabilità (salvo variazioni legislative in corso) TRIMESTRALE 16. predisposizione verifica di cassa
17. chiusura conto economo
SEMESTRALE 18. verifica/aggiornamento banca dati corte dei conti (direttamente o tramite revisore) per società partecipate
19. comunicazioni anagrafe delle prestazioni (sito perlapa)
ANNUALE 20. verifica con interscambio informazioni ufficio tecnico/ufficio fiscale per segnalazioni certificate agenzia delle entrate
21. verifica possibilità di emissione mandati informatici: collegamenti con tesoreria e società software
Personale
ALBERTINI/CAVEDAGHI 1. raccolta dati per stesura bilancio di previsione: ammortamento mutui, bilancio spese del personale, piano opere pubbliche, verifica assestamento bilancio 2012 per dati storici di partenza, trasferimenti dal ministero, gettito IMU (Secoval), dati altri enti 2. verifica situazione sospesi banca vari comuni e operazioni di
chiusura e quadratura con tesoreria
3. presentazione alle amministrazioni comunali bozza di bilancio di previsione e altri documenti programmatici
4. verifica adozione delibere a carattere tributario per pubblicazione siti ministeriali
5. chiusura operazioni sul 2012 con verifica impegni e accertamenti e presentazione alle amministrazioni comunali del rendiconto 2012
6. predisposizione atti amministrative (deliberazioni/determine) da fa adottare agli enti di competenza per gestione ordinaria 7. referto controllo di gestione
8. monitoraggio patto di stabilità (salvo variazioni legislative in corso)
9. inserimento e validazione conto annuale del personale
10. verifica interscambio ufficio tecnico/ufficio fiscale per segnalazioni certificate agenzia delle entrate
11. ricognizione situazione tributaria per allineamento attività con Secoval
12. verifica impostazione attività gestione del personale per eventuale internalizzazione del servizio
GAZZAROLI/SFORZA 13. conto degli agenti contabili
14. raccolta delle variazioni per comunicazione alla ditta incaricata della gestione paghe
15. certificazioni CUD e professionisti, raccolta dati per predisposizione modello 770 e dichiarazione IRAP
16. raccolta dati per predisposizione conto annuale del personale 17. gestione presenze/assenze
18. comunicazione mensile al sito perlapa e aggiornamenti sito internet ente (sezione trasparenza)
19. predisposizione verifica di cassa 20. chiusura conto economo
21. comunicazione anagrafe delle prestazioni
22. verifica possibilità di emissione documenti incasso/pagamento informatici: collegamento con tesoreria e società software 23. verifica aggiornamento banca dati corte di conti (direttamente o
tramite revisore) per società partecipate e aggiornamento sito perlapa
24. controlli incassi periodici (rette ecc.)
25. impostazione attività di registrazione accertamenti/impegni di carattere ordinario
CASTELLI/VASSALINI PASINETTI/
26. raccolta password Siatel 27. raccolta password perlapa
28. raccolta password accesso conti correnti postali (postaonline) 29. raccolta password accesso conti tesoreria on line
30. raccolta password accesso alla procedura sico 31. raccolta regolamenti economato e contabilità 32. raccolta convenzione di tesoreria
33. verifica sottoscrizione convenzione per segnalazioni certificate agenzia delle entrate
34. controlli conti correnti postali e provvisori bancari 35. emissione delle fatture di entrata
36. registrazione delle fatture di spesa 37. emissione delle liquidazioni 38. emissione delle reversali/mandati
39. predisposizione documentazione per aggiornamento inventario 40. raccolta documentazione per tenuta contabilità iva
41. inserimento piani di ammortamento mutui
Front office
Impostazione delle attività di front office per i comuni obbligati, presenza per i primi 3 mesi contemporanea di due dipendenti al fine di consentire un agevole turn over in caso di necessità (la proposta è da verificare in considerazione anche della residenza dei dipendenti).
COMUNE DIPENDENTE GIORNI ORARIO
ANFO Vassalini/Castelli BARGHE Sforza/Cavedaghi CAPOVALLE Pasinetti/Vassalini CASTO Sforza/Gazzaroli PERTICA ALTA Castelli/Gazzaroli PERTICA
BASSA
Castelli/Pasinetti PRESEGLIE Sforza/Albertini PROVAGLIO Albertini-
Cavedaghi/Pasinetti
