GESTIONE CHIUSURA D ESERCIZIO SAP BUSINESS ONE Release

GESTIONE CHIUSURA D’ESERCIZIO SAP BUSINESS ONE Release 8.8 – 8.81 - 8.82

Nota: gli esempi sono fatti con la release 8.82 ed ipotizzando la chiusura dell’esercizio 2011 e la riapertura nel nuovo esercizio 2012.

1 – Preparazione base dati al nuovo esercizio

a) Definire nuovo indicatore per periodi contabili/numeratori

b) Definire i nuovi periodi contabili per l’esercizio successivo aggiornando il nuovo indicatore per le numerazioni

c) definire i nuovi numeratori (serie) per i diversi documenti necessari per l’anno nuovo con l’indicatore corretto (quello posizionato sui periodi contabili)

Se si gestiscono più documenti con la stessa serie occorre definire le serie e legare le serie ai documenti interessati e ...

...al documento di prima nota per tutti i documenti che generano scritture contabili di prima nota.

2 – Gestione e stampa Bilancio Stato Patrimoniale esercizio in corso (es. 2012) durante l’utilizzo di due esercizi aperti, ossia prima della chiusura ad es. 2011.

a) Facendo il bilancio dell’anno in corso per data registrazione (non essendoci la ripresa dei saldi) il sistema legge i soli movimenti del nuovo esercizio (notare saldo conto Cassa e valori).

Il saldo alla data è di 25.182,55 mentre il saldo dei soli movimenti del 2012 è di 1000,00.

Per la stampa dei mastrini occorre distinguere il saldo dei soli movimenti dell’esercizio senza riporto saldo precedente oppure il saldo alla data.

Con saldo dall’inizio attività

Con saldo da inizio esercizio

b) Dovendo fare il bilancio dell’anno in corso (es. 2012) tenendo conto dei saldi precedenti (lasciare la data di fine del periodo e togliere la data d’inizio). Il sistema leggerà i saldi correnti direttamente sul piano dei conti e non dai movimenti.

Vediamo anche il saldo del conto ed il mastrino con i saldi iniziali:

Nota: Dopo la chiusura dell’esercizio 2011 i due bilanci (fatti con data inizio a blank o con 01.01.2012) devono dare per ogni conto lo stesso saldo.

GESTIONE ED UTILIZZO DELLA SERIE DI NUMERAZIONE PER LE PRIME NOTE (con due esercizi aperti)

Il criterio di individuazione delle serie di numerazione utilizzabili è l’indicatore di periodo presente sui periodi contabili. Quindi se si devono fare registrazioni per es. in data 31.12.anno-1 occorre distinguere due casi:

a) se si fanno prime note manuali le serie utilizzabili sono proposte e quindi occore scegliere la serie prevista per le prime note. (il sistema si posiziona sulla prima serie creata)

Es. registrazione prima nota manuale in data 21.5.2012, ma con data registrazione 31.12.2011

Suggerimento: per evitare errori di scelta nelle serie sarebbe opportuno bloccare tutte le serie di numerazione esclusa quella riservata alle prime note (se si è terminato di registrare i documenti)

b) se invece si fanno registrazioni automatiche occorre fare prima delle verifiche.

Infatti sia per la chiusura del Conto Economico che per la Chiusura/Apertura dello Stato Patrimoniale il sistema cerca una serie di numerazione che sia valida per la data 31.12.AAAA-1, quindi con l’indicatore di periodo valido per il mese di dicembre. Pertanto il sistema prenderà la prima delle serie con l’indicatore valido per l’esercizio in chiusura (secondo l’ordine di creazione delle serie stesse).

Quindi per effettuare correttamente le registrazioni di Chiusura (senza incorrere in errori) la soluzione migliore è bloccare tutte le serie esclusa quella della prime note (vedi sopra).

In alternativa occorre ricordare di creare in ogni esercizio come prima serie quella per le prime note.

3 – Registrazione ratei, risconti, stanziamenti, rettifiche, differenze cambi…...

Tenuto conto che molte registrazioni soprattutto di ratei e risconti attivi e passivi dovrebbero essere fatte già nei mesi finali di un esercizio, durante i primi mesi del nuovo esercizio la contabilità effettua molte registrazioni di assestamento al fine di completare il bilancio.

