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Digitalizzazione dei Documenti.
Il software Archidigi.
Innovazione dei processi e quadro normativo di riferimento.
Dott. Fabio Aimar
Dott. Francesco Cappello
Premessa
L’aumento delle informazioni a nostra disposizione si è, al momento,
materializzato principalmente su carta.
La gestione delle pratiche in formato cartaceo comporta costi esponenziali.
Costi di riproduzione (carta, toner), archiviazione fisica (sistemazione, movimentazione, spazio occupato), spedizione, ricerca, …
Occorrono nuovi metodi di lavoro.
Con quali strumenti?
Strumenti tecnico-giuridici quali:
z Firma digitale;
z Posta Elettronica Certificata (P.E.C.).
Nuove risorse disponibili:
z Connessioni a banda larga;
z Alto tasso di connettività;
z Supporti di memorizzazione a basso costo;
z Nuovi strumenti portatili (es. cellulari di nuova generazione, palmari…).
Il valore delle informazioni
L’informazione è la trasformazione di un “dato” in una forma comprensibile e utile per le successive elaborazioni.
L’informazione è l’ASSET principale di ogni azienda:
z Per essere più flessibili;
z Per essere più competitivi;
z Per generare più BUSINESS.
E’ un patrimonio che deve essere:
z Disponibile;
z Accessibile;
z Gestito in sicurezza;
z Conservato (Art. 2214, 2220 c.c., D.lgs 196/2003).
Art. 2214 L’imprenditore […] deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. […] e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché la copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Come intervenire?
E’ possibile svincolarsi dall’utilizzo della carta adottando soluzioni software che permettano:
Gestione Documentale (Archiviazione)
Conservazione sostitutiva.
Gestione Documentale
La Gestione Documentale consente di:
z Archiviare le informazioni in modo digitale;
z Condividere le informazioni archiviate;
z Gestire i passaggi di lavorazione;
z Ricercare, distribuire e riprodurre le informazioni.
Vantaggi della Gestione Documentale
Assicura la reperibilità dei documenti, rendendone semplice l’accesso e il ritrovamento;
Consente di controllare (e gestire) il ciclo di lavorazione dei documenti;
Consente di “evitare” l’accesso agli originali
(conservandoli anche molto lontano dagli uffici);
Migliora la condivisione delle informazioni;
Azzera i tempi di trasmissione interna;
Assicura tracciabilità e documentabilità delle attività;
Aumenta le possibilità di controllo;
Migliora efficienza ed efficacia dei processi (esempio fatt. pass.).
Conservazione sostitutiva
La Conservazione sostitutiva consente di
dare alle informazioni archiviate il valore di originali.
Dopo aver ultimato il processo, pertanto, è
possibile distruggere gli originali cartacei.
I vantaggi della Conservazione sostitutiva
Riduzione dello spazio fisico occupato;
Miglioramento della sicurezza (protezione delle informazioni… e dei locali);
Riduzione dei costi di spedizione dei documenti*;
Riduzione dei tempi di spedizione dei
documenti*.
Il quadro normativo di riferimento / 1
D.L. n. 357 del 10/06/1994, convertito con modifiche con L. n. 489 del 8/8/1994
z Viene autorizzata, ad ogni effetto di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici in difetto di trascrizione su supporti cartacei purché stampati entro i termini delle dichiarazioni annuali o in sede di
accertamento;
z Art. 7-bis, co 4, DL 357, introduce per i documenti e le scritture civilistiche obbligatorie, la possibilità di
registrazioni su supporti di immagini (viene inoltre modificato l’art. 2220 del c.c., co 3);
z Art. 7.bis, co 9, DL 357, estende la possibilità anche ai documenti fiscali, rimandando a un successivo DM Ministro delle Finanze…
Il quadro normativo di riferimento / 2
DPR 445 del 28/12/2000, art. 6:
z 1 – Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolarmente è prescritta la
conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti originali.
z 2 – Gli obblighi di conservazione … vengono stabiliti dall’Autorità per l’informatica nella
Il quadro normativo di riferimento / 3
Deliberazione AIPA n. 42 del 2001, sostituita dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004.
DMEF del 23/01/2004 modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici […].
D.Lgs. N. 52 del 20/02/2004 (“Attuazione della
direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA”)…
modifica art. 21 DPR 633/72 (fatturazione elettronica).
Il quadro normativo di riferimento / 4
Circolare Ministeriale 45/E del 19/10/2005 (fatturazione elettronica);
Circolare Ministeriale 36/E del 6/12/2006 (aspetti fiscali della conservazione
sostitutiva);
Risoluzione Ministeriale n. 161/E del
9/07/2007.
Tipologie di documenti
La normativa opera una distinzione fra documenti:
Informatici: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (files);
Analogici (su carta o altro supporto non
informatico).
Conservazione sost. di doc. informatici
L’art. 3 DMEF 23/01/04 co 2 prevede 2 passaggi:
1. Memorizzazione su supporti (es. DVD, HDD Server) di files mediante un processo di elaborazione;
2. Apposizione, sull’insieme dei documenti, della firma elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (che attesta il corretto svolgimento del processo).
Cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti .
Tipologie di documenti analogici
Tipologie di documenti analogici:
z Unico;
z Non unico: quando si realizza una di queste condizioni:
z Deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono
obbligatorie per almeno un soggetto;
z Deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri e registri obbligatori;
z Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti,
ovvero riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente.
Conservazione sost. di doc. analogici
Sono previste 2 fasi:
1. Occorre acquisire la relativa immagine tramite
scanner (R.M.) e memorizzarla su supporti digitali.
2. Apposizione, sull’insieme dei documenti, della firma elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (che attesta il corretto svolgimento del processo) o del pubblico ufficiale in caso documenti unici.
Cadenza almeno quindicinale per le fatture** (secondo la C.M. 36) e almeno annuale per i restanti documenti.
Omogeneità
Le modalità di conservazione devono essere le medesime per ogni tipo di documento,
anno e periodo di imposta, nonché cliente e fornitore.
E’ una scelta importante che, naturalmente, si presta ad essere intrapresa a inizio anno…
E’ espressamente consentito dalla C.M. 36 utilizzare registri sezionali al fine di
numerare progressivamente, in ordine
cronologico e senza soluzione di continuità,
i documenti in formato elettronico.
Partire con la Gestione Documentale
I vincoli di legge (cadenza di conservazione, omogeneità di conservazione dei documenti, laboriosità e tecnicità del processo, responsabilità di conservazione) consigliano di non partire con la conservazione sostitutiva.
E’ però possibile “liberarsi” della necessità della carta per tutta l’attività di Studio utilizzando la Gestione Documentale.
La carta viene (ancora) conservata, ma ci si prepara, organizzativamente, a lavorare SENZA.
Per continuare sostituendo…
In seconda battuta, dopo aver apprezzato i vantaggi della Gestione Documentale, sarà possibile passare alla conservazione sostitutiva.
OPEN Dot Com Spa ha deciso di avvalersi della collaborazione di INFOCAMERE Scpa come partner per la conservazione (responsabile della conservazione).
