23/09/13 Soluzioni di Riuso

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Soluzione RIUSO486

“BIBLIOTECHE IN RETE” proposta da “PROVINCIA DI BERGAMO”

Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione proponente: Provincia

Regione dell'amministrazione: Lombardia Ambito/i amministrativo/i interessato/i: n.d.

Nome: MARIAGRAZIA Cognome: FRESCURA Posizione nell'Ente: DIRIGENTE Telefono: 035 387648

Email: segreteria.biblioteche@provincia.bergamo.it Altre ammin. che utilizzano la soluzione: 200 comuni bergamaschi

Tipologie di amministrazioni più idonee a riutilizzare la soluzione: comuni piccoli comuni medi comuni grandi comunità montane province

regioni Servizi Implementati

Nome OPAC

Destinazione per i cittadini

Attraverso l’OPAC (Open Access Public Catalogue) il cittadino ha la possibilità di effettuare ricerche all’interno del catalogo centrale utilizzando differenti modalità di ricerca: ricerca semplice, ricerca base e ricerca avanzata. Per ogni documento, oltre alle informazioni catalografiche, è possibile accedere alla visualizzazione delle informazioni relative alla localizzazione fisica del volume ed al suo stato, aggiornato in tempo reale.

Inoltre, tutti i cittadini in possesso di un’apposita password hanno la possibilità di richiedere in prestito presso una qualsiasi biblioteca i documenti di interesse. Per ottenere un elevato livello di servizio verso il cittadino l’individuazione e la scelta del volume che potrà essere ritirato il prima possibile presso la biblioteca scelta è delegata al sistema che provvede in maniera automatica ad aprire una richiesta di interprestito nel caso in cui si renda necessario.

Nome Gestione biblioteca Destinazione per l'amministrazione

Il servizio mette a disposizione degli operatori delle biblioteche un ricco insieme di funzionalità condivise ed informazioni aggiornate in tempo reale fondamentali per l’erogazione dei servizi ai cittadini:

- Gestione utenti. Tutte le informazioni anagrafiche relative agli utenti ed ai movimenti ad essi associati sono condivise fra tutte le biblioteche. Ciò permette ad ogni cittadino di usufruire dei servizi bibliotecari (prestiti, rinnovi, riconsegne, prenotazioni) in ogni biblioteca gestita dal sistema semplicemente presentando la propria tessera bibliotecaria, Codice Fiscale o Carta Regionale dei Servizi.

- Gestione prestiti. Il servizio implementa un insieme di regole per la gestione ed il controllo dei prestiti differenziate per tipologia di documento e tipologia di utente (durata dei prestiti, numero di rinnovi, età dell’utente, penalità in caso di ritardo nella riconsegna, …).

- Gestione interprestiti. Il sistema gestisce in maniera completamente automatica le richieste di interprestito bibliotecario con l’obiettivo di ridurre il tempo di consegna del documento al cittadino prendendo in

considerazione i passaggi nelle diverse biblioteche del servizio di trasporto, i periodi di chiusura delle biblioteche ed il carico delle prenotazioni associate alle singole biblioteche.

- Gestione patrimonio locale. Ogni biblioteca ha la possibilità di gestire parte del proprio patrimonio documentario tramite un catalogo locale (donazioni, periodici, …). Tali documenti, sebbene non siano consultabili al di fuori della biblioteca proprietaria, sono soggetti alle stesse regole di prestito definite per i documenti gestiti nel catalogo centrale. Inoltre, nel caso in cui alcuni volumi “locali” vengano inseriti nel catalogo centrale, tutte le informazioni relative ai movimenti ad essi associati vengono recuperate.

- Funzionalità di supporto. Oltre alle funzionalità sopra riportate il servizio implementa ulteriori funzionalità di supporto: tracciabilità di tutte le operazioni e cambi di stato del singolo movimento, gestione ottimizzata dei solleciti, modulo di reportistica e statistiche, gestione anagrafica della biblioteca (indirizzi, orari di apertura, periodi di chiusura, …).