Ricordiamo i ratei e risconti attivi e passivi. Tali registrazioni possono essere fatte o come una normale registrazione di prima nota o in modo d’avere la transazione inversa nel nuovo esercizio proposta in automatico.

Tutte le registrazioni per l’individuazione dell’esercizio di competenza e le serie di numerazione si basano sulla posting date (data di registrazione). Quindi per effettuare nei primi mesi dell’esercizio nuovo (es. 2012) le registrazioni con competenza esercizio precedente (es. 2011) occorre che il periodo contabile dell’anno precedente sia parametrato con intervalli ampi per data scadenza e data documento.

Fare attenzione a:

- data di registrazione - data di scadenza - data documento

- flag registrazione di assestamento (periodo 13)

- serie di numerazione prima nota (attenzione a quella che viene proposta).

Esempio di registrazione di Risconti fatta il 19.3.2012 con competenza 31.12.2011.

a) registrazione di un risconto senza storno automatico pianificato nell’esercizio successivo .

b) registrazione di un risconto con storno previsto il 1.1.2012

Nota:

 La data documento 19.3.2012 è importante per coloro che desiderano stampare queste

transazioni sul giornale bollato del mese di marzo 2012 e non sul giornale bollato del mese di dicembre 2011.

 Il flag “Registr. Assestamento (periodo 13)” è funzionale alla stampa dei bilanci intermedi per escludere o comprendere tali registrazioni nelle stampe provvisorie.

Esempio di registrazione Differenze cambi.

a) registrazione della Fattura di Acqusito nel 2011 con un certo cambio definito alla data.

Elaborazione e calcolo delle Differenze Cambio a fine esercizio.

Il campo “Considerare data riconciliazione divisa” serve a far prendere in considerazione registrazioni che alla data di lancio della transazione sono riconciliate, ma che alla data esecuzione (es. 31.12.2011) non lo erano.

Questo è l’esito del calcolo delle differenze cambi. Selezionando le righe e cliccando su “Aggiungere”

le registrazioni vengono effettuate in effettivo in prima nota.

Questa è la Prima nota per le differenze cambi.

Nota: La registrazione assume la data di esecuzione come data di registrazione contabile cercando nell’anno che si sta per chiudere (es. 2011) la serie per numerare il documento.

Non trovando una serie di default per la prima nota con indicatore 2011 ed in più trovando diverse serie di numerazione prende la prima serie creata con indicatore 2011 !!

Due Workaround:

1) definisco una serie di default per la Prima Nota scegliendo la serie giusta utilizzata nell’esercizio che si sta chiudendo. (al limite solo per l’utente che sta facendo le chiusure).

Faccio di nuovo il calcolo delle differenze cambi.

Ed ottengo:

Viene usata la serie corretta che io ho definito come default per la prima nota.

2) Bloccare tutte le serie di numerazione dell’esercizio che si stà per chiudere lasciando attiva la sola serie che deve essere usata da queste registrazioni automatiche (vedi sopra)

La prima nota usa l’unica serie attiva

Registrazioni inverse (storno di ratei, risconti, differenze cambi...)

Queste registrazioni e quelle relative ai ratei e risconti possono dare luogo alle registrazioni inverse in data 01.01.AAA. Vediamo come:

Andiamo ad eseguirne una

L’errore è dato dal fatto che la data scadenza presente sulla registrazione, è 31.12.2011 e sul periodo gennaio 2012 occorre aprire l’intervallo almeno per dicembre 2011.

Attenzione: Anche per le registrazioni inverse il sistema (che deve registrarle in data 1.1.AAAA) prende una serie di numerazione creata per il nuovo esercizio e legata al documento di Prima Nota. (indipendentemente dalla serie usata nella registrazione d’origine in data 31.12.AAAA-1)

Che serie prende nel nuovo esercizio:

a) Quella definita di default sul documento Prima nota

b) Se non c’è un default per l’esercizio corrente prende la prima serie creata per l’esercizio Registrazione d’origine fatte con serie diverse.

1° Scenario:

a) La prima serie creata non è quella della prima nota

b) Il default per il documento di prima nota non è aggiornato

Faccio una registrazione inversa:

2° Scenario:

a) La prima serie creata non è quella della prima nota b) Il default per il documento di prima nota è aggiornato

Faccio una nuova registrazione inversa

Workaround: Indipendentemente dalle serie usate nelle registrazioni originali prima di procedere alle registrazioni inverse mi accerto di avere la serie giusta per il documento della prima nota assegnata di default.

