Firma digitale BPM
Documento aggiornato al 16 Novembre 2020
Applicativi coinvolti: HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PROJECT
PREMESSA ... 2
DEFINIZIONE DEL PROCESSO AMMINISTRATIVO ... 2
› CAMPI AGGIUNTIVI ... 3
› GESTIONE ALLEGATI E STAMPE ... 4
› GESTIONE PARAMETRI ESTRAZIONE ... 6
SBLOCCO PROCESSO AL TERMINE DELLE FIRME ... 7
› PROCESSO SCHEDULATO ... 7
› NOTIFICA PER AVVISO TERMINE FIRMA ... 7
DEFINIZIONE DEL BPM ... 8
› GESTIONE FIRME ... 8
SALVATAGGIO DOCUMENTI IN ANAGRAFICA ... 9
FORZATURA AVANZAMENTO PROCESSO ... 10
PREMESSA
Dalla versione 07.05 di Human Capital Management Project è stata integrata all’interno dei processi BPM la possibilità di effettuare una firma digitale dei documenti.
I passaggi necessari che verranno poi approfonditi all’interno del documento sono i seguenti:
• Definizione della generazione stampa e del flusso firma all’interno delle fasi dei processi amministrativi di Risorse Umane
• Richiamo della fase all’interno della definizione step BPM
• Nel momento in cui l’utente accede, conferma e fa partire il processo di firma per i soggetti definiti all’interno della fase (le utenze legate a questi soggetti, vengono a questo punto passati a Z-Sign).
• Alla conferma il documento (non ancora firmato) viene salvato all’interno dell’anagrafica soggetto (Soggetto – Risorse Umane – Dati amministrativi – Processi amministrativi).
• Z-Sing si prende in carico il processo di firma.
• Il processo BPM si blocca o meno in funzione di quanto definito nella fase.
• Sempre in base a quanto definito, al termine delle firme, un nuovo processo schedulato di risorse, sblocca lo step, e salva il documento firmato all’interno della sezione “Documenti e permessi” del soggetto.
DEFINIZIONE DEL PROCESSO AMMINISTRATIVO
All’interno del punto di menu “Processi” (Tabelle – Soggetto – Dati amministrativi – Processi) viene data la possibilità di specificare:
• Che documento deve essere generato e in che formato
• Quanti e quali sono gli attori firmatari
• Come gestire il processo nel momento di firma in corso
Tutti i dati configurati all’interno del processo, una volta completato lo stesso, vengono salvati all’interno dell’anagrafica del soggetto per cui il processo viene effettuato.
Risulta necessario, per alcuni di questi processi, salvare tra le informazioni, anche il rapporto di lavoro in esame.
Per individuare per quali processi questi dati devono essere salvati, occorre valorizzare il flag “RDL in anagrafica”.
Sotto la tabella di configurazione delle fasi, per ognuna di esse, sono presenti tre sezioni:
• Campi aggiuntivi
• Gestione allegati e stampe – Firma digitale
• Firma digitale
› CAMPI AGGIUNTIVI
Campo Dettagli
1.1.1 Valori dato aggiuntivo Se valorizzato permette di aggiungere un nuovo campo tra quelli disponibili nello step del processo
1.1.2 Descrizione
Campo visualizzato solo se valorizzato “Valori dato aggiuntivo”. Permette di inserire la descrizione del valore da aggiungere allo step del processo.
1.1.3 Definisci valori
Campo visualizzato solo se valorizzato “Valori dato aggiuntivo”. Permette di identificare i possibili valori che l’utente potrà selezionare per il dato precedente.
1.1.4 Data Se valorizzato permette di aggiungere un nuovo campo data tra quelli disponibili nello step del processo.
1.1.5 Descrizione Campo visualizzato solo se valorizzato “Data”.
Permette di identificare la descrizione della data da inserire.
1.1.6 Nominativo soggetto
Selezionando il campo, all’interno dello step del processo che richiama questa fase, sarà disponibile il nominativo del soggetto interessato (es: processo di assunzione, sarà visualizzato l’assunto).
1.1.7 Nominativo di chi svolge la procedura
Selezionando il campo, all’interno dello step del processo che richiama questa fase, sarà disponibile il nominativo del soggetto che sta eseguendo il processo.
1.1.8 Note Se valorizzato permette di aggiungere un campo note tra quelli disponibili nello step del processo.
› GESTIONE ALLEGATI E STAMPE
Tale sezione consente di definire per la fase in esame se lo step può permette di allegare file oppure se nello stesso è possibile generare stampe, che eventualmente possono richiedere un processo di firma digitale.