Nome Catalogazione bibliografica centralizzata Destinazione per l'amministrazione

Il servizio permette la gestione centralizzata delle informazioni bibliografiche relative al patrimonio documentale delle singole biblioteche.

Le informazioni ed i dati bibliografici relativi al patrimonio catalogato vengono gestiti all’interno di un’unica banca dati condivisa fra tutti gli utilizzatori del sistema.

Il sistema adotta standard catalografici riconosciuti e condivisi a livello nazionale e internazionale e mette a disposizione dell’utente un insieme di funzionalità per la verifica in tempo reale dell’aderenza delle informazioni inserite allo standard. Inoltre il catalogatore ha la possibilità di gestire ulteriori informazioni fondamentali per l’erogazione dei servizi sul territorio (tipologia di utenti destinatari dei documenti, eventuali vincoli sull’età, allegati, link esterni, …).

L’accesso al servizio di catalogazione ristretto ad utenti specializzati, per i quali sono configurabili diversi livelli di autorità, permette di mantenere un’elevata qualità delle informazioni gestite ed inoltre, sgravando l’operatore di biblioteca dalle attività di catalogazione, permette a quest’ultimo di concentrarsi maggiormente sui servizi rivolti al cittadino

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al cittadino

Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione Link alla soluzione: http://opac.provincia.bergamo.it Secondo link alla soluzione: http://biblioteca.provincia.bergamo.it

Documento di riferimento: n.d Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione

Il nuovo sistema informativo bibliotecario della Provincia di Bergamo, denominato B-Evolution, è stato progettato da un team composto da catalogatori, bibliotecari e coordinatori di sistema supportati dal personale del Consorzio Politecnico di Milano a cui è stata affidata anche l’intera realizzazione.

Il progetto è nato con l’intenzione di sviluppare un sistema che potesse adattarsi e rispondere alle esigenze, in continua evoluzione, delle biblioteche e dei cittadini sempre più “on-line”.

Le principali esigenze informative alla base della progettazione di B-Evolution e del suo sviluppo sono state le seguenti:

• Condivisione del patrimonio documentario fra tutte le biblioteche;

• Gestione centralizzata delle attività di catalogazione;

• Condivisione di un’unica anagrafica dei cittadini-utenti fra tutte le biblioteche;

• Gestione autonoma da parte delle biblioteche di un proprio catalogo locale (donazioni, periodici, ...);

• Supporto per la gestione delle prenotazioni e delle richieste di interprestito;

• Aggiornamento in tempo reale delle informazioni relative a disponibilità, prenotazioni e movimenti;

• Utilizzo di tecnologie poco invasive per favorire la diffusione e l’utilizzo del sistema informativo;

• Erogazione di servizi a valore aggiunto al cittadino (ricerche, prenotazioni, ...).

Il nuovo sistema informativo bibliotecario della Provincia di Bergamo è un’applicazione 100% web-based: per accedere a qualsiasi servizio (dalla Catalogazione bibliografica centralizzata alla gestione delle biblioteche e quindi all’OPAC) è sufficiente disporre di un tradizionale browser web e di una connessione ad internet e non è necessaria l’installazione di alcun programma o applet. Ciò sgrava completamente le amministrazioni locali (sedi del catalogo e biblioteche) dalla gestione delle attività di assistenza tecnica ed infrastrutturale.

Il sistema si compone di tre moduli principali (Catalogo, Banco, OPAC) distinti ma integrati fra di loro per permettere a tutti gli utenti di accedere a informazioni e dati condivisi ed aggiornati in tempo reale. Il form di login è lo stesso sia per i cittadini sia per gli operatori (catalogatori e bibliotecari) e l’accesso alle diverse funzionalità è differenziato in funzione della profilazione ed dei permessi di accesso degli utenti.

Inoltre, i cittadini possono usufruire dei servizi bibliotecari (dal prestito in biblioteca alla prenotazione tramite OPAC) indifferentemente tramite il codice della tessera bibliotecaria, unica e condivisa per tutte le biblioteche, oppure tramite il Codice Fiscale o Carta Regionale dei Servizi.