Utilizzo Date:

Se faccio la regsitrazione inversa

Tale data può essere resa modificabile però dopo aver fatta la registrazione.

Scenario:

- Fare le registrazioni di assestamento con la serie per le prime note dell’esercizio in chiusura 2011

o Per le registrazioni manuali (ratei, risconti...) scegliere la serie giusta

o Per le registrazioni automatiche (differenze cambi...) assegnare come default la serie giusta

- Fare le registrazioni inverse con la serie di prima nota del nuovo esercizio 2012 o Assegnare come default la serie giusta per le prime note

Ulteriore possibilità: operare le registrazioni inverse in modo manuale

Faccio le registrazione di ratei, risconti e differenze cambi senza fissare data di storno oppure fissando la data di storno al 1.1 ma ipotizzando di volerle stornare manualmente.

Al 1.1.AAAA richiamo le registrazioni inverse (se ho messo la data di storno)

o le ricerco attraverso una query su data registrazione e codice transazione

Quindi aprendo le singole registrazioni (tolgo il flag di storno se era stato impostato) e le storno singolarmente. In questo modo posso scegliere date documenti e serie di numerazione.

Gestione delle date:

Disponiamo di due date per evidenziare la competenza 31.12.AAAA (data registrazione e data scadenza) e due date per identificare la data di calendario a febbraio, marzo… (la data documento ed una data di creazione che è memorizzata dal sistema sulle righe di prima nota (questa data è sempre la data del giorno del sistema). Vanno usate in funzione della stampa del giornale bollato.

Conti differenze cambi:

Per le società che utilizzano la divisa di sistema diversa dalla divisa locale .

4 – Preparazione stampe e controlli per la chiusura a) Stampare il bilancio Stato Patrimoniale:

b) Stampare il risultato del Conto Economico:

c) Alcuni scenari del bilancio di verifica

d) stampare i mastrini dei singoli conti del piano dei conti e) stampare i mastrini dei clienti e fornitori

Note:

a) Saldo di apertura: Vale solo per intervalli inferiori all’intero esercizio

b) Riconciliazione: Visualizzare tutte le transazioni o in base alle proprie esigenze solo quelle riconciliate o non riconciliate

c) Attivare colonna: Saldo accumulato in scadenza d) Visualizzare riepilogo registrazioni per i totali

f) Preparare i conti di supporto per la chiusura e riapertura.

e) Per le operazioni automatiche di chiusura, sono necessari 2 conti, uno per la chiusura del conto Economico (Risultato d’esercizio) ed uno per il giro di Chiusura/Apertura dello Stato Patrimoniale. Per il Conto economico si può usare un unico conto oppure scegliere fra un conto di “Utile d’esercizio” ed uno di “Perdita dell’esercizio”

Un conto viene copiato dalla determinazione conti (Conto di chiusura del periodo) e serve per il giro Chiusura/Apertura dello Stato Patrimoniale; potrebbe essere uguale al Saldo d’apertura del conto che si vede (in verde) nella determinazione conti e che viene proposto in automatico quando si fa la ripresa manuale dei saldi di CoGe e BP all’avvio di una società.

L’altro conto (che và inserito manualmente) serve a determinare il saldo come Risultato d’esercizio del Conto Economico.

5 – Chiusura del Conto Economico

Il lancio della chiusura del Conto Economico si può fare stando sul periodo (Mese) contabile corrente (potrebbe essere Marzo, Aprile o Maggio). Il sistema comunque fissa automaticamente la data registrazione al 31.12.AAAA mentre la data valuta e la data documento sono registrate dall’inserimento manuale.

 Usare la videata parametrizzazione per inserire i dati necessari (notare la data del documento che può essere esattamente il giorno in cui si fa la chiusura. Può servire per la stampa del giornale bollato)

 Selezionare i conti da chiudere relativi ai cassetti del Conto Economico.

Il bottone “Report precedente” serve per rivedere una chiusura precedentemente lanciata e salvata, ma non eseguita definitivamente.

Tenendo conto del saldo totale del conto economico (vedi stampa Conto Economico), l’estrazione mi dà la lista di tutti i conti da chiudere con i relativi saldi.