Campo Dettagli
1.1.9 Allegato
Se valorizzato, questo campo permette nello step in cui la fase viene richiamata di visualizzare l’icona per allegare un file.
L’attivazione del campo è in alternativa rispetto alla Generazione stampe.
1.1.10 Generazione stampe
Se valorizzato, questo campo permette di definire che per lo step in cui la fase verrà richiamata, deve essere generata una stampa.
L’attivazione del campo è in alternativa rispetto ad Allegato.
1.1.11 Estrazione
Campo disponibile solo se valorizzato il campo Generazione stampe.
Lo zoom permetterà di scegliere tra un elenco di estrazioni dati. Le estrazioni disponibili saranno quelle che hanno un modello associato.
1.1.12 Formato file
Campo disponibile solo se valorizzato il campo Generazione stampe.
Lo zoom permetterà di scegliere tra i formati associati all’estrazione selezionata.
1.1.13 Modello file
Campo disponibile solo se valorizzato il campo Generazione stampe.
Lo zoom permetterà di scegliere, tra quelli associati al modello dell’estrazione, il documento da generare. I campi successivi “Categoria” e
“Tipo” saranno popolati automaticamente.
1.1.14 Richiesta firma
Questa opzione permette di procedere con il processo di firma della stampa effettuata.
Tale flag è visibile solo se selezionato
“Generazione stampe”
1.1.15 Livello firma
Tutte le informazioni di seguito devono risultare editabili solo se valorizzato il campo precedente.
In questo campo saranno disponibili i valori:
- Livello 1 - Livello 2 - Livello 3
- Livello 4 - Livello 5
Che corrispondono ai livelli di firma (Non ripetibili)
1.1.16 Editabile
Valorizzando questo flag si intende dare la possibilità all’utente che sta eseguendo il processo, di modificare i firmatari impostati in fase di definizione.
1.1.17 Tipologia firma
Scegliendo il valore Disgiunta, si intende far firmare il documento a tutti i firmatari impostati.
Scegliendo invece Congiunta, nel momento in cui uno dei firmatari impostati procede alla firma, il documento passa direttamente allo step successivo (livello di firma successivo)
1.1.18 Dettaglio livello Titoletto che identifica la tabella di dettaglio configurabile per ogni livello di firma
1.1.19 Tipo firmatario
Scegliere chi dovrà effettuare la firma tra le seguenti figure:
- Utente interessato: per chi si sta effettuando il processo
- Utente specifico: indicare il codice soggetto tramite selezione da zoom (selezione multipla).
- Responsabile dell’interessato
- Utente incaricato: chi sta effettuando il processo
- A scelta dell’incaricato: l’incaricato sceglie al momento a chi inviare il documento per la firma.
Tale opzione deve essere disponibile solo se il livello risulta “Editabile”.
1.1.20 Soggetto Campo abilitato solo se selezionato “Utente specifico”. Selezione multipla dei dati
1.1.21 Modulo
Campo abilitato solo se selezionato
“Responsabile”. Lo zoom dovrà mostrare tutti i moduli installati nell’ambiente.
Valori disponibili:
COMPENSATI
› GESTIONE PARAMETRI ESTRAZIONE
Questa configurazione permette un’associazione semplificata delle variabili di modo che ci sia un chiaro legame tra le variabili registrata nel processo BPM e i parametri configurati all’interno dell’estrazione dati.
Campo Dettagli
1.1.24 Parametro estrazione
All’interno del campo vengono presentati l nomi dei parametri definiti all’interno dell’estrazione dati:
IDCOMPANY - Codice azienda IDEMPLOY - Codice dipendente IDSUBCOM - Codice azienda soggetto IDSUBJECT - Codice soggetto
1.1.25 Variabile BPM All’interno del campo in esame, viene presentato il nome della variabile BPM.
CVCOLLABOR FEEDBACK FORMAZIONE RICHIESTE VALUTAEVEN VALUTAMIST VALUTAPERF VISITMEDIC
1.1.22 Blocca processo fino al termine firme
Valorizzare il campo se si intende bloccare il processo fino a che tutti gli attori definiti non procedono alla firma del documento.
Non procedendo in tal senso, il processo BPM avanza comunque, indipendentemente dalle firme del documento.
1.1.23 Notifica all’utente incaricato al termine firma
Campo visualizzato solo valorizzato flag per il blocco fino al termine firme.