Per la descrizione delle funzionalità del sistema si rimanda alla descrizione dei servizi implementati (Sezione 1) mentre per la descrizione delle caratteristiche tecnologiche si rimanda agli aspetti legati alle tecnologie utilizzate (Sezione 6)

Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Maggio 2007

N. di addetti operanti con la soluzione:: 400 Breve descrizione del contesto organizzativo

Il servizio Biblioteche della Provincia di Bergamo orienta e indirizza la rete bibliotecaria provinciale al fine di costituire un sistema culturale integrato in grado di offrire adeguati servizi agli utenti. I principali servizi erogati alle biblioteche sono:

catalogazione del patrimonio librario, prestito interbibliotecario, aggiornamento professionale dei bibliotecari, consulenze tecniche e bibliografiche

La rete bibliotecaria della Provincia di Bergamo è articolata in cinque sistemi bibliotecari intercomunali e uno urbano che rappresentano lo strumento cardine di promozione e attuazione della cooperazione bibliotecaria. Ad essa aderiscono, oltre a quelle comunali, biblioteche scolastiche e specialistiche.

Tutti e cinque i sistemi bibliotecari intercomunali aderiscono all’organizzazione bibliotecaria provinciale. In totale, le biblioteche che aderiscono a tale servizio sono 220.

Servizio di Catalogazione

Il servizio di catalogazione centralizzata si occupa, nel rispetto dei principi di economicità e uniformità, della catalogazione del materiale documentario acquisito dalle biblioteche aderenti all'organizzazione bibliotecaria provinciale.

La catalogazione viene effettuata da personale tecnico specializzato previo utilizzo di standard catalografici riconosciuti e condivisi a livello nazionale e internazionale.

Con la catalogazione centralizzata lo stesso documento viene catalogato, a garanzia di economicità, una sola volta per tutto il territorio provinciale e su questa catalogazione unica vengono successivamente implementate le sole informazioni relative al dato di localizzazione (ubicazione fisica) del documento nelle singole biblioteche. La centralizzazione del servizio ha nello stesso tempo consentito di sollevare i bibliotecari dall'onere della catalogazione favorendoli nella loro attività di promozione alla lettura e di offerta di servizi informativi.

Il servizio ha consentito ad oggi di collegare in un'unica rete informativa le biblioteche della provincia costruendo una banca dati in grado di fornire al cittadino un accesso efficace al servizio di pubblica lettura e agli operatori le necessarie basi di un sistema condiviso per una efficiente gestione dello stesso.

Prestito interbibliotecario e trasporto libri

Il servizio di prestito interbibliotecario è coordinato e gestito dalla Provincia di Bergamo e affianca il servizio di catalogazione centralizzata, che lo rende possibile.

Il servizio, permettendo la circolazione e lo scambio di documenti fra biblioteche diverse della provincia di Bergamo, risponde a un principio in virtù del quale non è la singola biblioteca a far fronte al fabbisogno informativo della propria comunità ma l'intera rete delle biblioteche del territorio provinciale.

Con il prestito interbibliotecario si possono ottenere i documenti disponibili presso tutte le biblioteche aderenti al sistema informativo dei servizi bibliotecari della Provincia di Bergamo.

Tramite questo servizio gli utenti iscritti al prestito possono fare richiesta di ricevere documenti posseduti da una qualsiasi delle biblioteche del territorio provinciale.

La circolazione dei libri per il prestito interbibliotecario è completamente gratuita

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La circolazione dei libri per il prestito interbibliotecario è completamente gratuita

N. di giornate di formazione: 5 Nota sulle giornate di formazione: nd N. di giornate per manutenzione evolutiva: 0 Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva: nd

Formazione specifica erogata da risorse: interne Esiste un manuale d'uso della soluzione per gli addetti? NO Disponibilità di personale dell'Ente a fornire assistenza: SI

Indicazione delle giornate che ci si impegna a rendere disponibili:

3

Nota sulle giornate disponibili nd La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione

cedente:

SI

Indicare le componenti della soluzione

Componente Esportazione dati e informazioni in file CSV Proprietà amministrazione