Salvare = salvare in modo provvisorio e quindi riprendere la chiusura in un momento successivo.

Eseguire = marcare tutte le linee cliccando sulla testa della colonna “Autorizzato” ed aggiornare la contabilità.

“Crea osservazioni autom.” mette nel campo Osservazioni delle prime note quanto digitato nel campo

“Osservazioni” della testata.

Nota: le osservazioni e le date sotto l’etichetta “Saldo Finale” sono rilevanti ai fini della registrazione.

Non sono rilevanti i dati sotto la riga “Saldo Iniziale”.

Ecco il confronto della stampa Conto Economico con il Saldo calcolato dalla Chiusura.

Attenzione: Utilizzo della serie di numerazione per le prime note di chiusura

Vale quanto detto per ratei, risconti e differenze cambi.

Il sistema prende la serie di default (se definita) o la prima inserita per l’indicatore di periodo valido al 31.12.AAAA (anno in chiusura).

Vediamo i diversi scenari:

1°) Senza serie di default o come default la serie del nuovo esercizio (non valida al 31.12 dell’anno in chiusura)

2°) Con la serie di default valida al 31.12 dell’anno in chiusura:

3°) Con tutte le serie dell’anno in chiusura bloccate tranne la serie corretta per le scritture di chiusura

Le registrazioni saranno fatte con la serie Pnota.

Ristampando il Conto Economico se aggiungendo i saldi chiusura (scritture di chiusura), ottengo tutto a zero.

Altrimenti ottengo il risultato d’esercizio

Diverse viste si possono avere anche con il Bilancio di verifica con l’aggiunta dei saldi finali (scritture di chiusura), ma visualizzando i conti con saldo a zero e con movimenti

Oppure (senza visualizzare i conti con saldo zero)

Se ristampo senza scritture di chiusura oppure con saldi di chiusura prima della data selezionata, ottengo sempre il mio bilancio di verifica dei conti economici al 31.12.AAAA, quindi posso sempre ristampare un bilancio prima della chiusura stessa.

6) Chiusura Stato Patrimoniale

Procedo al lancio della transazione con scelta degli appropriati parametri:

Notare: Osservazioni, saldo a zero, Data dei documenti….

Attenzione:

Occorre inoltre ricordare che il sistema usa la stessa serie di numerazione per la prima nota di chiusura e di apertura.

Quindi possiamo verificare:

Chiusura

Apertura

Rifacendo il bilancio patrimoniale dell’esercizio AAAA con le registrazioni di chiusura ho tutto a zero.

Attenzione: se si usano Modelli di Bilancio per la stampa dello Stato Patrimoniale e del Conto Economico, dalla release 8.81 PL10 è possibile influenzare il calcolo del Periodo di Profitto come descritto nelle sapnote sapnote 1660273 - Profit Period in Balance Sheet Template e sapnote 1627438 - Incorrect Profit Period in the Balance Sheet Template.

Chiusure di Periodo e Controlling

Sia in una gestione monodimensionale che multidimensionale occorre fare attenzione alle parametrazioni impostate in sede di attivazione per quanto riguarda i controlli

1°) Scenario: Controllo attivato sui conti di spesa con alcuni default, ma senza il blocco delle registrazioni se non viene alimentato il Centro di Costo

Consideriamo in sede di chiusura del Conto Economico alcuni conti i cui costi sono stati imputati correttamente sui centri di costo.

Vediamo il report di controllo con la contabilità

Tutti i conti interessati dalla chiusura sono andati a zero, ma solo uno (le spese telefoniche) quadra con il controlling perchè anche la registrazione di chiusura ha assunto la regola di distribuzione.

Ovviamente le registrazioni di chiusura potrebbero tutte non avere il centro di costo/regola di distribuzione. In questo caso è ovvio che i report del Controllo di gestione si fanno escludendo le registrazioni di chiusura. (vedi sapnote 1553674).

Report per Centri di costo

2°) Scenario: Controllo attivato sui conti di spesa con o senza default, ma con il blocco delle registrazioni se non viene alimentato il Centro di Costo

Proviamo la Chiusura del conto “Abbonamenti....”

Attenzione: Se fosse stato attivato il “blocco delle registrazioni” prima di effettuare la chiusura del Conto Economico occorre cambiare la parametrazione. In tal modo per i conti dove è previsto un default verrà registrato nelle prime note, nulla verrà registrato per gli altri conti.