Il campo in esame permette di notificare all’utente incaricato il momento di termine firma.
SBLOCCO PROCESSO AL TERMINE DELLE FIRME
Nel caso in cui venga valorizzato il flag “Blocca processo fino al termine firme”, sono messi a disposizione:
• Un processo schedulato che verifica l’effettivo termine delle firme e provvede a salvare il documento all’interno dei documenti e permessi del soggetto.
• Una notifica applicativa che avverte l’utente incaricato (se configurato).
› PROCESSO SCHEDULATO
All’interno della tabella “Processo standard” (Sistema - Schedulatore) è reso disponibile il processo schedulato: hvpm_bchksign – Salvataggio in doc e perm e gestione sblocco step.
Tale processo provvede a verificare che tutte le firme definite per il documento in esame, siano effettivamente state effettuate.
Una volta effettuate, il documento viene salvato all’interno della sezione anagrafica Documenti e Permessi.
› NOTIFICA PER AVVISO TERMINE FIRMA
All’interno della tabella “Messaggio mail” (Sistema – Email) è resa disponibile la mail:
BPMENDSIGN – Termine processo di firma nello step BPM.
L’invio di tale comunicazione viene pilotato dal processo schedulato citato sopra.
Una volta che tutte le firme sono state effettuate, viene inviata la notifica all’utente incaricato dello step di firma.
DEFINIZIONE DEL BPM
All’interno del BPM è necessario, per gli step che lo richiedono, indicare nei “parametri aggiuntivi” (Step - Azione) il processo e la fase fa richiamare.
In questo modo, tutte le configurazioni effettuate all’interno della fase saranno automaticamente applicate nello step in esame.
Al fine di richiamare il processo amministrativo, le azioni da indicare all’interno degli step sono:
hrm_hvpm_pprocess e hrm_hvpm_pstep.
› GESTIONE FIRME
Per la stampa generata, è possibile che nella fase sia previsto un flusso di firma per il documento in esame.
In questo caso nello step viene visualizzata anche la sezione “Firma digitale”.
All’interno di quest’ultima sono presenti tutti gli utenti che dovranno firmare il documento.
La modifica o meno degli stessi è pilotata dall’editabilità del livello firma indicato in configurazione.
Quando tutte le informazioni risultano compilate, appare il pulsante “Invia documenti a firma”.
Alla selezione dello stesso, il sistema reagisce in base a quanto configurato nella fase:
• Se non è stato configurato alcun blocco, allora alla selezione del “Conferma” il processo passa automaticamente allo step successivo;
• Se configurata una delle opzioni di blocco invece, rimane nello step in esame, anche se il conferma risulta comunque visibile.
In entrambi i casi, il sistema visualizza di fianco ad ogni livello firma un’icona che permette di identificare se gli utenti hanno o meno già effettuato le firme:
- l’icona identifica il livello non ancora - l’icona identifica la firma in corso
- l’icona identifica il livello di firme completato
SALVATAGGIO DOCUMENTI IN ANAGRAFICA
Una volta generata la stampa, effettuate tutte le firme e il processo schedulato è stato eseguito, il documento viene salvato all’interno dei documenti e permessi dell’anagrafica per cui il processo è stato effettuato (Soggetto – Risorse Umane – Dati amministrativi – Processi amministrativi)
Tale sezione presenta le nuove informazioni:
• Status: permette di individuare in che stato si trova il processo
• Eventuali dati del RDL
• Provenienza stampa: riporta l’estrazione di riferimento con categoria e tipologia
• Firme richieste: elenco di soggetti a cui è richiesta la firma
FORZATURA AVANZAMENTO PROCESSO
Il processo schedulato “hvpm_bchksign – Salvataggio in doc e perm e gestione sblocco step” dovrebbe essere schedulato una volta al giorno.
Nel caso in cui l’utente che sta eseguendo il processo, avesse però la necessità di concludere lo stesso il prima possibile può forzare manualmente l’avanzamento dello step, selezionando il pulsante “Conferma”.
Prerequisito fondamentale per cui questo possa avvenire, risulta essere la conclusione del flusso di firma.
Lo status della fase deve infatti corrispondere (in anagrafica soggetto – Dati amministrativi) a “Firmato”.
Nel momento in cui lo step viene forzato, il processo schedulato non deve più considerare il soggetto. La forzatura, di fatto sostituisce al 100% le azioni del processo schedulato.