Provincia di Bergamo

Componente Esportazione dati e informazioni in documenti PDF Proprietà amministrazione

Componente OPAC Proprietà amministrazione

Componente Gestione allegati (file e link) Proprietà amministrazione

Componente Validatore standard catalografici Proprietà amministrazione

Componente Gestione notizie catalografiche e authority file Proprietà amministrazione

Componente Ricerca notizie catalografiche Proprietà amministrazione

Componente Autenticazione e gestione utenti Proprietà amministrazione

Componente Gestione anagrafica lettori Proprietà amministrazione

Componente Gestione interprestito Proprietà amministrazione

Componente Gestione prestito Proprietà amministrazione

Componente Gestione solleciti Proprietà amministrazione

Componente Storicizzazione movimenti Proprietà amministrazione

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Componente Ricerca movimenti Proprietà amministrazione

Componente Statistiche Catalogo Proprietà amministrazione

Componente Statistiche Biblioteche Proprietà amministrazione

Componente Gestione anagrafica Biblioteca Proprietà amministrazione

Componente Comunicazioni via e-mail Proprietà amministrazione

Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'Amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per la realizzazione della

soluzione €:

150.000,00

Nota: nd Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo): 7,00

Nota: nd Costi esterni per la manutenzione della soluzione €: 50.000,00

Nota: nd Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo): 1,00

Nota: nd

Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall'Amministrazione

L’utilizzo di una soluzione le cui funzionalità sono fruibili attraverso un tradizionale browser web senza la necessità di installazione di programmi in locale azzerra i costi di gestione sistemistica, direttamente imputabili all’utilizzo della soluzione, presso le singole biblioteche (gestione infrastruttura e gestione PC) e inoltre permette l’utilizzo del sistema anche da PC su cui sono installati Sistemi Operativi OPEN SOURCE eliminando così anche i costi di licenza client.

La condivisione ed aggiornamento di tutte le informazioni in tempo reale e la gestione completamente automatizzata dell’interprestito, oltre a rendere maggiormente efficiente l’intero processo, elimina i costi imputabili alle richieste di informazioni fra le biblioteche (disponibilità documenti, situazione prestiti di un utente, stato di un movimento, …).

Inoltre, la possibilità di gestione automatica dei solleciti via email riduce i costi imputabili alla gestione cartacea (stampa ed invio).

Sebbene venga richiesto alle biblioteche una connessione ad internet, spesso tale voce di costo non è differenziale dal momento che la maggior parte delle biblioteche ha già una connessione ad internet.

Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'Amministrazione Il cittadino ha la possibilità di verificare in tempo reale la disponibilità di un determinato documento presso una specifica biblioteca direttamente da casa o dal lavoro senza recarsi in biblioteca ed eventualmente prenotarlo o richiederlo in prestito.

La gestione automatizzata del processo di prenotazione garantisce la riduzione dei tempi di consegna del documento prenotato dal cittadino, sia che la prenotazione avvenga in biblioteca sia che avvenga da OPAC.

L’utilizzo di un’unica banca dati contenente le informazioni anagrafiche dei cittadini e dei movimenti ad essi associati permette l’accesso ai servizi bibliotecari in tutte le biblioteche che utilizzano il sistema indifferentemente attraverso l’identificazione tramite tessera bibliotecaria, Codice Fiscale o Carta Regionale dei Servizi

Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera

Le funzionalità di reportistica messe a disposizione dal sistema permettono agli operatori di ottenere statistiche mensili ed annuali relative agli utenti e movimenti delle singole biblioteche in maniera semplice ed immediata senza ricorrere ad elaborazioni locali. Inoltre, nel caso in cui sia necessario effettuare report di dettaglio non presenti nel sistema si ha la possibilità di esportare i dati di base in file CSV e quindi importarli in strumenti di elaborazione dati.

Inoltre, l’utilizzo di un’unica banca dati permette di ottenere statistiche aggiornate aggregate a diversi livelli: biblioteca, sistema e polo.