L’ipotesi migliore sarebbe quella di avere un unico CDC di appoggio da usare per tutti conti.

7) Come Stampare il Libro Giornale bollato ?

a) Chi vuole stampare il giornale di dicembre con tutti i movimenti di rettifica e chiusura esercizio deve lanciare la transazione nella maniera consueta ossia selezionando le registrazioni contabili per data registrazione.

Si vedono chiaramente le registrazioni di ratei e risconti fatte in data 19.03.2012 e le registrazioni di chiusura fatte con data documento 30.4.2012.

b) Chi vuole stampare su dicembre solo i movimenti creati in dicembre e stampare le registrazioni che ha fatto per gli aggiustamenti di bilancio in data registrazione 31.12.AAAA (31.12.2011) ma con data documento nei diversi mesi dell’esercizio nuovo (2012) sui singoli mesi in cui sono state registrate (es. marzo, aprile e così via), quindi vale anche per le scritture di chiusura può operare così:

a. la stampa normale di tutti i movimenti del mese di dicembre dell’anno che si chiude con i progressivi in testa ed in fondo al giornale. Ovviamente per stampare il giornale di dicembre con le sole registrazioni originali di Dicembre devo attivare le due date, di registrazione e di documento.

Vengono così stampati solo i documenti con data registrazione in dicembre AAAA e data documento minore o uguale a dicembre AAAA.

Attenzione: Solo le registrazioni delle differenze cambi vengono comunque estratte perché generate in automatico con data registrazione, scadenza e documento uguale al 31.12.AAAA (es. 2011). In realtà la differenza cambi andrebbe registrata il più presto possibile al cambio d’esercizio anche perché più il tempo passa più le partite si chiudono e quindi bisogna poi tener conto della data di riconciliazione.

b. per i successivi mesi di gennaio, febbraio, marzo .... prima si effettua la stampa normale di tutti i movimenti del mese con i progressivi in testa ed in fondo al giornale selezionando la sola data di registrazione

c. quindi si rilancia la stampa del giornale per estrarre e stampare da soli i movimenti creati nel mese (data documento nel mese) ma la cui data di registrazione è 31.12.AAAA (vedi aprile)

Quindi le registrazioni fatte nei diversi mesi successivi, comprese quelle di chiusura, le stamperò in coda al giornale del mese in cui, come data documento, le ho fatte.

Anche i movimenti di chiusura del Conto economico e Stato patrimoniale seguono questa regola.

In questo documento la chiusura dell’anno 2011 è stata simulata il 30 aprile 2012 e quindi voglio stampare queste registrazioni sul giornale di aprile 2012.

Un altro modo di isolare le sole scritture di chiusura (in qualsiasi mese si vogliano stampare) è quello di utilizzare le selezioni ampliate.

Lo stesso discorso vale per i soli movimenti di apertura (quando si vogliono stampare in un mese diverso da gennaio).

8) Riconciliazioni delle registrazioni di chiusura ed apertura sui Business Partners

Per ogni BP e per ogni conto di riconciliazione con saldo diverso da zero viene generata una scrittura di chiusura ed apertura di bilancio.

Possiamo procedere con una riconciliazione automatica:

Sui Fornitori

In modo analogo sui clienti:

Riconciliando i BP si sono automaticamente riconciliati i conti di riconciliazione di Co.Ge relativi a Clienti, Clienti Effetti e Fornitori, Fornitori c/effetti

9) Conti di CO.GE Stato Patrimoniale.

Per ogni conto dello Stato Patrimoniale con saldo diverso da zero vengono generate due registrazioni di prima nota per la chiusura ed apertura del saldo.

Queste registrazioni non sono fra loro riconciliate e quindi nella stampa dei mastrini verrebbero sempre stampate.

Per procedere ad una loro riconciliazione automatica si può operare così:

Si vede bene anche dal saldo di ogni singolo conto

10) Conto di CO.GE. usato per Chiusura/Apertura Stato Patrimoniale (es. 38010010)

Le registrazioni effettuate su questo conto di appoggio danno il saldo a zero e vengono riconciliate in automatico all’atto della registrazione stessa.

Ogni registrazione di chiusura si accoppia con quella di apertura generando un record nelle tabelle di riconciliazione (OITR, ITR1)