Queste funzionalità consentono agli operatori di avere a disposizioni gli strumenti indispensabili per una corretta gestione e programmazione dei servizi

Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione I principali elementi di semplificazione delle procedure tradizionali introdotti dalla soluzione sono:

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- Procedura di catalogazione assistita e validatori automatici di aderenza agli standards di catalogazione.

- Controlli e regole a supporto della corretta movimentazione dei volumi (prestito di documenti vietati ai minori, prestito di materiale video coperto da copyright, gestione automatica delle penalità in caso di ritardi, evidenziazione dei presiti in scadenza e scaduti intestati all’utente, …).

- Gestione ottimizzata delle prenotazioni e dei movimenti di interprestito (individuazione automatica della biblioteca a cui richiedere il volume in interprestito, gestione delle prenotazioni di volumi rovinati o smarriti, …).

- Accesso condiviso per tutti gli operatori a informazioni e dati aggiornati.

- Accesso alle informazioni ed al servizio di prenotazione in modalità self-service da parte del cittadino.

Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate nd

Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate Caratteristiche della soluzione tecnologica

La soluzione, scritta completamente in java, presenta un’architettura web con un unico application server (JBoss 4) ed un unico database server dedicato (Microsoft SQL Server 2000).

L’accesso da parte di tutte le tipologie di utilizzatori (catalogatori, bibliotecari e cittadini) alle funzionalità del sistema avviene tramite un tradizionale browser web su protocollo http.

Tutta la logica applicativa è lato server e per questo non viene richiesta l’installazione e l’esecuzione di alcun programma lato client. Fra le funzionalità del sistema è presente un modulo di estrazione dei dati e delle informazioni in formato CSV e PDF che per essere visualizzati richiedono l’utilizzo di appositi programmi scaricabili gratuitamente da internet.

Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione

Lato client, per l’utilizzo delle funzionalità del sistema è richiesto solamente un browser web connesso a Internet.

Lato server la configurazione è la seguente:

- Application Server JBoss 4 su Sistema Operativo Linux (server HP DL360 G5 con 8GB di RAM)

- Database Server Microsoft SQL Server 2000 su Sistema Operativo Windows Server 2003 Web Edition (server HP DL380/1 con 2GB di RAM)

Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione

La realizzazione del prodotto è avvenuta con il supporto tecnico del Consorzio Politcnico Innovazione di Milano e grazie all'apporto collaborativo dei Sistemi Bibliotecari della provincia

Quanto tempo è durato il progetto (mesi) 10 Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce?

Il nuovo sistema informativo bibliotecario della Provincia di Bergamo, utilizzato da 220 biblioteche, gestisce all’interno della banca dati condivisa più di 2.500.000 volumi relativi a oltre 500.000 schede catalografiche. A questi si aggiungono i 250.000 volumi gestiti localmente dalle biblioteche.

Mensilmente vengono registrati oltre 130.000 prestiti con picchi giornalieri di oltre 8.000 nuovi prestiti creati. La ripartizione fra prestiti in sede e interprestiti è circa l’85% per i primi ed il restante 15% per i secondi.

I tempi di consegna delle richieste di interprestito sono nel 70% dei casi inferiori ai 5 giorni e nel 95% dei casi inferiori ai 10 giorni.

La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione?

La soluzione non è integrata con altre applicazioni dell’amministrazione.

Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi

Sebbene la soluzione non richieda modelli organizzativi specifici, per usufruire al meglio delle funzionalità messe a disposizione (catalogo centrale, gestione automatizzata delle prenotazioni, …) deve essere presente un modello organizzativo centralizzato di coordinamento ed indirizzo delle biblioteche nonché un efficiente servizio di trasporto che permetta la circolazione dei volumi fra le diverse biblioteche.

Necessità di accordi con Enti terzi

Non è necessari la stipula di accordi con Enti terzi.

Dipendenza da normative regionali

La soluzione si inserisce nel dettato della L.R. 81/85 della Regione Lombardia, con riferimento all’obiettivo di attuare una rete integrata di strutture e di servizi bibliotecari e documentari con la realizzazione di sistemi informativi coordinati che

favoriscano la conoscenza e l’utilizzazione dei beni librari e documentari esistenti nel territorio provinciale